छोटे व्यवसायों का डिजिटल परिवर्तन स्वयं करें

नौसिखिए व्यवसायियों की एक सामान्य गलती यह है कि वे डेटा एकत्र करने और उसका विश्लेषण करने, कार्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने और प्रमुख संकेतकों की निगरानी पर पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं। इसके परिणामस्वरूप उत्पादकता में कमी आती है और समय और संसाधनों की न्यूनतम बर्बादी होती है। जब प्रक्रियाएँ ख़राब होती हैं, तो आपको एक ही त्रुटि को कई बार ठीक करना पड़ता है। जैसे-जैसे ग्राहकों की संख्या बढ़ती है, सेवा ख़राब होती जाती है, और डेटा विश्लेषण के बिना इस बात की स्पष्ट समझ नहीं होती है कि क्या सुधार करने की आवश्यकता है। परिणामस्वरूप, निर्णय मनमाने ढंग से लिए जाते हैं।

प्रतिस्पर्धी होने के लिए, आधुनिक व्यवसाय में, गुणवत्तापूर्ण उत्पादों और सेवाओं के अलावा, पारदर्शी प्रक्रियाएँ होनी चाहिए और विश्लेषणात्मक डेटा एकत्र करना चाहिए। इसके बिना, व्यवसाय में मामलों की वास्तविक स्थिति को समझना और सही निर्णय लेना मुश्किल है। इसलिए, आपके शस्त्रागार में आवश्यक उपकरण होना महत्वपूर्ण है जो न केवल उपयोग करने के लिए सुविधाजनक हैं, बल्कि आपको अपने काम को सरल बनाने और यथासंभव पारदर्शी प्रक्रियाएं बनाने की अनुमति भी देते हैं।

आज बड़ी संख्या में उपकरण और समाधान मौजूद हैं। लेकिन अधिकांश उद्यमी उनका उपयोग नहीं करते हैं क्योंकि या तो वे उनमें मूल्य नहीं देखते हैं, या समझ नहीं पाते हैं कि उनका उपयोग कैसे किया जाए, या वे महंगे हैं, या जटिल हैं, या 100500 अधिक हैं। लेकिन जिन लोगों ने इसका पता लगा लिया है, अपने लिए ऐसे उपकरण ढूंढ लिए हैं या बना लिए हैं उन्हें मध्यम अवधि में पहले से ही फायदा है।

10 से अधिक वर्षों से, मैं आईटी उत्पाद और समाधान बना रहा हूं जो प्रक्रियाओं के स्वचालन और डिजिटल परिवर्तन के माध्यम से व्यवसायों को मुनाफा बढ़ाने में मदद करते हैं। मैंने दर्जनों स्टार्टअप ढूंढने में मदद की है और दर्जनों ऑनलाइन टूल बनाए हैं जिनका उपयोग दुनिया भर में लाखों लोग करते हैं।

यहां मेरे अभ्यास में अच्छे उदाहरणों में से एक है जो डिजिटल परिवर्तन के लाभों को दर्शाता है। एक छोटी अमेरिकी लॉ फर्म के लिए, मैंने और मेरी टीम ने कानूनी दस्तावेज तैयार करने के लिए एक उपकरण बनाया, इससे वकीलों को तेजी से दस्तावेज तैयार करने की अनुमति मिली। और बाद में, इस टूल की कार्यक्षमता का विस्तार करते हुए, हमने एक ऑनलाइन सेवा बनाई और कंपनी को पूरी तरह से बदल दिया। अब वे न केवल अपने शहर में, बल्कि पूरे देश में ग्राहकों को सेवा प्रदान करते हैं। तीन वर्षों में, कंपनी का पूंजीकरण कई गुना बढ़ गया है।

इस लेख में मैं आपके साथ प्रमुख व्यावसायिक संकेतकों की निगरानी के लिए एक पारदर्शी प्रणाली बनाने का वास्तविक अनुभव साझा करूंगा। मैं डिजिटल समाधानों का उपयोग करने का महत्व स्थापित करने का प्रयास करूंगा, मैं दिखाऊंगा कि यह मुश्किल नहीं है और हमेशा महंगा नहीं है। तो चलते हैं!

यह सब कैसे शुरू हुआ

यदि आप कुछ ऐसा पाना चाहते हैं जो आपके पास कभी नहीं था, तो आपको कुछ ऐसा करना होगा जो आपने कभी नहीं किया।
कोको चैनल

मेरी पत्नी मातृत्व अवकाश पर होने के कारण थक गई थी, और हमने एक छोटा व्यवसाय खोलने का फैसला किया - बच्चों का खेल का कमरा। चूँकि मेरा अपना व्यवसाय है, मेरी पत्नी गेम रूम की पूरी देखभाल करती है, और मैं रणनीतिक मुद्दों और विकास में मदद करता हूँ।

व्यवसाय खोलने का विवरण एक पूरी तरह से अलग कहानी है, लेकिन डेटा एकत्र करने और प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण करने के चरण में, इस व्यवसाय की विशिष्ट समस्याओं को उजागर करने के अलावा, हमने आंतरिक प्रक्रियाओं की समस्याओं पर भी ध्यान दिया, जिनसे अधिकांश प्रतिस्पर्धियों को संघर्ष नहीं करना पड़ा। .

मुझे आश्चर्य हुआ, XNUMXवीं सदी में लगभग किसी ने भी सीआरएम को किसी भी रूप में नहीं रखा; कई लोगों ने लिखित रूप में, नोटबुक में रिकॉर्ड रखा। उसी समय, मालिकों ने स्वयं शिकायत की कि कर्मचारी चोरी करते हैं, गणना करते समय गलतियाँ करते हैं और उन्हें लेखांकन पुस्तक में प्रविष्टियों के साथ पुनर्गणना और जाँच करने में बहुत समय बिताना पड़ता है, आरक्षण और जमा पर डेटा खो जाता है, ग्राहक अज्ञात कारणों से चले जाते हैं उन्हें।

एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण करते हुए, हमें एहसास हुआ कि हम उनकी गलतियों को दोहराना नहीं चाहते हैं और हमें एक पारदर्शी प्रणाली की आवश्यकता है जो इन जोखिमों को न्यूनतम कर दे। सबसे पहले, हमने तैयार समाधानों की तलाश शुरू की, लेकिन हमें ऐसे समाधान नहीं मिले जो हमारी आवश्यकताओं को पूरी तरह से संतुष्ट करते हों। और फिर मैंने अपना खुद का सिस्टम बनाने का फैसला किया, हालांकि आदर्श नहीं, लेकिन काम करने वाला और सस्ता (लगभग मुफ्त)।

उपकरण चुनते समय, मैंने निम्नलिखित मानदंडों को ध्यान में रखा: यह सस्ता होना चाहिए, यह लचीला और सुलभ होना चाहिए, और इसका उपयोग करना आसान होना चाहिए। मैं इस व्यवसाय के लिए एक पूर्ण विकसित, शक्तिशाली और महंगी प्रणाली लिख सकता था, लेकिन हमारे पास बहुत कम समय और एक छोटा बजट था, साथ ही हम पूरी तरह से समझ नहीं पा रहे थे कि हमारा प्रोजेक्ट काम करेगा या नहीं, और इस पर बहुत सारे संसाधन खर्च करना अनुचित होगा। यह प्रणाली। इसलिए, परिकल्पना के परीक्षण के समय, मैंने एमवीपी (न्यूनतम व्यवहार्य उत्पाद - न्यूनतम व्यवहार्य उत्पाद) के साथ शुरुआत करने और न्यूनतम निवेश के साथ कम से कम संभव समय में एक कार्यशील संस्करण बनाने का निर्णय लिया, और समय के साथ, इसे समाप्त या फिर से काम किया।

परिणामस्वरूप, मेरी पसंद Google सेवाओं (ड्राइव, शीट्स, कैलेंडर) पर पड़ी। इनपुट/आउटपुट जानकारी का मुख्य स्रोत Google शीट्स है, चूंकि मेरी पत्नी को स्प्रेडशीट्स के साथ काम करने का अनुभव है, इसलिए यदि आवश्यक हो तो वह स्वयं परिवर्तन कर सकती है। मैंने इस तथ्य को भी ध्यान में रखा कि उपकरण का उपयोग उन कर्मचारियों द्वारा भी किया जाएगा जो कंप्यूटर का उपयोग करने में बहुत अच्छे नहीं हो सकते हैं, और उन्हें किसी तालिका में डेटा दर्ज करना सिखाना उन्हें कुछ विशेष के साथ काम करना सिखाने की तुलना में बहुत आसान होगा। 1सी जैसा कार्यक्रम।

तालिकाओं में दर्ज किया गया डेटा वास्तविक समय में बदलता है, अर्थात, किसी भी समय आप कंपनी के मामलों की स्थिति देख सकते हैं, सुरक्षा अंतर्निहित है, आप कुछ व्यक्तियों तक पहुंच को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

वास्तुकला और डेटा संरचना का विकास

बच्चों का खेल का कमरा कई बुनियादी सेवाएँ प्रदान करता है।

• मानक दौरा — जब कोई ग्राहक अपने बच्चों के खेल के कमरे में बिताया गया समय खरीदता है।
• पर्यवेक्षित दौरा - जब कोई ग्राहक अपने बच्चों के खेल के कमरे में बिताया गया समय खरीदता है और पर्यवेक्षण के लिए अतिरिक्त भुगतान करता है। यानी, ग्राहक बच्चे को छोड़कर अपने व्यवसाय के बारे में जा सकता है, और माता-पिता की अनुपस्थिति के दौरान कमरे का कर्मचारी बच्चे को देखेगा और उसके साथ खेलेगा।
• खुला जन्मदिन - ग्राहक भोजन और मेहमानों के बैठने के लिए एक अलग टेबल किराए पर लेता है और गेम रूम में एक मानक यात्रा के लिए भुगतान करता है, जबकि कमरा हमेशा की तरह संचालित होता है।
• बंद जन्मदिन - ग्राहक पूरे परिसर को किराए पर लेता है; किराये की अवधि के दौरान कमरा अन्य ग्राहकों को स्वीकार नहीं करता है।

मालिक के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि कमरे में कितने लोग आए, उनकी उम्र क्या थी, उन्होंने कितना समय बिताया, उन्होंने कितना पैसा कमाया, कितने खर्चे हुए (अक्सर ऐसा होता है कि व्यवस्थापक को कुछ खरीदने या भुगतान करने की आवश्यकता होती है) किसी चीज़ के लिए, उदाहरण के लिए, डिलीवरी या पानी), कितने जन्मदिन थे?

किसी भी आईटी परियोजना की तरह, मैंने भविष्य की प्रणाली की वास्तुकला के बारे में सोचकर और डेटा संरचना पर काम करके शुरुआत की। चूँकि पत्नी व्यवसाय की प्रभारी है, वह वह सब कुछ जानती है जिसे उसे देखना, नियंत्रित करना और शासन करना है, इसलिए उसने ग्राहक के रूप में कार्य किया। हमने मिलकर एक विचार-मंथन किया और सिस्टम के लिए आवश्यकताओं को तैयार किया, जिसके आधार पर मैंने सिस्टम की कार्यक्षमता के बारे में सोचा और Google ड्राइव में फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की निम्नलिखित संरचना बनाई:

"सारांश" दस्तावेज़ में कंपनी की सामान्य जानकारी शामिल है: आय, व्यय, विश्लेषण

व्यय दस्तावेज़ में कंपनी के मासिक खर्चों की जानकारी होती है। अधिक पारदर्शिता के लिए, श्रेणियों में विभाजित किया गया है: कार्यालय व्यय, कर, कार्मिक व्यय, विज्ञापन व्यय, अन्य व्यय।

मासिक व्यय

वर्ष के लिए व्यय की सारांश तालिका

आय फ़ोल्डर में 12 Google शीट फ़ाइलें हैं, प्रत्येक माह के लिए एक। ये मुख्य कामकाजी दस्तावेज़ हैं जिन्हें कर्मचारी प्रतिदिन भरते हैं। उनमें प्रत्येक कार्य दिवस के लिए एक अनिवार्य डैशबोर्ड टैब और टैब होते हैं। डैशबोर्ड टैब मामलों की त्वरित समझ के लिए चालू माह के लिए सभी आवश्यक जानकारी प्रदर्शित करता है, और आपको कीमतें निर्धारित करने और सेवाएं जोड़ने की भी अनुमति देता है।

डैशबोर्ड टैब

दैनिक टैब

व्यवसाय विकास की प्रक्रिया में, छूट, सदस्यता, अतिरिक्त सेवाओं और आयोजनों के रूप में अतिरिक्त ज़रूरतें सामने आने लगीं। हमने समय के साथ यह सब लागू भी किया, लेकिन यह उदाहरण सिस्टम का मूल संस्करण दिखाता है।

कार्यक्षमता का निर्माण

जब मैंने मुख्य संकेतकों का पता लगा लिया, संस्थाओं के बीच वास्तुकला और डेटा विनिमय पर काम किया, तो मैंने कार्यान्वयन शुरू कर दिया। पहला काम जो मैंने किया वह था अपने आय फ़ोल्डर में एक Google शीट दस्तावेज़ बनाना। मैंने इसमें दो टैब बनाए: डैशबोर्ड और महीने का पहला दिन, जिसमें मैंने निम्नलिखित तालिका जोड़ी।

मुख्य कार्यपत्रक

यह मुख्य वर्कशीट है जिसके साथ प्रशासक काम करेगा। उसे बस आवश्यक फ़ील्ड (लाल रंग में चिह्नित) भरने की ज़रूरत है, और सिस्टम स्वचालित रूप से सभी आवश्यक संकेतकों की गणना करेगा।

इनपुट त्रुटियों और सुविधा को कम करने के लिए, "विज़िट प्रकार" फ़ील्ड को प्रदान की गई सेवाओं की ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में लागू किया गया था, जिसे हम डैशबोर्ड पृष्ठ पर संपादित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हम इन कोशिकाओं में डेटा सत्यापन जोड़ते हैं और उस सीमा को इंगित करते हैं जहां से डेटा लेना है।

गणना में मानवीय त्रुटि को कम करने के लिए, मैंने ग्राहक द्वारा कमरे में बिताए गए घंटों और देय धनराशि की स्वचालित गणना जोड़ी।

ऐसा करने के लिए, प्रशासक को ग्राहक के आगमन समय (कॉलम ई) और प्रस्थान समय (कॉलम एफ) को एचएच: एमएम प्रारूप में चिह्नित करना होगा। एक ग्राहक द्वारा गेम रूम में बिताए गए कुल समय की गणना करने के लिए, मैं इस सूत्र का उपयोग करता हूं:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

सेवाओं का उपयोग करने के लिए धनराशि की स्वचालित रूप से गणना करने के लिए, हमें एक अधिक जटिल सूत्र का उपयोग करना पड़ा, क्योंकि एक घंटे की कीमत सेवा के प्रकार के आधार पर भिन्न हो सकती है। इसलिए, मुझे QUERY फ़ंक्शन का उपयोग करके डेटा को डैशबोर्ड पृष्ठ पर सेवा तालिका से बाइंड करना पड़ा:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

मुख्य क्रियाओं के अलावा, मैंने अवांछित IFERROR या ISBLANK त्रुटियों को खत्म करने के लिए अतिरिक्त फ़ंक्शन जोड़े, साथ ही ROUNDDOWN फ़ंक्शन - छोटी चीज़ों से परेशान न होने के लिए, मैंने क्लाइंट की ओर अंतिम राशि को पूर्णांकित किया।

मुख्य आय (किराये का समय) के अलावा, बच्चों के खेल के कमरे में सेवाओं या खिलौनों की बिक्री के रूप में अतिरिक्त आय होती है, और कर्मचारी कुछ छोटे खर्च करते हैं, उदाहरण के लिए, पीने के पानी का भुगतान करना या तारीफों के लिए कैंडी खरीदना, यह सब भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

इसलिए, मैंने दो और तालिकाएँ जोड़ीं जिनमें हम इस डेटा को रिकॉर्ड करेंगे:

संकेतों के साथ काम करना आसान बनाने के लिए, मैंने उन्हें रंग दिया और कोशिकाओं में सशर्त स्वरूपण जोड़ा।

मुख्य तालिकाएँ तैयार हैं, अब आपको मुख्य संकेतकों को एक अलग तालिका में रखना होगा ताकि आप स्पष्ट रूप से देख सकें कि आपने एक दिन में कितना कमाया और इसमें से कितना पैसा कैश रजिस्टर में है और कितना कार्ड पर है।

भुगतान प्रकार के आधार पर धनराशि का योग करने के लिए, मैंने फिर से QUERY फ़ंक्शन का उपयोग किया:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

कार्य दिवस के अंत में, प्रशासक को केवल राजस्व की दोबारा जांच करने की आवश्यकता होती है और मैन्युअल पुनर्गणना करने की आवश्यकता नहीं होती है। हम किसी व्यक्ति को अतिरिक्त कार्य करने के लिए बाध्य नहीं करते हैं, और मालिक किसी भी समय स्थिति को देख और नियंत्रित कर सकता है।

सभी आवश्यक तालिकाएँ तैयार हैं, अब हम प्रत्येक दिन के लिए टैब की नकल करेंगे, उसे क्रमांकित करेंगे और निम्नलिखित प्राप्त करेंगे।

महान! लगभग सब कुछ तैयार है, केवल डैशबोर्ड टैब पर महीने के लिए सभी मुख्य संकेतक प्रदर्शित करना बाकी है।

महीने की कुल आय प्राप्त करने के लिए आप निम्न सूत्र लिख सकते हैं

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

जहां D1 दैनिक राजस्व वाला सेल है, और '1', '2' इत्यादि टैब का नाम है। बिल्कुल उसी तरह से मुझे अतिरिक्त आय और व्यय पर डेटा मिलता है।

स्पष्टता के लिए, मैंने कुल लाभप्रदता को श्रेणी के अनुसार प्रदर्शित करने का निर्णय लिया। ऐसा करने के लिए, मुझे सभी टैब से एक जटिल चयन और समूह बनाना था, और फिर खाली और अनावश्यक पंक्तियों को फ़िल्टर करना और हटाना था।

श्रेणी के अनुसार लाभप्रदता

मुख्य आय लेखांकन उपकरण तैयार है, अब हम वर्ष के प्रत्येक महीने के लिए फ़ाइल की नकल करेंगे।

लेखांकन और आय की निगरानी के लिए एक उपकरण बनाने के बाद, मैंने एक व्यय तालिका बनाने का निर्णय लिया जिसमें हम सभी मासिक खर्चों को ध्यान में रखेंगे: किराया, पेरोल, कर, माल की खरीद और अन्य खर्च।

चालू वर्ष फ़ोल्डर में, मैंने एक Google शीट दस्तावेज़ बनाया और उसमें 13 टैब, एक डैशबोर्ड और बारह महीने जोड़े।

डैशबोर्ड टैब

स्पष्टता के लिए, डैशबोर्ड टैब में मैंने वर्ष के वित्तीय खर्चों पर सभी आवश्यक जानकारी संक्षेप में प्रस्तुत की है।

और प्रत्येक मासिक टैब में मैंने एक तालिका बनाई जिसमें हम श्रेणी के अनुसार कंपनी के सभी नकद खर्चों पर नज़र रखेंगे।

माह टैब

यह बहुत सुविधाजनक साबित हुआ, अब आप कंपनी के सभी खर्चों को देख और नियंत्रित कर सकते हैं, और यदि आवश्यक हो, तो इतिहास देख सकते हैं और विश्लेषण भी कर सकते हैं।

चूंकि आय और व्यय की जानकारी अलग-अलग फाइलों में स्थित है और निगरानी करना बहुत सुविधाजनक नहीं है, इसलिए मैंने एक फाइल बनाने का फैसला किया जिसमें मैंने कंपनी को नियंत्रित करने और प्रबंधित करने के लिए मालिक के लिए आवश्यक सभी प्रासंगिक जानकारी संकलित की। मैंने इस फ़ाइल को "सारांश" नाम दिया है।

सारांश तालिका

इस फ़ाइल में मैंने एक तालिका बनाई जो तालिकाओं से मासिक डेटा प्राप्त करती है, इसके लिए मैंने मानक फ़ंक्शन का उपयोग किया:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

जहां मैं दस्तावेज़ आईडी को पहले तर्क के रूप में और आयातित श्रेणी को दूसरे पैरामीटर के रूप में पास करता हूं।

फिर मैंने वार्षिक शेष राशि संकलित की: कितना कमाया गया, कितना खर्च किया गया, लाभ, लाभप्रदता क्या थी। आवश्यक डेटा विज़ुअलाइज़ किया गया.

और सुविधा के लिए, ताकि व्यवसाय स्वामी सभी डेटा को एक ही स्थान पर देख सके और फ़ाइलों के माध्यम से न भागे, मैंने वर्ष के किसी भी महीने का चयन करने और वास्तविक समय में प्रमुख संकेतक प्रदर्शित करने की क्षमता को एकीकृत किया।

ऐसा करने के लिए, मैंने महीने और दस्तावेज़ आईडी के बीच एक लिंक बनाया

फिर मैंने "डेटा -> डेटा सत्यापन" का उपयोग करके एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाई, लिंक की सीमा निर्दिष्ट की और दस्तावेज़ के लिए एक गतिशील लिंक के साथ आयात को कॉन्फ़िगर किया।

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

निष्कर्ष

जैसा कि आप देख सकते हैं, आपके व्यवसाय में प्रक्रियाओं को सुधारना उतना मुश्किल नहीं है जितना लगता है, और इसे करने के लिए आपके पास किसी सुपर कौशल की आवश्यकता नहीं है। बेशक, इस प्रणाली में बहुत सारी कमियाँ हैं, और जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ेगा, इसका उपयोग करना असंभव होगा, लेकिन एक छोटे व्यवसाय के लिए या शुरुआत में किसी परिकल्पना का परीक्षण करते समय, यह एक उत्कृष्ट समाधान है।

यह गेम रूम तीसरे वर्ष से इस समाधान पर काम कर रहा है, और केवल इस वर्ष, जब हम पहले से ही सभी प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से समझते हैं, हम अपने ग्राहक और बाज़ार को जानते हैं। हमने एक पूर्ण ऑनलाइन व्यवसाय प्रबंधन टूल बनाने का निर्णय लिया। गूगल ड्राइव में डेमो एप्लिकेशन

पुनश्च

अपने व्यवसाय पर नज़र रखने के लिए Google शीट का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक नहीं है, विशेषकर आपके फ़ोन से। तो मैंने किया पीडब्लूए आवेदन, जो सभी प्रमुख व्यावसायिक संकेतकों को एक सुविधाजनक प्रारूप में वास्तविक समय में प्रदर्शित करता है

स्रोत: www.habr.com