Unatoč popularnosti teme elektroničkog upravljanja dokumentima, u ruskim bankama i općenito u financijskom sektoru većina transakcija obavlja se na starinski način, na papiru. I nije riječ toliko o konzervativizmu banaka i njihovih klijenata, koliko o nedostatku odgovarajućeg softvera na tržištu.
Što je transakcija složenija, manja je vjerojatnost da će se provesti u okviru EDI-ja. Na primjer, leasing transakcija je složena jer uključuje najmanje tri strane - banku, primatelja leasinga i dobavljača. Često im se pridodaju i jamac i zalogodavac. Odlučili smo da se takve transakcije mogu potpuno digitalizirati, za što smo kreirali sustav E-Leasing - prvu uslugu u Rusiji koja u potpunosti pruža EDI u takvim scenarijima. Kao rezultat toga, početkom srpnja 2019. godine 37% ukupnog broja leasing transakcija prolazi kroz E-Leasing. U nastavku ćemo analizirati E-Leasing sa stajališta funkcionalnosti i tehničke izvedbe.
Sustav smo počeli razvijati početkom 2017. godine. Najteži dio bio je početak: formuliranje zahtjeva za proizvod, pretvaranje ideja u specifične tehničke specifikacije. Slijedi potraga za izvođačem. Izrada tehničke specifikacije, konzultacije - sve je to trajalo oko četiri mjeseca. Još četiri mjeseca kasnije, u studenom 2017., objavljeno je prvo izdanje sustava, što je prilično brzo za tako ambiciozan projekt. Prva verzija E-Leasinga imala je funkcije traženja i potpisivanja dokumenata - ne samo glavnih, već i ugovora o jamstvu i drugih dodatnih ugovora koji mogu biti potrebni u procesu rada po ugovoru o leasingu. U ožujku 2018. dodali smo mogućnost traženja dokumenata u sklopu praćenja, au srpnju iste godine dodali smo mogućnost slanja elektroničkih računa.
Kako funkcionira E-Leasing?
Sustav smo počeli razvijati početkom 2017. godine. Cijeli put od formuliranja zahtjeva za proizvod do odabira izvođača i puštanja prvog izdanja trajao je manje od godinu dana - diplomirali smo u studenom.
Zahtjevi za paket dokumenata od strane ugovornih strana vrše se iz našeg poslovnog sustava temeljenog na Corus SQL bazi podataka i Microsoft Dynamics NAV 2009. Svi dokumenti koje su sudionici dostavili u sklopu transakcije također se tamo šalju na pohranu. Frontend je E-Leasing portal koji dobavljačima i klijentima omogućuje traženje, preuzimanje, ispis dokumenata i potpisivanje pomoću ECES-a (poboljšani kvalificirani elektronički potpis).
Sada pogledajmo rad sustava detaljnije prema gornjem dijagramu.
Zahtjev se generira iz entiteta „Kartica druge strane” ili „Projekt”. Kada se zahtjev pošalje, zapisi se generiraju u tablici zahtjeva. Sadrži opis zahtjeva i parametre. Objekt kodne jedinice odgovoran je za generiranje zahtjeva. Kreira se unos u tablici sa statusom Ready, što znači da je zahtjev spreman za slanje. Tablica zahtjeva sadrži opis tijela zahtjeva. Svi traženi dokumenti nalaze se u tablici dokumenata. Prilikom traženja dokumenta, polje “EDS status” postavljeno je na “Zahtjevano”.
Posao na CORUS poslužitelju koji se izvodi na SQL agentu prati zapise sa statusima Spreman u tablici upita. Kada se pronađe takav zapis, zadatak šalje zahtjev portalu E-Leasing. Ako je slanje uspješno, unos se u tablici označava statusom Odgovoreno, a ako nije, statusom Greška. Rezultat odgovora bilježi se u različitim tablicama: šifra odgovora s poslužitelja i opis greške, ako se zahtjev ne može poslati, u jednoj tablici; zapise koji opisuju tijelo odgovora - u drugi, au treći - zapise s datotekama primljenim kao rezultat zahtjeva, s vrijednošću Kreiraj u polju Status i vrijednošću Provjeri u polju Status skeniranja. Osim toga, zadatak prati događaje s portala E-Leasing te generira upite u tablicama upita koje sam obrađuje.
Drugi posao prati unose u tablici primljenih dokumenata s vrijednošću Kreiraj u polju Status i vrijednošću Provjereno u polju Status skeniranja. Zadatak se izvodi svakih 10 minuta. Antivirus je odgovoran za polje Status skeniranja, a ako je skeniranje uspješno, bilježi se vrijednost Verified. Ova se funkcionalnost odnosi na uslugu informacijske sigurnosti. Objekt kodne jedinice odgovoran je za obradu zapisa. Ako je unos u tablicu prihvaćenih dokumenata uspješno obrađen, tada se u polju Status označava vrijednošću Uspješno, a traženi dokument u polju „EDS Status“ u tablici dokumenata dobiva status „Primljeno“. Ukoliko unos u tablici prihvaćenih dokumenata nije bilo moguće obraditi, isti se u polju Status označava vrijednošću Neuspjeh, au polju „Tekst greške“ upisuje se opis pogreške. Ništa se ne mijenja na tabli za dokumente.
Treći zadatak prati sve zapise u tablici dokumenata koji imaju status koji nije prazan ili "Prihvaćeno". Zadatak se izvodi jednom dnevno u 23:30 i opoziva svu ugovornu dokumentaciju koja nije potpisana tijekom tekućeg dana. Zadatak generira zahtjev za brisanje ugovorne dokumentacije u tablicama zahtjeva i odgovora i mijenja polje "Status" u vrijednost "Povučeno" u tablici dokumenata.
E-Leasing s korisničke strane
Za korisnika, sve počinje primanjem poziva za pridruživanje EDF-u od našeg upravitelja klijenata. Klijent dobiva pismo i prolazi jednostavnu proceduru registracije. Poteškoće mogu nastati samo ako radno mjesto korisnika nije spremno za rad s elektroničkim potpisima. Značajan dio poziva tehničkoj podršci vezan je uz to. Sustav omogućuje drugoj ugovornoj strani da odobri pristup svom osobnom računu svojim zaposlenicima - na primjer, računovođama za rad s fakturama itd.
registracija
Daljnja shema rada također je što jednostavnija za svaku od strana. Traženje dokumenata za transakciju, kao i potpisivanje ugovorne dokumentacije, provodi se kroz postavljanje zadataka u našem internom sustavu.
Zahtjev za dosje
Nakon slanja bilo kojeg zahtjeva ili dokumenata klijentu na potpisivanje, na njegovu e-mail adresu se šalje obavijest da je odgovarajuća aktivnost generirana na njegovom osobnom računu. Sa svog sučelja klijent učitava paket dokumenata u sustav, stavlja elektronički potpis i možemo pregledati transakciju. Nakon toga se potpisuje ugovorna dokumentacija na relaciji „Dobavljač – Klijent – Sberbank Leasing“.
Trenutni dogovor
Vođenje elektroničkih dokumenata u našem slučaju ne podrazumijeva nužno radnje klijenta od početka do kraja. Možete se spojiti na sustav u bilo kojoj fazi transakcije. Na primjer, klijent je dostavio dosje na papiru, a zatim je odlučio potpisati ugovor u EDI-ju - ovaj je scenarij sasvim moguće implementirati. Na isti način, klijenti koji imaju važeći ugovor o leasingu sa Sberbank Leasingom mogu se povezati na E-Leasing za primanje računa elektroničkim putem.
Izračunavši ekonomski učinak korištenja E-Leasinga, klijentima smo ponudili dodatni popust za korištenje usluge. Ispostavilo se da na kraju nije bilo potrebe ići kod naručitelja i dobavljača na potpisivanje, kao ni na ispis i spajanje ugovora smanjuje trošak transakcije (izrada i podrška) za 18%.
Kako će se projekt razvijati
E-Leasing trenutno radi stabilno, iako ne besprijekorno. Mehanizam slanja elektroničkih računa za naše zaposlenike još nije dovoljno jednostavan za korištenje. Problem se objašnjava činjenicom da je ovaj postupak sam po sebi prilično složen, budući da je u njemu stalno uključen EDF operater. On izdaje potvrdu da je izdao račun, a voditelj potpisuje tu potvrdu. Zatim korisnik s druge strane (klijent) potpisuje obavijest i potvrde koje opet prolaze kroz operatera za elektroničko upravljanje dokumentima. U budućim verzijama pokušat ćemo ovaj postupak učiniti praktičnijim. „Zona razvoja“ također uključuje funkcionalnost za traženje dokumenata za praćenje, što je vrlo relevantno za velike klijente.
U sljedećih šest mjeseci planiramo premjestiti sustav na novu platformu, koja će nam omogućiti optimizaciju rada s elektroničkim upravljanjem dokumentima, učiniti sučelje razumljivijim i jednostavnijim te proširiti funkcionalnost osobnog računa. Također dodajte nove funkcije - od generiranja zahtjeva do pregleda dokumenata o svim transakcijama koje je klijent obavio putem E-Leasinga. Nadamo se da će sustav, u koji se već aktivno uključuju klijenti, dobavljači i jamci, postati još ugodniji za sve.
Izvor: www.habr.com