मेगाफोन से वर्चुअल पीबीएक्स को Bitrix24 CRM सिस्टम के साथ एकीकृत करने की संभावनाओं का अवलोकन

कई कंपनियां पहले से ही मेगाफोन के वर्चुअल पीबीएक्स का उपयोग करके कॉल प्रोसेसिंग के लाभों की सराहना करने में सक्षम हैं। ऐसे कई लोग भी हैं जो बिक्री स्वचालन के लिए सुविधाजनक और किफायती सीआरएम प्रणाली के रूप में Bitrix24 का उपयोग करते हैं।

हाल ही में, मेगाफोन ने Bitrix24 के साथ एकीकरण को अद्यतन किया, जिससे इसकी क्षमताओं में काफी विस्तार हुआ। इस लेख में, हम विश्लेषण करेंगे कि इन दोनों प्रणालियों के एकीकरण के बाद कंपनियों को क्या सुविधाएँ उपलब्ध होंगी।

इस लेख को लिखने का कारण यह है कि कई कंपनियां अलग-अलग सेवाओं का उपयोग करती हैं, बिना यह जाने कि उनका पारस्परिक एकीकरण क्या लाभ प्रदान कर सकता है। हम एकीकरण की संभावनाओं का विस्तार से विश्लेषण करेंगे और दिखाएंगे कि इसे कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है।

आरंभ करने के लिए, हम विश्लेषण करेंगे कि हम किन प्रणालियों को एकीकृत करने जा रहे हैं। मेगाफोन की ओर से वर्चुअल पीबीएक्स एक ऐसी सेवा है जो सभी कंपनी कॉलों को नियंत्रित करने की क्षमता खोलती है। वर्चुअल पीबीएक्स डेस्कटॉप आईपी फोन और डिवाइस और मोबाइल फोन दोनों के साथ और ब्राउज़र में कॉल प्रोसेसिंग के माध्यम से सीधे सीआरएम सिस्टम से काम करता है।

सीआरएम बिट्रिक्स24 एक ऐसी प्रणाली है जो लेनदेन और ग्राहकों के बारे में डेटा के स्वचालित लेखांकन को व्यवस्थित करने के साथ-साथ गुणवत्तापूर्ण तरीके से कार्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद करती है। कार्यक्षमता, सरलता और मुफ़्त योजना की उपलब्धता ने इसे रूस में सबसे लोकप्रिय सीआरएम में से एक बना दिया है। सिस्टम की एक अन्य विशेषता इसकी बहुमुखी प्रतिभा है; Bitrix24 का व्यापक रूप से विभिन्न व्यापारिक और सेवा कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है।

एकीकरण को कंपनी के सर्वर पर इंस्टॉलेशन के साथ बॉक्स्ड ऑफिस संस्करण और Bitrix24 के क्लाउड संस्करण दोनों के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जो सार्वजनिक इंटरनेट से WEB इंटरफ़ेस के माध्यम से उपलब्ध है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि दूसरे मामले में, एकीकरण सीधे दो क्लाउड सेवाओं के बीच काम करता है, भले ही आपके कार्यालय में बिजली या इंटरनेट चला जाए, सेवाएँ परस्पर क्रिया करती रहेंगी।

आइए एकीकरण की संभावनाओं पर करीब से नज़र डालें।

1. इनकमिंग कॉल के लिए पॉप-अप क्लाइंट कार्ड

एकीकरण के अभाव में, कर्मचारी को ग्राहक कार्ड या लेनदेन को मैन्युअल रूप से बनाने में समय और प्रयास खर्च करने के लिए मजबूर होना पड़ता है, इस स्थिति में, संपर्क और लेनदेन खो जाते हैं, और सबसे अच्छे मामले में ग्राहक को फिर से संपर्क करने की आवश्यकता होती है, सबसे खराब स्थिति में, आदेश दिया जाएगा दफा हो जाओ। इनकमिंग कॉल के साथ, कर्मचारी देखेगा कि कॉल Bitrix24 के किसी अज्ञात ग्राहक से आई है। पॉप-अप कार्ड उस नंबर को प्रदर्शित करता है जिससे कॉल आई है, किस नंबर से कॉल आई है। हम देखते हैं कि ग्राहक के लिए अभी तक कोई डील या कोई टिप्पणी नहीं है। एक जिम्मेदार प्रबंधक एलेक्सी बिल्लाकोव को स्वचालित रूप से ग्राहक को सौंपा जाता है।

यदि कोई संपर्क या सौदा पहले से मौजूद है, तो प्रबंधक को ग्राहक के फोन उठाने से पहले ही उसका नाम पता चल जाएगा।

आप इसके नाम पर क्लिक करके संबंधित सौदे में शामिल हो सकते हैं।

मैन्युअल रूप से संपर्क कैसे बनाएं?

यदि आपने स्वचालित रूप से संपर्क बनाने का विकल्प अक्षम कर दिया है और एक ग्राहक जिसका नंबर Bitrix24 में नहीं है, ने आपको कॉल किया है, तो आप पॉप-अप विंडो में एक नया संपर्क बना सकते हैं, लीड और सौदे भी स्वचालित रूप से बनाए जाएंगे, जिसके बारे में हम बात करेंगे थोड़ी देर बाद। यदि कोई एकीकरण नहीं है, तो कोई पॉप-अप विंडो नहीं होगी, और क्लाइंट को पूरी तरह से मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की आवश्यकता होगी, जिसमें प्रबंधक के लिए बहुत समय लगता है।

CRM सेटिंग्स में, आप ऑपरेशन के दो तरीकों में से एक चुन सकते हैं:

• सरल (कोई लीड नहीं)
• क्लासिक (लीड के साथ)

डील कैसे बनाएं?

सरल सीआरएम मोड में, लीड बनाए बिना, सौदे तुरंत तैयार किए जाएंगे।

लीड कैसे बनाएं?

क्लासिक सीआरएम मोड में, पहले लीड बनाए जाते हैं, जिन्हें बाद में संपर्कों और सौदों में बदला जा सकता है।

2. लीड, संपर्क और सौदों का स्वचालित निर्माण

इनकमिंग कॉल के साथ, स्वचालित रूप से संपर्क बनाने का विकल्प आपको एक भी ग्राहक नहीं खोने देगा। बातचीत ख़त्म होने के बाद बातचीत का रिकॉर्ड अपने आप डील में जुड़ जाएगा. यदि कोई भी कर्मचारी कॉल का उत्तर नहीं देता है तो भी लीड या संपर्क बनाया जाएगा और बाद में इस पर कार्रवाई की जा सकती है।

संपर्क उस नंबर को रखेगा जिससे उसने कॉल किया था, और एक नया सौदा संलग्न किया जाएगा, संपर्क नाम सेट नहीं किया जाएगा।

यदि किसी ऐसे ग्राहक से बातचीत के दौरान जिसका नंबर संपर्क सूची में नहीं है, प्रबंधक ने कोई संपर्क नहीं बनाया है, तो यह संपर्क स्वचालित रूप से बनाया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, किसी ऐसे नंबर पर कॉल करते समय स्वचालित रूप से संपर्क या लीड बनाने का विकल्प सक्षम करें जो संपर्क सूची में नहीं है।

इसकी आवश्यकता क्यों पड़ सकती है? कल्पना करें कि एक प्रबंधक एक ऐसे डेटाबेस का उपयोग करके ग्राहकों को कॉल करता है जो Bitrix24 में लोड नहीं है, या किसी व्यवसाय कार्ड पर एक नंबर पर कॉल करता है, लेकिन इसे CRM में दर्ज करना भूल गया है। संपर्क स्वचालित रूप से बनाया जाएगा और कर्मचारी को आवश्यक जानकारी भरनी होगी।

इस संपर्क के पास एक नंबर होगा और एक डील बनाई जाएगी, लेकिन नाम सेट नहीं किया जाएगा।

3. कार्यों का स्वचालित निर्माण

एकीकरण सेटिंग्स में, आप चुन सकते हैं कि आप बाद की कॉल प्रोसेसिंग के लिए किसे और किन स्थितियों में कार्य निर्धारित करना चाहेंगे। आप कार्य विवरण और शीर्षक जोड़ सकते हैं. आप कर्मचारियों की सूची से कार्य में एक स्वामी और एक पर्यवेक्षक जोड़ सकते हैं।

कॉल द्वारा बनाए गए कार्य लीड, डील, संपर्क कार्ड और कार्य और प्रोजेक्ट अनुभाग में कार्यों की सूची में दिखाई देंगे।

4. एक क्लिक में कॉल करें

सॉफ़्टफ़ोन या टेलीफ़ोन पर फ़ोन नंबर अब डायल नहीं किया जा सकता। इसके बजाय, बस हैंडसेट आइकन या सहेजे गए नंबर पर क्लिक करें।

सबसे पहले कॉल आपके डिवाइस (फोन या सॉफ्टफोन) पर जाएगी, आप हैंडसेट उठाएंगे, उसके बाद वर्चुअल पीबीएक्स क्लाइंट का नंबर डायल करेगा। स्क्रीन पर एक क्लाइंट कार्ड दिखाई देगा.

5. सभी कॉल्स को क्लाइंट कार्ड में सेव करना

लीड, संपर्क और डील द्वारा सभी गतिविधियां क्लाइंट कार्ड में देखी जा सकती हैं। तो चलिए डील पर चलते हैं।

फ़ीड के दाईं ओर, सौदे से संबंधित कॉल प्रदर्शित होती हैं। यहां आप किसी भी कॉल को भी सुन सकते हैं (इसके लिए आपको टैरिफ सेक्शन में वर्चुअल पीबीएक्स पर्सनल अकाउंट में "कॉल रिकॉर्डिंग" विकल्प को सक्षम करना होगा)। कॉल रिकॉर्ड और इतिहास की जानकारी सीधे Bitrix24 में क्लाइंट कार्ड में देखी जा सकती है।

हम अनुशंसा करते हैं कि आप प्रत्येक बातचीत के बाद क्लाइंट और उस पर हुए समझौतों के बारे में जानकारी क्लाइंट कार्ड में दर्ज करें, साथ ही आगे की गतिविधियों के लिए कार्य भी बनाएं।

6. व्यक्तिगत प्रबंधक के साथ ग्राहक का स्वचालित कनेक्शन

व्यक्तिगत प्रबंधक के साथ स्वचालित कनेक्शन का विकल्प ग्राहक को पहली पंक्ति पर समय बर्बाद नहीं करने और तुरंत व्यक्तिगत प्रबंधक से जुड़ने की अनुमति देगा। इसके अलावा, एकीकरण सेटिंग्स में, आप उस कर्मचारी या विभाग का चयन कर सकते हैं जहां कॉल निर्देशित की जाएगी यदि कर्मचारी 15 सेकंड के भीतर जवाब नहीं देता है।

यह सेटिंग वर्चुअल पीबीएक्स इंटरफ़ेस में नीचे स्क्रीनशॉट के अनुसार प्रदर्शित की जाएगी:

Bitrix24 के साथ वर्चुअल PBX का एकीकरण कैसे स्थापित करें?

VATS को Bitrix24 के साथ एकीकृत करने के लिए, आपको मेगाफोन से वर्चुअल पीबीएक्स के व्यक्तिगत खाते में "सीआरएम के साथ एकीकरण" विकल्प को सक्षम करना होगा। यदि आप Bitrix24 के माध्यम से कॉल रिकॉर्ड करना और सुनना चाहते हैं, तो आपको वहां "कॉल रिकॉर्डिंग" विकल्प भी सक्षम करना होगा।

1. सबसे पहले आपको इंस्टॉल करना होगा Bitrix24 में मेगाफोन से वर्चुअल पीबीएक्स एप्लिकेशन, सबसे पहले CRM दर्ज करें और पर जाएँ लिंक.

2. मेगाफोन से वर्चुअल पीबीएक्स के व्यक्तिगत खाते पर जाएं।

3. "सेटिंग्स" - "सीआरएम के साथ एकीकरण" पर जाएं।

4. "कनेक्ट करें" पर क्लिक करें।

आप Bitrix24 के क्लाउड और बॉक्स्ड दोनों संस्करणों के साथ एकीकरण स्थापित कर सकते हैं। दूसरे मामले में, आपको एक कार्यशील एसएसएल प्रमाणपत्र की आवश्यकता होगी, अन्यथा उपयोगकर्ता मैपिंग चरण में समस्याएं हो सकती हैं।

5. Bitrix24 पता लिखें और व्यवस्थापक अधिकारों वाले उपयोगकर्ता के रूप में VATS में लॉग इन करें।

6. इसके बाद, एकीकरण सेटिंग्स के दो समूहों के साथ एक स्क्रीन खुलेगी। पहले समूह में, आपको Bitrix24 उपयोगकर्ताओं को वर्चुअल PBX उपयोगकर्ताओं से मिलाना होगा। इसके बिना, सिस्टम सीआरएम में घटनाओं को सही ढंग से प्रदर्शित करने और कर्मचारियों की पहचान करने में सक्षम नहीं होगा।

अतिरिक्त कर्मचारियों को किसी भी समय जोड़ा जा सकता है। भविष्य में आप जिन कर्मचारियों को शामिल करेंगे, उनके लिए मैपिंग बनाना याद रखना महत्वपूर्ण है।

7. दूसरा समूह उन संभावनाओं को दर्शाता है जो सभी परिदृश्यों के लिए समान हैं।

8. इसके बाद, आपको एकीकरण परिदृश्यों पर आगे बढ़ना होगा। इस भाग में प्रत्येक तत्व इनकमिंग और आउटगोइंग कॉल दोनों के लिए अलग-अलग कॉन्फ़िगर किया गया है।

एकीकरण को प्रत्येक संख्या के लिए व्यक्तिगत रूप से और सभी संख्याओं के लिए एक साथ कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। वर्चुअल पीबीएक्स इंटरफ़ेस में कार्य परिदृश्य बनाएं और उन संख्याओं का चयन करें जिनके लिए यह या वह परिदृश्य काम करेगा।

कुछ संख्याओं को पूरी तरह से स्क्रिप्ट से बाहर रखा जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी गोदाम, एकाउंटेंट या प्रबंधक की संख्याएँ। यह Bitrix24 को अनावश्यक लेनदेन, संपर्कों और लीड से बचाएगा। आइए स्क्रिप्ट के तत्वों पर करीब से नज़र डालें:

• किसी अज्ञात नंबर से आने वाली कॉल के साथ, एक नई लीड, संपर्क और डील स्वचालित रूप से बनाई जा सकती है। /जिम्मेदार वह होगा जिसने कॉल मिस किया या रिसीव किया। आईवीआर में कॉल रुकावट के मामलों में, किसी विभाग में डायल करते समय अभिवादन, या यदि यह ड्यूटी पर मौजूद व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया गया था, तो आपको उस व्यक्ति का चयन करना होगा जो इस सौदे, नेतृत्व या संपर्क के लिए जिम्मेदार होगा।
• किसी मौजूदा ग्राहक की इनकमिंग कॉल स्वचालित रूप से रिपीट लीड और डील बना सकती है। / किसी मौजूदा ग्राहक की इनकमिंग कॉल पर दोबारा लीड या डील बनाई जाएगी। Bitrix24 से जिम्मेदार प्रबंधक नियुक्त किया जाएगा। जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति का क्रम सीआरएम सेटिंग्स में बदला जा सकता है, उदाहरण के लिए, यह वह व्यक्ति हो सकता है जिसने कॉल प्राप्त की थी।
• मौजूदा ग्राहकों की कॉलें Bitrix24 में निर्दिष्ट जिम्मेदार प्रबंधकों को पुनर्निर्देशित की जाएंगी। / प्रारंभ में, विकल्प सभी के लिए सक्षम है। आप उन नंबरों का चयन कर सकते हैं जिनके लिए विकल्प काम करेगा, और यदि प्रभारी व्यक्ति उत्तर नहीं देता है तो जिस कर्मचारी को कॉल स्थानांतरित की जाएगी।
• किसी अज्ञात नंबर से आने वाली कॉल के साथ, सफल कॉल के लिए कॉल प्राप्त करने वाले कर्मचारी के लिए या असफल कॉल के लिए ड्यूटी पर मौजूद कर्मचारी के लिए एक कार्य बनाया जा सकता है। / इस तत्व की सेटिंग में, आपको सक्रिय क्रियाओं का चयन करना होगा:
  • किसी कर्मचारी को सफलतापूर्वक कॉल प्राप्त होने के बाद उसके लिए एक कार्य बनाएं। ऐसा करने के लिए, आपको कार्य का शीर्षक, कार्य का पाठ और पर्यवेक्षक निर्दिष्ट करना होगा।
  • मिस्ड कॉल पर किसी कर्मचारी या ड्यूटी अधिकारी के लिए एक कार्य बनाएं। यहां आपको ड्यूटी पर जिम्मेदार व्यक्ति, कार्य का शीर्षक, कार्य का पाठ और पर्यवेक्षक का चयन करना होगा।
• किसी मौजूदा ग्राहक से आने वाली कॉल के साथ, जिम्मेदार प्रबंधक या कॉल प्राप्त करने वाले कर्मचारी के लिए एक कार्य बनाया जा सकता है। / पिछले तत्व की सेटिंग्स के समान, आपको सक्रिय क्रियाओं का चयन करना होगा:
  • सफल कॉल पर, कॉल प्राप्त करने वाले कर्मचारी के लिए एक कार्य बनाएं। ऐसा करने के लिए, आपको कार्य का शीर्षक, कार्य का पाठ निर्दिष्ट करना होगा और पर्यवेक्षक का भी चयन करना होगा।
  • मिस्ड कॉल पर किसी कर्मचारी या ड्यूटी अधिकारी के लिए एक कार्य बनाएं। ऐसा करने के लिए, आपको ड्यूटी पर जिम्मेदार व्यक्ति, कार्य का पाठ, कार्य का शीर्षक और पर्यवेक्षक का चयन करना होगा।

    आगे आउटगोइंग कॉल के लिए सेटिंग्स हैं।

    

• किसी अज्ञात नंबर पर आउटगोइंग कॉल करते समय, एक नई लीड, संपर्क और डील स्वचालित रूप से बनाई जा सकती है। / यहां किसी अतिरिक्त सेटिंग्स की आवश्यकता नहीं है.
• किसी मौजूदा ग्राहक को आउटगोइंग कॉल करते समय, रिपीट लीड और डील स्वचालित रूप से बनाई जा सकती है। / आपको सेटिंग्स में यह निर्दिष्ट करना होगा कि सफल कॉल के मामले में दोबारा डील या लीड के लिए कौन जिम्मेदार होगा: संपर्क के लिए जिम्मेदार व्यक्ति या कॉल करने वाला व्यक्ति? अलग से, आपको असफल कॉल की स्थिति में जिम्मेदार व्यक्ति का चयन करना होगा।
• किसी मौजूदा ग्राहक को आउटगोइंग कॉल करते समय, रिपीट लीड और डील स्वचालित रूप से बनाई जा सकती है। / सेटिंग्स में, आपको सफल कॉल के मामले में बार-बार लीड या डील के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निर्दिष्ट करना होगा: वह व्यक्ति जिसने कॉल किया या संपर्क के लिए जिम्मेदार व्यक्ति? आपको असफल कॉल की स्थिति में जिम्मेदार व्यक्ति को भी चुनना होगा।
• किसी अज्ञात नंबर पर आउटगोइंग कॉल करते समय, कॉल करने वाले के लिए एक कार्य बनाया जा सकता है। / आप असफल और सफल कॉल के लिए कार्य सेट कर सकते हैं। कार्य के लिए एक शीर्षक, पाठ निर्धारित करना और एक पर्यवेक्षक का चयन करना आवश्यक है।
• किसी मौजूदा ग्राहक को आउटगोइंग कॉल करते समय, जिम्मेदार प्रबंधक या कॉल करने वाले के लिए एक कार्य बनाया जा सकता है। / सेटिंग्स में चयन करें कि असफल और सफल कॉल के लिए कार्य बनाना है या नहीं। दोनों ही मामलों में, आपको कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (कॉल करने वाला या संपर्क के लिए जिम्मेदार व्यक्ति), कार्य का शीर्षक, पाठ और पर्यवेक्षक का चयन करना होगा।

9. और अंतिम सेटिंग उन कर्मचारियों की कॉल हिस्ट्री सेट कर रही है जो Bitrix24 में नहीं हैं। इन कॉलों का इतिहास आपके द्वारा चुने गए कर्मचारी के नाम के तहत सहेजा जा सकता है।

"सहेजें" पर क्लिक करें, आइकन पर हरा शिलालेख "कनेक्टेड" दिखाई देगा - इसका मतलब है कि एकीकरण सक्षम है और काम कर रहा है।

10. किसी फ़ोन नंबर पर क्लिक करके कॉल करने में सक्षम होने के लिए, एक और सेटिंग की आवश्यकता है।

सामान्य सेटिंग्स पर क्लिक करें और आउटगोइंग कॉल के लिए नंबर के रूप में मेगाफोन एप्लिकेशन का चयन करें।

सहेजें पर क्लिक करें.

आइए संक्षेप करें।

Bitrix24 प्रभावी खुदरा परियोजनाओं के निर्माण के लिए एक उपकरण है। टेलीफोनी के साथ एकीकरण सीआरएम की कार्यक्षमता का विस्तार करेगा, परिणामस्वरूप, आपको कॉल आंकड़े देखने, सीधे Bitrix24 से वार्तालाप रिकॉर्डिंग सुनने की सुविधा मिलेगी।

इनकमिंग कॉल पर कर्मचारी ग्राहकों के नाम देख पाएंगे, और लीड, डील और संपर्क बनाते समय समय की बचत होगी, और एक व्यक्तिगत प्रबंधक को सौंपने का कार्य आपको कई नए संतुष्ट ग्राहक देगा।

जाहिर है, सभी सेटिंग्स कुछ ही मिनटों में की जा सकती हैं, जबकि एकीकरण वर्चुअल पीबीएक्स कनेक्शन और सीआरएम दोनों टेलीफोनी के लिए कई अतिरिक्त अवसर खोलता है।

स्रोत: www.habr.com