लघु व्यवसाय: स्वचालित करना है या नहीं?

दो महिलाएं एक ही सड़क पर पड़ोसी घरों में रहती हैं। वे एक-दूसरे को नहीं जानते, लेकिन उनमें एक सुखद बात समान है: वे दोनों केक पकाते हैं। दोनों ने 2007 में ऑर्डर पर खाना पकाने की कोशिश शुरू की। किसी का अपना व्यवसाय है, उसके पास ऑर्डर वितरित करने का समय नहीं है, उसने पाठ्यक्रम खोले हैं और एक स्थायी कार्यशाला की तलाश में है, हालांकि उसके केक स्वादिष्ट हैं, बल्कि एक औसत कैफे की तरह मानक हैं। दूसरी अविश्वसनीय रूप से स्वादिष्ट और घर का बना खाना बनाती है, लेकिन साथ ही उसने 4 वर्षों में केवल 12 बिक्री की और अंत में केवल अपने परिवार के लिए खाना बनाती है। यह उम्र, विवेक और एसईएस के दौरे का मामला नहीं है। तथ्य यह है कि पहला उत्पादन और बिक्री के पूर्ण स्वचालन के साथ मुकाबला करता था, जबकि दूसरा नहीं करता था। यही निर्णायक कारक बन गया. सचमुच, एक साधारण रोजमर्रा का उदाहरण? और इसे किसी भी आकार में बढ़ाया जा सकता है: तीन लोगों के लिए एक विज्ञापन एजेंसी से लेकर एक सुपर कॉर्पोरेशन तक। क्या स्वचालन वास्तव में इतना महत्वपूर्ण है? चलो चर्चा करते हैं।

पुनश्च: कट्टर पाठकों के लिए, कट के अंतर्गत एक वैकल्पिक परिचय है :)

अरे नहीं। चलो भी। कोई बात नहीं!

उन लोगों के लिए वैकल्पिक परिचय जो लड़कियों को पसंद नहीं करते (टिप्पणियों के बाद)दो दोस्तों ने एक व्यवसाय शुरू करने का फैसला किया - ख़ैर, एक व्यवसाय के रूप में व्यवसाय - कारतूस भरना और प्रिंटर की मरम्मत करना। हमने अपना प्रत्येक व्यवसाय एक ही समय में शुरू किया, और पहले 2 महीनों में हम कॉर्पोरेट ग्राहकों के साथ 20 अनुबंध समाप्त करने में सफल रहे। पहला आदमी सब कुछ खुद करता था, मेहनती था, ग्राहकों के पास जाता था, काम करता था। लेकिन समस्या यहीं है. 22वें अनुबंध पर, वह हर जगह देर से आने लगा, ग्राहकों के साथ बैठकों के बारे में भूल गया, उसके पास समय पर उपकरणों की मरम्मत करने का समय नहीं था, और एक बार उसने ग्राहकों को भ्रमित कर दिया और उन्हें गलत कारतूस सौंप दिए।

दूसरा आलसी था, खुद भागना नहीं चाहता था और उसने सुनहरी मछली को बुलाया। मछली ने उसकी ओर देखा, उसकी सराहना की और काम को स्वचालित बनाने की पेशकश की। लीड उत्पन्न करने के लिए विज्ञापन देने के लिए, वे वेबसाइट पर जाते हैं, अपने व्यक्तिगत खाते में एक फॉर्म भरते हैं और ग्राहक बन जाते हैं। और साइट से, ताकि जानकारी स्वयं सीआरएम में आ जाए - एक प्रणाली जो स्वचालित रूप से कार्यालय उपकरण की डिलीवरी के लिए ड्राइवर को कार्य सौंपती है, और इससे भी बेहतर, यह स्वयं एक रूट शीट तैयार करती है, अनुबंध प्रिंट करती है, और यहां तक ​​​​कि नियामक समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करता है, और जब उपकरण आता है, तो वारंटी विभाग को एक आदेश जारी करता है। खैर, एक परी कथा एक परी कथा है!!! और इसलिए, उनकी गोल्डफिश ने रीजनसॉफ्ट सीआरएम लागू किया। मैंने इसे क्रियान्वित किया, मैंने इसे क्रियान्वित किया। अचानक सब कुछ इधर-उधर उड़ रहा था, घूम रहा था, और व्यवसायी, आप जानते हैं, स्टोव पर बैठा है, सभी को कार्य वितरित कर रहा है, और उनके निष्पादन की निगरानी कर रहा है। और उन्हें व्यवसाय करना इतना पसंद आया, और उनके लिए सब कुछ इतना अच्छा होने लगा कि उन्होंने अपने व्यवसाय को बढ़ाने, विभिन्न शहरों में शाखाएँ खोलने और सभी प्रबंधन को एक समेकित प्रणाली में संयोजित करने का निर्णय लिया। आप कहते हैं एक परी कथा? हाँ, इसमें एक संकेत है... होशियार साथियों के लिए एक सबक!

किसी कंपनी के जीवन के केंद्र में 7 तत्व

हम अपना विकास कर रहे हैं यूनिवर्सल रीजनसॉफ्ट सीआरएम 13 साल की उम्र में, बहुत सारा अनुभव जमा कर लिया है और पहले से ही स्वचालन के विभिन्न पहलुओं के बारे में बार-बार लिखा है, लेकिन कभी भी सामान्यीकरण नहीं किया है - यह कंपनी में प्रत्येक प्रक्रिया के लिए, कर्मचारियों के समूहों के लिए क्या देता है? यानी, बहुचर्चित विज्ञापन "दक्षता, उत्पादकता और अंततः राजस्व वृद्धि में वृद्धि" का क्या कारण है? और यदि नहीं, तो आपको इसे ठीक करने की आवश्यकता है. आइए देर न करें - आइए हर चीज़ के बारे में क्रम से बात करें।

तो, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों में वे कौन से "अवयव" हैं जो कंपनी के अस्तित्व के लिए महत्वपूर्ण हैं?

1. कर्मचारी सबसे महत्वपूर्ण तत्व हैं, जिनके बिना कंपनी का अस्तित्व ही नहीं होगा। उन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता है, उनके काम को यथासंभव आसान बनाने की आवश्यकता है ताकि वे अपने प्रयासों को ग्राहकों, विकास आदि से संबंधित कार्यों में पुनर्वितरित कर सकें, और एक नीरस दिनचर्या में न फंसें।
2. प्रबंधन भी कर्मचारी हैं, लेकिन विशेष आवश्यकताओं के साथ: उनके लिए यह देखना महत्वपूर्ण है कि उनकी रणनीति क्या परिणाम लाती है, संकेतकों की गतिशीलता क्या है, कर्मचारी कितने प्रभावी हैं (KPI)। प्रबंधन को एक ऐसे उपकरण की आवश्यकता है जो उन्हें त्वरित और संक्षिप्त रूप से विश्लेषण करने और समस्याओं को आसानी से हल करने की अनुमति देगा (उदाहरण के लिए, ग्राहकों से शिकायत करते समय लीड को अलग करना या समस्याग्रस्त कॉल सुनना)।
3. ग्राहक - हमने जानबूझकर उन्हें उत्पादन से ऊपर रखा है, क्योंकि आपका उत्पाद चाहे कितना भी अच्छा और मेगा-परिष्कृत क्यों न हो, अगर आपके पास इसे बेचने के लिए कोई नहीं है, तो आपको इससे कुछ भी नहीं मिलेगा (कार्य पर विचार करने की असाधारण खुशी को छोड़कर) आपके हाथ/मस्तिष्क, लेकिन आप इस विशेष सौंदर्यशास्त्र से तंग आ चुके हैं, लेकिन आप ऐसा नहीं करेंगे)। उन्हें बेहतरीन, त्वरित और अब वैयक्तिकृत सेवा की भी आवश्यकता है।
4. किसी उत्पाद, कार्य या सेवा को ग्राहक से पैसे के बदले विनिमय करने के लिए उत्पादन सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। सभी प्रक्रियाओं को एकीकृत करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है ताकि ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुसार उत्पादन सही समय पर हो।
5. डेटा सिर्फ "नया तेल" नहीं है, बल्कि एक मूल्यवान चीज़ है जिसे बेकार नहीं रहना चाहिए: आवश्यक और प्रासंगिक जानकारी एकत्र करना, संसाधित करना और व्याख्या करना महत्वपूर्ण है ताकि कंपनी के प्रयास तोप से चिड़ियों को न मारें, बल्कि मारें। सटीक निशाना लगाएं.  
6. एक प्रबंधन मॉडल एक कंपनी के भीतर स्थापित रिश्तों और अंतर्संबंधों की एक प्रणाली है, या, यदि आप चाहें, तो आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक जाल है। इसे निरंतर अद्यतन करने की आवश्यकता है और यह पारदर्शी एवं स्पष्ट होना चाहिए।
7. संपत्ति और संसाधन अन्य सभी उपकरण, उत्पादन के साधन और अन्य पूंजी हैं जिनके बिना कोई व्यवसाय अस्तित्व में नहीं रह सकता है। इसमें आर्थिक दृष्टि से मूर्त संपत्ति, पेटेंट, तकनीकी जानकारी, सॉफ्टवेयर, इंटरनेट और यहां तक ​​कि समय भी शामिल हो सकता है। सामान्य तौर पर, कंपनी में मौजूद सभी वातावरण।

7 तत्वों की एक प्रभावशाली सूची, जिनमें से प्रत्येक एक अलग विशाल प्रणाली है। और फिर भी, किसी भी कंपनी में सभी 7 तत्व मौजूद होते हैं, यहां तक ​​कि सबसे छोटी कंपनी में भी। उन्हें स्वचालन की जरूरत है. आइए सीआरएम का उपयोग करने के उदाहरण का उपयोग करके इसे देखें (यहां, टिप्पणियों का अनुमान लगाते हुए, हम एक आरक्षण करेंगे कि हम अपनी स्थिति से सीआरएम के बारे में बात कर रहे हैं, यानी, एक सार्वभौमिक, व्यापक उत्पाद के रूप में जो पूरी कंपनी के लिए स्वचालन कार्यों को कवर करता है, और "बिक्री कार्यक्रम" के रूप में नहीं)।

तो, मुद्दे की बात पर।

स्वचालन इन सभी लोगों और डेटा को कैसे मदद और बाधा पहुँचाता है?

स्टाफ़

यह कैसे मदद करता है?

• कार्य को व्यवस्थित एवं गति प्रदान करता है। हमने यह राय बार-बार पढ़ी और सुनी है कि सीआरएम/ईआरपी में डेटा दर्ज करना एक अतिरिक्त काम है जिसमें कर्मचारी का समय लगता है। निस्संदेह, यह शुद्ध कुतर्क है। हां, कर्मचारी ग्राहक और उसकी कंपनी के बारे में डेटा दर्ज करने में समय व्यतीत करता है, लेकिन फिर वह इसे लगातार सहेजता है: वाणिज्यिक प्रस्तावों, तकनीकी प्रस्तावों, सभी प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण, चालान, संपर्कों की खोज, नंबर डायल करने, पत्र भेजने आदि पर। और यह एक बहुत बड़ी बचत है, यहां एक सरल उदाहरण दिया गया है: फॉर्म भरकर मैन्युअल रूप से एक छोटा अधिनियम + चालान तैयार करने में, उन्हें उत्पन्न करने में 10 मिनट लगते हैं रीजन सॉफ्ट सीआरएम — वस्तुओं या कार्यों की संख्या के आधार पर 1-3 मिनट। त्वरण वस्तुतः सिस्टम संचालन के पहले दिनों से ही घटित होता है।
• ग्राहकों के साथ संचार को सरल बनाता है: सभी जानकारी हाथ में है, इतिहास देखना आसान है, पहले संपर्क के 10 साल बाद भी ग्राहक से नाम से संपर्क करें। और यह था कि? यह सही है - मार्केटिंग शब्द "वफादारी", जो हर किसी का पसंदीदा शब्द "आय" बनाता है।
• प्रत्येक कर्मचारी को एक अनिवार्य और समय का पाबंद व्यक्ति बनाता है - योजना, सूचनाओं और अनुस्मारक के लिए धन्यवाद, एक भी कार्य या कॉल सबसे अनुपस्थित दिमाग वाले प्रबंधक का भी ध्यान नहीं भटकाएगा। और यदि अचानक प्रबंधक अपनी शिथिलता पर बहुत अड़े रहता है, तो आप उसे पकड़ सकते हैं, कैलेंडर में उसकी नाक घुसा सकते हैं और उससे पूछ सकते हैं कि उसे सूचनाएं क्यों नहीं मिलती हैं (ऐसा मत करो, बुरे मत बनो)।
• सबसे घृणित कार्य - मुद्रण के लिए दस्तावेज़ बनाना और तैयार करना - आपको शीघ्र, सटीक और उत्कृष्टता से करने में मदद करता है। बेशक, उन सभी में नहीं, लेकिन बड़े सीआरएम में आप आसानी से संपूर्ण प्राथमिक फॉर्म तैयार कर सकते हैं और पहले से दर्ज किए गए डेटा के आधार पर कुछ ही क्लिक में सुंदर और सही मुद्रित फॉर्म तैयार कर सकते हैं। इससे भी कम प्रणालियों में, अनुबंध और वाणिज्यिक प्रस्ताव उत्पन्न करना संभव है। हम विकास के अधीन हैं रीजन सॉफ्ट सीआरएम आइए आगे बढ़ें: हमारे साथ आप एक टीसीपी (तकनीकी और वाणिज्यिक प्रस्ताव) की गणना और निर्माण भी कर सकते हैं - एक जटिल लेकिन बहुत आवश्यक दस्तावेज़।
• टीम के भीतर कार्यभार वितरित करने में मदद करता है - नियोजन टूल के लिए धन्यवाद। इससे आपका काम बहुत आसान हो जाता है जब आप कैलेंडर पर जा सकते हैं, देख सकते हैं कि पूरी कंपनी या विभाग कितना व्यस्त है, और तीन क्लिक में कार्य सौंप सकते हैं या मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। कोई कॉल, मीटिंग या अन्य संचार नहीं जिसमें वास्तव में समय लगता हो।

आप एक दर्जन से अधिक कार्यों की सूची बना सकते हैं, लेकिन हमने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों का नाम दिया है - वे जिन्हें स्वचालन का सबसे प्रबल प्रतिद्वंद्वी भी सराहेगा।

आपको क्या रोक रहा है?

कोई भी स्वचालन कर्मचारियों को काम पर काम करने से रोकता है, काम पर काम करने से रोकता है - यानी, अपना खुद का काम करना, लगभग अपना स्वतंत्र व्यवसाय व्यवस्थित करना: उनके ग्राहक, उनके लेनदेन, उनके समझौते। वही सीआरएम ग्राहक आधार को कंपनी की संपत्ति बनाता है, न कि व्यक्तिगत कर्मचारियों की संपत्ति - आप सहमत हैं, यह उचित है, यह देखते हुए कि कर्मचारी को कंपनी से वेतन और बोनस मिलता है। अन्यथा यह उस मजाक की तरह हो जाएगा जहां पुलिसकर्मी ने सोचा था कि उन्होंने उसे बंदूक दे दी है और आप जैसा चाहें वैसा कर सकते हैं।

Руководство

यह कैसे मदद करता है?

सभी कर्मचारियों के लिए उपरोक्त बिंदुओं के अलावा, प्रबंधकों के लिए अलग-अलग लाभ हैं।

• निर्णय लेने के लिए शक्तिशाली विश्लेषण - भले ही आपके पास बहुत ही औसत दर्जे का सॉफ़्टवेयर हो, जानकारी अभी भी जमा होती है जिसे एकत्र किया जा सकता है, विश्लेषण किया जा सकता है और उपयोग किया जा सकता है। डेटा-संचालित प्रबंधन एक पेशेवर दृष्टिकोण है; प्रेरणा से प्रबंधन मध्य युग है। इसके अलावा, यदि आपके बॉस के पास उत्कृष्ट अंतर्ज्ञान है, तो सबसे अधिक संभावना है कि उसके पास एक विश्लेषणात्मक प्रणाली या टैबलेट की किसी प्रकार की गुप्त सूची है।
• आप कर्मचारियों का मूल्यांकन उनके वास्तविक कार्य के आधार पर कर सकते हैं - यहां तक ​​कि सिस्टम में कार्य क्रियाओं और कर्मचारी लॉग को देखकर भी। और, उदाहरण के लिए, हमने एक अच्छा KPI कंस्ट्रक्टर बनाया है - और रीजनसॉफ्ट CRM में आप उन सभी के लिए प्रमुख संकेतकों की सबसे जटिल और जटिल प्रणाली स्थापित कर सकते हैं जिन पर इसे लागू किया जा सकता है।
• किसी भी परिचालन संबंधी जानकारी तक आसान पहुंच।
• शुरुआती लोगों के त्वरित अनुकूलन और प्रशिक्षण के लिए ज्ञान का आधार।
• शिकायत या संघर्ष की स्थिति मिलने पर आप आसानी से काम की जांच कर सकते हैं और उसकी गुणवत्ता का मूल्यांकन कर सकते हैं।

आपको क्या रोक रहा है?

कोई भी स्वचालन उपकरण ठीक एक मामले में प्रबंधन में हस्तक्षेप करता है: यदि इसके लिए भुगतान करने की आवश्यकता है (या पहले ही एक बार भुगतान किया जा चुका है), और साथ ही यह बेकार बैठता है, कर्मचारियों द्वारा बहिष्कार किया जाता है, या दिखावे के लिए भी मौजूद होता है। पैसा खो जाता है, सॉफ़्टवेयर या भौतिक श्रम स्वचालन प्रणाली में निवेश का लाभ नहीं मिलता है। बेशक, ऐसी संपत्ति का निपटान किया जाना चाहिए। या समझें कि आप क्या गलत कर रहे हैं और स्थिति को जल्द से जल्द ठीक करें।

ग्राहक

यह कैसे मदद करता है?

ग्राहक कभी नहीं सोचता कि आपके पास सीआरएम है या नहीं - वह बस सेवा के स्तर के आधार पर इसे अपनी त्वचा में महसूस करता है और, इसके आधार पर, यह तय करता है कि आपको भुगतान करना है या आपके प्रतिद्वंद्वी को, जो पूरी तरह से स्वचालित है।

• स्वचालन से ग्राहक सेवा की गति बढ़ जाती है: उसने आपकी कंपनी को कॉल किया, और आपको उसे यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि यह वोलोग्दा से इवान इवानोविच है, एक साल पहले उसने आपसे एक कंबाइन हार्वेस्टर खरीदा था, फिर उसने एक सीडर खरीदा और अब उसे इसकी आवश्यकता है ट्रैक्टर। प्रबंधक पूरी पृष्ठभूमि देखता है और तुरंत स्पष्ट करते हुए कहता है, इवान इवानोविच, आपको क्या चाहिए, क्या आप कंबाइन और सीडर से संतुष्ट हैं। ग्राहक प्रसन्न होता है, समय की बचत होती है, नया लेन-देन करने की संभावना +1 हो जाती है।
• स्वचालन वैयक्तिकृत होता है - सीआरएम, ईआरपी और यहां तक ​​कि मेलिंग स्वचालन प्रणालियों के लिए धन्यवाद, आप प्रत्येक ग्राहक से उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं, खर्चों, इतिहास आदि के आधार पर संपर्क कर सकते हैं। और यदि आप वैयक्तिकृत हैं, आप एक मित्र हैं, तो मित्रों से खरीदारी क्यों नहीं करते? थोड़ा अतिरंजित और सरलीकृत, लेकिन मोटे तौर पर यह इसी तरह काम करता है।
• ग्राहक को यह पसंद आता है जब सब कुछ समय पर होता है: काम की डिलीवरी, कॉल, मीटिंग, शिपमेंट आदि। सीआरएम या बीपीएम में वर्कफ़्लो को स्वचालित करके, आप सुचारू संचालन सुनिश्चित कर सकते हैं।

आपको क्या रोक रहा है?

स्वचालन ग्राहकों के साथ तभी हस्तक्षेप करता है जब यह मौजूद नहीं होता है या पूरी तरह से स्वचालित नहीं होता है। एक सरल उदाहरण: आपने वेबसाइट पर पिज़्ज़ा का ऑर्डर दिया, नोट किया कि आप कार्ड से भुगतान करेंगे और 17:00 बजे तक डिलीवरी चाहिए। और जब पिज़्ज़ेरिया के प्रबंधक ने आपको वापस बुलाया, तो पता चला कि वे केवल नकद स्वीकार करते हैं, और प्रबंधक ने यह नहीं देखा कि आपने डिलीवरी का समय बताया है, क्योंकि वे "इस जानकारी को एप्लिकेशन में स्थानांतरित नहीं करते हैं।" इसका नतीजा यह है कि अगली बार आप संभवतः पिज़्ज़ेरिया से ऑनलाइन पिज़्ज़ा ऑर्डर करेंगे, जहां सब कुछ सुचारू रूप से काम करता है, बेशक, पहले पिज़्ज़ेरिया में पिज़्ज़ा इतना स्वादिष्ट नहीं है कि आप अन्य छोटी चीज़ों को अनदेखा कर सकें!

उत्पादन एवं गोदाम

यह कैसे मदद करता है?

• संसाधन नियंत्रण - उत्पादन और गोदाम प्रबंधन के सुव्यवस्थित स्वचालन के साथ, स्टॉक हमेशा समय पर भरा जाता है, और काम बिना डाउनटाइम के होता है।
• वेयरहाउस स्वचालन माल की आवाजाही, बट्टे खाते में डालने, वर्गीकरण को नियंत्रित करने, माल की प्रासंगिकता और उनके लिए मांग का आकलन करने में मदद करता है, और इसलिए गोदाम वाली कंपनी की दो सबसे भयानक परेशानियों को कम करता है: चोरी और ओवरस्टॉकिंग।
• आपूर्तिकर्ता निर्देशिकाओं, नामकरण और मूल्य सूचियों को बनाए रखने से उत्पादों की लागत और मूल्य की त्वरित और सही गणना करने और ग्राहकों के लिए तकनीकी और वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार करने में मदद मिलती है।

आपको क्या रोक रहा है?

शास्त्रीय उत्पादन प्रबंधन प्रणालियों और एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर को एकीकृत करते समय कभी-कभी टकराव उत्पन्न होते हैं - ऐसे मामलों में, कभी-कभी कनेक्टर्स लिखने और फिर भी हेजहोग को सांप से पार करने की सलाह दी जाती है, लेकिन अधिक बार केवल दो प्रणालियों का उपयोग करना बेहतर होता है: एक स्वचालित नियंत्रण के रूप में प्रणाली, परिचालन कार्य के लिए अन्य (आदेश, दस्तावेज़ीकरण, गोदाम लेखांकन, आदि)। हालाँकि, छोटे व्यवसायों में ऐसे टकराव दुर्लभ हैं; ज्यादातर मामलों में, प्रबंधन, उत्पादन और गोदाम प्रकार के लिए एक व्यापक प्रणाली रीजनसॉफ्ट सीआरएम एंटरप्राइज.

डेटा

यह कैसे मदद करता है?

एक स्वचालित प्रणाली को डेटा एकत्र करना होगा - यदि वह ऐसा नहीं करता है, तो यह पहले से ही कुछ और है, एक अशोभनीय नाम के साथ।

• सीआरएम, ईआरपी, बीपीएम में डेटा, एक नियम के रूप में, एकीकृत किया जाता है, डुप्लिकेट से साफ़ किया जाता है, और प्रसंस्करण और विश्लेषण के लिए सामान्यीकृत किया जाता है (अपेक्षाकृत बोलते हुए, यदि कोई प्रबंधक बहुत अधिक काम करता है और 12 रूबल के बजाय "मूल्य" फ़ील्ड में 900% दर्ज करता है , सिस्टम शाप देगा और गलती करने की अनुमति नहीं देगा)। इस तरह, उदाहरण के लिए, आप एक्सेल में इस सभी पागल सॉर्टिंग और फ़ॉर्मेटिंग पर समय बर्बाद नहीं करते हैं।
• डेटा को अधिकतम गहराई के साथ संग्रहीत किया जाता है और तैयार रिपोर्टों के लिए धन्यवाद (जिनमें से)। रीजन सॉफ्ट सीआरएम सौ से अधिक) और फ़िल्टर किसी भी अवधि और किसी भी संदर्भ के लिए उपलब्ध हैं।
• सॉफ़्टवेयर से डेटा चोरी करना या किसी का ध्यान आकर्षित किए बिना समझौता करना काफी कठिन है, इसलिए सॉफ़्टवेयर भी सूचना सुरक्षा का एक महत्वपूर्ण ढांचागत तत्व है।  

आपको क्या रोक रहा है?

यदि सॉफ़्टवेयर में स्वयं डेटा नियंत्रण विधियाँ नहीं हैं (उदाहरण के लिए, इनपुट मास्क या नियमित अभिव्यक्तियों का उपयोग करके जाँच), तो डेटा विश्लेषण के लिए काफी अव्यवस्थित और अनुपयुक्त हो सकता है। आपको ऐसे सॉफ़्टवेयर से अधिक लाभ की आशा नहीं करनी चाहिए.

प्रबंधन मॉडल

यह कैसे मदद करता है?

• यदि आपका सॉफ़्टवेयर प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकता है, तो मान लें कि आपने जैकपॉट हासिल कर लिया है और आपको एक काम करना है: प्रक्रियाओं को समझें, सभी अनावश्यक हटा दें और विक्रेता के साथ मिलकर क्रमिक स्वचालन शुरू करें। फिर कंपनी में प्रत्येक नियमित प्रक्रिया के अपने जिम्मेदार व्यक्ति, समय सीमा, मील के पत्थर आदि होंगे। इसके साथ काम करना बहुत सुविधाजनक है - ऐसा कोई कारण नहीं है कि छोटे व्यवसाय प्रक्रिया डिजाइनरों से डरते हैं (उदाहरण के लिए, रीजनसॉफ्ट सीआरएम में, हमारे पास कोई नोटेशन नहीं है - एक सरल मानव-समझने योग्य मूल प्रक्रिया संपादक और प्रक्रिया मास्टर)।
• जब सही ढंग से कॉन्फ़िगर किया जाता है, तो सीआरएम या ईआरपी जैसी एक स्वचालन प्रणाली आपके प्रबंधन मॉडल की प्रतिलिपि बनाती है और आपको प्रक्रियाओं से अनावश्यक, अनावश्यक और पुरानी हर चीज को खत्म करने की अनुमति देती है। अपनी कंपनी को बाहर से देखना अच्छा है, भले ही आप केवल अपने सीआरएम सिस्टम को देख रहे हों।

आपको क्या रोक रहा है?

यदि आप किसी गड़बड़ी को स्वचालित करते हैं, तो आपको एक स्वचालित गड़बड़ी मिलती है। यह सभी CRM डेवलपर्स का पवित्र मंत्र है।

स्वचालन की आवश्यकता कब नहीं होती?

हां, ऐसे मामले हैं जब स्वचालन की आवश्यकता नहीं है या नहीं किया जाना चाहिए।

• यदि स्वचालन संभावित आय से अधिक महंगा है: जब तक आप यह नहीं समझ लेते कि आपका व्यवसाय कितना लाभदायक है और क्या यह स्वचालन में निवेश करने के लिए तैयार है, तब तक आपको कार्यान्वयन नहीं करना चाहिए।
• यदि आपके पास बहुत कम ग्राहक हैं और आपके व्यवसाय की विशिष्टताओं के लिए कम संख्या में लेनदेन की आवश्यकता होती है (जटिल प्रौद्योगिकी उद्योग, लंबे परिचालन चक्र वाली राज्य के स्वामित्व वाली कंपनियां, आदि)।
• यदि आप प्रभावी स्वचालन प्रदान करने में सक्षम नहीं हैं: न केवल लाइसेंस खरीदना, बल्कि कार्यान्वयन, संशोधन, प्रशिक्षण इत्यादि भी।
• यदि आपका व्यवसाय पुनर्गठन की तैयारी कर रहा है।
• यदि आपको इस बात की समझ नहीं है कि प्रक्रियाएं कैसे काम करती हैं, अच्छे रिश्ते कैसे स्थापित होते हैं और आप इस कॉर्पोरेट अराजकता में हर चीज से खुश हैं। यदि आप स्थिति बदलना चाहते हैं, तो प्रक्रिया स्वचालन आपके लाभ के लिए होगा।

सामान्य तौर पर, किसी कंपनी का स्वचालन हमेशा फायदेमंद होता है, लेकिन एक शर्त के तहत - आपको स्वचालन पर काम करने की आवश्यकता है; यह कोई जादू की छड़ी या "सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करें" बटन नहीं है।

स्वचालित कैसे करें: त्वरित युक्तियाँ

लेख के पाद लेख में हम सीआरएम सिस्टम को लागू करने के विभिन्न पहलुओं के बारे में गहन और विस्तृत लेखों की एक सूची प्रदान करेंगे, जिसमें आप सैद्धांतिक रूप से स्वचालन के लिए बहुत सारी उपयोगी जानकारी सीख सकते हैं। और यहां हम सक्षम स्वचालन के सिद्धांतों की एक बहुत छोटी जांच सूची प्रदान करते हैं। दस आज्ञाएँ हों।

1. आपको स्वचालन के लिए तैयारी करने की आवश्यकता है: कंपनी में प्रक्रियाओं की समीक्षा करें, कर्मचारियों और विभागों की आवश्यकताओं को इकट्ठा करें, एक कार्य समूह बनाएं, आईटी बुनियादी ढांचे की समीक्षा करें, आंतरिक विशेषज्ञों का चयन करें, बाजार की पेशकशों की जांच करें।
2. आपको विक्रेता के साथ मिलकर स्वचालित करने की आवश्यकता है - विकास कंपनियों पर भरोसा करें, उनकी बात सुनें: उनके पास व्यापक अनुभव है और कभी-कभी वे वास्तव में उस चीज़ को नजरअंदाज कर सकते हैं जो आपको एक कॉर्पोरेट आपदा लगती है।
3. जल्दबाजी करने की कोई जरूरत नहीं है - धीरे-धीरे स्वचालित करें।
4. आप प्रशिक्षण पर बचत नहीं कर सकते: यह विक्रेता की मूल्य सूची में सबसे महंगी सेवा नहीं है, और इसे कम करके आंकना मुश्किल है। प्रशिक्षित कर्मचारी = निडर एवं तेजी से कार्य करने वाला कर्मचारी।
5. तकनीकी विशिष्टताओं (टीओआर) के बिना काम न करें - यह गारंटी है कि आप और विक्रेता एक-दूसरे को सही ढंग से समझते हैं और एक ही भाषा बोलते हैं। नसों का वैगन लोड बचाया गया - 100%।
6. सुरक्षा का ध्यान रखें: सिस्टम की डिलीवरी की विधि की जांच करें, विक्रेता से सुरक्षा विधियों के बारे में पूछें, जांचें कि क्या न्यूनतम स्तर सिस्टम अनुभागों तक कर्मचारी पहुंच स्तरों को अलग करना है।
7. कार्यान्वयन से पहले अपनी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करें - आप देखेंगे कि काम कितना तेज़ और अधिक पारदर्शी हो जाएगा।
8. स्वचालन को निरंतर बनाएं: स्थापित सॉफ़्टवेयर को अपडेट करें, कंपनी में हुए सभी परिवर्तन करें, यदि आपके पास विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताएं हैं तो संशोधन का आदेश दें।
9. माचिस पर कंजूसी मत करो. यदि आपने एक कार्यान्वयन परियोजना शुरू की है, तो उन सभी सुविधाओं का लाभ उठाएं जिनकी आपको आवश्यकता है - अपनी आवश्यकताओं को देर से समझना अधिक महंगा हो सकता है।
10. बैकअप बनाएं. कभी-कभी इससे पूरी कंपनी की जान बच जाती है।

किसी भी व्यवसाय को स्वचालन की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से छोटे और मध्यम आकार के व्यवसाय को - यह सिर्फ आपका आंतरिक सॉफ्टवेयर नहीं है, यह ग्राहकों के साथ काम करने में मजबूत प्रगति के कारण प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है। आख़िरकार, यदि घोड़ा और गाड़ी ने सभी को संतुष्ट किया होता, तो ऑटोमोबाइल का आविष्कार शायद ही हुआ होता। संभावनाएँ विकास में हैं।

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स्रोत: www.habr.com