यूएसए में नौकरी की तलाश में कवर लेटर कैसे लिखें: 7 टिप्स

कई वर्षों से, संयुक्त राज्य अमेरिका में यह एक आम बात रही है कि विभिन्न रिक्तियों के लिए आवेदकों को न केवल बायोडाटा, बल्कि एक कवर लेटर की भी आवश्यकता होती है। हाल के वर्षों में, इस पहलू का महत्व कम होना शुरू हो गया है - पहले से ही 2016 में, केवल कवर लेटर की आवश्यकता थी के बारे में 30% नियोक्ता. इसे समझाना मुश्किल नहीं है - शुरुआती स्क्रीनिंग करने वाले एचआर विशेषज्ञों के पास आमतौर पर पत्र पढ़ने के लिए बहुत कम समय होता है; आंकड़ों के अनुसार बायोडाटा का विश्लेषण करने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं।

हालांकि, चुनाव दिखाएँ कि कवर लेटर की घटना अभी भी पूरी तरह से अतीत की बात नहीं बनी है, खासकर रचनात्मकता से संबंधित पदों के लिए, जहाँ लेखन कौशल महत्वपूर्ण हैं। एक प्रोग्रामर GitHub पर एक पंप-अप प्रोफ़ाइल के रूप में सिर्फ एक बायोडाटा के साथ नौकरी पा सकता है, लेकिन परीक्षकों, विश्लेषकों और विपणक को एक पत्र लिखने के लिए समय निकालना चाहिए - उन्हें अब एचआर लोगों द्वारा नहीं पढ़ा जाएगा, बल्कि प्रबंधक जो अपनी टीम के लिए लोगों का चयन करते हैं।

मुझे आज संयुक्त राज्य अमेरिका में नौकरी की तलाश में एक कवर लेटर लिखने के तरीके पर एक दिलचस्प पोस्ट मिली, और मैंने इसका एक अनुकूलित अनुवाद तैयार किया।

आपको एक टेम्पलेट का उपयोग करने की आवश्यकता है

आमतौर पर, जब सक्रिय रूप से नौकरी खोजते हैं और बायोडाटा भेजते हैं, तो विज्ञापनों का आना काफी आम है, जिसका जवाब देते समय आपको एक कवर लेटर डालने या संलग्न करने की आवश्यकता होती है। एक अजीब तथ्य: हालाँकि आँकड़ों के अनुसार एक तिहाई से भी कम नियोक्ता इन्हें पढ़ते हैं, उनमें से 90% तक को इन्हें संलग्न करने की आवश्यकता होती है। जाहिर तौर पर, इसे आवेदक के जिम्मेदार रवैये के संकेतक और सबसे आलसी लोगों को बाहर निकालने के तरीके के रूप में देखा जाता है।

लेकिन अगर आप कवर लेटर लिखने में बहुत आलसी नहीं हैं, तो भी इसे दर्जनों बार शुरू से करना बहुत थकाऊ है। इसलिए, आपको एक टेम्पलेट का उपयोग करने की आवश्यकता है जिसमें केवल किसी विशिष्ट आइटम से जुड़े विवरण बदले जाते हैं। यहां बताया गया है कि ऐसा टेम्पलेट कैसा दिख सकता है।

शीर्षक शामिल करना सुनिश्चित करें

अक्सर, एक कवर लेटर को अटैचमेंट के रूप में संलग्न किया जा सकता है, इसलिए इसे अच्छी तरह से डिजाइन करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। ऐसा करने के लिए, आप व्यावसायिक पत्राचार को संकलित करने के नियमों का पालन कर सकते हैं, जो निम्नलिखित जानकारी को दर्शाता है:

• नाम;
• फोन नंबर या ईमेल;
• आप किसे लिखते हैं (प्रबंधक का नाम, यदि रिक्ति / कंपनी के नाम में निर्दिष्ट है);
• आपके सोशल मीडिया प्रोफाइल/वेबसाइट के लिंक।

चूंकि यह व्यावसायिक पत्राचार है, इसलिए शैली उपयुक्त होनी चाहिए। यदि आपके पास अपना डोमेन नहीं है, तो कम से कम तटस्थ नामों वाले मेलबॉक्स का उपयोग करें, सभी प्रकार के [email protected] फिट नहीं होगा. आपको अपने वर्तमान नियोक्ता के कॉर्पोरेट मेलबॉक्स से नहीं लिखना चाहिए, भले ही आप वर्तमान में यूएसए में काम नहीं कर रहे हों - यदि वे आपके बायोडाटा का अध्ययन करते हैं, तो वे संभवतः इस साइट पर जाएंगे और या तो कुछ भी समझ नहीं पाएंगे और भ्रमित हो जाएंगे, या वे करेंगे। समझें, और वर्तमान नियोक्ता के संबंध में सब कुछ बहुत सही नहीं लगेगा।

तीन-पैराग्राफ नियम का प्रयोग करें

कवर लेटर का मुख्य उद्देश्य आपके बायोडाटा पर ध्यान आकर्षित करना है। यानि कि यह एक सहायक उपकरण है जिस पर ज्यादा ध्यान आकर्षित नहीं करना चाहिए यानी इसे ज्यादा लंबा करने की जरूरत नहीं है। तीन अनुच्छेद पर्याप्त से अधिक होंगे। यहां बताया गया है कि वे किस बारे में हो सकते हैं:

• पहले पैराग्राफ में, पाठक का ध्यान खींचने की कोशिश करना महत्वपूर्ण है।
• दूसरे में, वर्णन करें कि आप क्या प्रस्तावित कर रहे हैं।
• अंत में, किए गए प्रभाव को मजबूत करने के लिए।

यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि आप वास्तव में प्रत्येक अनुभाग में किस बारे में लिख सकते हैं।

परिचय: उपयुक्त अनुभवों की ओर इशारा करते हुए

विभिन्न स्रोतों के अनुसार, भर्तीकर्ता खर्च करते हैं 6,25 सेकंड से 30 सेकंड. यह स्पष्ट है कि वे कवर लेटर पर बहुत अधिक समय खर्च करने के लिए भी तैयार नहीं हैं। तो पहला पैराग्राफ सबसे महत्वपूर्ण बन जाता है।

लंबे और अत्यधिक औपचारिक वाक्यों से बचने का प्रयास करें। पैराग्राफ को विवरण के साथ भरना महत्वपूर्ण है जिससे यह स्पष्ट हो जाएगा कि आप इस विशेष नौकरी के लिए एक अच्छा विकल्प हैं।

बीमार:

मैं आपको पीआर मैनेजर की नौकरी पोस्टिंग के जवाब में लिख रहा हूं। मेरे पास पीआर में 7+ वर्ष का अनुभव है और मैं इस पद के लिए आवेदन करना चाहूंगा। / मैं पीआर प्रबंधक के लिए आपकी रिक्ति का जवाब दे रहा हूं। मेरे पास पीआर के क्षेत्र में सात साल से अधिक का अनुभव है, और मैं अपनी उम्मीदवारी का प्रस्ताव रखना चाहता हूं।

पहली नज़र में यह उदाहरण सामान्य है. लेकिन अगर आप इसे ध्यान से पढ़ें और खुद को हायरिंग मैनेजर की जगह पर रखें, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि पाठ को और बेहतर बनाया जा सकता था। उदाहरण के लिए, इस बारे में कोई विवरण नहीं है कि यह विशेष उम्मीदवार इस विशेष नौकरी के लिए उपयुक्त क्यों है। ठीक है, हाँ, उसके पास सात साल से अधिक का अनुभव है, तो क्या, क्या उसे सिर्फ इसलिए काम पर रखा जाना चाहिए क्योंकि उसने कुछ किया है, जैसा कि उसका मानना ​​है, रिक्ति में वर्णित कार्यों के समान है?

अच्छी तरह से:

मैं XYZ कंपनी का एक सक्रिय अनुयायी हूं, और इसलिए मैं पीआर प्रबंधक पद के लिए आपकी नौकरी की पोस्टिंग देखकर उत्साहित था। मैं आपके जनसंपर्क लक्ष्यों तक पहुंचने में मदद करने के लिए अपना ज्ञान और कौशल आगे बढ़ाना चाहता हूं, और मुझे लगता है कि मैं इसके लिए उपयुक्त हो सकता हूं। सुपरकॉर्प कंपनी में काम करते समय मैं फोर्ब्स जैसे मीडिया आउटलेट्स में कंपनी का उल्लेख कराने के लिए राष्ट्रीय पीआर गतिविधियों के लिए जिम्मेदार था, और इस चैनल के माध्यम से कुल पहुंच छह महीनों में 23% बढ़ गई है।

अनुवादमैं आपकी कंपनी को काफी सक्रिय रूप से फॉलो करता हूं, इसलिए मुझे यह जानकर खुशी हुई कि आप एक पीआर मैनेजर की तलाश कर रहे हैं। मैं इस क्षेत्र में कंपनी के सामने आने वाली समस्याओं को हल करने में आपकी मदद करना चाहूंगा, मुझे विश्वास है कि मैं इस काम में उत्कृष्ट प्रदर्शन करूंगा। मैंने सुपरकॉर्प के लिए काम किया और पूरे देश के स्तर पर पीआर के लिए जिम्मेदार था, फोर्ब्स-स्तरीय मीडिया में ब्रांड उल्लेखों की उपस्थिति, और छह महीने के काम में, इस चैनल पर दर्शकों का कवरेज 23% बढ़ गया।

अंतर स्पष्ट है. पाठ की मात्रा बढ़ गई है, लेकिन सूचना भार भी काफी बढ़ गया है। विशिष्ट उपलब्धियों को संख्याओं के रूप में दर्शाया जाता है; नई समस्याओं को हल करने के लिए ज्ञान और अनुभव को लागू करने की इच्छा दिखाई देती है। किसी भी नियोक्ता को इसकी सराहना करनी चाहिए.

आगे क्या: सहयोग के लाभों का वर्णन करें

आरंभ में ध्यान आकर्षित करने के बाद, आपको सफलता पर आगे बढ़ना होगा और और भी अधिक विवरण देना होगा - इसके लिए दूसरे पैराग्राफ की आवश्यकता है। इसमें आप बताते हैं कि आपके साथ सहयोग करने से कंपनी को अधिकतम लाभ क्यों होगा।

उपरोक्त उदाहरण में, हमने XYZ कंपनी में पीआर मैनेजर पद के लिए आवेदन के लिए एक कवर लेटर देखा। किसी संगठन को ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता हो सकती है जो:

उनके पास विभिन्न मीडिया आउटलेट्स, ब्लॉगर्स और ब्लॉग्स के साथ काम करने का व्यापक अनुभव है, और उन्होंने उत्पाद समीक्षाओं आदि के लिए आने वाले अनुरोधों पर भी काम किया है।

वह प्रौद्योगिकी को समझते हैं और इस क्षेत्र में रुझानों का अनुसरण करते हैं - आखिरकार, XYZ कृत्रिम बुद्धिमत्ता के क्षेत्र में एक स्टार्टअप है।

कवर लेटर में इन उद्देश्यों को कैसे संबोधित किया जाए, यहां बताया गया है:

...
मेरी वर्तमान कंपनी सुपरकॉर्प में, मैं योजना बनाने से लेकर मीडिया आउटरीच तक, और मीडिया संबंधों से लेकर रिपोर्टिंग तक नई रिलीज़ के पीआर समर्थन को व्यवस्थित करने और संभालने पर काम कर रहा हूं। उदाहरण के लिए, इस वर्ष मेरी महत्वपूर्ण चुनौती शीर्ष स्तरीय प्रौद्योगिकी-संबंधित प्रकाशनों (टेकक्रंच, वेंचरबीट, आदि) में मीडिया कवरेज को 20% तक बढ़ाना था। पहली तिमाही के अंत तक, सूची में मीडिया में उल्लेखों की संख्या 30% से अधिक बढ़ गई थी। रेफरल ट्रैफ़िक अब कुल वेबसाइट ट्रैफ़िक का लगभग 15% लाता है (पिछले वर्ष के 5% की तुलना में)।

अनुवादसुपरकॉर्प में अपनी वर्तमान नौकरी में, मैं नए उत्पाद रिलीज़, अभियान योजना और रिपोर्टिंग के लिए पीआर समर्थन करता हूं। उदाहरण के लिए, इस वर्ष के सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों में से एक शीर्ष प्रौद्योगिकी मीडिया (टेकक्रंच, वेंचरबीट, आदि) में उल्लेखों की संख्या को 20% तक बढ़ाना है। पहली तिमाही के अंत तक, सूची से प्रकाशनों में उल्लेखों की संख्या में 30% की वृद्धि हुई, और रेफरल ट्रैफ़िक का हिस्सा अब साइट पर ट्रैफ़िक का लगभग 15% है (एक साल पहले यह आंकड़ा 5% से अधिक नहीं था) ).

पैराग्राफ की शुरुआत में, उम्मीदवार ने अपनी वर्तमान स्थिति में अपने कार्यों का वर्णन किया, संकेत दिया कि यह कार्य उन कार्यों के समान है जो नए नियोक्ता को अब सामना करना पड़ता है, और संख्याओं के साथ अपनी उपलब्धियों को चित्रित किया। एक महत्वपूर्ण बिंदु: संपूर्ण पाठ कंपनी के लिए फ़ायदों के इर्द-गिर्द बनाया गया है: शीर्ष मीडिया का उच्च दर्शक कवरेज, अधिक ट्रैफ़िक, आदि। जब नियुक्ति प्रबंधक इसे पढ़ेगा, तो वह तुरंत समझ जाएगा कि यदि कंपनी इस विशेष विशेषज्ञ को नौकरी पर रखती है तो उसे वास्तव में क्या मिलेगा।

बताएं कि आप यह विशेष नौकरी क्यों चाहते हैं

यह स्पष्ट है कि आपको "आपको हमारी कंपनी की ओर क्या आकर्षित करता है" विषय पर बहुत अधिक समय खर्च करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कम से कम किसी विशेष रिक्ति के कार्यों के लिए आपको क्या आकर्षित करता है इसका एक बुनियादी विवरण अभी भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। आप इसे तीन चरणों में कर सकते हैं.

कंपनी, उसके उत्पाद या सेवा से संबंधित किसी घटना का उल्लेख करें।

बताएं कि आपकी इसमें रुचि क्यों है, कुछ हद तक तल्लीनता दिखाएं।

इस बात पर पुनः जोर दें कि आपका अनुभव इस परियोजना/उत्पाद के परिणामों को बेहतर बनाने में कैसे मदद करेगा।

उदाहरण के लिए:

...
मैंने आपके नए AI-आधारित शॉपिंग अनुशंसा ऐप के बारे में बहुत कुछ पढ़ा है। मुझे इस परियोजना में व्यक्तिगत (मैं एक उत्साही खरीदार हूं) और पेशेवर दोनों नजरिए से दिलचस्पी है (किसी नए प्रोजेक्ट को जमीन पर उतारना हमेशा एक रोमांचक चुनौती होती है)। मेरा मानना ​​है कि मीडिया संबंधों में मेरा पेशेवर अनुभव और ऑनलाइन प्रौद्योगिकी-संबंधित मीडिया में कनेक्शन का नेटवर्क परियोजना के लिए आकर्षण पैदा करने में मदद करेगा।

अनुवादमैं आपके AI आधारित भविष्य की खरीदारी अनुशंसा ऐप पर बहुत कुछ पढ़ रहा हूं। एक उपयोगकर्ता के रूप में मुझे यह परियोजना पसंद है - मैं अक्सर खरीदारी करने जाता हूं, और एक पेशेवर के रूप में - मुझे नए लॉन्च किए गए उत्पादों को बढ़ावा देने पर काम करना पसंद है। मुझे लगता है कि शीर्ष मीडिया और प्रौद्योगिकी मीडिया में पत्रकारिता संपर्कों के व्यापक नेटवर्क के साथ काम करने का मेरा अनुभव नए उपयोगकर्ताओं को आकर्षित करने में उपयोगी होगा।

महत्वपूर्ण: हर चीज़ की दोबारा जांच की जानी चाहिए

एक बार फिर, कवर लेटर लंबा नहीं होना चाहिए। इस पर 300 शब्दों का नियम लागू किया जाना चाहिए - जो कुछ भी इस सीमा से अधिक हो उसे काट दिया जाना चाहिए।

इसके अलावा, आपको टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से छुटकारा पाना होगा। ऐसा करने के लिए, पाठ को एक विशेष कार्यक्रम के माध्यम से चलाएँ।

बोनस टिप: एक पोस्टस्क्रिप्ट सहायक हो सकती है

किसी भी पत्र का पीएस अनुभाग ध्यान आकर्षित करता है - यह एक मनोवैज्ञानिक क्षण है। यहां तक ​​कि अगर पाठक केवल पाठ को स्क्रॉल करता है, तो नज़र पोस्टस्क्रिप्ट पर चली जाएगी, क्योंकि अवचेतन स्तर पर हम सोचते हैं कि संदेश के इस हिस्से में कुछ महत्वपूर्ण होगा। विपणक इसे अच्छी तरह से जानते हैं और सक्रिय रूप से इस तथ्य का उपयोग करते हैं, उदाहरण के लिए, में ईमेल न्यूज़लेटर्स.

जब एक कवर लेटर लिखने के लिए लागू किया जाता है, तो इस पद्धति का उपयोग प्रतिक्रिया भड़काने, मदद की पेशकश करने आदि के लिए किया जा सकता है।

PS यदि आप रुचि रखते हैं, तो मुझे टेकक्रंच और बिजनेस इनसाइडर में शामिल होने के साथ-साथ सुपरकॉर्प के साथ अपने पिछले अनुभव के आधार पर आपके नए उत्पाद के बारे में अधिक लीड आकर्षित करने के बारे में अपने विचार साझा करने में खुशी होगी।

अनुवादPS यदि आप रुचि रखते हैं, तो मुझे आपको अपने विचार भेजने में खुशी होगी कि आप टेकक्रंच या बिजनेस इनसाइडर पर अपने उत्पाद की उपस्थिति को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं और अधिक उपयोगकर्ताओं को आकर्षित कर सकते हैं - यह सब सुपरकॉर्प के साथ अनुभव पर आधारित है।

निष्कर्ष: गलतियाँ और युक्तियाँ

अंत में, हम एक बार फिर अमेरिकी कंपनियों की रिक्तियों के लिए आवेदन करने के लिए कवर लेटर लिखते समय होने वाली गलतियों और उनसे बचने के तरीकों की सूची देंगे।

• अपने आप पर नहीं, बल्कि नियोक्ता और आपको नौकरी पर रखने पर कंपनी को मिलने वाले लाभों पर ध्यान दें।
• तीन अनुच्छेद नियम का प्रयोग करें. अधिकतम आप एक और पंक्ति जोड़ सकते हैं PS संपूर्ण पाठ 300 शब्दों से अधिक नहीं होना चाहिए।
• एक टेम्प्लेट का उपयोग करें जिसमें आप उस रिक्ति से कीवर्ड जोड़ते हैं जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं, और अपनी उपलब्धियों के विवरण को विज्ञापन में निर्दिष्ट कार्यों से लिंक करें।
• हर चीज की दोबारा जांच करें - किसी से पाठ को प्रूफरीड करने और टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों को देखने के लिए इसे सॉफ़्टवेयर के माध्यम से चलाने के लिए कहें।

स्रोत: www.habr.com