Povijest e-pošte seže nekoliko desetljeća unatrag. Tijekom tog vremena ovaj standard korporativne komunikacije ne samo da nije zastario, već svake godine postaje sve popularniji zbog uvođenja sustava suradnje u različitim poduzećima, koji se u pravilu temelje upravo na e-pošti. Međutim, zbog neučinkovitosti e-pošte, sve više i više korisnika je napušta u korist tekstualnih razgovora, glasovnih i videopoziva te videokonferencija. Takve metode korporativne komunikacije pomažu zaposlenicima da uštede puno vremena i, kao rezultat toga, budu učinkovitiji i donose više novca tvrtki.
Međutim, korištenje chatova i videokomunikacija za rješavanje radnih problema često dovodi do pojave novih prijetnji informacijskoj sigurnosti poduzeća. Činjenica je da u nedostatku odgovarajućeg korporativnog rješenja zaposlenici mogu samostalno započeti dopisivanje i komunikaciju u javnim službama, što može dovesti do curenja važnih informacija. S druge strane, menadžment poduzeća nije uvijek spreman izdvojiti sredstva za implementaciju korporativnih platformi za videokonferencije i chatove, jer su mnogi uvjereni da one više odvlače zaposlenike od posla nego povećavaju njihovu učinkovitost. Izlaz iz ove situacije mogla bi biti implementacija korporativnog chata i videokonferencija na temelju postojećih informacijskih sustava. Oni koji koriste Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition kao platformu za suradnju mogu riješiti problem stvaranja korporativnog chata i video konferencija sa Zextras Teamom, rješenjem koje Zimbra OSE-u dodaje puno novih značajki povezanih s korporativnom online komunikacijom.
Zextras Team dolazi u dva izdanja: Zextras Team Basic i Zextras Team Pro, a razlikuju se po skupu ponuđenih funkcija. Prva opcija dostave potpuno je besplatna i omogućuje vam organiziranje tekstualnih razgovora u formatima jedan-na-jedan i grupnog razgovora, kao i videorazgovore jedan-na-jedan i audiopozive temeljene na Zimbra OSE-u. U tom će slučaju sve ove funkcije biti dostupne izravno iz Zimbra OSE web klijenta. Osim toga, Zextras Team Basic korisnici mogu koristiti mobilnu aplikaciju, dostupnu na iOS i Android platformama. Te vam aplikacije omogućuju pristup privatnim i tekstualnim razgovorima, a u budućnosti će vam omogućiti i videopozive. Odmah napomenimo da će za video chatove i audio pozive, korisnici Zextras tima trebati ispravnu web kameru i/ili mikrofon.
Ali Zextras Team Pro pruža mnogo bogatiju funkcionalnost. Uz već navedene mogućnosti, korisnici Zextras Teama imat će priliku kreirati video konferencije za veliki broj zaposlenika. To vam omogućuje da održavate sastanke među zaposlenicima koji se geografski nalaze na različitim mjestima i time uštedite vrijeme koje je prethodno potrošeno na okupljanje sudionika sastanka u jednoj prostoriji, te ga potrošite na dublje proučavanje problema ili na rješavanje konkretnih radnih zadataka.
Zextras Team Pro vam također omogućuje stvaranje virtualnih prostora i virtualnih sastanaka za zaposlenike. Prostor može sadržavati nekoliko soba za sastanke odjednom, u kojima različiti sudionici prostora mogu raspravljati o zajedničkim temama. Na primjer, razmotrite poduzeće koje ima odjel prodaje od 16 ljudi. Od toga 5 djelatnika radi u b2c prodaji, 5 djelatnika obavlja b2b prodaju, a još 5 djelatnika radi u b2g. Cijeli odjel vodi voditelj odjela prodaje.
Budući da svi zaposlenici rade u istom odjelu, bilo bi mudro stvoriti zajednički prostor za razgovore o svim temama koje se tiču svakog prodajnog zaposlenika. Istodobno se često pojavljuju teme koje se tiču samo odjela koji radi, na primjer, s b2b. Naravno, zaposlenici odjela prodaje koji rade u drugim područjima nemaju potrebe sudjelovati u raspravama o takvim temama, ali bi voditelj odjela trebao sudjelovati u raspravama svakog odjela. Zato je unutar prostora namijenjenog za potrebe odjela prodaje za svaki smjer moguće dodijeliti zasebne virtualne sastanke kako bi u svakom od njih zaposlenici mogli komunicirati međusobno i s voditeljem odjela. U isto vrijeme, sam upravitelj će imati sva tri virtualna sastanka prikladno skupljena u zasebnom prostoru. A ako uzmete u obzir da se sva komunikacija odvija na poslužiteljima tvrtke i da se podaci s njih nikamo ne prenose, onda se takvi razgovori mogu nazvati prilično sigurnima u smislu sigurnosti informacija. Osim odjela prodaje, koncept prostora i virtualnih soba za sastanke može se primijeniti na cijelo poduzeće.
Osim video sastanaka, korisnicima su dostupni i audio pozivi. Osim što mnogo manje opterećuju komunikacijske kanale, mnogim zaposlenicima je često jednostavno neugodno komunicirati u video formatu, a često čak i prekriju web kameru na prijenosnim računalima.
Uz video razgovore i audio pozive sa zaposlenicima, Zextras Team vam omogućuje da kreirate video razgovore i audio pozive sa bilo kojim korisnikom koji nije zaposlenik poduzeća generiranjem i slanjem posebne poveznice za pridruživanje sastanku. Budući da Zextras Team zahtijeva samo moderan preglednik, korištenjem ove funkcije uvijek možete brzo komunicirati s klijentom ili drugom stranom u slučajevima kada bi redovno dopisivanje oduzelo previše vremena. Osim toga, Zextras Team podržava dijeljenje datoteka, koje zaposlenici mogu slati jedni drugima izravno tijekom video poziva ili SMS razgovora.
Nemoguće je ne spomenuti posebnu mobilnu aplikaciju Zextras Team koja zaposlenicima omogućuje sudjelovanje u korporativnim razgovorima dok nisu na radnom mjestu. Aplikacija je dostupna za iOS i Android platforme, a trenutno korisnicima omogućuje:
- Vodite korespondenciju primanjem i slanjem poruka na svom pametnom telefonu
- Stvorite, izbrišite i pridružite se privatnim razgovorima
- Stvorite, izbrišite i pridružite se grupnim razgovorima
- Pridružite se virtualnim prostorima i razgovorima te ih stvarajte i brišite
- Pozovite korisnike u virtualne prostore i razgovore, ili obrnuto, uklonite ih od tamo
- Primajte push obavijesti i uspostavite sigurnu vezu s korporativnim poslužiteljem.
U budućnosti će aplikacija dodati mogućnosti za privatnu video komunikaciju, kao i video konferencije i funkciju dijeljenja datoteka.
Još jedna zanimljiva značajka Zextras Teama je mogućnost emitiranja sadržaja zaslona računala u stvarnom vremenu, kao i prijenos kontrole nad njim na drugog korisnika. Ova značajka može biti vrlo korisna prilikom provođenja trening webinara, tijekom kojih je potrebno upoznati zaposlenike s novim sučeljem. Ova značajka također može pomoći IT odjelu poduzeća da pomogne zaposlenicima da riješe probleme sa svojim računalima bez fizičke prisutnosti IT osobe.
Stoga je Zextras Team cjelovito rješenje za organiziranje prikladne online komunikacije između zaposlenika unutar unutarnje mreže poduzeća i izvan nje. Zbog činjenice da je Zextras Backup sposoban napraviti potpunu sigurnosnu kopiju svih informacija koje se generiraju u Zextras Teamu, informacije odatle neće biti nigdje izgubljene, a ovisno o ozbiljnosti sigurnosnih politika, administrator sustava će moći samostalno konfigurirati različite ograničenja za korisnike.
Za sva pitanja vezana uz Zextras Suite možete kontaktirati predstavnicu Zextrasa Ekaterinu Triandafilidi putem e-maila [e-pošta zaštićena]
Izvor: www.habr.com