Dobar dan svima! Danas bih želio podijeliti mali primjer automatizacije procesa kreiranja zahtjeva za odlazak za nove zaposlenike pomoću proizvoda Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate i Teams. Prilikom implementacije ovog procesa nećete morati kupiti zasebne korisničke planove za PowerApps i Power Automate; bit će dovoljna pretplata na Office365 E1/E3/E5. Izradit ćemo popise i stupce na web-mjestu SharePoint, PowerApps će vam pomoći u stvaranju obrasca, a Power Automate će pružiti mogućnosti za prilagodbu logike poslovnih procesa. Završni proces povezat ćemo s MS Teams timom. Nemojmo gubiti vrijeme i vidjeti što će se dogoditi.
U prvoj fazi izrađujemo popise i detalje. Trebaju nam popisi:
- Zahtjevi zaposlenika za odlazak
- Podjela
- HR po odjelu
- Administratori
Svaki će popis u budućnosti odigrati svoju ulogu, a vidjet ćemo koju. Izradite detalje i konfigurirajte navigacijski izbornik:
PowerApps
Sada napravimo obrazac za popis "Zahtjevi za odlazak zaposlenika" koristeći PowerApps. U konačnom obliku to će izgledati ovako:
U polju “Zaposlenik” birate s popisa Office 365 korisnika, “Datum izlaska” je naznačen iz kalendara, “Odjel” je naznačen iz imenika odjela, a “HR” je odabran iz “HR po odjelu” imenik:
Ali potrebno je osigurati da je popis ljudskih resursa dostupnih za odabir filtriran prema odjelu navedenom na obrascu. Upotrijebimo formulu za filtriranje podataka u PowerApps. Za svojstvo "Artikli" polja "HR" pišemo:
Osim toga, možete izvršiti male prilagodbe zadane vrijednosti za polje Status na obrascu. Za svojstvo “Default” polja “Status” pišemo:
Ako se otvori forma za kreiranje elementa, u polju “Status” bit će ispisana vrijednost “Novo”, u suprotnom, vrijednost iz stupca SharePoint za trenutni element bit će zamijenjena u polju statusa na obrascu.
Jedan od problema s PowerAppsom je nemogućnost jednostavnog dohvaćanja podataka iz SharePoint grupa. Zbog toga nije moguće lako konfigurirati vidljivost/dostupnost polja ili objekata na obrascu ako se želite osloniti na to da je korisnik član SharePoint grupe. Ali možete pronaći zaobilazno rješenje. Posebno u tu svrhu unaprijed smo izradili popis administratora:
Ovaj popis sadrži polje “Zaposlenik” s tipom “Korisnik ili grupa” koje se prikazuje samo na obrascu i polje “Ime” u kojem je upisano ime odabranog zaposlenika koje se prikazuje samo u prikazu liste. Sada isprobajmo mali trik u PowerApps. Na primjer, možete konfigurirati dostupnost bilo kojeg polja ako je trenutni korisnik na popisu administratora. Pronađite svojstvo "Način prikaza" u polju "Datum izdavanja" i napišite:
Prema ovoj formuli, ako na popisu administratora postoji barem jedan zaposlenik čija prijava odgovara prijavi trenutnog korisnika, tada će polje biti dostupno za uređivanje, inače za pregled. Za veću pouzdanost, prijavu smanjujemo na mala slova, inače se svakakvi slučajevi mogu dogoditi.
Možda ste primijetili da se u zaglavlju obrasca nalazi gumb “Radnje na prijavi”:
Ovaj gumb će prijeći na drugi zaslon, gdje se, radi praktičnosti, prikupljaju sve moguće radnje u aplikaciji:
Nakon klika na svaki gumb otvara se prozor s dodatnim radnjama, na primjer, ako je odabrana akcija “Poništi prijavu”, otvara se dodatni prozor s mogućnošću unosa komentara:
Nakon klika na gumb "Potvrdi", status aplikacije se mijenja, a to je moguće učiniti čak i bez pokretanja Power Automate toka. Upotrijebimo funkciju "Patch" za svojstvo "OnSelect" gumba:
Pomoću funkcije Patch ažuriramo stavku popisa narudžbi filtriranjem prema ID-u trenutne stavke. Promijenimo vrijednost polja "Status" i idemo na glavni zaslon. Za ostale akcijske gumbe logika je slična.
Sve što preostaje je konfigurirati tijek odobrenja. Učinimo to u najjednostavnijem obliku.
Power Automate
Naš tijek odobrenja pokrenut će se automatski kada se kreira karta. Tijekom izvršenja status prijave će se mijenjati, pročelnik će je primiti, a pročelniku će biti poslana e-mail obavijest o novoj prijavi. Za određivanje vođe imamo imenik "Divizije":
Stvorite tok Power Automate:
Tijekom izvođenja ovog tijeka voditelj odjela prima e-mail obavijest o izradi nove prijave te može na poveznici donijeti odluku klikom na gumb:
Klikom na gumb "Slažem se" ili "Odbij" također se pokreće Power Automate tok, koji mijenja status prijave i šalje obavijest e-poštom stručnjaku za ljudske resurse:
Proces je spreman.
Timovi
I posljednji dodir je organizacija suradnje s ovim procesom. Da biste to učinili, povežite proces s naredbom MS Teams:
Sada svi članovi MS Teams tima imaju pristup procesu odjave novog zaposlenika na zasebnoj kartici.
Naravno, možete dati odobrenja u više koraka u svojoj logici toka, plus možete koristiti komponentu Odobrenja za dodjelu zadataka Power Automate. Također možete prilagoditi izvješća i generirati obavijesti koje će se slati chatbotu Microsoft Teams. Ali o tome više u narednim člancima. Hvala vam na pažnji i ugodan dan svima!
Izvor: www.habr.com