अंतरराष्ट्रीय मानकों में ज्ञान प्रबंधन: आईएसओ, पीएमआई

नमस्ते। बाद नॉलेजकॉन्फ़ 2019 छह महीने बीत चुके हैं, इस दौरान मैं दो और सम्मेलनों में बोलने और दो बड़ी आईटी कंपनियों में ज्ञान प्रबंधन के विषय पर व्याख्यान देने में कामयाब रहा। सहकर्मियों के साथ संवाद करते हुए, मुझे एहसास हुआ कि आईटी में "शुरुआती" स्तर पर ज्ञान प्रबंधन के बारे में बात करना अभी भी संभव है, या यूं कहें कि बस यह महसूस करें कि किसी भी कंपनी के किसी भी विभाग के लिए ज्ञान प्रबंधन आवश्यक है। आज मेरा अपना न्यूनतम अनुभव होगा - मैं ज्ञान प्रबंधन के क्षेत्र में मौजूदा अंतरराष्ट्रीय मानकों की समीक्षा करना चाहूंगा।

आइए मानकीकरण के क्षेत्र में संभवतः सबसे लोकप्रिय ब्रांड से शुरुआत करें - आईएसओ. कल्पना कीजिए कि ज्ञान प्रबंधन प्रणालियों (आईएसओ 30401:2018) के लिए समर्पित एक पूरा अलग मानक है। लेकिन आज मैं इस पर ध्यान नहीं दूंगा। यह समझने से पहले कि ज्ञान प्रबंधन प्रणाली को "कैसे" दिखना और काम करना चाहिए, हमें इस बात से सहमत होना होगा कि सिद्धांत रूप में इसकी आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए लें आईएसओ 9001: 2015 (गुणवत्ता प्रबंधन सिस्टम)। जैसा कि नाम से पता चलता है, यह गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली को समर्पित एक मानक है। इस मानक के तहत प्रमाणित होने के लिए, किसी संगठन को कार्य प्रक्रियाओं और उत्पादित उत्पादों और/या सेवाओं की पारदर्शिता और निरंतरता सुनिश्चित करनी होगी। दूसरे शब्दों में, एक प्रमाणपत्र का मतलब है कि आपकी कंपनी में सब कुछ सुचारू रूप से, सुचारू रूप से काम कर रहा है, आप समझते हैं कि प्रक्रियाओं के वर्तमान संगठन में क्या जोखिम हैं, आप जानते हैं कि इन जोखिमों को कैसे नियंत्रित किया जाए, और उन्हें कम करने का प्रयास किया जाए।

ज्ञान प्रबंधन किस बारे में है? और यहाँ क्या है:

7.1.6 संगठनात्मक ज्ञान

संगठन अपनी प्रक्रियाओं को संचालित करने और उत्पादों और सेवाओं की अनुरूपता प्राप्त करने के लिए आवश्यक ज्ञान का निर्धारण करेगा।

ज्ञान को बनाए रखा जाना चाहिए और आवश्यक सीमा तक उपलब्ध कराया जाना चाहिए।

बदलती जरूरतों और रुझानों पर विचार करते समय, संगठन को अपने मौजूदा ज्ञान को ध्यान में रखना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि अतिरिक्त ज्ञान तक पहुंच कैसे प्राप्त करें या प्रदान करें और इसे अद्यतन करें।

नोट 1 संगठनात्मक ज्ञान संगठन-विशिष्ट ज्ञान है; अधिकतर अनुभव पर आधारित।

ज्ञान वह जानकारी है जिसका उपयोग संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किया जाता है और साझा किया जाता है।

नोट 2 किसी संगठन का ज्ञान आधार हो सकता है:

ए) आंतरिक स्रोत (उदाहरण के लिए बौद्धिक संपदा; अनुभव से प्राप्त ज्ञान; असफल या सफल परियोजनाओं से सीखे गए सबक; अप्रलेखित ज्ञान और अनुभव का संग्रह और साझाकरण; प्रक्रिया, उत्पाद और सेवा सुधार के परिणाम);

बी) बाहरी स्रोत (जैसे मानक, शिक्षा, सम्मेलन, ग्राहकों और बाहरी प्रदाताओं से ज्ञान)।

और नीचे, अनुप्रयोगों में:

संगठनात्मक ज्ञान आवश्यकताओं को इसमें शामिल किया गया है:

क) संगठन को ज्ञान की हानि से बचाना, उदाहरण के लिए:

• कर्मचारी आवाजाही;
• जानकारी प्राप्त करने और आदान-प्रदान करने की असंभवता;

बी) संगठन को ज्ञान प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करना, उदाहरण के लिए:

• करके सीखना;
• सलाह देना;
• बेंचमार्किंग.

इसलिए, गुणवत्ता प्रबंधन के क्षेत्र में आईएसओ मानक कहता है कि अपनी गतिविधियों की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए, एक उद्यम को ज्ञान प्रबंधन में संलग्न होना चाहिए। यह सही है, कोई विकल्प नहीं - "अवश्य". अन्यथा गैर-अनुरूपता, और अलविदा। अकेले यह तथ्य, जैसे कि, संकेत देता है कि यह संगठन में एक वैकल्पिक पहलू नहीं है, क्योंकि आईटी में ज्ञान प्रबंधन को अक्सर माना जाता है, बल्कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अनिवार्य घटक है।

इसके अलावा, मानक बताता है कि ज्ञान प्रबंधन किन जोखिमों को खत्म करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। वास्तव में, वे बिल्कुल स्पष्ट हैं।

आइए कल्पना करें... नहीं, ऐसा नहीं है - कृपया अपने करियर की उस स्थिति को याद करें जब आपको वास्तव में काम पर कुछ जानकारी की आवश्यकता थी, और इसका एकमात्र वाहक उस समय छुट्टी/व्यावसायिक यात्रा पर था, कंपनी पूरी तरह से छोड़ दी या बस बीमार था . याद आ गई? मुझे लगता है कि लगभग हम सभी ने इसका अनुभव किया है। उस पल आपको क्या महसूस हुआ?

यदि कुछ समय बाद इकाई का प्रबंधन परियोजना की समय सीमा की विफलता का विश्लेषण करेगा, तो वह निश्चित रूप से अपराधी को ढूंढ लेगा और इस पर शांत हो जाएगा। लेकिन जिस समय ज्ञान की आवश्यकता थी, उस समय आपको व्यक्तिगत रूप से यह समझने में मदद नहीं मिली कि "आरएम को दोष देना है, जो बाली के लिए रवाना हो गए और प्रश्नों के मामले में कोई निर्देश नहीं छोड़ा।" निश्चय ही वह दोषी है। लेकिन यह आपकी समस्या का समाधान करने में आपकी सहायता नहीं करेगा.

यदि ज्ञान को उन लोगों के लिए सुलभ प्रणाली में प्रलेखित किया जाता है जिन्हें इसकी आवश्यकता हो सकती है, तो वर्णित "रिसॉर्ट" कहानी लगभग असंभव हो जाती है। इस प्रकार, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की निरंतरता सुनिश्चित की जाती है, जिसका अर्थ है कि छुट्टियां, कर्मचारियों का प्रस्थान और बहुत कुख्यात बस कारक उद्यम के लिए भयानक नहीं हैं - उत्पाद / सेवा की गुणवत्ता अपने सामान्य स्तर पर रहेगी।

यदि किसी कंपनी के पास सूचना और अनुभव के आदान-प्रदान और भंडारण के लिए एक मंच है, और इस मंच का उपयोग करने की संस्कृति (आदत) बन गई है, तो कर्मचारियों को किसी सहकर्मी से प्रतिक्रिया के लिए कई दिनों तक इंतजार नहीं करना पड़ता है (या यहां तक ​​​​कि तलाश भी नहीं करनी पड़ती है) इस सहकर्मी को कई दिनों तक) और इसके कारण अपने कार्यों को रोकना पड़ा।

मैं आदत के बारे में क्यों बात कर रहा हूँ? क्योंकि लोगों के लिए इसका उपयोग शुरू करने के लिए ज्ञान का आधार बनाना पर्याप्त नहीं है। हम सभी अपने प्रश्नों के उत्तर Google पर खोजने के आदी हैं, और इंट्रानेट अक्सर छुट्टियों के अनुप्रयोगों और बुलेटिन बोर्ड से जुड़ा होता है। हमें इंट्रानेट पर (उदाहरण के लिए) "एजाइल फ्रेमवर्क के बारे में जानकारी ढूंढने" की आदत नहीं है। इसलिए, भले ही हमारे पास एक सेकंड में सबसे अच्छा ज्ञान आधार हो, कोई भी अगले सेकंड (और अगले महीने भी) इसका उपयोग शुरू नहीं करेगा - कोई आदत नहीं है। अपनी आदतें बदलना कष्टदायक और समय लेने वाला है। हर कोई इसके लिए तैयार नहीं है. खासकर यदि 15 वर्षों तक "और उन्होंने उसी तरह काम किया।" लेकिन इसके बिना कंपनी की ज्ञान पहल विफल हो जायेगी. यही कारण है कि केएम के मास्टर ज्ञान प्रबंधन को परिवर्तन प्रबंधन के साथ अटूट रूप से जोड़ते हैं।

इस तथ्य पर भी ध्यान देने योग्य है कि "बदलती जरूरतों और रुझानों पर विचार करते समय, किसी संगठन को अपने मौजूदा ज्ञान को ध्यान में रखना चाहिए ...", अर्थात। बदलती दुनिया में निर्णय लेते समय पिछले अनुभव का संदर्भ लेने की संस्कृति विकसित करें। और पुनः ध्यान दें "चाहिए".

वैसे, मानक का यह छोटा पैराग्राफ अनुभव के बारे में बहुत कुछ कहता है। आमतौर पर, जब ज्ञान प्रबंधन की बात आती है, तो फाइलों (विनियमों, आवश्यकताओं) के रूप में रखे गए सैकड़ों दस्तावेजों के साथ ज्ञान के आधार की तस्वीर को रूढ़िबद्ध रूप से प्रदर्शित करना शुरू हो जाता है। लेकिन आईएसओ अनुभव की बात करता है। कंपनी और उसके प्रत्येक कर्मचारी के पिछले अनुभव से प्राप्त ज्ञान ही वह चीज़ है जो आपको गलतियों को दोहराने के जोखिम से बचने, तुरंत बेहतर निर्णय लेने और यहां तक ​​कि एक नया उत्पाद बनाने की अनुमति देती है। ज्ञान प्रबंधन के क्षेत्र में सबसे परिपक्व कंपनियों में (वैसे, रूसी सहित), ज्ञान प्रबंधन को कंपनी के पूंजीकरण को बढ़ाने, नए उत्पाद बनाने, नए विचारों को विकसित करने और प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के साधन के रूप में देखा जाता है। यह ज्ञान का आधार नहीं है, यह नवाचार के लिए एक तंत्र है। इससे हमें इसे और अधिक विस्तार से समझने में मदद मिलती है। पीएमआई पीएमबीओके दिशानिर्देश.

PMBOK ज्ञान के परियोजना प्रबंधन निकाय, पीएमए हैंडबुक के लिए एक मार्गदर्शिका है। इस गाइड का छठा संस्करण (2016) परियोजना एकीकरण प्रबंधन पर एक अनुभाग प्रस्तुत करता है, जिसमें बदले में परियोजना ज्ञान प्रबंधन पर एक अनुभाग शामिल है। यह आइटम "मैनुअल के उपयोगकर्ताओं की टिप्पणियों के आधार पर" बनाया गया था, यानी। वास्तविक परिस्थितियों में गाइड के पिछले संस्करणों का उपयोग करने के अनुभव का परिणाम बन गया है। और वास्तविकता ने ज्ञान प्रबंधन की मांग की!

नए आइटम का मुख्य आउटपुट "सीखे गए पाठ रजिस्टर" है (वैसे, ऊपर वर्णित आईएसओ मानक में इसका भी उल्लेख है)। इसके अलावा, दिशानिर्देशों के अनुसार, इस रजिस्टर का संकलन परियोजना के कार्यान्वयन के दौरान किया जाना चाहिए, न कि इसके पूरा होने पर, जब परिणाम का विश्लेषण करने का समय आता है। मेरी राय में, यह एजाइल में पूर्वव्यापी के समान है, लेकिन मैं इसके बारे में एक अलग पोस्ट लिखूंगा। वस्तुतः, PMBOK में पाठ इस प्रकार लगता है:

परियोजना ज्ञान प्रबंधन परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने और संगठन के भीतर सीखने को बढ़ावा देने के लिए मौजूदा ज्ञान का उपयोग करने और नए ज्ञान का निर्माण करने की प्रक्रिया है।

परियोजना एकीकरण प्रबंधन ज्ञान क्षेत्र को अन्य सभी ज्ञान क्षेत्रों में प्राप्त परिणामों के एकीकरण की आवश्यकता होती है।

एकीकरण प्रक्रियाओं में उभरते रुझानों में अन्य शामिल हैं:

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• परियोजना ज्ञान प्रबंधन

कार्यबल की बढ़ती गतिशीलता और बदलती प्रकृति के कारण किसी परियोजना के पूरे जीवन चक्र में ज्ञान प्राप्त करने और उसे लक्षित दर्शकों तक इस तरह स्थानांतरित करने की अधिक कठोर प्रक्रिया की आवश्यकता होती है जिससे ज्ञान हानि को रोका जा सके।

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इस प्रक्रिया का मुख्य लाभ यह है कि संगठन के पहले अर्जित ज्ञान का उपयोग परियोजना के परिणामों को प्राप्त करने या सुधारने के लिए किया जाता है, और वर्तमान परियोजना के कार्यान्वयन के दौरान प्राप्त ज्ञान संगठन के संचालन और भविष्य की परियोजनाओं या उनके समर्थन के लिए उपलब्ध रहता है। चरण. यह प्रक्रिया पूरे प्रोजेक्ट में की जाती है.

मैं यहां मैनुअल के पूरे बड़े हिस्से को कॉपी-पेस्ट नहीं करूंगा। आप इसे स्वयं पढ़ सकते हैं और उचित निष्कर्ष निकाल सकते हैं। मेरी राय में उपरोक्त उद्धरण पर्याप्त हैं। मुझे ऐसा लगता है कि परियोजना ज्ञान प्रबंधन के लिए आरएम के कार्य के ऐसे विनिर्देश की उपस्थिति पहले से ही परियोजनाओं पर काम करते समय इस पहलू के महत्व की बात करती है। वैसे, मैं अक्सर यह थीसिस सुनता हूं: "अन्य विभागों में हमारे ज्ञान की आवश्यकता किसे है?" अर्थात्, इन पाठों को सीखने की आवश्यकता किसे है?

वास्तव में, यह अक्सर देखा जाता है कि एक इकाई स्वयं को "निर्वात में इकाई" के रूप में देखती है। यहां हम अपनी लाइब्रेरी के साथ हैं, लेकिन कंपनी के बाकी लोग हैं, और हमारी लाइब्रेरी के बारे में ज्ञान किसी भी तरह से उसके लिए उपयोगी नहीं होगा। पुस्तकालय के बारे में - शायद। संबंधित प्रक्रियाओं के बारे में क्या?

एक साधारण उदाहरण: एक परियोजना पर काम के दौरान, एक ठेकेदार के साथ बातचीत हुई। उदाहरण के लिए, एक डिजाइनर के साथ. ठेकेदार ऐसा निकला, समय सीमा से चूक गया, अतिरिक्त भुगतान के बिना अंतिम रूप देने से इनकार कर दिया। पाठों के रजिस्टर में दर्ज आरएम को पता चला कि इस अविश्वसनीय ठेकेदार के साथ काम करना उचित नहीं है। वहीं, कहीं न कहीं मार्केटिंग के लिए वे एक डिजाइनर की भी तलाश कर रहे थे और उनकी मुलाकात उसी ठेकेदार से हुई। और इस बिंदु पर दो विकल्प हैं:

क) यदि कंपनी के पास अनुभव के पुन: उपयोग की अच्छी संस्कृति है, तो एक विपणन सहयोगी सीखे गए पाठों को देखेगा यदि किसी ने पहले ही इस ठेकेदार से संपर्क किया है, तो हमारे प्रधान मंत्री से नकारात्मक प्रतिक्रिया देखें और इस अविश्वसनीय ठेकेदार के साथ संवाद करने में समय और पैसा बर्बाद नहीं करेगा। .

बी) यदि कंपनी में ऐसी कोई संस्कृति नहीं है, तो विपणक उसी अविश्वसनीय ठेकेदार की ओर रुख करेगा, कंपनी का पैसा, समय खो देगा, और उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण और जरूरी प्रचार अभियान को बाधित कर सकता है।

कौन सा विकल्प अधिक सफल लगता है? और ध्यान दें कि विकास के तहत उत्पाद के बारे में जानकारी उपयोगी नहीं थी, बल्कि उससे जुड़ी विकास प्रक्रियाओं के बारे में थी। और यह किसी अन्य आरएम के लिए नहीं, बल्कि पूरी तरह से अलग दिशा के कर्मचारी के लिए उपयोगी साबित हुआ। इसलिए निष्कर्ष: बिक्री से विकास, बिजनेस इंटेलिजेंस से तकनीकी सहायता और एसीएस से आईटी पर अलग से विचार करना असंभव है। कंपनी में हर किसी के पास कार्य अनुभव है जो कंपनी में किसी अन्य के लिए उपयोगी साबित होगा। और यह बिल्कुल भी जरूरी नहीं है कि वे संबंधित क्षेत्रों के प्रतिनिधि ही होंगे.

हालाँकि, परियोजना का तकनीकी पक्ष काम आ सकता है। पिछले कुछ वर्षों में अपनी कंपनी में परियोजनाओं का ऑडिट करने का प्रयास करें। आपको आश्चर्य होगा कि ऐसी ही समस्याओं के लिए कितनी साइकिलों का आविष्कार किया गया है। क्यों? क्योंकि ज्ञान साझा करने की प्रक्रियाएँ स्थापित नहीं हैं।

इसलिए, पीएमआई मैनुअल के अनुसार, ज्ञान प्रबंधन, पीएम के कार्यों में से एक है। जैसा कि आप देख सकते हैं, दो प्रसिद्ध संगठन जो अपने मानकों के अनुसार भुगतान प्रमाणन संचालित करते हैं, उनमें गुणवत्ता नियंत्रण और परियोजना कार्य के लिए आवश्यक उपकरणों की सूची में ज्ञान प्रबंधन शामिल है। आईटी कंपनियों के प्रबंधक अब भी यह क्यों मानते हैं कि ज्ञान प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण है? कूलर और धूम्रपान कक्ष ज्ञान के आदान-प्रदान के केंद्र क्यों बने हुए हैं? यह सब समझ और आदतों के बारे में है। मुझे उम्मीद है कि धीरे-धीरे आईटी प्रबंधकों के बीच ज्ञान प्रबंधन के क्षेत्र की समझ अधिक से अधिक हो जाएगी, और मौखिक परंपरा कंपनी में ज्ञान को संरक्षित करने के लिए एक उपकरण के रूप में काम करना बंद कर देगी। अपने काम के मानकों का अध्ययन करें - उनमें बहुत सी दिलचस्प बातें हैं!

स्रोत: www.habr.com