Prilikom implementacije gotovih ERP sustava 53 % tvrtki s ozbiljnim poteškoćama koje zahtijevaju promjena poslovnih procesa i organizacijskih pristupa, a 44 % tvrtki se susreće s značajnim tehničkim problemima. U seriji članaka objašnjavamo što je ERP sustav, koje su njegove prednosti, kako prepoznati potrebu za njegovom implementacijom, što treba znati prilikom odabira dobavljača platforme i kako ga implementirati.
Pojam ERP sustava došao je iz SAD-a i doslovno se prevodi kao planiranje resursa poduzeća — Enterprise Resource Planning. Akademski to izgleda ovako: „ERP je organizacijska strategija integracije proizvodnje i operacija, upravljanja radnim resursima, financijskog menadžmenta i upravljanja imovinom, orijentirana na kontinuiranu ravnotežu i optimizaciju resursa poduzeća putem specijaliziranog integriranog paketa aplikacijskog softvera (AS), koji osigurava zajednički model podataka i procesa za sve sfere djelovanja.“
Svaki dobavljač može svoj sustav shvaćati na svoj način, ovisno o njegovoj orijentaciji i rješavanju problema. Na primjer, jedan ERP sustav više odgovara maloprodaji, ali nije prikladan za rafineriju nafte. Štoviše, svaka tvrtka i njezin zaposlenik koji koristi platformu predstavljaju je na svoj način, ovisno o dijelu s kojim se susreću u svom radu.
U svojoj suštini, ERP je informacijski sustav za upravljanje svim poslovnim procesima i resursima tvrtke na temelju jedinstvene baze podataka.
Zašto je potreban ERP sustav
Kao i svaki informacijski sustav, ERP radi s podacima. Svaki zaposlenik i odjel neprekidno stvaraju stotine megabajta informacija. U maloj organizaciji, vođa ima neposredan pristup svim informacijama i vrijeme za praćenje procesa. Ako se veliki volumen podataka stvara unutar jednog ili dva poslovna procesa, tada vođa može digitalizirati te procese specifičnim IT rješenjima. Obično organizacija kupuje softver za računovodstvo i, primjerice, CRM.
S rastom tvrtke, neki procesi koji su prije zahtijevali minimalno vremena za upravljanje, transformiraju se u velike količine informacija. U kombinaciji s drugim poslovnim procesima, razdvojeni informacijski tokovi zahtijevaju ogroman administrativni kadar za njihovo povezivanje i analizu. Stoga je ERP sustav potreban ne samo malim, već i srednjim i velikim poduzećima.
Kako prepoznati da je tvrtki potreban ERP sustav
Obična priča naših klijenata izgleda ovako. U nekom trenutku postaje jasno da su svi osnovni procesi automatizirani, a učinkovitost rada ne raste.
Otkriva se da se svaki proces nalazi u svojoj odvojenoj informacijskoj sustavu. Za njihovo povezivanje zaposlenici ručno unose podatke u svaki sustav, a zatim uprava ručno prikuplja duplicirane podatke za analizu aktivnosti cijele tvrtke. U načelu, takva mehanika rada je produktivna do određenog trenutka. Najvažnije je odrediti trenutak kada se dostigne maksimalna učinkovitost prije nego što dođe do njega, a ne tada kada će biti potrebno hitno mijenjati mehanizme procesa.
Nijedan od informatičkih sustava nikada neće javiti da je došao trenutak kada je tvrtka dostigla razinu kada joj je potreban ERP sustav. Svjetsko iskustvo ukazuje na četiri glavna znaka koja će to omogućiti prepoznavanje:
Podaci za donošenje promišljene upravljačke odluke postaju nedovoljni.
Svaka odluka u poslovanju ima posljedice koje na kraju rezultiraju financijskim gubicima ili, s druge strane, prihodima. Kvaliteta odluke ovisi o informacijama na kojima se temelji. Ako su podaci zastarjeli, nepotpuni ili netočni, odluka će biti pogrešna ili neuravnotežena.
Glavni uzroci proturječnosti informacija:
kritične informacije su raspršene među pojedinim zaposlenicima i odjelima;
nema pravila za prikupljanje podataka;
prikupljanje informacija provode zaposlenici s raznim ulogama i u različito vrijeme.
Ako imate ERP platformu koja odgovara vašim poslovnim procesima, možete centralizirati sve podatke. Sve informacije svaki zaposlenik i odjel stvaraju u jedinstvenom sustavu u stvarnom vremenu. To znači da su podaci koji bi vam mogli zatrebati, kao i onima drugima u tvrtki, uvijek što točniji i ažurniji.
Nedostatak integracije između IT sustava dovodi do prekida rada i ometa rast tvrtke.
Svaki IT sustav ima svoje zahtjeve za formatom podataka, izgrađen je u različitim vremenima i na raznim tehnologijama, principima i programskim jezicima. To se odražava na rad zaposlenika, koji komuniciraju kao da govore različite jezike, te na brzini interakcije.
ERP sustav okuplja pojedinačne funkcije u jednom integriranom i jasnom prostoru. ERP sustav djeluje kao prevoditelj koji govori nekoliko programskih jezika kako bi osigurao suradnju i usklađenost.
Vaši klijenti nisu zadovoljni uslugom.
Ako se klijenti žale ili odlaze, treba razmisliti o učinkovitosti. To može biti zbog potražnje koja premašuje ponudu, kašnjenja u isporukama, sporih usluga ili jednostavno općeg dojma da tvrtka nema resursa ili vremena da se pobrine o svakom klijentu.
Kada tvrtka naraste na razinu srednje ili velike, ERP pretvara nezadovoljne klijente u lojalne. Klijenti počinju osjetiti poboljšanje usluge i prolaze promjene zajedno s tvrtkom.
Koristite zastarjele sustave.
Prema Izvještaj o trendovima zaštite podataka Veeam 2020 pokazuje da su glavna prepreka digitalnoj transformaciji poslovanja zastarjeli tehnologije. Ako tvrtka još uvijek radi s sustavima ručnog unosa ili papirologijom, u postpandemijskom razdoblju sigurno će biti isključena.
Osim toga, IT sustavi u tvrtki mogu biti prilično moderni, ali disintegrirani. U tom slučaju, svaki odjel stvara svoj informatički bunker, čiji podaci izlaze dozirano ili netočno. Ako je integracija pojedinih sustava izuzetno skupa ili nemoguća, potrebno ih je zamijeniti jedinstvenim ERP sustavom.
Koje koristi ERP sustav donosi poslovanju?
ERP sustav je proizvod koji tvrtka kupuje na vlastiti trošak. Njegova implementacija smatra se investicijom koja bi trebala donijeti dobit. Nijedan proizvođač ERP sustava ne jamči da će donijeti rast prihoda tvrtki. To se odnosi ne samo na ERP sustave, već i na bilo koja IT rješenja. Međutim, sve prednosti implementacije posredno utječu na profit:
Ušteda na IT sustavima
Umjesto da trošite resurse na nekoliko raspršenih sustava, od kojih svaki zahtijeva specijaliziranu podršku, infrastrukturu, licence i obuku zaposlenika, možete fokusirati sve troškove na jednoj ERP platformi. Ona se sastoji od modula koji zamjenjuju raspršene sustave integriranim dijelovima.
Ako se ERP sustav razvija od nule prema zahtjevima konkretne tvrtke, mogu se uključiti vanjski sustavi i usluge s kojima će biti praktično raditi poslovnim partnerima, dobavljačima, klijentima i drugim kontrahentima.
Potpuna transparentnost
ERP omogućuje upravi potpuni pristup svakom poslovnom procesu bilo kojeg odjela 24/7. Na primjer, moguće je svakodnevno pratiti zalihe, uključujući planirane isporuke i isporuke u putu. Imajući cjelovitu sliku o stanju zaliha, moguće je točnije kontrolirati obrtna sredstva.
Automatizacija izvještavanja i snažno planiranje
ERP stvara jedinstveni unificirani sustav izvještavanja za sve procese. Automatski generira korisne izvještaje i analitiku u bilo kojem trenutku. Uprava ne mora ručno prikupljati tablice i e-poruke.
Tako platforma oslobađa vrijeme za strateško planiranje, kvalitetniju analizu i usporedbu pokazatelja odjela. ERP sustav pomaže u otkrivanju analitičkih trendova koje su ranije prošli nezapaženo, pa čak i nisu imali priliku primijetiti.
Rast učinkovitosti
Sama ERP nije čarobni štapić. Važno je ne samo usklađivanje sa specifičnostima poslovanja, već i pravilna implementacija. Prema 315 dobavljača gotovih ERP sustava, udio implementacija čiji je uspjeh bio samo djelomičan procjenjuje se između 25 do 41 posto ovisno o industriji. Prikladni ERP značajno smanjuje troškove vremena i napora na rutinu.
Održavanje klijenata
Usluge za korisnike ključni su dio poslovanja. ERP sustav prebacuje fokus zaposlenika s vođenja evidencije o klijentima na izgradnju i održavanje odnosa s clijentima.
Statistika pokazuje da 84 posto klijenata tvrtkom ako ne dobiju dovoljno odgovora na upite. ERP osigurava da zaposlenik ima sve potrebne informacije i povijest klijenta upravo u trenutku kontakta. S njom zaposlenici se bave ne birokracijom, već privlačenjem i zadržavanjem klijenata. Klijenti osjećaju prednosti njezine implementacije, čak i ne znajući za promjene u kompaniji.
Zaštita podataka
Teško da postoji informatički sustav koji može pružiti apsolutnu garanciju sigurnosti podataka. Osobni podaci klijenata i zaposlenika, e-pošta, intelektualno vlasništvo, financijski podaci, računi, ugovori – što više sustava obrađuje te informacije, to je teže pratiti rizike. ERP sustav uvodi jedinstvene standarde pristupa, unosa i izvoda podataka te centralizirano pohranjivanje informacija.
Međutim, što je veći tržišni udio gotovog ERP sustava, to je češće izložen hakiranjima. Bolje bi bilo razviti vlastiti ERP sustav, čiji će pristup kodnoj osnovi imati samo vi. Ako je ERP sustav za vašu kompaniju razvijen od nule, hakeri neće moći pronaći kopije sustava kako bi unaprijed provjerili njegovu ranjivost.
Produktivnost suradnje
Često interes za suradnjom odjela ili zaposlenika opada, jer prijenos podataka zahtijeva mnogo rutinskih operacija ili zbog psihološke klime u kompaniji. Jedinstveni sustav automatizira pristup informacijama, eliminira negativno iskustvo ljudskog faktora i ubrzava komunikaciju unutar kompanije.
Jedinstveni poslovni procesi
Gotovi ERP sustavi razvijeni su u skladu s najboljim industrijskim praksama. To omogućava poduzećima da standardiziraju vlastite procese.
Međutim, u stvarnosti, poduzeće se suočava s teškim izborom: ili dugotrajno i skupo prilagoditi ERP sustav standardima poduzeća ili s bolom prilagođavati vlastite poslovne procese standardima ERP sustava.
Postoji treći put – od početka razvijati sustav prema vlastitim poslovnim procesima.
Skalabilnost
Bilo da proširujete svoju bazu klijenata, ulazite na nova tržišta, uvodite nove procese, odjele ili proizvode ili na neki drugi način skalirate svoje poslovanje, uz pravog pružatelja ERP platforma se prilagođava promjenama.
Budući da se ERP sustav implementira u sve procese tvrtke, popis prednosti može rasti ovisno o specifičnostima. Na tržištu su razvijena desetine i stotine gotovih rješenja koja kupce zatvaraju u okvire pretplata, brzine ažuriranja i podrške, zatvorenih funkcionalnosti i arhitekture – u okvire jednog dobavljača. Samo razvoj vlastitog ERP sustava daje maksimalne mogućnosti bez ikakvih ograničenja.
O tome kako odabrati proizvođača ERP sustava, koja pitanja postaviti da ne biste izgubili novac i što uzeti u obzir prilikom planiranja implementacije, čitajte u sljedećim člancima.
Izvor: habr.com
