Učinite “udalenku” ponovno velikom: kako cijelu tvrtku prebaciti na daljinski rad u 4 faze

Dok koronavirus hara planetom, WC vodi na burzi, a cijele zemlje u karanteni, sve je više kompanija prisiljeno prebaciti zaposlenike na rad na daljinu. Mi u RUVDS-u nismo bili iznimka i odlučili smo s Habrom podijeliti svoje iskustvo u organizaciji tijeka rada na daljinu u cijeloj tvrtki. Vrijedi odmah napomenuti da članak neće sadržavati kapetanove savjete poput "ako ste kod kuće, obucite hlače", samo surova stvarnost i smjernice za djelovanje.

Kako bismo izbjegli nesnosne boli kao rezultat prebacivanja zaposlenika na daljinski rad, cijeli smo proces podijelili u male faze.

Faza 1: Podijelite tvrtku u grupe/smjerove

Budući da imamo malu tvrtku (do 20 ljudi), lakše nam je po tom pitanju, jer nema velikog broja odjela, odjela i manjih jedinica podjele ljudi. Ukupno, RUVDS može razlikovati 5 uvjetnih skupina/smjerova:

• Tehnička podrška;
• Administratori sustava;
• Programeri;
• Financijske usluge (računovodstvo, plaćanja i protok dokumenata);
• Služba za menadžment i marketing.

U našem slučaju podjela je uvjetna, jer strukturno različite skupine ljudi, kao u našem slučaju menadžment i marketing, trebaju slična prava pristupa. Suosjećamo s onima koji nemaju 5, već mnogo više grupa, od kojih svaka zahtijeva svoju razinu pristupa.

Faza 2: Odredite radne potrebe grupa/smjerova i postavite pristup

• Kako bi održali svoju učinkovitost, dečki iz tehničke podrške - koju imamo XNUMX sata dnevno - trebaju pristup našem internom sustavu tiketa (OTRS) i mogućnost promptnog odgovora klijentima, što znači da moraju proslijediti pozive s posla na mobilne brojeve zaposlenika . U dobrom smislu, lokacija TP-a uopće nije bitna, sve dok je podrška kompetentna i brza.
  Kako biste se mogli spojiti na sustav ulaznica s bilo kojeg mjesta, temelji se na jednom od virtualnih poslužitelja i dupliciran je u drugom podatkovnom centru; u uredu nema ničega. Ako jedan poslužitelj padne, drugi se diže u roku od jedne minute; radnici čak i ne primjećuju uvijek da je došlo do zamjene.
• Administratori sustava rade izravno s poslužiteljima koji nisu povezani s uredom, pa je za njih prijelaz na rad od kuće najbezbolniji. Štoviše, svi naši poslužitelji opremljeni su posebnim sučeljem za upravljanje, puno funkcionalnijim od klasičnog KVM-a. Naše sučelje omogućuje administratorima rad s poslužiteljem čak i s Antarktika (ovo je bilo iskustvo nedavno).
• Programeri su oduvijek mogli raditi na daljinu i njihov prelazak na rad od kuće uopće neće utjecati na produktivnost.
• Plaćanja, računovodstvo i tijek dokumenata možda su najviše zbunjujući u smislu prijenosa istih na daljinu, no i tu postoji niz rješenja za koja koristimo vlastite virtualne poslužitelje.
  Stoga se plaćanja koja zahtijevaju potvrdu od pojedinaca provjeravaju na servisnim virtualnim strojevima koji se nalaze u dva naša podatkovna centra. Uplate primljene od pravnih osoba koje zahtijevaju vezu s bankom klijentom prikupljaju se i ponovno obrađuju na virtualnom računalu smještenom u jednom od podatkovnih centara. Čekovi se obrađuju online i ne ovise o našem uredu ili čak podatkovnom centru, a povrati se vrše ručno i ponovno na nekom od virtualnih poslužitelja.

  Računovodstvene baze podataka nalaze se na poslužitelju u našem podatkovnom centru u Koroljevu na području kompozitnog obrambenog pogona - u bivšem skloništu za bombe - i radi pouzdanosti duplicirane su u podatkovnom centru M9 (objekt od strateške važnosti za cijelu Rusiju ). U određeno vrijeme dolazi do kopiranja, što omogućuje, u slučaju gubitka jednog od poslužitelja, brzi nastavak rada računovodstvenog odjela uz minimalne troškove.

• Također smo automatizirali tijek dokumenata - u osobnom računu klijent može sam preuzeti ugovor i izjave o usklađenju s pečatima, to je obično dovoljno za fizičke osobe. Ali većina naših klijenata su pravne osobe kojima su potrebni originalni dokumenti. U tom slučaju računovodstvo ispisuje sve što vam treba kod kuće i šalje poštom ili kurirom bilo gdje. Svu pristiglu korespondenciju prikuplja osiguranje i šalje kurirskom službom na potpis u računovodstvo, a zatim se dokumenti šalju natrag u ured pošiljatelja. Pa jedna osoba iz uprave dolazi u ured par puta tjedno, za svaki slučaj. Ipak, kada su u pitanju papirnati dokumenti, posjet uredu je apsolutno nemoguć.
• Najlakši način za rad na daljinu je za odjele menadžmenta i marketinga koji rade s prijenosnih računala, gdje samo trebate pokrenuti certifikat za pristup resursima tvrtke i gotovi ste.

Faza 3: Osiguranje od rizika, informacije i željezo

Jedna od glavnih poteškoća pri radu na daljinu je curenje podataka, zbog čega to postaje bol za mnoge sigurnosne stručnjake. Na daljinu primjenjujemo ista pravila kao iu uredu - pristup osjetljivim resursima omogućen je dvofaktorskom autentifikacijom pomoću certifikata i prijave/lozinke. Na taj način možete trenutno zabraniti pristup određenom zaposleniku opozivom njegovog certifikata.

Kako kažu, bolje biti siguran nego žaliti, pa smo tako teška vremena iskoristili kao razlog za neplanirano ispitivanje čvrstoće "hardvera" infrastrukture. Za njegovu dostupnost u DC-u odgovorne su tri službe: dežurni inženjeri koji su na svojim mjestima XNUMX sata dnevno, tehnička podrška i administratori sustava.

Svi ključni čvorovi naših podatkovnih centara rezervirani su prema shemi N+1 u skladu sa standardima ne nižim od Tier III, uključujući telekomunikacijsku opremu i napajanje. Iako se mora dogoditi nešto ozbiljnije od opće karantene da bi se opskrba strujom ograničila, ipak smo proveli vježbe prebacivanja struje u podatkovnim centrima na dizel generatore. Ugovori o opskrbi gorivom za njih omogućit će autonomni rad vodećeg podatkovnog centra RUCLOUD tijekom dugotrajnog isključenja s električne mreže. Istovremeno smo izvršili reviziju svih kompleta za popravak, u slučaju problema s isporukom novih komponenti. 

Budući da je pandemija koronavirusa već prepoznata kao viša sila, koja omogućuje neispunjavanje obveza, provjerili smo tko bi to od ugovornih strana mogao iskoristiti i zatajiti u teškom trenutku.

Na temelju iskustva Kine i Italije možemo reći da čak ni široko širenje bolesti ne utječe izravno na pružatelje internetskih usluga, tim više što svaki podatkovni centar ima najmanje 2 neovisna komunikacijska kanala koji se međusobno dupliraju.

Faza 4: Propisati pravila za rad na daljinu

Pravila omogućuju timu da se ne opusti i prijeđe na daljinski rad bez gubitka kvalitete rada. Napravili smo mali popis za sebe:

• Poštivanje radnog vremena, čak i uzimajući u obzir činjenicu da je rad usmjeren na rezultat, a ne na proces. Ovo je posebno važno za tehničku podršku, koja mora biti dostupna XNUMX sata dnevno. Radno vrijeme je konstanta unutar koje svi mogu međusobno komunicirati.
• Odredite glavno mjesto komunikacije (timski chat) o svim važnim pitanjima. Tradicionalno, ovo je posao Slack. Za one koji vole Slack, ali ne vole donirati za njega, isprobajte Mattermost otvorenog koda.
• Koristite video pozive za složene zadatke i rasprave (Zoom nema konkurencije). Sve što je dogovoreno tijekom video poziva potrebno je snimiti i objaviti u općem timskom chatu ili u chatu čije članove zanimaju detalji vašeg razgovora. Ova fiksacija omogućuje cijelom timu da bude u jednom informacijskom polju.
• U uvjetima dugotrajnog rada na daljinu potrebno je održavati redovite timske i video sastanke jedan na jedan. Primjerice, dva puta tjedno, s pregledom statusa vaših zadataka. Ovo je opet potrebno kako bi se razumjelo tko što radi.

Popis je što je moguće jedinstveniji, ali ga možete uzeti kao osnovu i izvršiti prilagodbe i dopune na temelju specifičnosti vašeg rada.

Zaključno, želio bih napomenuti da trend rada na daljinu nije stagnacija, već evolucija u kojoj preživljavaju samo oni koji se aktivno prilagođavaju promjenama u okruženju. Dakle, oni koji nauče raditi bez stalne uredske kontrole, fokusirat će se na rezultat, a ne na utrošeno vrijeme, samo će imati koristi od trenutne situacije.

Koji se koraci poduzimaju za prelazak na daljinski rad u vašem timu ili tvrtki? Možda imamo što naučiti jedni od drugih.

Izvor: www.habr.com