Mediji su puni vijesti o epidemiološkoj situaciji i preporukama za samoizolaciju.
Ali nema jednostavnih preporuka u vezi s poslovanjem. Voditelji poduzeća suočili su se s novim izazovom - kako zaposlenike premjestiti na daljinu uz minimalne gubitke u produktivnosti i strukturirati njihov rad tako da sve bude "kao prije".
Ono što je uspjelo u uredu često ne funkcionira na daljinu. Kako distribuirani timovi mogu održavati učinkovitu suradnju i komunikaciju unutar i izvan tima?
Dostupnost mobilnih komunikacija, brzog interneta, praktičnih aplikacija i drugih modernih tehnologija, općenito, pomaže u prevladavanju mnogih prepreka i izgradnji produktivnog rada s partnerima ili kolegama.
Ali moramo se pripremiti.
Sve će ići po planu. Ako je on
Rad na daljinu zahtijeva posebnu izgradnju internih procesa i komunikacija. A pripremna faza može ukloniti mnoga pitanja i probleme prije nego što se pojave.
I u uredu i u uvjetima rada na daljinu, sve je izgrađeno na četiri stupa:
- planiranje
- Organizacija
- Kontrola
- Motivacija
Prije svega, vi i vaš tim trebate postaviti prave ciljeve, ponovno izgraditi sustav izvještavanja i ispravno kombinirati asinkrone i sinkrone komunikacije unutar tima. Asinkrona komunikacija uključuje pisma, chatove, ažurirana izvješća i sve opcije komunikacije koje ne zahtijevaju trenutačni odgovor. Sinkrona komunikacija je komunikacija u stvarnom vremenu s brzim povratnim informacijama.
Vrlo je važno upamtiti da kada radite na daljinu, planiranje zahtijeva redovitost. Potrebno je održavati ravnotežu rada sa strateškim i operativnim zadacima, određujući tempo rada na prioritetnim zadacima tjedno ili čak dnevno. Pravilno planiranje i postavljanje ciljeva učinit će posao jasnijim i pomoći u izbjegavanju izgaranja zaposlenika. Neće se osjećati izolirano od procesa.
Videokonferencije: alat broj jedan
Izolacija udaljenih zaposlenika je više informativna nego društvena. Ne nedostaje im toliko sjediti pored nekoga (iako varira) uglavnom ih brine nedostatak brzog pristupa informacijama i komunikacije s kolegama. Nemaju priliku kolegi postaviti pitanje i odmah dobiti odgovor, proslaviti malu pobjedu ili izvesti debrief, mozgati ili samo brbljati o planovima za vikend.
Taj se manjak djelomično nadoknađuje uslugama videokonferencija.
Videokonferencija omogućuje jednoj ili više osoba razgovor u stvarnom vremenu, bilo putem telefona ili putem online platformi za video konferencije. Pozivi su sinkroni komunikacijski kanal, ali se također mogu koristiti kada samo jedna osoba govori grupi - na primjer, za vođenje . Primjeri takvih usluga: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Prednosti:
- Video pozivi prenose intonaciju, emocije, lica i druge verbalne signale sugovornika, čime se pomaže razjasniti i razumjeti njegovo raspoloženje.
- Dodatne informacije čine poruke jasnijima, dodaju emocionalni sadržaj i pomažu u izgradnji veze i povjerenja.
Nedostaci:
- Koordinacija tijekom vremena. Pozivi se mogu odvijati samo u stvarnom vremenu, što otežava komunikaciju za tim koji se nalazi u različitim vremenskim zonama.
- Tijek komunikacije nije ni na koji način dokumentiran. Izazovi ne ostavljaju pisani rezultat.
- Tumačenje. Kvaliteta komunikacije nije optimalna za sve (pogotovo za one koji su u samoizolaciji u zemlji). Riječi se ne percipiraju uvijek ispravno.
Kada koristiti videokonferenciju?
- Redoviti sastanci, individualni i grupni
- Timski sastanci
- Planiranje i razmišljanje (najbolje s videom)
- Rješavanje nesporazuma ili suočavanje s eskalirajućim ili emocionalnim situacijama iz drugih kanala (kao što su e-pošta, chat)
Ako mislite da vaš timski rad na daljinu nije dovoljno produktivan, ne gubite vrijeme – pokušajte promijeniti situaciju.
- Uvesti svakodnevne prijave s ekipom.
- Strogo se pridržavajte termina i ciljeva sastanka, zapišite ih u pozivnici i podsjetite na njih na samom početku.
- Napiši domaću zadaću. Pripremite se za sastanak i zapišite na papir koje su vas ideje dovele na ovaj sastanak, kakva očekivanja imate od sudionika, a što oni od vas?
- Zamolite sudionike da podijele uloge (vođenje bilješki, predstavljanje informacija, djelovanje kao moderator sastanka).
- Ne održavajte sastanke za veliki tim (više od 8 ljudi).
- Ne zaboravite sinkronizirati svoje sastanke s vremenskom zonom sudionika.
Kad su svi na okupu: kako organizirati opće sastanke poduzeća
Sastanci svih zaposlenika poduzeća postali su popularan način razmjene informacija.
Postoji nekoliko savjeta kako ih najbolje organizirati:
- Vrijeme. Za tvrtke u Rusiji najbolje je takve sastanke održavati u 11-12 sati. Pokušajte odabrati vrijeme koje odgovara što većem broju zaposlenika. Obavezno snimite sastanak. Na mnogim platformama, uključujući MegaFon, to se može učiniti jednim klikom, a zatim prenijeti u mp4 formatu.
- Uživo prijenos. To možda nije potrebno za male tvrtke, ali za velike s distribuiranom mrežom podružnica ima smisla provoditi prijenose uživo.
- Pitanja i odgovori. Možete zatražiti od ljudi da unaprijed postave pitanja koja ih se tiču, a zatim možete pripremiti informacije koje su relevantne za publiku.
- Ne zaboravite na humor. Ovo nije postrojavanje u školi, već prilika za pružanje osobne veze i pomoć u izgradnji povjerenja između distribuiranih timova.
Razmišljanje: Uklonite zabunu
Kada je riječ o brainstormingu, važno je da distribuirani timovi koriste zajednički digitalni alat. Omogućuje vam prikupljanje, grupiranje i kategoriziranje ideja tijekom brainstorminga.
Evo nekoliko važnih savjeta koji će vam pomoći da učinkovito jurišate:
- Udaljeni tim može odabrati alat za kolaborativno upravljanje projektima koji podržava funkcionalnost kanban ploče s kojom su mnogi timovi već upoznati, kao što je Trello.
- Alternativa bi mogla biti ona koju nudi platforma. Alat je ploča za crtanje koju svi mogu vidjeti i može je uređivati bilo koji od sudionika.
- Glasovanjem procijenite koja je ideja najzanimljivija za realizaciju. Sve statistike možete naknadno preuzeti u csv ili xlsx formatu.
- Iskustvo pokazuje da je zaposlenike bolje upozoriti na napad unaprijed kako bi imali vremena razmisliti o idejama. Kad se grupa okupi, sudionici više neće dolaziti praznih ruku.
Sinkrone komunikacije, kao što su video pozivi, kada se pravilno koriste, mogu biti odličan alat za vođenje timskog rada, praćenje njegovih rezultata i pružanje emocionalne podrške svim članovima tima. A u kombinaciji s asinkronim alatima, oni pomažu distribuiranim sudionicima u procesu da budu jednako (a ponekad i više) produktivni od svojih kolega u uredu.
Izvor: www.habr.com