Važnost zajedničkog uređivanja dokumenata u modernom poslovanju teško je precijeniti. Mogućnost sastavljanja ugovora i sporazuma uz sudjelovanje zaposlenika iz pravnog odjela, pisanje poslovnih ponuda pod nadzorom nadređenih u realnom vremenu i tako dalje, omogućava uštede od tisuća radnih sati koje su ranije trošene na brojna odobrenja. Iz tog razloga, jedna od glavnih novina u bila je pojava Zextras Docs — rješenja koje omogućava organizaciju potpune suradnje na dokumentima izravno u web klijentu Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Trenutno Zextras Docs podržava zajednički rad na tekstualnim dokumentima, tablicama i prezentacijama, kao i obradu velike količine formata datoteka. Sučelje rješenja malo se razlikuje od sučelja bilo kojeg tekstualnog uređivača, zbog čega zaposlenici tvrtke neće morati trošiti puno vremena na obuku za prelazak na korištenje Zextras Docs. No, najzanimljivije, kao i uvijek, nalazi se 'ispod haube'. Pogledajmo zajedno kako je Zextras Docs organiziran i koje prednosti to rješenje za suradnju na dokumentima može ponuditi.
Zextras Docs najviše će se svidjeti onima koji već koriste Zimbra OSE i Zextras Suite u svojoj tvrtki. Pomoću ovog rješenja može se uvesti nova usluga u proizvodnji, a da se pritom ne povećava broj informatičkih sustava i, kao posljedica, izbjeći povećanje troškova vlasništva IT infrastrukture. Napominjemo da je Zextras Docs kompatibilan samo sa Zimbra OSE verzije 8.8.12 i novijima. Stoga, ako još uvijek koristite zastarjele verzije Zimbre, toplo preporučamo nadogradnju na verziju 8.8.15 LTS. Zbog dugotrajnog razdoblja podrške, ova verzija bit će relevantna i sigurna još nekoliko godina, kao i kompatibilna sa svim aktualnim dodacima.
Prednosti Zextras Docsa uključuju i mogućnost punog implementiranja na infrastrukturi poduzeća. To omogućava izbjegavanje prijenosa informacija trećim stranama, što se često događa kod korištenja hibridnih ili cloud usluga. Zbog toga je Zextras Docs idealan za poduzeća s strogo postavljenom politikom informacijske sigurnosti, kao i za sistemske administratore koji preferiraju potpunu kontrolu nad protokom podataka i procesima unutar poduzeća. Osim toga, lokalno implementirana usluga suradnje s dokumentima smanjuje rizike povezane s nedostupnošću cloud usluga u slučaju problema s dobavljačem usluga ili poteškoća s brzim internet pristupom.
Zextras Docs se sastoji od tri dijela: autonomnog servera, proširenja i zimleta. Svaki od tih dijelova obavlja svoju funkciju:
- Server Zextras Docs predstavlja engine LibreOffice, prilagođen za suradnju i integraciju s Zimbra OSE. Na serveru Zextras Docs se otvaraju, obrađuju i pohranjuju svi dokumenti kojima pristupaju korisnici. Potrebno ga je instalirati na namjenski računalni čvor koji koristi Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 ili CentOS 7. Ukoliko je opterećenje na usluzi Zextras Docs značajno, moguće je dodijeliti više servera.
- Proširenje Zextras Docs ne zahtijeva instalaciju, jer je ugrađeno u Zextras Suite. Ovim proširenjem se povezuje korisnik sa serverom Zextras Docs i vrši balansiranje opterećenja prilikom korištenja više servera. Također, preko proširenja Zextras Docs moguće je simultano povezivanje više korisnika na jedan dokument, kao i prijenos datoteka s lokalnog uređaja na server.
- Zimlet Zextras Docs je potreban za integraciju usluge unutar web-klijenta. Zahvaljujući njemu, u web-klijentu Zimbra pojavljuje se mogućnost kreiranja i pregledavanja dokumenata Zextras Docs.
Kako bi se Zextras Docs implementirao unutar poduzeća, najprije je potrebno osigurati jedan ili više fizičkih ili virtualnih servera. Nakon toga, potrebno je preuzeti sa stranice Zextras distribucije server aplikacije za , ili , a zatim ga raspakirajte i instalirajte. U završnoj fazi instalacije, server će vas zamoliti da navedete IP adresu LDAP servera, kao i korisničko ime / lozinku koje će se koristiti za unos podataka o novom serveru u LDAP. Imajte na umu da će nakon završetka instalacije svaki server Zextras Docs biti vidljiv svim ostalim čvorovima infrastrukture.
Budući da se ekstenzija Zextras Docs već nalazi u Zextras Suiteu, jednostavno je potrebno uključiti mogućnost korištenja za one korisnike i grupe koje trebaju imati pristup sredstvima suradnje na dokumentima. Zimlet Zextras Docs može se aktivirati iz administratorske konzole Zimbre. Imajte na umu da nakon dodavanja Zextras Docs servera infrastrukturi Zimbra OSE, treba ažurirati konfiguraciju Zimbra proxy servera. Za to je dovoljno izvršiti datoteku /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen kao korisnik Zimbra, a zatim izvršiti naredbu zmproxyctl restart za ponovni pokretanje proxy usluge.
Za sve upite vezane uz Zextras Suite možete kontaktirati predstavnicu kompanije „Zextras“ Katarinu Triandafiliidi na e-mail adresu katerina@zextras.com
Izvor: habr.com
