Danas je realnost da zbog karantene i koronavirusa mnoge tvrtke moraju razmišljati o tome kako svojim zaposlenicima omogućiti rad na daljinu. Gotovo svakodnevno se pojavljuju članci koji otkrivaju kako tehničke tako i psihološke aspekte problema prelaska na rad na daljinu. Istodobno, veliko iskustvo u takvom radu već su skupili, primjerice, freelanceri ili one IT tvrtke koje već dugo rade sa zaposlenicima i klijentima koji žive diljem svijeta.
Prijelaz velike IT tvrtke na rad na daljinu možda neće biti lak zadatak. Međutim, u mnogim slučajevima možete proći s dobro poznatim alatima i tehnikama. U ovom ćemo članku pogledati naše iskustvo rada na daljinu s tehničke strane. Nadamo se da će ove informacije pomoći tvrtkama da se prilagode novim uvjetima. Bio bih zahvalan na svim komentarima, sugestijama i dopunama.
Udaljeni pristup resursima tvrtke
Ako IT tvrtka radi u uredu, tada u pravilu postoje sistemske jedinice, prijenosna računala, poslužitelji, pisači i skeneri, kao i telefoni. Sve je to spojeno na internet preko rutera. U prvim godinama postojanja naša tvrtka je upravo takvu opremu postavljala u ured.
Sada zamislite da sve svoje zaposlenike morate brzo poslati kući u roku od 1-2 dana, a da rad na projektima ne prestane. Što učiniti u ovom slučaju?
S prijenosnim računalima sve je jasno - zaposlenici ih jednostavno mogu ponijeti sa sobom. Sistemske jedinice i monitore teže je transportirati, ali to se ipak može učiniti.
Ali što učiniti sa serverima, pisačima i telefonima?
Rješavanje problema pristupa serverima u uredu
Kada se zaposlenici presele kući, a poslužitelji ostanu u uredu i ima se tko brinuti o njima, preostaje samo riješiti pitanje organiziranja sigurnog udaljenog pristupa za zaposlenike poslužiteljima vaše tvrtke. Ovo je posao za sistem administratora.
Ako je Microsoft Windows Server instaliran na uredskim poslužiteljima (kao što smo imali u prvim godinama rada), onda čim administrator konfigurira pristup terminalu putem RDP protokola, zaposlenici će moći raditi s poslužiteljem od kuće. Moguće je da ćete morati kupiti dodatne licence za pristup terminalu. U svakom slučaju, zaposlenici će kod kuće trebati računalo s operativnim sustavom Microsoft Windows.
Poslužitelji koji koriste Linux OS bit će dostupni od kuće i bez kupnje licenci. Administrator vaše tvrtke morat će samo konfigurirati pristup putem protokola kao što su SSH, POP3, IMAP i SMTP.
Ako to već nije učinjeno, onda za zaštitu poslužitelja od neovlaštenog pristupa ima smisla da administrator barem instalira vatrozid (firewall) na uredske poslužitelje, kao i da postavi udaljeni pristup za svoje zaposlenike pomoću VPN-a. Koristimo softver OpenVPN, dostupan za gotovo sve platforme i operativne sustave.
Ali što učiniti ako je ured potpuno zatvoren sa svim serverima isključenim? Preostale su četiri opcije:
- Ako je moguće, potpuno se prebacite na tehnologije u oblaku – koristite CRM sustav u oblaku, pohranite zajedničke dokumente na Google Docs itd.;
- transport servera do kuće administratora sustava (bit će sretan...);
- transportirati poslužitelje u neki podatkovni centar koji će ih pristati prihvatiti;
- najam poslužiteljskih kapaciteta u podatkovnom centru ili u oblaku
Prva opcija je dobra jer ne morate prenijeti ili instalirati poslužitelje. Rezultati prelaska na tehnologije u oblaku i dalje će vam biti korisni, omogućit će vam uštedu novca i truda na podršci i održavanju.
Druga opcija stvara probleme kod kuće za administratora sustava, budući da će poslužitelj raditi XNUMX sata dnevno i prilično bučan. Što ako tvrtka nema jedan server u uredu, već cijeli stalak?
Prijevoz poslužitelja u podatkovni centar također nije jednostavan. U podatkovnom centru u pravilu se mogu smjestiti samo poslužitelji koji su pogodni za instalaciju u rack. U isto vrijeme, uredi često koriste Big Tower poslužitelje ili čak obična stolna računala. Teško ćete pronaći podatkovni centar koji pristaje ugostiti takvu opremu (iako takvi podatkovni centri postoje; npr. mi smo ih ugostili u podatkovnom centru PlanetaHost). Možete, naravno, iznajmiti potreban broj regala i tamo montirati svoju opremu.
Još jedan problem s premještanjem poslužitelja u podatkovni centar jest da ćete najvjerojatnije morati promijeniti IP adrese poslužitelja. To pak može zahtijevati ponovno konfiguriranje poslužiteljskog softvera ili izmjene softverskih licenci ako su povezane s IP adresama.
Opcija najma serverskih kapaciteta u data centru je jednostavnija u smislu da ne morate transportirati servere nigdje. Ali vaš administrator sustava morat će ponovno instalirati sav softver i kopirati potrebne podatke s poslužitelja instaliranih u uredu.
Ukoliko se vaše uredske tehnologije temelje na korištenju Microsoft Windows OS-a, u podatkovnom centru možete iznajmiti Microsoft Windows poslužitelj s potrebnim brojem terminalskih licenci. Uzmite jednu takvu licencu za svakog svog zaposlenika koji radi s poslužiteljem na daljinu.
Najam fizičkih poslužitelja može biti 2-3 puta jeftiniji od najma virtualnih poslužitelja u oblaku. Ali ako vam treba vrlo malo energije, a ne cijeli poslužitelj, tada bi opcija u oblaku mogla biti jeftinija.
Povećana cijena resursa oblaka posljedica je rezerviranja hardverskih resursa u oblaku. Kao rezultat toga, oblak može raditi pouzdanije od unajmljenog fizičkog poslužitelja. Ali ovdje već treba procijeniti rizike i prebrojati novac.
Što se tiče naše tvrtke, koja se bavi izradom internetskih trgovina, svi potrebni resursi odavno se nalaze u podatkovnim centrima i dostupni su im na daljinu. To su vlastiti i iznajmljeni fizički poslužitelji koji se koriste za hosting trgovina, kao i virtualni strojevi za programere softvera, dizajnere izgleda i testere.
Prijenos radnih stanica iz ureda u dom
Kao što smo već rekli, zaposlenici mogu jednostavno ponijeti svoja radna računala sa sobom - prijenosna računala ili sistemske jedinice s monitorima. Ako je potrebno, možete kupiti nova prijenosna računala za zaposlenike i dostaviti ih na kućnu adresu. Naravno, morat ćete instalirati potreban softver na nova računala, što će dovesti do dodatnog vremena.
Ako zaposlenici već imaju kućna računala s operativnim sustavom Microsoft Windows, mogu ih koristiti kao Microsoft Windows Server terminale ili za pristup poslužiteljima s operativnim sustavom Linux. Bit će dovoljno konfigurirati VPN pristup.
Naši zaposlenici rade na Windowsima i Linuxu. Imamo vrlo malo Microsoft Windows poslužitelja, tako da nema potrebe kupovati terminalske licence za ovaj OS. Što se tiče pristupa resursima koji se nalaze u podatkovnim centrima, organiziran je pomoću VPN-a i dodatno je ograničen vatrozidima instaliranim na svakom poslužitelju.
Ne zaboravite zaposlenicima koji rade od kuće osigurati slušalice (slušalice s mikrofonom) i video kameru. To će vam omogućiti da komunicirate na daljinu s velikom učinkovitošću, gotovo kao u uredu.
Mnogi ljudi pokušavaju kontrolirati što zaposlenici rade kod kuće tijekom radnog vremena instaliranjem raznih specijaliziranih monitora na svoja računala. Nikada to nismo radili, samo smo kontrolirali rezultate rada. U pravilu, to je sasvim dovoljno.
Što učiniti s printerom i skenerom
Programeri softvera za web stranice rijetko trebaju pisače i skenere. No, ako je takva oprema nužna zaposlenicima, nastat će problem prilikom prelaska na rad na daljinu.
Obično ured ima instaliran umreženi MFP, koji je brz, velik i težak. Da, može se poslati na dom zaposlenika koji najčešće ima potrebu za ispisom i skeniranjem. Ako, naravno, ovaj zaposlenik ima priliku biti domaćin.
Ali ako mnogi vaši zaposlenici često skeniraju i ispisuju dokumente, morat ćete kupiti MFP i instalirati ga u njihovom domu ili promijeniti poslovne procese tvrtke.
Kao alternativa prijevozu i kupnji novih višenamjenskih uređaja, postoji ubrzani prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima gdje god je to moguće.
Rad s papirnatim i elektroničkim dokumentima
Najbolje je da prije prelaska na daljinski rad uspijete sav tijek dokumenata prebaciti u elektronički oblik. Primjerice, DIADOK koristimo za razmjenu knjigovodstvene dokumentacije, te plaćanje računa preko banke klijenta.
Prilikom implementacije ovakvog sustava bit će potrebno osigurati svim zaposlenicima koji se bave elektroničkim upravljanjem dokumentima (primjerice, računovođama) privjeske za ključeve s poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom. Prijem takvih privjesaka za ključeve može potrajati neko vrijeme, stoga je bolje unaprijed razmotriti ovo pitanje.
U DIADOK-u (kao iu sličnim uslugama) možete postaviti roaming s drugim operaterima za elektroničko upravljanje dokumentima. To će biti potrebno ako druge ugovorne strane koriste sustave upravljanja dokumentima koji nisu vaši.
Ako vi ili neki od vaših partnera radite s dokumentima na staromodan način, morat ćete slati i primati redovita papirnata pisma posjetom poštanskom uredu ili pozivanjem dostavljača. U slučaju karantene, takve će se operacije morati svesti na minimum.
Što učiniti s telefonijom
U prvim godinama poslovanja naša tvrtka koristila je fiksnu i mobilnu telefoniju. No, vrlo brzo smo uvidjeli da nam uz veliki broj zaposlenika i klijenata treba neko adekvatnije rješenje.
Nama je najprikladnija opcija bila virtualna PBX tvrtke MangoTelecom. Uz njegovu pomoć riješili smo se veze s gradskim telefonskim brojevima (a time i fizičke lokacije ureda). Također smo dobili priliku integrirati PBX s našim CRM-om, snimati razgovore korisničke podrške s klijentima, postaviti prosljeđivanje poziva itd.
Zatim možete instalirati virtualnu PBX aplikaciju na svoj pametni telefon, prijenosno ili stolno računalo. To će vam omogućiti pozivanje ruskih brojeva ili primanje poziva po domaćim tarifama, čak i iz inozemstva.
Tako vam virtualna telefonska centrala omogućuje da prelazak zaposlenika iz ureda u dom bude gotovo neprimjetan sa stajališta kontinuiteta poslovanja.
Ako koristite uredski PBX i njegovo je isključivanje neizbježno kada se preselite, razmislite o prebacivanju na virtualni PBX. Provjerite sa svojim pružateljem telefonskih usluga je li moguće omogućiti prosljeđivanje poziva s fiksnih PBX brojeva na dolazne virtualne PBX brojeve. U tom slučaju, kada se prebacite na virtualnu PBX, nećete izgubiti dolazne pozive.
Što se tiče poziva između zaposlenika, pri radu s virtualnom PBX-om takvi se pozivi u pravilu ne naplaćuju.
Selekcija i obuka zaposlenika na daljinu
Prilikom kadrovske popune, u prvim godinama poslovanja naše tvrtke, uvijek smo pozivali kandidate u ured, obavljali klasične razgovore i davali zadatke. Zatim smo omogućili individualnu obuku za novopridošlice u uredu.
Međutim, s vremenom smo potpuno prešli na zapošljavanje na daljinu.
Primarni odabir može se provesti pomoću testova priloženih uz natječaj na web stranici HH ili bilo koje druge službe za zapošljavanje. Mora se reći da, kada su pravilno dizajnirani, ovi testovi mogu filtrirati značajan broj kandidata koji ne ispunjavaju zahtjeve.
A onda je sve jednostavno - koristimo Skype. Koristeći Skype i uvijek s uključenom video kamerom, intervju možete voditi ništa manje učinkovito nego kad bi kandidat sjedio pokraj vas za stolom.
Iako postoje određeni nedostaci, Skype također ima vrlo važne prednosti u odnosu na slične sustave. Prije svega, putem Skypea možete organizirati demonstraciju radne površine vašeg računala, a to je vrlo potrebno kada podučavate i razgovarate o radnim temama. Zatim, Skype je besplatan, dostupan na svim većim platformama i jednostavan za instalaciju na vaše računalo ili pametni telefon.
Ako trebate organizirati sastanak ili trening za nekoliko zaposlenika, jednostavno napravite grupu na Skypeu. Dijeljenjem svoje radne površine, izlagač ili učitelj može sudionicima sastanka osigurati sve potrebne materijale. U prozoru za chat možete objavljivati poveznice, tekstualne poruke, razmjenjivati datoteke ili voditi dijaloge.
Osim nastave na Skype-u, pripremamo i edukativne filmove (pomoću programa Camtasia Studio, ali vi možete koristiti ono na što ste navikli). Ako su ti filmovi samo za internu upotrebu, onda ih postavljamo na naše servere, a ako su za sve, onda na YouTube.
U većini slučajeva ova kombinacija edukativnih filmova, nastave u Skype grupama s dijalozima i demonstracijama na desktopu, kao i individualna komunikacija između nastavnika i učenika omogućuje nam da obuku provodimo potpuno na daljinu.
Da, postoje usluge dizajnirane za demonstraciju radne površine skupini korisnika, za provođenje webinara, pa čak i platforme za obuku (uključujući besplatne). Ali za sve to morate platiti ili novcem ili vremenom utrošenim na učenje rada s platformom. Besplatne platforme bi s vremenom mogle postati plaćene. U isto vrijeme, mogućnosti Skypea bit će dovoljne u mnogim slučajevima.
Suradnja na projektima
Kada radimo zajedno na projektima, održavamo dnevne i tjedne sastanke, koristimo programiranje u paru i pregled koda. Stvorene su Skype grupe za sastanke i pregled koda, a po potrebi se koriste demonstracije na desktopu. Što se tiče koda, on je pohranjen na našem GitLab serveru koji se nalazi u podatkovnom centru.
Organiziramo zajednički rad na dokumentima koristeći Google Docs.
Uz sve to, imamo internu Klondike bazu znanja, integriranu sa sustavom za obradu aplikacija i planiranje resursa (naš CRM i ERP). Stvorili smo i poboljšali ove alate, smještene na poslužiteljima u podatkovnom centru, tijekom godina. Omogućuju nam učinkovitu obradu brojnih zahtjeva naših klijenata, dodjelu izvršitelja, vođenje rasprava o prijavama, evidenciju radnog vremena i još mnogo toga.
Najvjerojatnije vaša tvrtka već koristi nešto slično, a pri prelasku na daljinski rad za zaposlenike bit će dovoljno osigurati daljinski pristup odgovarajućim resursima.
Udaljena korisnička podrška
Naši korisnici su vlasnici i upravitelji internetskih trgovina koje posluju u gotovo svim regijama Rusije. Naravno, podršku im pružamo na daljinu.
Naš tim za podršku radi putem sustava ulaznica, odgovara na pitanja e-poštom i telefonom te razgovara putem administrativne web stranice internetske trgovine i web stranice naše tvrtke.
U fazi razgovora o zadacima koristimo bilo koji instant messenger koji je dostupan klijentu, na primjer, Telegram, WhatsApp, Skype.
Ponekad je potrebno vidjeti što klijent radi na svom računalu. To se može učiniti putem Skypea u demo načinu rada za stolno računalo.
Ako je potrebno, možete raditi na daljinu na računalu korisnika pomoću alata kao što su TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk itd. Za korištenje ovih alata klijent će morati instalirati odgovarajući softver na svoje računalo.
Postavljanje VPN pristupa
Imamo instalirane OpenVPN poslužitelje na virtualnim strojevima koji se nalaze u različitim podatkovnim centrima (koristeći Debian 10 OS). OpenVPN klijent instaliran je na radnim računalima naših zaposlenika u sustavima Debian, Ubuntu, MacOS i Microsoft Windows.
Na internetu možete pronaći mnoge upute za instalaciju OpenVPN poslužitelja i klijenta. Možete koristiti i moju .
Mora se reći da je ručni postupak kreiranja ključeva za zaposlenike vrlo zamoran. Kako bismo osigurali da povezivanje novog korisnika ne traje dulje od deset sekundi, koristimo skriptu sličnu onoj ispod ispod spojlera.
Skripta za kreiranje ključeva
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Kada se pokrene, ovoj skripti se prosljeđuje korisnički ID (koristeći latinična slova) kao parametar.
Skripta zahtijeva lozinku Certificate Authority koja se kreira prilikom instalacije OpenVPN poslužitelja. Zatim ova skripta stvara direktorij sa svim potrebnim certifikatima i konfiguracijskim datotekama za OpenVPN klijente, kao i datoteku dokumentacije za instalaciju OpenVPN klijenta.
Prilikom izrade konfiguracijskih i dokumentacijskih datoteka, change_me se zamjenjuje ID-om korisnika.
Zatim se direktorij sa svim potrebnim datotekama pakira i šalje administratoru (adresa je navedena izravno u skripti). Ostaje samo proslijediti dobivenu arhivu korisniku na njegovu e-mail adresu.
Nadamo se da ćete vrijeme prisilnog boravka u kući moći korisno iskoristiti. Nakon što ste svladali tehnike rada bez ureda, možete nastaviti aktivno koristiti rad udaljenih zaposlenika.
Sretno s preseljenjem i uspješan rad od kuće!
Izvor: www.habr.com