Nekoliko smo puta pisali o tome kako naše tehnologije pomažu , pa čak i obrađivati informacije iz bilo koje vrste dokumenata i unositi podatke u računovodstvene sustave. Danas ćemo vam reći kako smo implementirali в - najveći dobavljač topline i tople vode u Moskvi.
Zamislite sebe na mjestu običnog računovođe. Znamo da nije lako, ali ipak pokušajte. Svaki dan dobivate ogroman broj papirnatih faktura, faktura, potvrda i tako dalje. A posebno puno – u danima prije podnošenja izvješća. Sve podatke i iznose potrebno je brzo i pažljivo provjeriti, pretipkati i unijeti u računovodstveni sustav, ručno izvršiti transakcije i poslati u arhivu, kako bi se kasnije mogli predati na provjeru internim revizorima, poreznoj službi, tijelima za reguliranje tarifa. i drugi. teško? Ali to je dugogodišnja poslovna praksa koja postoji u mnogim tvrtkama. Zajedno s MIPC-om, pojednostavili smo ovaj mukotrpan posao i učinili ga praktičnijim. Ako vas zanima kako je bilo, dobrodošli pod kat.
Na slici moskovska CHPP-21, najveći europski proizvođač toplinske energije. Toplinom proizvedenom u ovoj stanici MIPC opskrbljuje 3 milijuna stanovnika sjevernog dijela Moskve. .
MIPC ima desetak i pol podružnica u Moskvi. Opslužuju 15 km toplinske mreže, 811 toplinske stanice i kotlovnice, 94 toplinskih točaka i 10 crpne stanice, a također grade i prilagođavaju nove toplinske sustave. Tvrtka nabavlja raznu opremu i usluge za obavljanje djelatnosti: . Dokumente u svakom pododjelu-inicijatoru kupnje obrađuju posebni djelatnici - kustosi ugovora.
Kako je uređeno izvršenje ugovora u velikoj tvrtki? Kada kustosi sklope ugovor, od ugovornih strana dobivaju mnoge važne papirnate dokumente: tovarne listove, uslužne akte, fakture, potvrde itd. Obično kustos skenira poslovne papire, a zatim skenirane dokumente priloži narudžbi u sustavu upravljanja resursima poduzeća. Financijski kontrolor ručno provjerava sve podatke. Nakon toga kustos nosi originalne dokumente u računovodstvo. Ili to radi kurir, a tada prijenos dokumenata može trajati duže - od nekoliko sati do nekoliko dana.
I sve bi bilo u redu, ali, kao iu mnogim drugim tvrtkama:
- Papiri mogu ići u računovodstvo nekoliko dana prije javljanja. Tada računovođe moraju dan i noć na radnom mjestu. Potrebno je ručno provjeriti jesu li svi računi, fakture i sl. ispravno popunjeni.. Zatim, ako je sve ispravno, djelatnik prekucava podatke u računovodstveni sustav i vrši knjiženja. Istovremeno, 90% vremena računovođa troši na ponovno ispisivanje podataka – detalja, iznosa, datuma, brojeva stavki itd. Zbog toga postoji rizik od pogreške.
- Dokumenti možda već dolaze s pogreškama. A ponekad nedostaju neki računi ili potvrde. Ponekad se ispostavi zadnjih dana prije javljanja. Zbog toga se mogu odgoditi rokovi odobrenja dokumenata.
- Nakon knjiženja računovođe spremaju račune, fakture i akte u različite papirnate i elektroničke arhive. Zašto je teško? Primjerice, MIPC radi po tarifama, pa je dužan o svojim troškovima redovito izvještavati izvršnu vlast. A kada u računovodstvo dođe sljedeća državna ili porezna kontrola, zaposlenici moraju dugo tražiti dokumente.
Kako je prije izgledala shema rada računovodstvenog odjela MIPC-a:
MIPC je prvi u energetskoj industriji redizajnirao i pojednostavio ovu shemu kako bi brže sklapao poslove i podnosio izvješća, bolje procjenjivao tržišne promjene u nabavi i planirao svoju financijsku strategiju. Samostalno, samostalno, nije bilo lako mijenjati dugogodišnju ustaljenu shemu rada računovodstva, pa se tvrtka odlučila transformirati je zajedno s partnerom - ABBYY.
Rečeno, učinjeno
Tim ABBYY stručnjaka implementirao je univerzalnu platformu za inteligentnu obradu informacija u MIPC-u i konfigurirano:
- fleksibilni opisi (predlošci za ekstrakciju podataka) za obradu dokumenata. O tome što je i čemu služi, detaljno smo govorili na Habréu и . MIPC pomoću rješenja obrađuje više od 30 vrsta dokumenata (primjerice, akt o instaliranoj opremi ili akt o agencijskoj proviziji) i iz njih izdvaja više od 50 atributa (broj dokumenta, ukupan iznos s PDV-om, naziv kupca, prodavatelj, izvođač, količina robe itd.);
- konektor za provjeru i učitavanje podataka, koji je povezao ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Zahvaljujući konektoru, postalo je moguće automatski provjeriti podatke iz narudžbe i ugovora u različitim imenicima. O tome ćemo govoriti u nastavku;
- izvoz dokumenata u elektroničku arhivu temeljenu na OpenTextu. Sada su svi skenirani dokumenti pohranjeni na jednom mjestu;
- nacrt računovodstvenih unosa u SAP ERP s poveznicama na skenirane dokumente.
Potom su zaposlenici ABBYY-a i MIPC-a razvili obrazac za pretraživanje kako bi računovođa u nekoliko sekundi mogao pronaći važne račune po bilo kojem atributu u elektroničkoj arhivi i poslati ih na poreznu inspekciju.
Pretraživanje je moguće po 26 različitih kriterija (slika se može kliknuti):
Nakon što je MIPC uspješno testirao cijeli sustav, isti je pušten u rad. Cijeli projekt, uključujući suglasnosti, pojašnjenja i poboljšanja, proveden je u 10 mjeseci.
Shema rada nakon implementacije ABBYY FlexiCapture:
Osjećate li da se ništa nije promijenilo? Da, poslovni proces je ostao isti, samo većinu funkcija sada obavlja stroj.
Ožičenje, hajde!
Kako sada stoje stvari? Pretpostavimo da je kustos ugovora primio skup primarnih dokumenata za posao nabave crpki za termoelektrane ili, na primjer, izgradnju mreže grijanja. Stručnjak više ne mora sam provjeravati potpunost i sadržaj dokumenata, pozvati kurira i poslati originalne dokumente u računovodstvo. Kustos jednostavno skenira potpisani set primarnih dokumenata, a zatim preuzimaju tehnologije.
Koristeći sustav mrežnog skeniranja, zaposlenik sebi šalje skenove u TIFF ili PDF formatu u vruću mapu ili poštom. Zatim otvara ABBYY FlexiCapture Capture Web Station i odabire vrstu dokumenta postavljenog za obradu. Na primjer, "kupnja radova/usluga uz agencijsku naknadu", "primanje materijalno-tehničkih sredstava (MTR)" ili "obračun imovine".
Vrsta skupa određuje broj i vrste potrebnih dokumenata i podataka koje sustav mora klasificirati, prepoznati i verificirati.
Kustos učitava skenove za prepoznavanje. Sustav automatski provjerava dostupnost svih dokumenata, sadržaj svakog papira, a na serveru se prepoznaju detalji - datum ugovora, iznos, adresa, PIB, KPP i drugi podaci. Inače, MIPC je prva energetska tvrtka u Rusiji koja koristi ovaj pristup.
Ukoliko kustos nije učitao sve dokumente ili neki račun ne sadrži sve podatke, sustav to primjećuje i odmah traži od djelatnika da ispravi grešku:
Sustav psuje i traži dodavanje dokumenata koji nedostaju (u daljnjem tekstu moguće je kliknuti na snimke zaslona):
Sustav je primijetio da je dokument istekao:
Dakle, zaposlenik više ne treba utvrđivati je li dokument ispravno izvršen. Ako je sve ispravno, tada se većina provjera podataka automatski odvija upravo na stanici za web unos. Dovoljno je unijeti broj naloga naveden u SAP ERP. Nakon toga se priznati podaci uspoređuju s informacijama obrađenim u SAP-u: TIN i KPP druge ugovorne strane, brojevi i iznosi ugovora, PDV, nomenklatura roba ili usluga. Obrada i provjera jednog dokumenta traje svega nekoliko minuta.
Prema detaljima - TIN i KPP - možete odabrati željenu tvrtku iz imenika:
Ako postoji greška u fakturi ili tovarnom listu, tada neće dopustiti izvoz dokumenta u arhivu. Na primjer, ako je dokument netočno sastavljen ili je jedan od znakova netočno prepoznat, sustav će to naznačiti i zatražiti od zaposlenika da ispravi sve netočnosti. Evo primjera:
Sustav je otkrio da CJSC Vasilek nije uključen na popis MIPC dobavljača.
To omogućuje zaposlenicima da prate greške čak i prije nego što dokument uđe u računovodstvo.
Ako su sve provjere uspješno prošle, tada se jednim klikom skenirana kopija dokumenta šalje u elektroničku arhivu OpenText, au SAP-u se pojavljuje poveznica i kartica s njegovim metapodacima. Računovođa ili kustos uvijek može u elektronskoj arhivi potražiti popis dokumenata po potrebnom redoslijedu i podatke o tome tko je, u kojem roku i s kojim rezultatom obradio dokumente.
Pjotr Petrovič je pogledao u elektroničku arhivu, ...
...da vidite tko je učitao dokumente za nalog #1111.
Nakon učitavanja podataka i skeniranja iz ABBYY FlexiCapture u SAP, pojavljuje se nacrt transakcije s unaprijed ispunjenim podacima i poveznicama na skenirane dokumente.
Nacrt ožičenja:
Zatim računovođa prima e-mail obavijest s vezom na gotov nacrt i skenira. Stručnjak se više ne mora mučiti s papirom. Sve što treba učiniti je provjeriti konačni iznos transakcije u skenima, prisutnost pečata, potpisa i izvršiti transakciju. Računovođa sada na to troši manje od minute.
Rezultati projekta
- Uz pomoć ABBYY tehnologija, MIPC je pojednostavio i ubrzao ne samo računovodstvo, već i financijsku kontrolu. Za ožičenje zaposlenici više ne moraju čekati kurira s originalnim dokumentima – dovoljno je jednim klikom dobiti sken s već provjerenim podacima iz elektroničke arhive. Istina, i dalje je potreban papirnati dokument. Ali sada se kasnije može poslati u računovodstvo. Kada tamo stigne, zaposlenik će u računovodstvenom sustavu označiti kućicu “Original primljeno”.
- Zaposlenici skenerima odmah dobivaju sve potrebne podatke o transakciji, obavljaju transakcije na vrijeme i unaprijed pripremaju sve dokumente za izvješćivanje. Sada se ne boje ni internih ni eksternih provjera.
- Računovođe provode financijske transakcije 3 puta brže, a MIPC zatvara izvještajno razdoblje 10 dana ranije.
- Sve podružnice MIPC-a pohranjuju knjigovodstvene dokumente u jedinstvenu elektroničku arhivu. Zahvaljujući tome, svaki račun, ugovor ili potvrdu o izvršenju, kao i sve njihove atribute (iznose, PDV, nomenklaturu roba ili usluga) možete pronaći 4 puta brže nego prije.
- Rješenje obrađuje više od 2,6 milijuna stranica dokumenata godišnje.
Umjesto zaključka
MIPC koristi 2 godine i za to sam vrijeme skupljao statistiku. Pokazalo se da računovođe obavljaju 95% knjiženja bez izmjene nacrta. A to znači da se takve objave ubuduće mogu potpuno automatski preskočiti. Tako se dogodilo da je ovaj proizvod zapravo postao prvi korak tvrtke na putu uvođenja elemenata "umjetne inteligencije" u poslovne procese tvrtke: MIPC razvija odgovarajući program.
Druge ruske tvrtke također automatiziraju rad računovodstva: čine ga jednostavnijim i praktičnijim. Na primjer, uz pomoć ABBYY tehnologija, usluga financijske kontrole "» Dobijte ključne poslovne informacije do 2x brže i potrošite 20% manje vremena na traženje pravih faktura i otpremnica. Inteligentne tehnologije obrade informacija pomažu zaposlenicima računovodstvenog odjela holdinga "» trenutno pronađite potrebne financijske dokumente tijekom masovnih poreznih kontrola. U 2019. stručnjaci tvrtke planiraju obraditi oko 10 milijuna stranica dokumenata.
Želite li saznati više o MIPC i ABBYY projektu? 3. travnja u 11:00 Vladimir Feoktistov, zamjenik voditelja Centra za informacijsku tehnologiju MIPC-a, govorit će o detaljima slučaja na besplatnoj . Pridružite se ako želite postavljati pitanja.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY korporativni urednik bloga
Izvor: www.habr.com