बीसीपी विकसित करते समय शीर्ष 11 गलतियाँ

सभी को नमस्कार, मेरा नाम इगोर टायुकाचेव है और मैं एक व्यवसाय निरंतरता सलाहकार हूं। आज की पोस्ट में हम सामान्य सच्चाइयों की एक लंबी और थकाऊ चर्चा करेंगे। मैं अपना अनुभव साझा करना चाहता हूं और उन मुख्य गलतियों के बारे में बात करना चाहता हूं जो कंपनियां व्यवसाय निरंतरता योजना विकसित करते समय करती हैं।

1. आरटीओ और आरपीओ यादृच्छिक पर

सबसे महत्वपूर्ण गलती जो मैंने देखी वह यह है कि पुनर्प्राप्ति समय (आरटीओ) को हवा में ले लिया गया है। खैर, हवा से बाहर - उदाहरण के लिए, एसएलए से दो साल पहले के कुछ नंबर हैं जो कोई व्यक्ति अपने पिछले कार्यस्थल से लाया था। वे यह क्यों करते हैं? आखिरकार, सभी तरीकों के अनुसार, आपको पहले व्यावसायिक प्रक्रियाओं के परिणामों का विश्लेषण करना होगा, और इस विश्लेषण के आधार पर लक्ष्य पुनर्प्राप्ति समय और स्वीकार्य डेटा हानि की गणना करनी होगी। लेकिन ऐसा विश्लेषण करने में कभी-कभी लंबा समय लगता है, कभी-कभी यह महंगा होता है, कभी-कभी यह बहुत स्पष्ट नहीं होता कि कैसे-इस पर जोर दें कि क्या करने की जरूरत है। और पहली बात जो कई लोगों के मन में आती है वह है: “हम सभी वयस्क हैं और समझते हैं कि व्यवसाय कैसे काम करता है। आइए समय और पैसा बर्बाद न करें! आइए प्लस या माइनस को वैसे ही लें जैसे यह होना चाहिए। सर्वहारा सरलता का उपयोग करते हुए, अपने दिमाग से बाहर! आरटीओ को दो घंटे रहने दीजिए।”

इससे क्या होता है? जब आप कुछ निश्चित संख्याओं के साथ आवश्यक आरटीओ/आरपीओ सुनिश्चित करने के लिए गतिविधियों के लिए धन के प्रबंधन में आते हैं, तो इसे हमेशा औचित्य की आवश्यकता होती है। यदि कोई औचित्य नहीं है, तो प्रश्न उठता है: आपने इसे कहाँ से प्राप्त किया? और उत्तर देने के लिए कुछ भी नहीं है। परिणामस्वरूप, आपके काम पर से विश्वास उठ जाता है।

इसके अलावा, कभी-कभी पुनर्प्राप्ति के उन दो घंटों की कीमत दस लाख डॉलर होती है। और आरटीओ की अवधि को उचित ठहराना पैसे का मामला है, और उस पर बहुत बड़ा भी।

और अंत में, जब आप अपना बीसीपी और/या डीआर प्लान कलाकारों के पास लाएंगे (जो वास्तव में दुर्घटना के समय दौड़ रहे होंगे और अपनी भुजाएं लहरा रहे होंगे), तो वे एक समान प्रश्न पूछेंगे: ये दो घंटे कहां से आए? और यदि आप इसे स्पष्ट रूप से नहीं समझा सकते हैं, तो उन्हें आप पर या आपके दस्तावेज़ पर भरोसा नहीं होगा।

यह कागज के एक टुकड़े के लिए एक सदस्यता समाप्त करने वाला कागज का टुकड़ा निकला। वैसे, कुछ लोग जानबूझकर, केवल नियामक की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए ऐसा करते हैं।

वैसे क्या आप समझे?

2. हर चीज़ का इलाज

कुछ लोगों का मानना ​​है कि सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को किसी भी खतरे से बचाने के लिए बीसीपी योजना विकसित की गई है। हाल ही में, सवाल "हम खुद को किससे बचाना चाहते हैं?" मैंने उत्तर सुना: "सबकुछ और अधिक।"

लेकिन सच तो यह है कि योजना का उद्देश्य केवल सुरक्षा करना है विशिष्ट कंपनी की प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाएं विशिष्ट धमकी। इसलिए, एक योजना विकसित करने से पहले, जोखिमों की घटना का आकलन करना और व्यवसाय के लिए उनके परिणामों का विश्लेषण करना आवश्यक है। यह समझने के लिए जोखिम मूल्यांकन की आवश्यकता है कि कंपनी किन खतरों से डरती है। भवन के नष्ट होने की स्थिति में एक निरंतरता योजना होगी, मंजूरी के दबाव के मामले में - दूसरी, बाढ़ की स्थिति में - तीसरी। यहां तक ​​कि अलग-अलग शहरों में दो समान साइटों की योजनाएं भी काफी भिन्न हो सकती हैं।

एक बीसीपी से पूरी कंपनी की सुरक्षा करना असंभव है, खासकर एक बड़ी कंपनी की। उदाहरण के लिए, विशाल X5 रिटेल समूह ने दो प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ निरंतरता सुनिश्चित करना शुरू किया (हमने इसके बारे में लिखा था)। यहां). और पूरी कंपनी को एक योजना में बांधना बिल्कुल अवास्तविक है; यह "सामूहिक जिम्मेदारी" की श्रेणी से है, जब हर कोई जिम्मेदार है और कोई भी जिम्मेदार नहीं है।

आईएसओ 22301 मानक में एक नीति की अवधारणा शामिल है, जिसके साथ, वास्तव में, कंपनी में निरंतरता प्रक्रिया शुरू होती है। इसमें बताया गया है कि हम किसकी रक्षा करेंगे और किससे। यदि लोग दौड़ते हुए आते हैं और यह और वह जोड़ने के लिए कहते हैं, उदाहरण के लिए:

- आइए बीसीपी में यह जोखिम जोड़ें कि हमें हैक कर लिया जाएगा?

या

— हाल ही में, बारिश के दौरान, हमारी सबसे ऊपरी मंजिल पर पानी भर गया था - आइए एक परिदृश्य जोड़ें कि बाढ़ की स्थिति में क्या करना है?

फिर तुरंत उन्हें इस नीति के बारे में बताएं और कहें कि हम विशिष्ट कंपनी संपत्तियों की रक्षा करते हैं और केवल विशिष्ट, पूर्व-सहमत खतरों से, क्योंकि वे अब प्राथमिकता हैं।

और यदि परिवर्तन के प्रस्ताव वास्तव में उपयुक्त हैं, तो नीति के अगले संस्करण में उन्हें ध्यान में रखने की पेशकश करें। क्योंकि किसी कंपनी की सुरक्षा में बहुत पैसा खर्च होता है। इसलिए बीसीपी योजना में सभी बदलाव बजट समिति और योजना के माध्यम से होने चाहिए। हम साल में एक बार या कंपनी की संरचना या बाहरी स्थितियों में महत्वपूर्ण बदलावों के तुरंत बाद कंपनी की व्यवसाय निरंतरता नीति की समीक्षा करने की सलाह देते हैं (पाठक मुझे ऐसा कहने के लिए क्षमा करें)।

3. कल्पनाएँ और वास्तविकता

अक्सर ऐसा होता है कि बीसीपी योजना बनाते समय लेखक दुनिया की किसी आदर्श तस्वीर का वर्णन करते हैं। उदाहरण के लिए, "हमारे पास दूसरा डेटा सेंटर नहीं है, लेकिन हम एक योजना लिखेंगे जैसे कि हमारे पास है।" या व्यवसाय के पास अभी तक बुनियादी ढांचे का कुछ हिस्सा नहीं है, लेकिन कर्मचारी अभी भी इसे इस उम्मीद में योजना में जोड़ देंगे कि यह भविष्य में दिखाई देगा। और फिर कंपनी वास्तविकता को योजना पर लागू करेगी: एक दूसरा डेटा सेंटर बनाएं, अन्य परिवर्तनों का वर्णन करें।

बाईं ओर बीसीपी के अनुरूप बुनियादी ढांचा है, दाईं ओर वास्तविक बुनियादी ढांचा है

ये सब ग़लती है. बीसीपी योजना लिखने का मतलब है पैसा खर्च करना। यदि आप कोई ऐसी योजना लिखते हैं जो अभी काम नहीं करती है, तो आप बहुत महंगे कागज़ के लिए भुगतान कर रहे होंगे। इससे उबरना असंभव है, इसका परीक्षण करना असंभव है। यह काम के लिए काम साबित होता है।
आप एक योजना बहुत जल्दी लिख सकते हैं, लेकिन एक बैकअप बुनियादी ढांचे का निर्माण करना और सभी सुरक्षा समाधानों पर पैसा खर्च करना लंबा और महंगा है। इसमें एक साल से ज्यादा का समय लग सकता है. और यह पता चल सकता है कि आपके पास पहले से ही एक योजना है, और इसके लिए बुनियादी ढांचा दो वर्षों में सामने आएगा। ऐसी योजना की आवश्यकता क्यों है? यह आपकी किससे रक्षा करेगा?

यह भी एक कल्पना है जब बीसीपी विकास टीम विशेषज्ञों के लिए यह पता लगाना शुरू करती है कि उन्हें क्या करना चाहिए और किस समय में करना चाहिए। यह श्रेणी से आता है: “जब आप टैगा में एक भालू देखते हैं, तो आपको भालू से विपरीत दिशा में मुड़ना होगा और भालू की गति से अधिक गति से दौड़ना होगा। सर्दियों के महीनों के दौरान, आपको अपने ट्रैक को ढकने की ज़रूरत होती है।

4. शीर्ष और जड़ें

चौथी सबसे महत्वपूर्ण गलती योजना को या तो बहुत सतही या बहुत विस्तृत बनाना है। हमें एक सुनहरा मतलब चाहिए. बेवकूफों के लिए योजना बहुत विस्तृत नहीं होनी चाहिए, लेकिन यह इतनी सामान्य भी नहीं होनी चाहिए कि कुछ इस तरह समाप्त हो जाए:

सामान्य तौर पर आसान पर

5. सीज़र को - सीज़र का क्या है, मैकेनिक को - मैकेनिक का क्या है।

अगली गलती पिछली गलती से उत्पन्न होती है: एक योजना प्रबंधन के सभी स्तरों के लिए सभी कार्यों को समायोजित नहीं कर सकती है। बीसीपी योजनाएं आमतौर पर बड़े वित्तीय प्रवाह वाली बड़ी कंपनियों के लिए विकसित की जाती हैं (वैसे, हमारे अनुसार)। अन्वेषण(औसतन, 48% बड़ी रूसी कंपनियों को महत्वपूर्ण वित्तीय नुकसान वाली आपातकालीन स्थितियों का सामना करना पड़ा) और एक बहु-स्तरीय प्रबंधन प्रणाली। ऐसी कंपनियों के लिए, सब कुछ एक दस्तावेज़ में फिट करने का प्रयास करना उचित नहीं है। यदि कंपनी बड़ी और संरचित है, तो योजना के तीन अलग-अलग स्तर होने चाहिए:

• रणनीतिक स्तर - वरिष्ठ प्रबंधन के लिए;
• सामरिक स्तर - मध्य प्रबंधकों के लिए;
• और परिचालन स्तर - सीधे क्षेत्र में शामिल लोगों के लिए।

उदाहरण के लिए, यदि हम एक विफल बुनियादी ढांचे को बहाल करने के बारे में बात कर रहे हैं, तो रणनीतिक स्तर पर पुनर्प्राप्ति योजना को सक्रिय करने का निर्णय लिया जाता है, सामरिक स्तर पर प्रक्रिया प्रक्रियाओं का वर्णन किया जा सकता है, और परिचालन स्तर पर विशिष्ट कमीशनिंग के निर्देश होते हैं। उपकरण के टुकड़े.

बिना बजट के बी.सी.पी

हर कोई अपनी जिम्मेदारी का क्षेत्र और अन्य कर्मचारियों के साथ संबंध देखता है। किसी दुर्घटना के समय, हर कोई एक योजना खोलता है, तुरंत अपना हिस्सा ढूंढता है और उसका पालन करता है। आदर्श रूप से, आपको यह याद रखना होगा कि कौन से पृष्ठ खोलने हैं, क्योंकि कभी-कभी मिनट भी मायने रखते हैं।

6. भूमिका निभाना

बीसीपी योजना बनाते समय एक और गलती: योजना में विशिष्ट नाम, ईमेल पते और अन्य संपर्क जानकारी शामिल करने की कोई आवश्यकता नहीं है। दस्तावेज़ के पाठ में ही, केवल अवैयक्तिक भूमिकाओं को इंगित किया जाना चाहिए, और इन भूमिकाओं को विशिष्ट कार्यों के लिए जिम्मेदार लोगों के नाम सौंपे जाने चाहिए और उनके संपर्कों को योजना के अनुबंध में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।

क्यों?

आज ज्यादातर लोग हर दो से तीन साल में नौकरी बदलते हैं। और यदि आप योजना के पाठ में उन सभी जिम्मेदारों और उनके संपर्कों को लिखेंगे तो इसे लगातार बदलना होगा। और बड़ी कंपनियों में, और विशेष रूप से सरकारी कंपनियों में, किसी भी दस्तावेज़ में हर बदलाव के लिए ढेर सारी मंजूरी की आवश्यकता होती है।

यह उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है कि यदि कोई आपातकालीन स्थिति उत्पन्न होती है और आपको योजना को जल्दबाजी में छोड़ना पड़ता है और सही संपर्क की तलाश करनी पड़ती है, तो आप अपना कीमती समय खो देंगे।

जीवन हैक: जब आप कोई एप्लिकेशन बदलते हैं, तो आपको अक्सर उसे स्वीकृत करने की भी आवश्यकता नहीं होती है। एक और टिप: आप प्लान अपडेट ऑटोमेशन सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं।

7. संस्करण का अभाव

आमतौर पर वे एक योजना संस्करण 1.0 बनाते हैं, और फिर संपादन मोड के बिना, और फ़ाइल का नाम बदले बिना सभी परिवर्तन करते हैं। साथ ही, यह अक्सर अस्पष्ट होता है कि पिछले संस्करण की तुलना में क्या बदलाव आया है। वर्जनिंग के अभाव में, योजना अपना जीवन व्यतीत करती है, जिसे किसी भी तरह से ट्रैक नहीं किया जाता है। किसी भी बीसीपी योजना के दूसरे पृष्ठ में संस्करण, परिवर्तनों के लेखक और स्वयं परिवर्तनों की एक सूची का उल्लेख होना चाहिए।

अब इसका पता कोई नहीं लगा सकता

8. मुझे किससे पूछना चाहिए?

अक्सर कंपनियों के पास बीसीपी योजना के लिए कोई जिम्मेदार व्यक्ति नहीं होता है और कोई अलग विभाग नहीं होता है जो व्यवसाय की निरंतरता के लिए जिम्मेदार हो। यह सम्मानजनक जिम्मेदारी सीआईओ, उसके डिप्टी को सौंपी जाती है, या सिद्धांत के अनुसार "आप सूचना सुरक्षा से निपटते हैं, इसलिए यहां बीसीपी भी है।" परिणामस्वरूप, ऊपर से नीचे तक योजना विकसित, सहमत और स्वीकृत होती है।

योजना को संग्रहीत करने, अद्यतन करने और उसमें जानकारी संशोधित करने के लिए कौन जिम्मेदार है? यह निर्धारित नहीं किया जा सकता. इसके लिए एक अलग कर्मचारी को काम पर रखना बेकार है, लेकिन मौजूदा लोगों में से किसी एक पर अतिरिक्त कर्तव्यों का भार डालना निश्चित रूप से संभव है, क्योंकि हर कोई अब दक्षता के लिए प्रयास कर रहा है: "आइए उस पर एक लालटेन लटकाएं ताकि वह रात में घास काट सके," लेकिन क्या ये जरूरी है?

हम बीसीपी के निर्माण के दो साल बाद इसके लिए जिम्मेदार लोगों की तलाश कर रहे हैं

इसलिए, अक्सर ऐसा होता है: एक योजना विकसित की गई और उसे धूल से ढकने के लिए एक लंबे बक्से में रख दिया गया। कोई भी इसका परीक्षण नहीं करता या इसकी प्रासंगिकता बनाए नहीं रखता। जब मैं किसी ग्राहक के पास आता हूं तो सबसे आम वाक्यांश जो मैं सुनता हूं वह है: "एक योजना है, लेकिन इसे बहुत पहले विकसित किया गया था, क्या इसका परीक्षण किया गया था यह अज्ञात है, संदेह है कि यह काम नहीं करता है।"

9. बहुत अधिक पानी

ऐसी योजनाएं हैं जिनमें परिचय पांच पेज लंबा है, जिसमें पूर्वापेक्षाओं का विवरण और परियोजना में सभी प्रतिभागियों को धन्यवाद, कंपनी क्या करती है इसके बारे में जानकारी शामिल है। जब तक आप दसवें पृष्ठ तक नीचे स्क्रॉल करते हैं, जहां उपयोगी जानकारी होती है, आपका डेटा सेंटर पहले ही भर चुका होता है।

जब आप पल-पल पढ़ने का प्रयास कर रहे हैं, यदि आपका डेटा सेंटर बाढ़ग्रस्त हो जाए तो आपको क्या करना चाहिए?

सभी कॉर्पोरेट "पानी" को एक अलग दस्तावेज़ में रखें। योजना स्वयं अत्यंत विशिष्ट होनी चाहिए: इस कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्ति यह करता है, इत्यादि।

10. भोज किसके खर्च पर है?

अक्सर, योजना निर्माताओं को कंपनी के शीर्ष प्रबंधन से समर्थन नहीं मिलता है। लेकिन मध्य प्रबंधन से समर्थन मिलता है जो व्यवसाय की निरंतरता को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक बजट और संसाधनों का प्रबंधन नहीं करते हैं या उनके पास नहीं है। उदाहरण के लिए, आईटी विभाग अपने बजट के भीतर अपनी बीसीपी योजना बनाता है, लेकिन सीआईओ कंपनी की पूरी तस्वीर नहीं देखता है। मेरा पसंदीदा उदाहरण वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग है. जब सीईओ की वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग काम नहीं करेगी तो वह किसे बर्खास्त करेंगे? सीआईओ जिसने "प्रदान नहीं किया।" इसलिए, CIO के दृष्टिकोण से, कंपनी में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ क्या है? जिसके लिए लोग उसे हमेशा "प्यार" करते हैं: वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, जो तुरंत एक व्यवसाय-महत्वपूर्ण प्रणाली में बदल जाती है। और व्यावसायिक दृष्टिकोण से - ठीक है, कोई वीकेएस नहीं, जरा सोचिए, हम फोन पर बात करेंगे, जैसे ब्रेझनेव के तहत...

इसके अलावा, आईटी विभाग आमतौर पर सोचता है कि आपदा की स्थिति में इसका मुख्य कार्य कॉर्पोरेट आईटी सिस्टम के संचालन को बहाल करना है। लेकिन कभी-कभी आपको ऐसा करने की ज़रूरत नहीं होती! यदि बहुत महंगे प्रिंटर पर कागज के टुकड़े प्रिंट करने की व्यावसायिक प्रक्रिया है, तो आपको स्पेयर के रूप में दूसरा ऐसा प्रिंटर नहीं खरीदना चाहिए और खराब होने की स्थिति में उसे अपने बगल में नहीं रखना चाहिए। यह कागज के टुकड़ों को अस्थायी रूप से हाथ से रंगने के लिए पर्याप्त हो सकता है।

यदि हम आईटी के भीतर निरंतर सुरक्षा का निर्माण कर रहे हैं, तो हमें वरिष्ठ प्रबंधन और व्यावसायिक प्रतिनिधियों का समर्थन प्राप्त करना होगा। अन्यथा, आईटी विभाग के अंदर रहकर, आप समस्याओं की एक निश्चित श्रृंखला को हल कर सकते हैं, लेकिन सभी आवश्यक समस्याओं को नहीं।

यह स्थिति तब दिखती है जब केवल आईटी विभाग के पास डीआर योजनाएं हैं

10. कोई परीक्षण नहीं

यदि कोई योजना है तो उसका परीक्षण किया जाना जरूरी है। जो लोग मानकों से परिचित नहीं हैं, उनके लिए यह बिल्कुल भी स्पष्ट नहीं है। उदाहरण के लिए, आपके पास हर जगह "आपातकालीन निकास" के संकेत लटके हुए हैं। लेकिन मुझे बताओ, तुम्हारी आग की बाल्टी, हुक और फावड़ा कहाँ है? अग्नि हाइड्रेंट कहाँ है? अग्निशामक यंत्र कहाँ स्थित होना चाहिए? लेकिन ये बात हर किसी को पता होनी चाहिए. किसी कार्यालय में प्रवेश करते समय अग्निशामक यंत्र ढूंढना हमें बिल्कुल भी तर्कसंगत नहीं लगता है।

शायद योजना का परीक्षण करने की आवश्यकता योजना में ही बताई जानी चाहिए, लेकिन यह एक विवादास्पद निर्णय है। किसी भी स्थिति में, किसी योजना को तभी कार्यशील माना जा सकता है जब उसका कम से कम एक बार परीक्षण किया गया हो। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, मैं अक्सर सुनता हूं: “एक योजना है, सभी बुनियादी ढांचे तैयार हैं, लेकिन यह सच नहीं है कि सब कुछ वैसा ही होगा जैसा योजना में लिखा गया है। क्योंकि उन्होंने इसका परीक्षण नहीं किया. कभी नहीं"।

अंत में

कुछ कंपनियाँ यह समझने के लिए अपने इतिहास का विश्लेषण कर सकती हैं कि किस प्रकार की परेशानियाँ होने की संभावना है और उनकी कितनी संभावना है। शोध और अनुभव बताते हैं कि हम हर चीज़ से अपनी रक्षा नहीं कर सकते। देर-सबेर किसी भी कंपनी के साथ कुछ न कुछ घटित ही होता है। दूसरी बात यह है कि आप इस या इससे मिलती-जुलती स्थिति के लिए कितने तैयार होंगे और क्या आप समय पर अपना व्यवसाय बहाल कर पाएंगे।

कुछ लोग सोचते हैं कि निरंतरता का अर्थ है कि सभी प्रकार के जोखिमों को कैसे खत्म किया जाए ताकि वे साकार न हो सकें। नहीं, मुद्दा यह है कि जोखिम सामने आएंगे और हम इसके लिए तैयार रहेंगे। सैनिकों को युद्ध में सोचने के लिए नहीं, बल्कि कार्य करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है। बीसीपी योजना के साथ भी ऐसा ही है: यह आपको अपने व्यवसाय को यथाशीघ्र बहाल करने की अनुमति देगा।

एकमात्र उपकरण जिसके लिए BCP की आवश्यकता नहीं होती है

इगोर ट्युकाचेव,
व्यवसाय निरंतरता सलाहकार
कंप्यूटिंग सिस्टम के डिजाइन के लिए केंद्र
"जेट इन्फोसिस्टम्स"

स्रोत: www.habr.com