Zamislite da imate punu poslužiteljsku sobu inženjerske opreme: nekoliko desetaka klima uređaja, hrpu dizel generatora i besprekidna napajanja. Kako bi hardver radio kako treba, redovito provjeravajte njegovu izvedbu i ne zaboravite na preventivno održavanje: provedite probne vožnje, provjerite razinu ulja, promijenite dijelove. Čak i za jednu poslužiteljsku sobu potrebno je pohraniti puno informacija: registar opreme, popis potrošnog materijala u skladištu, raspored preventivnog održavanja, kao i dokumente o jamstvu, ugovore s dobavljačima i izvođačima.
Sada pomnožimo broj dvorana s deset. Pojavila su se pitanja logistike. U kojem skladištu što skladištiti da ne morate trčati za svakim rezervnim dijelom? Kako pravodobno nadopuniti zalihe kako vas neplanirani popravci ne bi iznenadili? Ako ima puno opreme, nemoguće je sav tehnički posao držati u glavi, a teško na papiru. Tu u pomoć priskače MMS, odnosno sustav upravljanja održavanjem.
U MMS-u izrađujemo planove preventivnih i popravnih radova te pohranjujemo upute za inženjere. Nemaju svi podatkovni centri takav sustav, mnogi ga smatraju preskupim rješenjem. Ali iz vlastitog iskustva smo se u to uvjerili Nije bitan alat, bitan je pristup raditi s informacijama. Napravili smo prvi sustav u Excelu i postupno ga razvili u programski proizvod.
S odlučili smo podijeliti svoje iskustvo u razvoju vlastitog MMS-a. Pokazat ću kako se sustav razvio i kako je pomogao uvođenju najboljih praksi održavanja. Alexey će vam reći kako je naslijedio MMS, što se promijenilo u to vrijeme i kako sustav sada olakšava život inženjerima.
Kako smo došli do vlastitog MMS-a
Prvo su bile mape. Prije 8-10 godina informacije su bile pohranjene u raspršenom obliku. Nakon održavanja potpisali smo izvještaje o obavljenim radovima, papirnate originale pohranili u arhivu, a skenirane kopije u mrežne mape. Na isti način prikupljeni su podaci o rezervnim dijelovima: rezervnim dijelovima, alatima i priboru u mape raščlanjene po opremi. Ovako možete živjeti ako izgradite strukturu i razine pristupa za te mape.
Ali tada imate tri problema:
- navigacija: potrebno je dugo vremena za prebacivanje između različitih mapa. Ako želite vidjeti popravke na određenoj opremi tijekom nekoliko godina, morat ćete napraviti mnogo klikova.
- statistika: nećete ga imati, a bez njega je teško predvidjeti koliko se brzo kvari razna oprema ili koliko rezervnih dijelova planirati za iduću godinu.
- pravovremeni odgovor: nitko vas neće podsjetiti da su komponente već pri kraju i da ih je potrebno ponovno naručiti. Također nije očito da ovo nije prvi put da ista oprema otkazuje.
Neko vrijeme smo tako čuvali dokumente, ali onda smo otkrili Excel :)
MMS u Excel. S vremenom je struktura dokumentacije migrirala u Excel. Temeljio se na popisu opreme, s rasporedima održavanja, popisima za provjeru i vezama na potvrde o dovršetku radova priložene uz njega:
Na popisu opreme navedene su glavne karakteristike i lokacija u podatkovnom centru:
Rezultat je svojevrsni navigator iz kojeg možete brzo razumjeti što se događa s opremom i njezinim održavanjem. Po potrebi pojedine akte iz plana održavanja možete pogledati na poveznicama:
Ako savjesno održavate dokument u Excelu, rješenje je sasvim prikladno za malu poslužiteljsku sobu. Ali i to je privremeno. Čak i ako koristimo jednu klimu i održavamo je jednom mjesečno, kroz pet godina nakupit ćemo stotine grešaka, a Excel će nam nabubriti. Ako dodate još jedan klima uređaj, jedan dizel agregat, jedan UPS, onda morate napraviti nekoliko listova i povezati ih zajedno. Što je priča duža, to je teže odmah uhvatiti potrebne informacije.
Prvi "odrasli" sustav. Godine 2014. prošli smo prvu reviziju upravljanja i poslovanja prema standardima operativne održivosti Uptime instituta. Prošli smo kroz gotovo isti program Excel, ali smo ga tijekom godinu dana znatno poboljšali: dodali smo poveznice na upute i popise za provjeru za inženjere. Revizori su ustanovili da je ovaj format prilično izvodljiv. Mogli su pratiti sve operacije s opremom i pobrinuli su se da su informacije ažurne i da su procesi uspostavljeni. Revizija je tada prošla odlično, s osvojenih 92 boda od 100 mogućih.
Postavilo se pitanje: kako živjeti dalje. Odlučili smo da nam treba "ozbiljan" MMS, pogledali smo nekoliko programa koji se plaćaju, ali smo na kraju odlučili sami napisati softver. Isti Excel korišten je kao proširena tehnička specifikacija. Ovo su zadaci koje postavljamo za MMS.
Što smo htjeli od MMS-a
U većini slučajeva MMS je skup imenika i izvješća. Naša hijerarhija imenika izgleda otprilike ovako:
Prvi direktorij najviše razine je popis zgrada: strojarnice, skladišta u kojima je smještena oprema.
Sljedeće dolazi popis inženjerske opreme. Prikupili smo ga prema sljedećim sustavima:
- Sustav klimatizacije: klima uređaji, rashladnici vode, pumpe.
- Sustav napajanja: UPS, diesel agregati, razvodne ploče.
Za svaku opremu prikupljamo osnovne podatke: tip, model, serijski broj, podatke o proizvođaču, godinu proizvodnje, datum puštanja u rad, jamstveni rok.
Kada popunimo popis opreme, sastavljamo ga program održavanja: kako i koliko često održavati. U programu održavanja koji opisujemo skup operacija, na primjer: zamijenite ovu bateriju, prilagodite rad određenog dijela i tako dalje. Operacije opisujemo u posebnom priručniku. Ako se operacija ponavlja u različitim programima, nema potrebe da je svaki put iznova opisujemo - jednostavno uzmemo gotovu iz priručnika:
Operacije “Promjena zadanih vrijednosti temperature” i “Zamjena brzootpuštajućih kabelskih spojeva” bit će zajedničke za rashladne uređaje i klimatizacijske sustave istog proizvođača.
Sada za svaku opremu koju možemo izraditi raspored održavanja. Program održavanja vežemo uz konkretnu opremu, a sam sustav gleda u programu koliko često treba raditi održavanje, te računa vrijeme rada od datuma puštanja u rad:
Možete čak i automatizirati pripremu takvog rasporeda pomoću Excel formula.
Ne posve očita priča: održavamo zaseban imenik odgođeni rad. Raspored je raspored, ali svi smo živi ljudi i razumijemo da se svašta može dogoditi. Na primjer, potrošni materijal nije stigao na vrijeme i servis je potrebno odgoditi za tjedan dana. Ovo je normalna situacija ako je držite na oku. Vodimo statistiku o odgođenim i nedovršenim radovima i nastojimo osigurati da otkazivanja održavanja teže nuli.
Također se vodi statistika za svaku opremu nezgode i neplanirani popravci. Statistiku koristimo za planiranje kupnje i pronalaženje slabih točaka u infrastrukturi. Na primjer, ako kompresor pregori na istom mjestu tri puta zaredom, to je signal da potražite uzrok kvara.
Ova povijest održavanja i popravaka skupljena je tijekom 4 godine za određeni klima uređaj.
Sljedeći vodič je Rezervni dijelovi. Uzima u obzir koji su potrošni materijali potrebni za opremu, gdje i u kojoj količini se skladište. Ovdje također pohranjujemo podatke o rokovima isporuke kako bismo što bolje planirali dolaske na skladište.
Broj rezervnih dijelova izračunavamo iz godišnje statistike popravaka po komadu opreme. Za sve rezervne dijelove navodimo minimalni iznos: koji minimalni rezervni dijelovi su potrebni u svakom objektu. Ako rezervni dijelovi ponestaju, njihova količina u imeniku je označena:
Minimalni balans senzora visokog tlaka trebao bi biti najmanje dva, ali ostaje samo jedan. Sada je vrijeme za naručivanje.
Čim stigne pošiljka rezervnih dijelova, popunjavamo imenik podacima s računa i označavamo mjesto skladištenja. Odmah vidimo trenutno stanje takvih rezervnih dijelova u skladištu:
Održavamo zaseban imenik kontakata. U njega upisujemo podatke dobavljača i izvođača koji provode održavanje:
Certifikati i grupe za dopuštenje električne sigurnosti priloženi su kartici svakog izvođača-inženjera. Prilikom izrade rasporeda možemo vidjeti koji stručnjaci imaju potrebnu dozvolu.
Otkako postoji MMS, promijenio se rad sa site permits. Primjerice, dodani su dokumenti s metodološkim uputama za provođenje održavanja. Ako je prethodno skup operacija stao u mali kontrolni popis, tada detaljne upute pokrivaju sve: kako pripremiti, koji su uvjeti potrebni i tako dalje.
On će vam reći kako cijeli proces sada funkcionira, koristeći primjer. .
Kako funkcionira održavanje u MMS-u?
Nekad davno, davno završen posao dokumentiran je naknadno. Jednostavno smo izvršili održavanje i nakon njega potpisali potvrdu o izvršenju radova. 99% poslužitelja to radi, ali, iz iskustva, to nije dovoljno. Da ne bismo ništa zaboravili, prvo formiramo dozvola za rad. Ovo je dokument koji opisuje rad i uvjete za njegovu provedbu. Svako održavanje i popravak u našem sustavu počinje s njim. Kako se to događa:
- U planu održavanja gledamo sljedeće planirane radove:
- Izrađujemo novu dozvolu. Odaberemo izvođača održavanja koji s naše strane vodi proces i koordinira rad s nama. Navodimo gdje i kada će se radovi odvijati, odabiremo vrstu opreme i program koji ćemo pratiti:
- Nakon spremanja kartice prijeđite na detalje. Označavamo izvođača i provjeravamo da li ima dopuštenje za izvođenje traženih radova. Ukoliko nema dopuštenja, polje je označeno crvenom bojom i ne možete izdati radni nalog:
- Navodimo specifičnu opremu. Ovisno o vrsti posla, u programu održavanja propisane su preliminarne aktivnosti, npr.: naručivanje goriva na gradilište, zakazivanje uvodnog brifinga za inženjere i obavještavanje kolega.Popis aktivnosti će se pojaviti automatski, ali možemo dodati svoje stavke , sve je prilično fleksibilno:
- Spremamo narudžbu, šaljemo pismo osobi koja odobrava i čekamo njegov odgovor:
- Kada inženjer dođe, ispisujemo radni nalog direktno iz sustava.
- Radni nalog sadrži popis operacija za program održavanja. Voditelj radova u podatkovnom centru kontrolira održavanje i označava okvire.
Neko je vrijeme bio dovoljan kratki kontrolni popis. Tada smo uveli metodičke upute, odn MOP (metoda postupka). Uz pomoć takvog dokumenta svaki ovlašteni inženjer može pregledati bilo koju opremu.
Sve je opisano što je moguće detaljnije, sve do predložaka za pisma obavijesti i vremenskih uvjeta:
Ispisani dokument izgleda ovako:
Prema standardima Uptime Instituta, takav bi MOP trebao postojati za sve operacije. Riječ je o prilično velikoj količini dokumentacije. Na temelju iskustva, preporučujemo da ih razvijate postupno, na primjer, jedan MOP mjesečno.
- Nakon obavljenog rada inženjer izdaje potvrdu o završenom radu. Skeniramo ga i prilažemo na karticu zajedno sa skenom ostalih dokumenata: dozvole i MOP-a.
- U radnom nalogu bilježimo obavljene radove:
- Kartica opreme sadrži povijest održavanja:
Pokazali smo kako naš sustav sada funkcionira. Ali rad na MMS-u nije gotov: već je planirano nekoliko poboljšanja. Na primjer, sada pohranjujemo mnogo informacija u skenirane podatke. U budućnosti planiramo učiniti održavanje bez papira: spojiti mobilnu aplikaciju gdje inženjer može označiti okvire i odmah spremiti podatke na karticu.
Naravno, na tržištu postoji mnogo gotovih proizvoda sa sličnim funkcijama. Ali htjeli smo pokazati da se čak i mala Excel datoteka može razviti u punopravni proizvod. To možete učiniti sami ili uključiti izvođače, glavna stvar je pravi pristup. I nikad nije kasno za početak.
Izvor: www.habr.com