Vjerujem da svi idemo u restoran s prijateljima ili kolegama. I nakon zabave, konobar donosi ček. Problem se tada može riješiti na nekoliko načina:
- Metoda jedan, "džentlmenski". Iznosu čeka dodaje se 10-15% "napojnice" konobaru, a dobiveni iznos se jednako dijeli na sve muškarce.
- Druga metoda je “socijalistička”. Ček se jednako dijeli na sve, bez obzira na to koliko su pojeli i popili.
- Treća metoda je "poštena". Svatko uključi kalkulator na svom telefonu i počne računati cijenu svojih jela plus određeni iznos "napojnice", također individualne.
Situacija s restoranima vrlo je slična situaciji s IT troškovima u tvrtkama. U ovom postu govorit ćemo o raspodjeli troškova između odjela.
Ali prije nego što zaronimo u ponor IT-a, vratimo se primjeru restorana. Svaka od gore navedenih metoda "raspodjele troškova" ima prednosti i nedostatke. Očigledni nedostatak druge metode: jedan bi mogao jesti vegetarijansku cezar salatu bez piletine, a drugi biftek, pa bi se količine mogle značajno razlikovati. Loša strana “poštene” metode je da je proces prebrojavanja jako dug, a ukupan iznos novca uvijek je manji od onoga što je na čeku. Uobičajena situacija?
Sada zamislimo da smo se zabavljali u restoranu u Kini, a ček je donesen na kineskom. Sve što je tu jasno je iznos. Iako neki mogu posumnjati da se uopće ne radi o iznosu, već o trenutnom datumu. Ili, pretpostavimo da se to dogodi u Izraelu. Čitaju s desna na lijevo, ali kako pišu brojeve? Tko može odgovoriti bez Googlea?
Zašto je potrebna alokacija za IT i poslovanje?
Dakle, IT odjel pruža usluge svim odjelima tvrtke, a zapravo prodaje svoje usluge poslovnim odjelima. I, iako možda ne postoje formalni financijski odnosi između odjela unutar tvrtke, svaka bi poslovna jedinica trebala barem razumjeti koliko troši na IT, koliko košta lansiranje novih proizvoda, testiranje novih inicijativa itd. Očito je da modernizaciju i širenje infrastrukture ne plaća mitski “modernizator, pokrovitelj sistemskih integratora i proizvođača opreme”, već biznis koji mora shvatiti učinkovitost tih troškova.
Poslovne jedinice razlikuju se po veličini kao i po intenzitetu korištenja IT resursa. Dakle, ravnomjerna raspodjela troškova nadogradnje IT infrastrukture između odjela druga je metoda sa svim svojim nedostacima. U ovom slučaju poželjnija je "poštena" metoda, ali je previše radno intenzivna. Čini se da je najoptimalnija opcija "kvazi-fer" opcija, kada se troškovi ne raspoređuju na peni, već s nekom razumnom točnošću, baš kao što u školskoj geometriji koristimo broj π kao 3,14, a ne cijeli niz brojeva iza decimalne točke.
Procjena troškova informatičkih usluga vrlo je korisna na gospodarstvima s jedinstvenom informatičkom infrastrukturom prilikom spajanja ili izdvajanja dijela gospodarstva u zasebnu strukturu. To vam omogućuje da odmah izračunate troškove IT usluga kako biste te iznose uzeli u obzir prilikom planiranja. Također, razumijevanje cijene IT usluga pomaže u usporedbi različitih opcija korištenja i posjedovanja IT resursa. Kada ljudi u odijelima od više tisuća dolara govore o tome kako njihov proizvod može optimizirati IT troškove, povećati ono što treba povećati i smanjiti ono što treba smanjiti, procjena tekućih troškova IT usluga omogućuje CIO-u da ne vjeruje slijepo marketinškim obećanjima , već točno procijeniti očekivani učinak i kontrolirati rezultate.
Za poslovanje, dodjela je prilika da unaprijed razumiju troškove IT usluga. Svaki poslovni zahtjev ne procjenjuje se kao povećanje ukupnog IT budžeta za toliko posto, već se utvrđuje kao iznos za određeni zahtjev ili uslugu.
Pravi slučaj
Ključna “boljka” CIO-a velike tvrtke bila je ta što je trebalo razumjeti kako rasporediti troškove između poslovnih jedinica i ponuditi sudjelovanje u razvoju IT-a proporcionalno potrošnji.
Kao rješenje, razvili smo kalkulator IT usluga koji je bio u mogućnosti alocirati ukupne IT troškove prvo na IT usluge, a zatim na poslovne jedinice.
Postoje zapravo dva zadatka: izračunati trošak IT usluge i raspodijeliti troškove između poslovnih jedinica koje koriste ovu uslugu prema određenim pokretačima ("kvazi-poštena" metoda).
Na prvi pogled to može izgledati jednostavno ako su od samog početka ispravno opisane IT usluge, unesene informacije u CMDB konfiguracijsku bazu i sustav za upravljanje IT imovinom ITAM, izgrađeni modeli resursa i usluga te katalog IT usluga. razvijena. Doista, u ovom slučaju, za bilo koju IT uslugu moguće je odrediti koje resurse koristi i koliko ti resursi koštaju, uzimajući u obzir amortizaciju. Ali mi se bavimo običnim ruskim poslom, a to nameće neka ograničenja. Dakle, nema CMDB-a i ITAM-a, postoji samo katalog informatičkih usluga. Svaka IT usluga općenito predstavlja informacijski sustav, pristup istom, korisničku podršku i sl. IT servis koristi infrastrukturne servise kao što su “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network” itd. Sukladno tome, za rješavanje dodijeljenih zadataka potrebno je:
- utvrđivanje troškova infrastrukturnih usluga;
- raspodijeliti trošak infrastrukturnih usluga na IT servise i izračunati njihov trošak;
- odrediti pokretače (koeficijente) za raspodjelu troškova IT usluga na poslovne jedinice i alocirati troškove IT usluga na poslovne jedinice, čime se iznos troškova IT odjela raspoređuje među ostalim dijelovima poduzeća.
Svi godišnji IT troškovi mogu se predstaviti kao vreća novca. Dio ove vreće utrošen je na opremu, rad na migraciji, modernizaciju, licence, podršku, plaće zaposlenika itd. Međutim, složenost leži u računovodstvenom postupku za računovodstvo dugotrajne imovine i nematerijalne imovine u IT-u.
Uzmimo primjer projekta modernizacije SAP infrastrukture. U sklopu projekta nabavlja se oprema i licence, a radovi se izvode uz pomoć sistem integratora. Voditelj pri zatvaranju projekta mora sastaviti papire tako da se računovodstvena oprema uključi u dugotrajnu imovinu, licence u nematerijalnu imovinu, a ostali radovi na projektiranju i puštanju u pogon otpisuju kao razgraničeni trošak. Problem broj jedan: prilikom registracije kao dugotrajne imovine, računovođu kupca nije briga kako će se zvati. Stoga u dugotrajnoj imovini primamo sredstvo “UpgradeSAPandMigration”. Ako je u sklopu projekta modernizirano diskovno polje, što nema veze sa SAP-om, to dodatno otežava potragu za troškom i daljnju alokaciju. Zapravo, bilo koja oprema može biti skrivena iza sredstva "UpgradeSAPandMigration", a što više vremena prolazi, to je teže razumjeti što je zapravo tamo kupljeno.
Isto vrijedi i za nematerijalnu imovinu, koja ima mnogo složeniju formulu izračuna. Dodatnu složenost čini činjenica da se trenutak pokretanja opreme i stavljanja u bilancu može razlikovati za oko godinu dana. Osim toga, amortizacija je 5 godina, ali zapravo oprema može raditi više ili manje, ovisno o okolnostima.
Dakle, teoretski je moguće izračunati trošak IT usluga sa 100%-tnom točnošću, ali u praksi je to duga i prilično besmislena vježba. Stoga smo odabrali jednostavniju metodu: troškovi koji se lako mogu pripisati bilo kojoj infrastrukturi ili IT usluzi pripisuju se izravno odgovarajućoj usluzi. Preostali troškovi se prema određenim pravilima raspoređuju na IT službe. To će vam omogućiti da dobijete točnost od približno 85%, što je sasvim dovoljno.
U prvoj fazi Za raspodjelu troškova za infrastrukturne usluge koriste se financijska i računovodstvena izvješća za IT projekte i "zdrav voluntarizam" u slučajevima kada nije moguće pripisati troškove nijednoj infrastrukturnoj usluzi. Troškovi se alociraju ili izravno na IT usluge ili na infrastrukturne usluge. Kao rezultat raspodjele godišnjih troškova dobivamo iznos troškova za svaku infrastrukturnu uslugu.
U drugoj fazi koeficijenti raspodjele između IT usluga određuju se za takve infrastrukturne usluge kao što su „Aplikacijski poslužitelj“, „Poslužitelj baze podataka“, „Pohrana podataka“ itd. Neke infrastrukturne usluge, na primjer, "Radna mjesta", "Wi-Fi pristup", "Video konferencije" nisu distribuirane među IT uslugama i dodijeljene su izravno poslovnim jedinicama.
U ovoj fazi počinje zabava. Kao primjer, razmotrite takvu infrastrukturnu uslugu kao što su "Aplikacijski poslužitelji". Prisutan je u gotovo svim IT uslugama, u dvije arhitekture, sa i bez virtualizacije, sa i bez redundancije. Najjednostavniji način je rasporediti troškove proporcionalno korištenim jezgrama. Kako bismo brojali "identične papige" i ne brkali fizičke jezgre s virtualnim, uzimajući u obzir preveliku pretplatu, pretpostavljamo da je jedna fizička jezgra jednaka trima virtualnim. Tada će formula raspodjele troškova za infrastrukturnu uslugu "Application Server" za svaku IT uslugu izgledati ovako:
,
gdje je Rsp ukupni trošak infrastrukturne usluge “Application Servers”, a Kx86 i Kr koeficijenti koji pokazuju udio x86 i P-serije poslužitelja.
Koeficijenti su određeni empirijski na temelju analize informatičke infrastrukture. Trošak softvera klastera, softvera za virtualizaciju, operativnih sustava i aplikacijskog softvera izračunava se kao zasebne infrastrukturne usluge.
Uzmimo kompliciraniji primjer. Infrastrukturna usluga “Poslužitelji baze podataka”. Uključuje troškove hardvera i troškove licenci za baze podataka. Dakle, trošak opreme i licenci može se izraziti formulom:
gdje su RHW i RLIC ukupni trošak opreme odnosno ukupni trošak licenci baze podataka, a KHW i KLIC empirijski koeficijenti koji određuju udio troškova za hardver i licence.
Nadalje, s hardverom je slično prethodnom primjeru, ali s licencama je situacija malo kompliciranija. Krajolik tvrtke može koristiti nekoliko različitih vrsta baza podataka, kao što su Oracle, MSSQL, Postgres itd. Dakle, formula za izračun dodjele određene baze podataka, na primjer, MSSQL, određenoj usluzi izgleda ovako:
gdje je KMSSQL koeficijent koji određuje udio ove baze podataka u IT krajoliku tvrtke.
Situacija je još kompliciranija s izračunom i dodjelom sustava za pohranu podataka s različitim proizvođačima polja i različitim vrstama diskova. Ali opis ovog dijela je tema za zaseban post.
Rezultat?
Rezultat ove vježbe može biti Excel kalkulator ili alat za automatizaciju. Sve ovisi o zrelosti tvrtke, pokrenutim procesima, implementiranim rješenjima i želji menadžmenta. Takav kalkulator ili vizualni prikaz podataka pomaže u pravilnoj raspodjeli troškova između poslovnih jedinica i pokazuje kako i na što se raspoređuje IT proračun. Isti alat može lako demonstrirati kako poboljšanje pouzdanosti usluge (redundancija) povećava njenu cijenu, ne za cijenu poslužitelja, već uzimajući u obzir sve povezane troškove. To omogućuje tvrtki i CIO-u da "igraju na istoj ploči" po istim pravilima. Prilikom planiranja novih proizvoda, troškovi se mogu unaprijed izračunati i procijeniti izvedivost.
Igor Tyukachev, konzultant u Jet Infosystems
Izvor: www.habr.com