Bila je 2013. godina. Došao sam raditi u jednu od kompanija koje razvijaju softver za privatne korisnike. Čuo sam razne stvari, ali najmanje sam očekivao vidjeti ono što sam vidio: 32 neiskorištena virtualna servera na tada još uvijek neprimjereno skupom VDS-u, tri 'slobodne' licence za Photoshop, 2 Corel, plaćena i neiskorištena snaga IP-telefonomije i ostalo sitno. U prvom mjesecu smanjio sam troškove infrastrukture za 230 tisuća rubalja, u drugom gotovo za 150 (tisuća), a onda je herojski vremenski okvir završio, počele su optimizacije i na kraju smo uštedjeli pola milijuna u pola godine.
Iskustvo nas je inspiriralo i počeli smo tražiti nove puteve za uštedu. Sada radim na drugom mjestu (pogodite gdje), stoga s čistom savješću mogu podijeliti svoje iskustvo sa svijetom. I vi dijelite, hajde da učinimo IT infrastrukturu jeftinijom i učinkovitijom!
«Posljednju vlaku su otupili s vašim troškovima na servere, licence, IT imovinu i outsourcing», mumljao je financijski direktor i zahtijevao planiranje i budžetiranje.
1. Budite dosadni — planirajte i budžetirajte
Planiranje budžeta IT okruženja vaše kompanije je dosadan posao, a usuglašavanje — povremeno čak i opasno. No sam pristup budžetu gotovo jamči da ćete se zaštititi od:
- rezanja troškova na razvoj IT opreme i softvera (iako se događaju kvartalne optimizacije, ali tu se možete zauzeti za svoj stav)
- nezadovoljstva financijskog direktora ili računovodstva u trenutku kupnje ili najma sljedećeg elementa infrastrukture
- gnjeva nadrednog zbog neplaniranih troškova.
Budžetiranje ne treba raditi samo u velikim kompanijama — može se raditi doslovno u bilo kojoj. Sakupite zahtjeve za softver i hardver iz svih odjela, izračunajte potrebnu snagu, uzmite u obzir dinamiku promjene broja zaposlenika (na primjer, vaša call-centra ili podrška rastu u opterećenim sezonama i smanjuju se kad nema posla), opravdajte troškove i razvijte budžetski plan s razradom po razdobljima (idealno — po mjesecima). Tako ćete igrati na sigurno koliko novca dobivate za svoje resursno zahtjevne zadatke, i optimizirati troškove.
2. Iskoristite budžet ispravno
Nakon što je budžet odobren i potpisan, javlja se neopisivi poriv da se sredstva preraspodijele i na primjer, da se cijeli budžet uloži u skup server na kojem se može implementirati cijeli DevOps s nadzorom i gatewayima 🙂 U tom slučaju se možete suočiti s nedostatkom resursa za ostale zadatke i prekomjernim troškovima. Stoga, orijentirajte se isključivo na stvarne potrebe i poslovne zadatke za čije su rješavanje potrebni računalni resursi.
3. Pravovremeno modernizirajte servere
Zastarjeli fizički serveri, kao i virtualni, ne donose organizaciji nikakvu korist — postavljaju pitanja o sigurnosti, brzini i inteligenciji. Trošite više vremena, truda i novca na kompenzaciju nedostajuće funkcionalnosti, na rješavanje sigurnosnih problema, na privremena rješenja za ubrzanje. Stoga, ažurirajte svoje fizičke i virtualne resurse — na primjer, možete to učiniti odmah putem naše akcije. , cijene se ne bi trebale sramiti prikazivati na Habr.
Usput, više puta sam se susretao sa situacijama u kojima je fizički server u uredu bila potpuno neopravdana odluka: većina tvrtki malih i srednjih poduzeća može riješiti sve zadatke na virtualnim resursima i uštedjeti puno novca.
4. Optimizirajte rad običnih korisnika
Naučite sve svoje korisnike da štede električnu energiju i da koriste infrastrukturu pažljivo. Evo primjera tipičnih prekomjernih troškova na strani korisnika:
- Instalacija nepotrebnih aplikacija po principu „za cijeli odjel“ — korisnici traže da im instaliraju softver kao susjedu, jer im treba ili se jednostavno formira zahtjev poput „7 licenci za Photoshop za dizajnerski odjel“. Pri tome u odjelu dizajna radi četvero s Photoshopom, a ostala trojica su dizajneri koji ga koriste jednom u pola godine. U tom slučaju, bolje je nabaviti 4 licence, a 1-2 zadatka godišnje riješiti uz pomoć kolega. No, takve situacije su češće s uredskim softverom (osobito paketom MS Office, koji je potreban apsolutno svima u punom opsegu). U stvarnosti, velika većina zaposlenika može se poslužiti open source uređivačima ili praktičnim Google Docs.
- Korisnici zauzimaju virtualne resurse i sistematično troše svu iznajmljenu snagu – primjerice, testeri često kreiraju opterećene virtualne instance i zaborave ih ugasiti, a ni programeri nisu imuni na to. Recept je jednostavan: kada odlazite, isključite sve 🙂
- Korisnici koriste servere tvrtke kao globalno skladište datoteka: učitavaju fotografije (u RAW), video, dijele gigabajte muzike, a posebno očajni mogu čak stvoriti mali gaming server koristeći radne resurse (to smo kritizirali na korporativnom portalu na humorističan način – jako dobro je funkcioniralo).
- Dragi, u svim smislu, zaposlenici donose piratski softver na posao, a rezultati su kazne, problemi s policijom i dobavljačima. Radite na pristupima i politikama, jer će se ionako donijeti, čak i ako budete držali emotivne govore u korporativnoj kantini i pisali motivirajuće plakate.
- Korisnici smatraju da imaju pravo zahtijevati bilo koji alat koji im odgovara. Tako je u mom arsenalu bila najam Trella, Asane, Wrikea, Basecampa i Bitrix24. Svaki menadžer projekta birao je proizvod koji mu je bio praktičan ili poznat za svoju odjel. Kao rezultat, 5 rješenja za podršku, 5 različitih cijena, 5 računa, 5 različitih tržišta i prilagođavanja itd. Nema integracije, unifikacije i cjelovite automatizacije – čisti cerebralni haos. Na kraju, u dogovoru s glavnim, odlučio sam zatvoriti radnju, izabrati Asanu, pomoći u migraciji podataka, sam obučiti kolege i dobro uštedjeti, uključujući i energiju i živce.
Ukratko, dogovarajte se s korisnicima, obučavajte ih, organizirajte liste i nastojte olakšati njihov i svoj rad. Na kraju će vam biti zahvalni za red u poslovanju, a rukovoditelji za smanjenje troškova. I vjerojatno ste, dragi profesionalci s Habr-a, primijetili da rješenje nabrojanih problema nije ništa drugo nego uspostavljanje korporativne informacijske sigurnosti. Za to posebno hvala administratoru sustava (jer se sam sebe ne možete zahvaliti…).
5. Kombinirajte cloud i desktop rješenja
U osnovi, s obzirom na to da radim u hosting kompaniji i na kraju članka pun želje da vam pričam o sjajnoj rasprodaji serverskih resursa za kompanije svih veličina, treba da mašem zastavom i vičem 'Svi u oblake!'. No, tada bih zgriješio protiv svoje inženjerske kvalifikacije i izgledao bih kao marketer. Zato vas pozivam da pristupite ovoj temi razborito i kombinirate cloud i desktop rješenja. Na primjer, možete iznajmiti cloud CRM sistem kao uslugu (SaaS), koji prema brošuri košta 1000 kn po korisniku mjesečno — što je izuzetno malo (preskočit ću pitanje implementacije, to je već obrađeno na Habr-u). Dakle, za tri godine za 10 zaposlenih potrošit ćete 360 000 kuna, za 4 — 480 000, za 5 — 600 000, itd. Uz to, možete implementirati desktop CRM, plaćajući konkurentne licence (+100 na uštedama) za otprilike 250 tisuća kuna i održavati ga kao Photoshop. Ponekad je ušteda u razdoblju od 2-5 godina stvarno impresivna.
S druge strane, često cloud tehnologije omogućuju vam da uštedite na hardveru, plaćama inženjera, pitanjima zaštite podataka (ali nikako nemojte štedjeti na njima!), skaliranju. Cloud resurse je lako uključiti i isključiti, troškovi na cloud se ne knjiže kao kapitalna ulaganja kompanije — u suštini, prednosti su brojne. Birajte cloud rješenja kada to opravdava s gledišta skaliranja, brzine i fleksibilnosti.
Razmišljajte, kombinirajte i birajte pobjedničke kombinacije — neću ponuditi univerzalni recept, oni su specifični za svaku poslovnu situaciju: neko se potpuno odriče oblaka, dok neki grade čitav posla u oblacima. Usput, nikada se ne odricajte ažuriranja softvera (čak ni plaćenih) — obično programeri poslovnog softvera izbacuju stabilnije i funkcionalnije verzije.
I još jedno pravilo za softver: oslobodite se starog softvera koji donosi manje nego što troši na održavanje i podršku. Na tržištu sigurno postoji analog.
6. Izbjegavajte dupliciranje softvera
Već sam spomenuo pet sustava za upravljanje projektima u svom IT zoološkom vrtu, ali ću to izdvojiti kao poseban savjet. Ako ste se odrekli određenog softvera i odabrali novi — ne zaboravite prestati plaćati za stari, našli ste nove usluge hosting — raskinite ugovor s starim pružateljem, osim ako nemate posebnih razloga. Pratite profile korištenja softvera svojih zaposlenika i riješite se neiskorištenog i dupliciranog softvera.
Idealno bi bilo da imate sustav za praćenje i analizu instaliranog softvera — tako ćete moći u realnom vremenu vidjeti radne duplikate i probleme. Inače, ovakav rad pomaže tvrtki da izbjegne dupliciranje i ponavljanje podataka — ponekad pronalaženje onoga tko je napravio grešku oduzima previše vremena.
7. Uredite aplikativnu infrastrukturu i periferiju
Tko uopće broji takve potrošne materijale: tonere, USB stickove, papir, punjače, UPS-ove, pisače i razne diskove? A zapravo bi trebali. Počnite s papirom i pisačima — analizirajte profile printanja i stvorite mrežu pisača ili multifunkcionalnih uređaja s javnim pristupom, bit ćete iznenađeni koliko papira i tonera će se uštedjeti i koliko će se smanjiti trošak za ispis jednog lista. I ne, to nije sitničarenje, to je optimizacija važnog procesa. Nitko ne zabranjuje ispisivanje seminara i referata na firmi tehnici, ali ispisivanje knjiga koje je žao kupiti ili se ne želi čitati s ekrana, to je previše.
Sljedeće — uvijek imajte zalihe potrošnih materijala koje kupujete od dobavljača po sniženim cijenama, kako ne biste plaćali nevjerojatno visoke cijene u najbližem tehnološkom marketu u slučaju problema s opremom. Pratite amortizaciju i trošenje, vodite evidenciju i formirajte zamjenski fond — usput, dobro je imati zamjenski fond i za osnovnu uredsku opremu. Samo zato što vas neće pohvaliti za vrijeme neaktivnosti na radu, to također predstavlja gubitak novca, posebno u trgovačkim i uslužnim tvrtkama.
Što se tiče infrastrukture, tu su dva glavna troška: internet i komunikacija. Kada birate dobavljača, obratite pažnju na paketne ponude, pročitajte sitna slova kod tarifa, i pazite na kvalitetu veze i SLA. Neki administratori odluče ne komplicirati i kupe, na primjer, IP telefoniju u paketu s plaćenim virtualnim PBX-om, na koju se također plaća mjesečna pretplata. Ne budite lijeni, kupite samo promet i naučite raditi s Asteriskom — to je najbolje što je stvoreno u području PBX-a i gotovo bezproblemu rješenje za poslovne zadatke malog i srednjeg poduzetništva (ako imate vješte ruke).
8. Dokumentirajte i izradite upute za zaposlenike
To je lijenost i to je potrebno. Prvo, bit će vam lakše raditi, drugo, prilagodba novih zaposlenika bit će bez problema. Napokon, sami ćete znati da je vaša infrastruktura ažurna, cijela i u dobrom stanju. Izradite upute o sigurnosti, kratke priručnike za korisnike, FAQ, opišite pravila i norme korištenja uredske opreme. Materijalno postojani priručnik mnogo je uvjerljiviji od riječi, uvijek se možete obratiti njemu. Tako možete poslati link na dokument pri svakom relevantnom pitanju i ne prihvaćati izgovor 'Nisam bio obaviješten'. Tako ćete uštedjeti na otklonu grešaka.
9. Koristite usluge outsourcera
Čak i ako imate cijeli IT odjel u tvrtki ili nasuprot, malu infrastrukturu, nije sramotno koristiti usluge outsourcera. Zašto ne biste dobili usluge vrhunskih profesionalaca specijaliziranih za nešto složeno, za malu cijenu, a da ne zapošljavate takvog stručnjaka u firmu. Outsorceajte dio DevOps-a, održavanje štampe, administraciju opterećenog weba, ako ga imate, podršku i call center. Vaša vrijednost od toga neće pasti, naprotiv, dobit ćete dodatnu ekspertizu u komunikaciji s vanjskim izvođačima.
Ako vaš menadžer smatra da je outsourcing skup, jednostavno mu objasnite koliko će morati platiti zadanom stručnjaku. Stvarno funkcionira.
10. Ne upuštajte se u open source i vlastiti razvoj
Ja sam inženjer, nekada programer i čvrsto vjerujem da open source spašava svijet — koliko vrijede biblioteke, sustavi za monitoring, sustavi za upravljanje poslužiteljima itd. No, ako vaša tvrtka odluči kupiti open source CRM, ERP, ECM itd. ili šef na sastanku viče da trebate sami izraditi svoj billing, spasite brod, ide na sigurno dno. Evo argumenata na kojima možete stajati pred inspiriranim vođom s gorljivim pogledom:
- open source se slabo podržava ako je to javni repozitorij ili se jako skupo podržava ako je to open source od tvrtki (DB, uredski paketi itd.) — doslovno ćete plaćati za svako pitanje, zahtjev i ticket;
- unutarnji stručnjak za implementaciju unutarnjeg open source proizvoda bit će vrlo skup zbog svoje rijetkosti;
- izmjene open source-a mogu biti veoma ograničene znanjem, vještinama ili čak licenciranjem;
- s open source-om nećete brzo krenuti i bit će vam preteško prilagoditi ga poslovnim procesima.
Zar treba govoriti da je vlastita izrada vrlo dugotrajna i skupa aktivnost? Na vlastitom iskustvu mogu reći da je potrebno od tri godine za radni prototip koji ispunjava poslovne zahtjeve i omogućuje korisnicima rad u njemu. A to pod uvjetom da imate dobar tim programera (plaće možete provjeriti na 'Moj Krug' — zaključci će doći sami).
Dakle, bit ću banalan i ponovit ću se: razmatrajte sve opcije.
Dakle, da sumiram, kako bih se uvjerio da ništa nisam zaboravio:
- računajte novac — usporedite različite opcije, uzmite u obzir čimbenike, uporedite;
- težite smanjenju vremena za održavanje i obuku korisnika, smanjite rizik od 'glupih intervencija';
- nastojte konsolidirati i integrirati tehnologije — skladna arhitektura i end-to-end automatizacija rješavaju;
- ulaganje u razvoj IT-a, ne živite s zastarjelim tehnologijama — one će vam isisati novac;
- uskladite potražnju i potrošnju IT resursa.
Možete pitati — zašto štedjeti tuđi novac, kad tvrtka plaća? Logično pitanje! No, vaša sposobnost optimizacije troškova i učinkovito upravljanje IT imovinom prije svega je vaše iskustvo i vaša karakteristika kao profesionalca. Svi mi ovdje znamo od običnih materijala napraviti čudo 🙂
U kao izvrstan povod za ažuriranje virtualnih resursa. Posjetite, pogledajte i odaberite — do 30. travnja ostalo je još malo vremena.
Za ostale — tradicionalno s 10% popusta uz promotivni kod habrahabr10.
Izvor: habr.com
