Kod implementacije gotovih ERP sustava 53% tvrtki ozbiljne izazove koji zahtijevaju promjene poslovnih procesa i organizacijskih pristupa, a 44% tvrtki suočava se sa značajnim tehničkim problemima. U nizu članaka objasnit ćemo što je ERP sustav, koliko je koristan, kako odrediti potrebu za njegovom implementacijom, što trebate znati pri odabiru pružatelja platforme i kako ga implementirati.
Koncept ERP sustava došao je iz SAD-a i doslovno se prevodi kao planiranje resursa poduzeća – Enterprise Resource Planning. Akademski to izgleda ovako: „ERP je organizacijska strategija za integraciju proizvodnje i operacija, upravljanja radom, financijskog upravljanja i upravljanja imovinom, usmjerena na kontinuirano balansiranje i optimizaciju resursa poduzeća putem specijaliziranog, integriranog aplikacijskog softverskog paketa (softvera) koji pruža zajednički model podataka i procese za sva područja djelovanja."
Svaki dobavljač može razumjeti sustav koji je razvio na svoj način, na temelju njegovog fokusa i zadataka koje treba riješiti. Na primjer, jedan ERP sustav je prikladniji za maloprodaju, ali nije za rafineriju nafte. Štoviše, svaka tvrtka i njen zaposlenik koji koristi platformu zamišlja je drugačije, ovisno o dijelu s kojim dolazi u kontakt u svom radu.
ERP je u svojoj srži informacijski sustav za upravljanje svim poslovnim procesima i resursima tvrtke temeljen na jedinstvenoj bazi podataka.
Zašto vam je potreban ERP sustav?
Kao i svaki informacijski sustav, ERP radi s podacima. Svaki zaposlenik i odjel neprestano stvaraju stotine megabajta informacija. U maloj organizaciji menadžer ima izravan pristup svim informacijama i vrijeme za praćenje procesa. Ako se u okviru jednog ili dva poslovna procesa kreira velika količina podataka, tada ih voditelj treba samo digitalizirati ciljanim IT rješenjima. Obično organizacija kupuje računovodstveni softver i, na primjer, CRM.
Kako tvrtka raste, oni pojedinačni procesi za čije je upravljanje prije bilo potrebno minimalno vrijeme pretvaraju se u velike količine informacija. U sprezi s drugim poslovnim procesima, različiti tokovi informacija zahtijevaju ogromno administrativno osoblje koje ih kombinira i analizira. Stoga ERP sustav ne trebaju mala, već srednja i velika poduzeća.
Kako razumjeti da tvrtka treba ERP sustav
Tipična priča za naše kupce ide ovako. U nekom trenutku postaje jasno da su svi glavni procesi automatizirani, a učinkovitost rada se ne povećava.
Ispada da se svaki proces nalazi u svom zasebnom informacijskom sustavu. Kako bi ih povezali, zaposlenici ručno unose podatke u svaki sustav, a zatim uprava ručno prikuplja duplicirane podatke za analizu aktivnosti cijele tvrtke. U principu, takva mehanika rada je produktivna do određene točke. Glavna stvar je odrediti trenutak postizanja maksimalne učinkovitosti prije nego što se dogodi, a ne kada je potrebno promijeniti mehanizme procesa u hitnom načinu rada.
Niti jedan informacijski sustav nikada neće javiti da je došao trenutak kada je tvrtka narasla do razine na kojoj je potreban ERP sustav. Svjetsko iskustvo pokazuje 4 glavna znaka koji će vam omogućiti da to shvatite:
Nema dovoljno podataka za donošenje informirane upravljačke odluke.
Svaka odluka u poslovanju ima posljedice koje u konačnici rezultiraju financijskim gubicima ili, obrnuto, prihodima. Kvaliteta odluke ovisi o informacijama na kojima se temelji. Ako su podaci zastarjeli, nepotpuni ili netočni, odluka će biti netočna ili neuravnotežena.
Glavni razlozi nedosljednosti informacija:
-
kritične informacije su raspršene među pojedinim zaposlenicima i odjelima;
-
ne postoje propisi za prikupljanje podataka;
-
Informacije prikupljaju zaposlenici s različitim ulogama iu različito vrijeme.
S ERP platformom koja odgovara vašim poslovnim procesima, možete centralizirati sve svoje podatke. Sve informacije kreiraju svaki zaposlenik i odjel u jedinstvenom sustavu u stvarnom vremenu. To znači da su podaci koji vama i bilo kome drugome u tvrtki mogu trebati uvijek točni i ažurni koliko god je to moguće.
Nedostatak integracije između IT sustava dovodi do operativnih neuspjeha i koči rast tvrtke.
Svaki IT sustav ima vlastite zahtjeve za format podataka, izgrađen u različito vrijeme i koristeći različite tehnologije, principe i programske jezike. To se očituje u radu zaposlenika, koji međusobno komuniciraju kao na različitim jezicima, te u brzini interakcije.
ERP sustav kombinira pojedinačne funkcije u jedan integrirani i lako razumljiv prostor. ERP sustav djeluje kao prevoditelj, govoreći više programskih jezika kako bi se osigurala suradnja i dosljednost.
Vaši klijenti nisu zadovoljni uslugom.
Ako se kupci žale ili odlaze, razmislite o učinkovitosti. To je zbog potražnje koja nadmašuje ponudu, kasnih isporuka, spore usluge ili jednostavno općeg osjećaja da tvrtka nema resursa ili vremena za brigu o svakom kupcu.
Kada tvrtka naraste do srednje ili velike veličine, ERP nezadovoljne kupce pretvara u lojalne. Kupci počinju osjećati poboljšanje usluge i doživljavaju promjene zajedno s tvrtkom.
Koristite zastarjele sustave.
Prema Veeam 2020 Izvješće o trendovima zaštite podataka, glavna prepreka digitalnoj poslovnoj transformaciji su zastarjele tehnologije. Ako tvrtka još uvijek radi sa sustavima ručnog unosa ili papirnatim dokumentima, onda će u postpandemičnom razdoblju sigurno zaostati.
Osim toga, IT sustavi tvrtke mogu biti prilično moderni, ali dezintegrirani. U tom slučaju svaki odjel stvara vlastiti informacijski bunker iz kojeg podaci izlaze dozirano ili netočno. Ukoliko je integracija pojedinačnih sustava izuzetno skupa ili nemoguća, potrebno ih je promijeniti u jedinstveni ERP sustav.
Koje prednosti ERP sustav pruža poduzeću?
ERP sustav je proizvod koji tvrtka kupuje o svom trošku. Na njegovu provedbu gleda se kao na investiciju koja bi trebala donijeti profit. Nijedan proizvođač ERP sustava ne jamči da će on poduzeću donijeti rast prihoda. I to se ne odnosi samo na ERP sustave, već i na bilo koja IT rješenja. Međutim, sve prednosti implementacije neizravno utječu na dobit:
Uštede na IT sustavima
Umjesto trošenja resursa na nekoliko različitih sustava, od kojih svaki zahtijeva specijaliziranu podršku, infrastrukturu, licence i obuku zaposlenika, možete koncentrirati sve troškove na jednu ERP platformu. Sastoji se od modula koji zamjenjuju različite sustave integriranim dijelovima.
Ako se ERP sustav razvija od nule kako bi zadovoljio potrebe određene tvrtke, može uključivati sustave i usluge trećih strana koji će biti pogodni za rad s poslovnim partnerima, dobavljačima, klijentima i drugim ugovornim stranama.
Puna transparentnost
ERP omogućuje menadžmentu potpuni pristup svakom poslovnom procesu bilo kojeg odjela 24/7. Na primjer, možete pratiti zalihe na dnevnoj bazi, uključujući planirane isporuke i isporuke u tranzitu. Imati potpunu sliku o razinama zaliha omogućuje vam točniju kontrolu obrtnog kapitala.
Automatizirana izvješća i snažno planiranje
ERP stvara jedinstveni, jedinstveni sustav izvještavanja za sve procese. Automatski generira korisna izvješća i analitiku u bilo kojem trenutku. Uz to, uprava neće morati ručno prikupljati proračunske tablice i pisma.
Tako platforma oslobađa vrijeme za strateško planiranje, bolju analizu i usporedbu učinka odjela. ERP sustav pomaže u pronalaženju trendova u analitici koji prije nisu bili primijećeni, a nisu ni imali prilike primijetiti.
Povećana učinkovitost
ERP sam po sebi nije lijek za sve. Važno je ne samo pridržavati se specifičnosti poslovanja, već i pravilno ga implementirati. Prema Uz 315 dobavljača gotovih ERP sustava, udio implementacija koje su bile samo djelomično uspješne procijenjen je na između 25 i 41 posto, ovisno o industriji. Pravi ERP značajno smanjuje vrijeme i trud utrošen na rutinski rad.
Обслуживание клиентов
Služba za korisnike ključni je dio poslovanja. ERP sustav pomiče fokus zaposlenika s vođenja registara kupaca na izgradnju i održavanje odnosa s kupcima.
Statistika pokazuje da 84 posto klijenata u poduzeću ako ne dobiju dovoljno odgovora na upite. ERP zaposleniku daje sve potrebne informacije i povijest klijenta u trenutku kontakta. Njime se zaposlenici ne bave birokracijom, već privlačenjem i zadržavanjem klijenata. Klijenti osjećaju dobrobiti njegove implementacije, čak i ne znajući za promjene u tvrtki.
Zaŝita dannyh
Teško da postoji informacijski sustav koji može pružiti apsolutno jamstvo sigurnosti podataka. Osobni podaci kupaca i zaposlenika, e-mailovi, intelektualno vlasništvo, financijski podaci, fakture, ugovori – što više sustava obrađuje ove informacije, to je teže pratiti rizike. ERP sustav uvodi jedinstvene standarde za pristup, unos i izlaz podataka te centraliziranu pohranu informacija.
Međutim, što je veći tržišni udio gotovog ERP sustava, to je on češće podložan hakerskim napadima. Bilo bi poželjno da razvijete vlastiti ERP sustav, čijoj ćete kodnoj bazi samo vi imati pristup. Ako je ERP sustav vaše tvrtke razvijen od nule, hakeri neće moći pronaći kopije sustava kako bi ga prvo testirali na ranjivosti.
Produktivnost suradnje
Često interes za suradnju između odjela ili zaposlenika nestane jer prijenos podataka zahtijeva mnogo rutinskih operacija ili zbog psihološke klime u tvrtki. Jedinstveni sustav automatizira pristup informacijama, eliminira negativan doživljaj ljudskog faktora i ubrzava komunikaciju unutar tvrtke.
Unificirani poslovni procesi
Unaprijed izgrađeni ERP sustavi razvijeni su u skladu s najboljom industrijskom praksom. To omogućuje tvrtkama da standardiziraju vlastite procese.
Međutim, u stvarnosti poduzeće mora napraviti težak izbor: ili je potrebno dugo i skupo vrijeme za postavljanje i modificiranje ERP sustava kako bi zadovoljio standarde poduzeća ili je bolno prilagoditi vlastite poslovne procese standardima ERP sustava.
Postoji i treći način - prvotno razviti sustav za vlastite poslovne procese.
Skalabilnost
Bilo da proširujete bazu klijenata, širite se na nova tržišta, uvodite nove procese, odjele ili proizvode ili na neki drugi način povećavate svoje poslovanje, s pravim dobavljačem, vaša ERP platforma može se prilagoditi promjenama.
Budući da se ERP sustav implementira u sve procese tvrtke, lista pogodnosti može se povećavati ovisno o specifičnostima. Na tržištu postoje deseci i stotine gotovih rješenja koja kupce tjeraju u okvire pretplate, brzine ažuriranja i podrške, zatvorene funkcionalnosti i arhitekture – u okviru jednog dobavljača. Samo razvoj vlastitog ERP sustava pruža maksimalne mogućnosti bez ikakvih ograničenja.
Pročitajte sljedeće članke kako biste saznali kako odabrati proizvođača ERP sustava, koja pitanja postaviti kako ne biste izgubili novac i što uzeti u obzir pri planiranju implementacije.
Izvor: www.habr.com