"उडालेंका" को फिर से महान बनाएं: पूरी कंपनी को 4 चरणों में दूरस्थ कार्य में कैसे स्थानांतरित करें

जबकि कोरोनोवायरस ग्रह पर फैल रहा है, शौचालय शेयर बाजार का नेतृत्व कर रहा है और पूरे देशों को अलग किया जा रहा है, अधिक से अधिक कंपनियां कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य पर स्थानांतरित करने के लिए मजबूर हो रही हैं। आरयूवीडीएस में हम कोई अपवाद नहीं थे और हमने पूरी कंपनी में रिमोट वर्कफ़्लो आयोजित करने में अपने अनुभव को हैबर के साथ साझा करने का निर्णय लिया। यह तुरंत उल्लेख करने योग्य है कि लेख में कप्तान की सलाह नहीं होगी जैसे "यदि आप घर पर हैं, तो अपनी पैंट पहनें", केवल कठोर वास्तविकता और कार्रवाई के लिए दिशानिर्देश होंगे।

कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य पर स्थानांतरित करने के परिणामस्वरूप होने वाले कष्टदायी दर्द से बचने के लिए, हमने पूरी प्रक्रिया को छोटे चरणों में विभाजित किया है।

चरण 1: कंपनी को समूहों/दिशाओं में विभाजित करें

चूँकि हमारी एक छोटी कंपनी है (20 लोगों तक), इस संबंध में हमारे लिए यह आसान है, क्योंकि बड़ी संख्या में विभाग, प्रभाग और लोगों को विभाजित करने वाली छोटी इकाइयाँ नहीं हैं। कुल मिलाकर, आरयूवीडीएस 5 सशर्त समूहों/दिशाओं को अलग कर सकता है:

• तकनीकी समर्थन;
• सिस्टम प्रशासक;
• डेवलपर्स;
• वित्तीय सेवा (लेखा, भुगतान और दस्तावेज़ प्रवाह);
• प्रबंधन एवं विपणन सेवा.

हमारे मामले में, विभाजन सशर्त है, क्योंकि संरचनात्मक रूप से लोगों के विभिन्न समूहों को, जैसा कि हमारे मामले में प्रबंधन और विपणन में है, समान पहुंच अधिकारों की आवश्यकता होती है। हमें उन लोगों से सहानुभूति है जिनके पास 5 नहीं, बल्कि बहुत अधिक समूह हैं, जिनमें से प्रत्येक को अपने स्तर की पहुंच की आवश्यकता है।

चरण 2: समूहों/दिशाओं की कार्य आवश्यकताओं का निर्धारण करें और पहुंच स्थापित करें

• अपनी दक्षता बनाए रखने के लिए, तकनीकी सहायता के लोगों - जो हमारे पास चौबीसों घंटे उपलब्ध हैं - को हमारी आंतरिक टिकट प्रणाली (ओटीआरएस) तक पहुंच और ग्राहकों को तुरंत जवाब देने की क्षमता की आवश्यकता होती है, जिसका अर्थ है कि उन्हें काम से कर्मचारी के मोबाइल नंबरों पर कॉल अग्रेषित करने की आवश्यकता होती है। . अच्छे तरीके से, टीपी का स्थान तब तक कोई मायने नहीं रखता, जब तक समर्थन सक्षम और त्वरित हो।
  ताकि आप कहीं से भी टिकट प्रणाली से जुड़ सकें, यह एक वर्चुअल सर्वर पर आधारित है और दूसरे डेटा सेंटर में डुप्लिकेट किया गया है; कार्यालय में कुछ भी नहीं है। यदि एक सर्वर गिर जाता है, तो एक मिनट के भीतर दूसरा सर्वर चालू हो जाता है; कर्मचारियों को हमेशा यह भी पता नहीं चलता कि प्रतिस्थापन हुआ है।
• सिस्टम प्रशासक सीधे उन सर्वरों के साथ काम करते हैं जो कार्यालय से जुड़े नहीं हैं, इसलिए उनके लिए घर से काम करना सबसे अधिक दर्द रहित है। इसके अलावा, हमारे सभी सर्वर एक विशेष प्रबंधन इंटरफ़ेस से लैस हैं, जो क्लासिक केवीएम की तुलना में कहीं अधिक कार्यात्मक है। हमारा इंटरफ़ेस प्रशासकों को अंटार्कटिका से भी सर्वर के साथ काम करने की अनुमति देता है (यह अनुभव था)। हाल ही में).
• डेवलपर्स हमेशा दूर से काम करने में सक्षम रहे हैं और घर से काम करने के लिए उनके स्थानांतरण से उत्पादकता पर कोई असर नहीं पड़ेगा।
• भुगतान, लेखांकन और दस्तावेज़ प्रवाह शायद दूर से स्थानांतरित करने के मामले में सबसे अधिक भ्रमित करने वाले हैं, लेकिन यहां भी कई समाधान हैं जिनके लिए हम अपने स्वयं के वर्चुअल सर्वर का उपयोग करते हैं।
  इस प्रकार, जिन भुगतानों के लिए व्यक्तियों से सत्यापन की आवश्यकता होती है, उनकी जाँच हमारे दो डेटा केंद्रों में स्थित सेवा वर्चुअल मशीनों पर की जाती है। कानूनी संस्थाओं से प्राप्त भुगतान जिनके लिए ग्राहक बैंक से कनेक्शन की आवश्यकता होती है, उन्हें डेटा केंद्रों में से एक में स्थित वर्चुअल मशीन पर फिर से एकत्र और संसाधित किया जाता है। चेक ऑनलाइन संसाधित किए जाते हैं और हमारे कार्यालय या यहां तक ​​कि डेटा सेंटर पर निर्भर नहीं होते हैं, और रिटर्न मैन्युअल रूप से और फिर से किसी वर्चुअल सर्वर पर किए जाते हैं।

  लेखांकन डेटाबेस समग्र रक्षा संयंत्र के क्षेत्र में कोरोलेव में हमारे डेटा सेंटर में एक सर्वर पर स्थित हैं - एक पूर्व बम आश्रय में - और विश्वसनीयता के लिए एम 9 डेटा सेंटर (पूरे रूस के लिए रणनीतिक महत्व की एक वस्तु) में डुप्लिकेट किया गया है ). एक निश्चित समय पर, प्रतिलिपि बनाई जाती है, जो सर्वरों में से किसी एक के खो जाने की स्थिति में, न्यूनतम लागत के साथ लेखा विभाग के काम को जल्दी से जारी रखने की अनुमति देती है।

• हमने दस्तावेज़ प्रवाह को भी स्वचालित कर दिया है - व्यक्तिगत खाते में, ग्राहक स्वयं मुहरों के साथ अनुबंध और सुलह विवरण डाउनलोड कर सकता है, यह आमतौर पर व्यक्तियों के लिए पर्याप्त है। लेकिन हमारे अधिकांश ग्राहक कानूनी संस्थाएं हैं जिन्हें मूल दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। इस मामले में, लेखा विभाग घर पर आपकी ज़रूरत की हर चीज़ प्रिंट करता है और इसे मेल या कूरियर द्वारा कहीं भी भेजता है। आने वाले सभी पत्राचार को सुरक्षा द्वारा एकत्र किया जाता है और लेखा विभाग को हस्ताक्षर के लिए कूरियर सेवा द्वारा भेजा जाता है, और फिर दस्तावेज़ प्रेषक के कार्यालय में वापस भेज दिए जाते हैं। खैर, प्रबंधन का एक व्यक्ति सप्ताह में एक-दो बार कार्यालय आता है, बस। फिर भी, जहां कागजी दस्तावेज़ शामिल हों, कार्यालय का दौरा बिल्कुल असंभव है।
• दूरस्थ कार्य करने का सबसे आसान तरीका प्रबंधन और विपणन विभागों के लिए है जो लैपटॉप से ​​काम करते हैं, जहां आपको कंपनी के संसाधनों तक पहुंचने के लिए बस एक प्रमाणपत्र जारी करने की आवश्यकता होती है और आपका काम हो गया।

चरण 3: जोखिम, सूचना और लौह के विरुद्ध बीमा

दूर से काम करते समय मुख्य कठिनाइयों में से एक डेटा रिसाव है, यही कारण है कि यह कई सुरक्षा पेशेवरों के लिए एक दर्द बन जाता है। हम कार्यालय में दूरस्थ रूप से समान नियम लागू करते हैं - प्रमाणपत्र और लॉगिन/पासवर्ड का उपयोग करके दो-कारक प्रमाणीकरण के माध्यम से संवेदनशील संसाधनों तक पहुंच प्रदान की जाती है। इस तरह आप किसी विशिष्ट कर्मचारी का प्रमाणपत्र रद्द करके उसे तुरंत पहुंच से वंचित कर सकते हैं।

जैसा कि वे कहते हैं, अफसोस करने से सुरक्षित रहना बेहतर है, इसलिए हमने ऐसे कठिन समय को बुनियादी ढांचे के "हार्डवेयर" के अनिर्धारित शक्ति परीक्षण के लिए एक कारण के रूप में इस्तेमाल किया। डीसी में इसकी उपलब्धता के लिए तीन सेवाएँ जिम्मेदार हैं: ऑन-ड्यूटी इंजीनियर जो चौबीसों घंटे अपने पदों पर रहते हैं, तकनीकी सहायता और सिस्टम प्रशासक।

हमारे डेटा केंद्रों के सभी प्रमुख नोड्स दूरसंचार उपकरण और बिजली आपूर्ति सहित टियर III से कम नहीं मानकों के अनुसार एन+1 योजना के अनुसार आरक्षित हैं। हालाँकि बिजली आपूर्ति को सीमित करने के लिए सामान्य संगरोध से अधिक गंभीर कुछ होना चाहिए, फिर भी हमने डेटा केंद्रों में बिजली को डीजल जनरेटर में बदलने के लिए अभ्यास किया। उनके लिए ईंधन की आपूर्ति के समझौते प्रमुख RUCLOUD डेटा सेंटर को पावर ग्रिड से दीर्घकालिक डिस्कनेक्ट के दौरान स्वायत्त रूप से संचालित करने की अनुमति देंगे। साथ ही, नए घटकों की डिलीवरी में समस्या आने पर हमने सभी मरम्मत किटों का ऑडिट भी किया। 

चूंकि कोरोनोवायरस महामारी को पहले से ही अप्रत्याशित घटना के रूप में मान्यता दी गई है, जिससे दायित्वों को पूरा न करना संभव हो जाता है, हमने जांच की कि कौन से प्रतिपक्ष इसका फायदा उठा सकते हैं और कठिन क्षण में विफल हो सकते हैं।

चीन और इटली के अनुभव के आधार पर, हम कह सकते हैं कि बीमारी के व्यापक प्रसार का भी इंटरनेट प्रदाताओं पर सीधा प्रभाव नहीं पड़ता है, खासकर जब से प्रत्येक डेटा सेंटर में कम से कम 2 स्वतंत्र संचार चैनल होते हैं जो एक दूसरे की नकल करते हैं।

चरण 4: दूर से काम करने के नियम निर्धारित करें

नियम टीम को काम की गुणवत्ता खोए बिना आराम नहीं करने और दूरस्थ कार्य पर स्विच करने की अनुमति देते हैं। हमने अपने लिए एक छोटी सी सूची बनाई:

• काम के घंटों का अनुपालन, इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए भी कि काम परिणाम पर केंद्रित है, न कि प्रक्रिया पर। यह तकनीकी सहायता के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जो चौबीसों घंटे उपलब्ध होनी चाहिए। काम के घंटे वह स्थिरांक हैं जिसके भीतर हर कोई एक दूसरे के साथ संवाद कर सकता है।
• सभी महत्वपूर्ण मुद्दों पर संचार का मुख्य स्थान (टीम चैट) निर्धारित करें। परंपरागत रूप से, यह स्लैक का काम है। उन लोगों के लिए जो स्लैक को पसंद करते हैं, लेकिन इसके लिए दान करना पसंद नहीं करते, ओपन सोर्स मैटरमोस्ट आज़माएं।
• जटिल कार्यों और चर्चाओं के लिए वीडियो कॉल का उपयोग करें (ज़ूम का कोई मुकाबला नहीं है)। वीडियो कॉल के दौरान जिन सभी बातों पर सहमति हुई थी, उन्हें रिकॉर्ड किया जाना चाहिए और सामान्य टीम चैट में, या चैट थ्रेड में पोस्ट किया जाना चाहिए, जिसके सदस्य आपकी कॉल के विवरण से चिंतित हैं। यह निर्धारण पूरी टीम को एक ही सूचना क्षेत्र में रहने की अनुमति देता है।
• लंबे समय तक दूरस्थ कार्य की स्थितियों में, नियमित टीम और आमने-सामने वीडियो बैठकें आयोजित करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, सप्ताह में दो बार, अपने कार्यों की स्थिति के अवलोकन के साथ। यह फिर से आवश्यक है ताकि यह समझ रहे कि कौन क्या कर रहा है।

सूची यथासंभव एकीकृत है, लेकिन आप इसे आधार के रूप में ले सकते हैं और अपने काम की बारीकियों के आधार पर समायोजन और परिवर्धन कर सकते हैं।

अंत में, मैं यह नोट करना चाहूंगा कि दूरस्थ कार्य की प्रवृत्ति ठहराव नहीं है, बल्कि एक विकास है जिसमें केवल वे लोग ही जीवित रहते हैं जो पर्यावरणीय परिवर्तनों के प्रति सक्रिय रूप से अनुकूलन करते हैं। इसलिए, जो लोग निरंतर कार्यालय नियंत्रण के बिना काम करना सीखते हैं, वे परिणाम पर ध्यान केंद्रित करेंगे, न कि खर्च किए गए समय पर, उन्हें केवल वर्तमान स्थिति से लाभ होगा।

आपकी टीम या कंपनी में दूरस्थ कार्य पर स्विच करने के लिए क्या कदम उठाए जा रहे हैं? शायद हमें एक दूसरे से कुछ सीखना है।

स्रोत: www.habr.com