Zextras टीम का उपयोग करके कॉर्पोरेट चैट और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग बनाना

ईमेल का इतिहास कई दशकों पुराना है। इस समय के दौरान, कॉर्पोरेट संचार का यह मानक न केवल पुराना हो गया है, बल्कि विभिन्न उद्यमों में सहयोग प्रणालियों की शुरूआत के कारण हर साल अधिक से अधिक लोकप्रिय हो रहा है, जो एक नियम के रूप में, विशेष रूप से ई-मेल पर आधारित हैं। हालाँकि, ईमेल की दक्षता की कमी के कारण, अधिक से अधिक उपयोगकर्ता इसे टेक्स्ट चैट, वॉयस और वीडियो कॉल और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के पक्ष में छोड़ रहे हैं। कॉर्पोरेट संचार के ऐसे तरीके कर्मचारियों को बहुत समय बचाने में मदद करते हैं और परिणामस्वरूप, अधिक कुशल होते हैं और कंपनी में अधिक पैसा लाते हैं।

हालाँकि, काम के मुद्दों को हल करने के लिए चैट और वीडियो संचार का उपयोग अक्सर किसी उद्यम की सूचना सुरक्षा के लिए नए खतरों के उभरने का कारण बनता है। तथ्य यह है कि उचित कॉर्पोरेट समाधान के अभाव में, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से सार्वजनिक सेवाओं में पत्र-व्यवहार और संचार करना शुरू कर सकते हैं, जिससे महत्वपूर्ण जानकारी लीक हो सकती है। दूसरी ओर, उद्यम प्रबंधन हमेशा वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और चैट के लिए कॉर्पोरेट प्लेटफार्मों के कार्यान्वयन के लिए धन आवंटित करने के लिए तैयार नहीं होता है, क्योंकि कई लोगों को विश्वास है कि वे कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाने से ज्यादा उन्हें काम से विचलित करते हैं। इस स्थिति से बाहर निकलने का एक रास्ता मौजूदा सूचना प्रणालियों के आधार पर कॉर्पोरेट चैट और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की तैनाती हो सकता है। जो लोग एक सहयोग मंच के रूप में ज़िम्ब्रा सहयोग सुइट ओपन-सोर्स संस्करण का उपयोग करते हैं, वे ज़ेक्सट्रास टीम के साथ कॉर्पोरेट चैट और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग बनाने के मुद्दे को हल कर सकते हैं, एक समाधान जो ज़िम्ब्रा ओएसई में कॉर्पोरेट ऑनलाइन संचार से संबंधित कई नई सुविधाएं जोड़ता है।

ज़ेक्स्ट्रास टीम दो संस्करणों में आती है: ज़ेक्स्ट्रास टीम बेसिक और ज़ेक्स्ट्रास टीम प्रो, और प्रदान किए गए कार्यों के सेट में भिन्न है। पहला डिलीवरी विकल्प पूरी तरह से मुफ़्त है और आपको वन-ऑन-वन ​​और ग्रुप चैट दोनों प्रारूपों में टेक्स्ट चैट व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, साथ ही जोम्ब्रा ओएसई पर आधारित वन-ऑन-वन ​​वीडियो चैट और ऑडियो कॉल भी करता है। इस मामले में, ये सभी फ़ंक्शन सीधे जोम्ब्रा ओएसई वेब क्लाइंट से उपलब्ध होंगे। इसके अलावा, ज़ेक्स्ट्रास टीम बेसिक उपयोगकर्ता आईओएस और एंड्रॉइड प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। ये ऐप्स आपको निजी और टेक्स्ट चैट तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, और भविष्य में आपको वीडियो कॉल करने की भी अनुमति देंगे। आइए हम तुरंत ध्यान दें कि वीडियो चैट और ऑडियो कॉल के लिए, ज़ेक्स्ट्रास टीम उपयोगकर्ताओं को एक ठीक से काम करने वाले वेबकैम और/या माइक्रोफ़ोन की आवश्यकता होगी।

लेकिन ज़ेक्स्ट्रास टीम प्रो अधिक समृद्ध कार्यक्षमता प्रदान करता है। पहले से सूचीबद्ध क्षमताओं के अलावा, ज़ेक्स्ट्रास टीम उपयोगकर्ताओं के पास बड़ी संख्या में कर्मचारियों के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंस बनाने का अवसर होगा। यह आपको उन कर्मचारियों के बीच बैठकें आयोजित करने की अनुमति देता है जो भौगोलिक रूप से अलग-अलग स्थानों पर स्थित हैं और इस तरह उस समय की बचत होती है जो पहले बैठक में भाग लेने वालों को एक कमरे में इकट्ठा करने में खर्च होता था, और इसे मुद्दों के अधिक गहन अध्ययन या विशिष्ट कार्य कार्यों को हल करने पर खर्च करते हैं।

ज़ेक्स्ट्रास टीम प्रो आपको कर्मचारियों के लिए वर्चुअल स्पेस और वर्चुअल मीटिंग बनाने की भी अनुमति देता है। स्थान में एक साथ कई बैठक कक्ष हो सकते हैं, जिसमें स्थान के विभिन्न प्रतिभागी सामान्य विषयों पर चर्चा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक ऐसे उद्यम पर विचार करें जिसमें 16 लोगों का बिक्री विभाग है। इनमें से 5 कर्मचारी b2c सेल्स में काम करते हैं, 5 कर्मचारी b2b सेल्स करते हैं, और अन्य 5 कर्मचारी b2g में काम करते हैं। पूरे विभाग का नेतृत्व बिक्री विभाग के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

चूँकि सभी कर्मचारी एक ही विभाग में काम करते हैं, इसलिए प्रत्येक बिक्री कर्मचारी से संबंधित सभी विषयों पर चर्चा करने के लिए उनके लिए एक साझा स्थान बनाना बुद्धिमानी होगी। उसी समय, ऐसे विषय अक्सर उठते हैं जो केवल काम करने वाले विभाग से संबंधित होते हैं, उदाहरण के लिए, बी2बी के साथ। बेशक, बिक्री विभाग के कर्मचारी जो अन्य क्षेत्रों में काम करते हैं, उन्हें ऐसे विषयों की चर्चा में भाग लेने की कोई आवश्यकता नहीं है, लेकिन विभाग के प्रमुख को प्रत्येक विभाग की चर्चा में भाग लेना चाहिए। इसीलिए बिक्री विभाग की जरूरतों के लिए आवंटित स्थान के भीतर प्रत्येक दिशा के लिए अलग-अलग आभासी बैठकें आवंटित करना संभव है, ताकि उनमें से प्रत्येक में कर्मचारी एक-दूसरे के साथ और विभाग के प्रमुख के साथ संवाद कर सकें। साथ ही, प्रबंधक स्वयं तीनों आभासी बैठकों को एक अलग स्थान पर आसानी से एकत्र कर लेगा। और अगर आप इस बात पर विचार करें कि सारा संचार कंपनी के सर्वर पर होता है और डेटा उनसे कहीं भी स्थानांतरित नहीं किया जाता है, तो ऐसी चैट सूचना सुरक्षा के लिहाज से काफी सुरक्षित कही जा सकती हैं। बिक्री विभाग से परे, रिक्त स्थान और आभासी बैठक कक्ष की अवधारणा को पूरे उद्यम पर लागू किया जा सकता है।

वीडियो मीटिंग के अलावा यूजर्स को ऑडियो कॉल की भी सुविधा मिलती है। इस तथ्य के अलावा कि वे संचार चैनलों को बहुत कम लोड करते हैं, कई कर्मचारी अक्सर वीडियो प्रारूप में संवाद करने में शर्मिंदा होते हैं और अक्सर अपने लैपटॉप पर वेबकैम को भी ढक देते हैं।

कर्मचारियों के साथ वीडियो चैट और ऑडियो कॉल के अलावा, ज़ेक्स्ट्रास टीम आपको मीटिंग में शामिल होने के लिए एक विशेष लिंक बनाकर और भेजकर किसी भी उपयोगकर्ता के साथ वीडियो चैट और ऑडियो कॉल करने की अनुमति देती है जो उद्यम का कर्मचारी नहीं है। चूंकि ज़ेक्स्ट्रास टीम को केवल एक आधुनिक ब्राउज़र की आवश्यकता होती है, इस फ़ंक्शन का उपयोग करके आप हमेशा ऐसे मामलों में क्लाइंट या प्रतिपक्ष के साथ तुरंत संवाद कर सकते हैं जहां नियमित पत्राचार में बहुत अधिक समय लगेगा। इसके अलावा, ज़ेक्स्ट्रास टीम फ़ाइल साझाकरण का समर्थन करती है, जिसे कर्मचारी वीडियो कॉल या टेक्स्ट वार्तालाप के दौरान सीधे एक-दूसरे को भेज सकते हैं।

विशेष मोबाइल एप्लिकेशन ज़ेक्स्ट्रास टीम का उल्लेख करना असंभव नहीं है, जो कर्मचारियों को उनके कार्यस्थल पर नहीं होने पर कॉर्पोरेट चैट में भाग लेने की अनुमति देता है। ऐप iOS और Android प्लेटफ़ॉर्म के लिए उपलब्ध है, और वर्तमान में उपयोगकर्ताओं को इसकी अनुमति देता है:

• अपने स्मार्टफोन पर संदेश प्राप्त करके और भेजकर पत्राचार करें
• निजी चैट बनाएं, हटाएं और शामिल हों
• समूह चैट बनाएं, हटाएं और शामिल हों
• वर्चुअल स्पेस और वार्तालापों में शामिल हों, साथ ही उन्हें बनाएं और हटाएं
• उपयोगकर्ताओं को वर्चुअल स्पेस और वार्तालापों में आमंत्रित करें, या इसके विपरीत, उन्हें वहां से हटा दें
• पुश सूचनाएँ प्राप्त करें और कॉर्पोरेट सर्वर के साथ एक सुरक्षित कनेक्शन स्थापित करें।

भविष्य में, एप्लिकेशन निजी वीडियो संचार के साथ-साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और फ़ाइल साझाकरण फ़ंक्शन की क्षमताओं को जोड़ देगा।

ज़ेक्स्ट्रास टीम की एक और दिलचस्प विशेषता कंप्यूटर स्क्रीन की सामग्री को वास्तविक समय में प्रसारित करने की क्षमता है, साथ ही इसका नियंत्रण किसी अन्य उपयोगकर्ता को हस्तांतरित करना भी है। प्रशिक्षण वेबिनार आयोजित करते समय यह सुविधा बहुत उपयोगी हो सकती है, जिसके दौरान कर्मचारियों को नए इंटरफ़ेस से परिचित कराना आवश्यक है। यह सुविधा किसी उद्यम आईटी विभाग को किसी आईटी व्यक्ति की भौतिक उपस्थिति के बिना कर्मचारियों को उनके कंप्यूटर से समस्याओं को हल करने में मदद कर सकती है।

इस प्रकार, ज़ेक्स्ट्रास टीम उद्यम के आंतरिक नेटवर्क और उससे बाहर के कर्मचारियों के बीच सुविधाजनक ऑनलाइन संचार आयोजित करने के लिए एक संपूर्ण समाधान है। इस तथ्य के कारण कि ज़ेक्स्ट्रास बैकअप ज़ेक्स्ट्रास टीम में उत्पन्न सभी सूचनाओं का पूरी तरह से बैकअप लेने में सक्षम है, वहां से जानकारी कहीं भी खो नहीं जाएगी, और सुरक्षा नीतियों की गंभीरता के आधार पर, सिस्टम प्रशासक स्वतंत्र रूप से विभिन्न को कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होगा उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंध.

ज़ेक्स्ट्रास सुइट से संबंधित सभी प्रश्नों के लिए, आप ज़ेक्स्ट्रास के प्रतिनिधि एकातेरिना ट्रायंडाफिलिडी से ई-मेल द्वारा संपर्क कर सकते हैं। [ईमेल संरक्षित]

स्रोत: www.habr.com