सरकारी एजेंसियों में कार्ड इंडेक्स प्रणाली से स्वचालित डेटाबेस में संक्रमण

जिस क्षण से डेटा को संरक्षित करने (सटीक रूप से रिकॉर्ड करने) की आवश्यकता उत्पन्न हुई, लोगों ने सभी प्रकार के उपकरणों के साथ, बाद के उपयोग के लिए आवश्यक जानकारी को विभिन्न मीडिया पर कैप्चर (या सहेजा) किया। हज़ारों वर्षों तक, उन्होंने भविष्य में बाद में उपयोग के उद्देश्य से (केवल बाइसन की आंख में मारने के लिए) चट्टानों पर चित्र उकेरे और उन्हें चर्मपत्र के एक टुकड़े पर लिखा।

पिछली सहस्राब्दी में, अक्षरों की भाषा - "लेखन" में जानकारी दर्ज करना व्यापक हो गया है। लेखन, बदले में, हालांकि इसके निर्विवाद फायदे हैं (व्यापकता, जानकारी पढ़ने और लिखने में सापेक्ष आसानी, आदि), डेटा प्रशासन के संदर्भ में, यह पूर्ण उपयोग की अनुमति नहीं देता है। लिखित डेटा को प्रबंधित करने के लिए एक व्यक्ति के लिए सबसे अच्छी चीज़ एक पुस्तकालय (संग्रह) है। लेकिन लाइब्रेरी को एक विशेष खोज (अनुक्रमण) और डेटा प्रबंधन उपकरण - एक कार्ड इंडेक्स के साथ भी पूरक करना पड़ा। कार्ड इंडेक्स मूलतः एक लाइब्रेरी कैटलॉग-रजिस्ट्री है। यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि पुस्तकालय (संग्रह) शब्द को न केवल उन पुस्तकालयों के रूप में समझा जाना चाहिए जिनके हम आदी हैं, बल्कि अन्य संगठित और संरचित लिखित डेटा (उदाहरण के लिए, एक रजिस्ट्री कार्यालय फ़ाइल या आंतरिक मामलों के मंत्रालय, राज्य कर सेवा) के रूप में भी समझा जाना चाहिए। ).

यह अनुमान लगाना मुश्किल है कि सरकारी पंजीकरण प्रणालियों पर कार्ड फाइलिंग सिस्टम का कितना प्रभाव पड़ा है। उदाहरण के लिए, एक जनसंख्या पंजीकरण संस्थान जिसमें आवासीय पता नागरिक के बारे में संग्रहीत डेटा का भौतिक स्थान है। इस प्रकार, कुछ सड़कों और क्षेत्रों में रहने वाले नागरिकों का सारा डेटा क्षेत्र द्वारा निर्दिष्ट एक पंजीकरण विभाग में संग्रहीत किया जाता है। यह इस तथ्य के कारण है कि यह विधि आपको सांख्यिकीय और विश्लेषणात्मक डेटा को तुरंत ढूंढने, अपडेट करने, गिनने और उत्पन्न करने की अनुमति देती है, बजाय इसके कि जानकारी एक ही स्थान पर संग्रहीत हो। उदाहरण के लिए, पासपोर्ट कार्यालय या कर विभाग जिससे आप संबंधित हैं, आपकी गतिविधियों (कर रिपोर्ट या नागरिक रिकॉर्ड) के बारे में लिखित और भौतिक डेटा संग्रहीत करता है। कोई भी व्यक्ति या सरकारी निकाय, पंजीकरण पते के आधार पर, आसानी से यह निर्धारित कर सकता है कि दस्तावेज़ किस रजिस्ट्री कार्यालय में संग्रहीत हैं और कर सेवा के किस जिला विभाग में आय घोषणा दाखिल की गई है।

कार्ड लेखांकन क्षमताओं की इस नींव पर, संपूर्ण डेटा पंजीकरण प्रणाली बनाई गई थी: नागरिकों के बारे में (रजिस्ट्री कार्यालय, पासपोर्ट कार्यालय), आर्थिक गतिविधि के बारे में (जिला कर सेवा विभाग), अचल संपत्ति के बारे में (जिला अचल संपत्ति पंजीकरण विभाग), वाहनों के बारे में ( पंजीकरण और परीक्षा विभाग) ), कॉन्सेप्ट (सैन्य कमिश्नरेट) आदि के बारे में।

कार्ड अकाउंटिंग को क्षेत्रीय पदनाम (S227NA69-Tver क्षेत्र) के साथ राज्य पंजीकरण चिह्नों का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जाता है, क्षेत्रीय विशेषताओं के अनुसार विभिन्न विभागों का नाम दिया जाता है (आंतरिक मामलों के Pervomaisky जिला विभाग), डेटा को भौतिक रूप से स्थानांतरित करने के लिए मजबूर किया जाता है, आदि।

मैं कार्ड फाइलिंग सिस्टम में डेटा की एक इकाई को एक कार्ड इंडेक्स से दूसरे कार्ड इंडेक्स में स्थानांतरित करने पर विचार करने का प्रस्ताव करता हूं। एक स्पष्ट उदाहरण के रूप में, आइए वाहन पंजीकरण प्रणाली में किसी वाहन के पुन: पंजीकरण की प्रक्रिया को लें, जब कार किसी ऐसे व्यक्ति को बेची जाती है जिसका पंजीकरण (पंजीकरण) का स्थान पिछले मालिक के पंजीकरण के स्थान से अलग है। नियमों के मुताबिक, कार को दोबारा रजिस्टर कराने के लिए विक्रेता और खरीदार को REO "A" (जिससे विक्रेता संबंधित है) के पास आना होगा। खरीद और बिक्री समझौते पर हस्ताक्षर करने और संबंधित दस्तावेजों को पूरा करने के बाद, नए मालिक को एक ट्रांजिट नंबर प्राप्त होता है जो सीमित अवधि के लिए वैध होता है। नया मालिक, पारगमन संख्या की वैधता की अवधि के दौरान, आरईओ "बी" पर पहुंचने के लिए बाध्य है, जिससे वह पंजीकरण (पंजीकरण) द्वारा संबंधित है। आरईओ "बी" में उनके आगमन के बाद, उनका ट्रांजिट नंबर और अन्य पंजीकरण दस्तावेज जब्त कर लिए जाते हैं और कार को नए मालिक के लिए पंजीकृत कर दिया जाता है।

सूचना की एक इकाई की गति को पूरी तरह से समझने के लिए, नीचे हम पंजीकरण क्रियाओं के प्रत्येक चरण के साथ डेटा की एक इकाई की गति का एक सादृश्य बनाएंगे।

ऑपरेशन 1

विक्रेता और खरीदार कार खरीदने या बेचने के लिए आरईओ "ए" पर पहुंचते हैं और ऑपरेटर से संपर्क करते हैं। ऑपरेटर को पंजीकरण कार्ड फ़ाइल में एक पंजीकरण कार्ड मिलता है - यानी, वह भौतिक रूप से डेटा की खोज करता है, जिसमें कुछ समय लगता है। कार्ड ढूंढने के बाद, यह कार पर गिरफ्तारी या ग्रहणाधिकार की उपस्थिति की जांच करता है (डेटा कार के पंजीकरण कार्ड में दर्ज किया जाता है)।

ऑपरेशन 2

ऑपरेटर, आवश्यक पंजीकरण कार्रवाई करने के बाद, सीमित समय के लिए ट्रांज़िट नंबर और पंजीकरण दस्तावेज़ जारी करता है। इस तथ्य के कारण कि नए मालिक के बारे में डेटा आरईओ "बी" में संग्रहीत किया जाना चाहिए (चूंकि डेटाबेस कार्ड-आधारित और स्थानीय है), आरईओ "ए" से आरईओ "बी" में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया विकसित की गई है। नए मालिक और उसकी कार के बारे में डेटा उसके साथ चलेगा, जिसके लिए उसे ट्रांजिट नंबर जारी किए जाएंगे। डीरजिस्ट्रेशन के बारे में एक विशेष चिह्न वाला पंजीकरण कार्ड वाहन के इतिहास में जानकारी की एक इकाई के रूप में आरईओ "ए" में रहेगा। इस मामले में डीरजिस्ट्रेशन का मतलब है कि आरईओ "ए" डेटाबेस में, सूचना की यह इकाई निष्क्रिय हो जाएगी और अब ऊपर उल्लिखित भौतिक डेटा खोजों की सूची में नहीं होगी (डीरजिस्टर्ड कार का पंजीकरण कार्ड बस अन्य से अलग ले जाया जाएगा) सक्रिय रोलर्स)। प्रेषित जानकारी स्वयं पारगमन संख्या और पंजीकरण दस्तावेजों में प्रदर्शित की जाएगी।

ऑपरेशन 3

नया मालिक, जिसे आरईओ "ए" से कार के पंजीकरण रद्द होने के परिणामस्वरूप ट्रांज़िट नंबर प्राप्त हुए, आरईओ "बी" के लिए निकल जाता है। संख्या प्रकार "पारगमन" का नाम ही इंगित करता है कि डेटा को स्थानांतरित करने के लिए संख्या की आवश्यकता है। सूचना आरईओ "ए" से आरईओ "बी" में स्थानांतरित की जाती है, जिसमें नया मालिक डेटा वाहक के रूप में कार्य करता है। सूचना के हस्तांतरण के पूरा होने को सुनिश्चित करने के लिए, ट्रांज़िट नंबर वैधता की एक निश्चित अवधि के लिए जारी किए जाते हैं, जिसके दौरान नए मालिक को आरईओ "बी" के साथ पंजीकरण करना आवश्यक होता है। इस प्रक्रिया पर नियंत्रण संबंधित सरकारी निकायों को सौंपा गया है। उपरोक्त से यह निष्कर्ष निकलता है कि डेटा संचलन प्रक्रिया के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए विशाल कानूनी मानदंड और मानव संसाधन शामिल हैं और उनका उपयोग किया जाता है।

ऑपरेशन 4

कार आरईओ "बी" पर पहुंचने के बाद, इसे पंजीकृत किया जाता है, जिसका अर्थ है आरईओ "बी" की फ़ाइल कैबिनेट में कार के बारे में डेटा रिकॉर्ड करना। ऑपरेटर ट्रांज़िट नंबर वापस ले लेता है और नए राज्य नंबर जारी करता है, जबकि पंजीकरण कार्ड प्रिंट करता है और उसे कार्ड इंडेक्स में दर्ज करता है। यह पंजीकरण कार्ड आरईओ "बी" से स्थानांतरित किए गए सभी डेटा को प्रदर्शित करता है।

यह REO "A" से REO "B" तक "एनालॉग" डेटा ट्रांसफर की प्रक्रिया को पूरा करता है। निस्संदेह, सूचना के संचलन के लिए यह एल्गोरिदम जटिल है और इसके लिए मानव संसाधन और शारीरिक गतिविधि दोनों से बड़ी लागत की आवश्यकता होती है। परिवहन किए गए कार डेटा की मात्रा 3 किलोबाइट से अधिक नहीं होती है, जबकि 1024 किलोबाइट की मात्रा के साथ मौजूदा तकनीकों का उपयोग करके जानकारी स्थानांतरित करने की बाजार लागत 3 सोम (सेलुलर ऑपरेटरों के अधिकतम टैरिफ के अनुसार) है।

डीबीएमएस-डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम का उपयोग करने का युग

डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग पंजीकरण प्रक्रियाओं की बड़ी श्रृंखला में डेटा बदलने की प्रक्रियाओं को मौलिक रूप से सरल बना सकता है। डेटा क्वेरीज़ को स्वचालित करें और गारंटीकृत परिणाम प्रदान करें।

एक स्पष्ट उदाहरण के लिए, आइए यदि डीबीएमएस का उपयोग किया गया हो तो कार के पुन: पंजीकरण की उपरोक्त प्रक्रिया के साथ एक सादृश्य बनाएं।

ऑपरेशन 1

विक्रेता और खरीदार कार खरीदने या बेचने के लिए आरईओ "ए" पर पहुंचते हैं और ऑपरेटर से संपर्क करते हैं। ऑपरेटर को पंजीकरण कार्ड फ़ाइल में एक पंजीकरण कार्ड मिलता है - यानी, वह भौतिक रूप से डेटा की खोज करता है, जिसमें कुछ समय लगता है। कार्ड ढूंढने के बाद, यह कार पर गिरफ्तारी या ग्रहणाधिकार की उपस्थिति की जांच करता है (डेटा कार के पंजीकरण कार्ड में दर्ज किया जाता है)। ऑपरेटर वाहन डेटा को डीबीएमएस में दर्ज करता है और गिरफ्तारी या ग्रहणाधिकार की उपस्थिति के बारे में तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करता है।

ऑपरेशन 2

ऑपरेटर, आवश्यक पंजीकरण कार्रवाई करने के बाद, सीमित समय के लिए ट्रांज़िट नंबर और पंजीकरण दस्तावेज़ जारी करता है। इस तथ्य के कारण कि नए मालिक के बारे में डेटा आरईओ "बी" में संग्रहीत किया जाना चाहिए (चूंकि डेटाबेस कार्ड-आधारित और स्थानीय है), आरईओ "ए" से आरईओ "बी" में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया विकसित की गई है। ऑपरेटर नए मालिक के बारे में डेटा DBMS में दर्ज करता है।

यह पुनः पंजीकरण प्रक्रिया को पूरा करता है। अन्य सभी ऑपरेशन प्रासंगिक नहीं हैं, क्योंकि डेटाबेस केंद्रीकृत है। नए मालिक को ट्रांज़िट नंबर प्राप्त करने (भुगतान) करने की आवश्यकता नहीं है। वाहन पंजीकरण (स्टेजिंग) के लिए लाइन में खड़े रहें, पूर्ण आवेदन के लिए भुगतान करें, आदि। साथ ही, आरईओ कर्मचारियों पर बोझ कम हो जाएगा क्योंकि ऑपरेशन के लिए अब जटिल पुन: पंजीकरण योजना की आवश्यकता नहीं होगी।

कई प्रतिबंधों की भी आवश्यकता नहीं है, जैसे राज्य लाइसेंस प्लेटों में क्षेत्रीय विशेषताओं का उपयोग (क्षेत्रीय पदनामों की आवश्यकता नहीं होगी, जो कारों को किसी भी आरईओ में पंजीकृत करने की अनुमति देगा), पंजीकरण दस्तावेजों में मालिक का पता दर्ज करना, निवास परिवर्तन के मामले में पुन: पंजीकरण, और इसी तरह एक विशाल सूची।

पंजीकरण दस्तावेजों में हेराफेरी की संभावना व्यावहारिक रूप से समाप्त हो गई है, क्योंकि वाहन के बारे में जानकारी डेटाबेस से प्रदान की जाती है।

सरकारी एजेंसियों में डेटा प्राप्त करने की मौजूदा प्रक्रियाएँ कार्ड फाइलिंग और डेटा भंडारण की क्षमताओं पर आधारित हैं।

उपरोक्त के आधार पर, स्वचालित सूचना प्रणाली (एआईएस) का उपयोग करने के निम्नलिखित मुख्य लाभ निर्धारित किए जा सकते हैं:

• एआईएस पंजीकरण प्रक्रियाओं के दृष्टिकोण को महत्वपूर्ण रूप से सरल और मौलिक रूप से बदल देगा।
• पंजीकरण प्रक्रियाओं में DBMS डिज़ाइन के सिद्धांतों और नियमों का उपयोग करना आवश्यक है।
• एआईएस की क्षमताओं का पूर्ण उपयोग करने के लिए स्थापित पंजीकरण प्रक्रिया को बदला जाना चाहिए।
• अन्य प्रणालियों (उदाहरण के लिए, बैंकिंग) के साथ सीधे सिस्टम एकीकरण की व्यापक संभावनाएं।
• मानवीय कारक से जुड़ी त्रुटियों को कम करना।
• नागरिकों को सूचना प्राप्त करने में लगने वाला समय कम करना।

स्रोत: www.habr.com