Česta pogreška poduzetnika početnika je da ne posvećuju dovoljno pažnje prikupljanju i analizi podataka, optimizaciji radnih procesa i praćenju ključnih pokazatelja. To rezultira smanjenom produktivnošću i neoptimalnim gubitkom vremena i resursa. Kada su procesi loši, morate nekoliko puta ispravljati iste greške. Kako se broj klijenata povećava, usluga se pogoršava, a bez analize podataka nema jasnog razumijevanja što treba poboljšati. Kao rezultat toga, odluke se donose iz hira.
Da bi bilo konkurentno, moderno poslovanje, osim kvalitetnih proizvoda i usluga, mora imati transparentne procese i prikupljati analitičke podatke. Bez toga je teško razumjeti stvarno stanje stvari u poslovanju i donijeti ispravne odluke. Stoga je važno imati u svom arsenalu potrebne alate koji nisu samo praktični za korištenje, već vam također omogućuju da pojednostavite svoj rad i stvorite najtransparentnije moguće procese.
Danas postoji ogroman broj alata i rješenja. Ali većina poduzetnika ih ne koristi jer ili ne vide vrijednost u njima, ili ne razumiju kako ih koristiti, ili su skupi, ili komplicirani, ili 100500 XNUMX više. Ali oni koji su to shvatili, pronašli ili stvorili takve alate za sebe već imaju srednjoročnu prednost.
Više od 10 godina stvaram IT proizvode i rješenja koja pomažu tvrtkama povećati profit kroz automatizaciju i digitalnu transformaciju procesa. Pomogao sam u osnivanju desetaka startupa i stvorio sam desetke online alata koje koriste stotine tisuća ljudi diljem svijeta.
Evo jednog od dobrih primjera iz moje prakse koji pokazuje prednosti digitalne transformacije. Za jednu malu američku odvjetničku tvrtku moj tim i ja napravili smo alat za generiranje pravnih dokumenata, omogućio je odvjetnicima da brže generiraju dokumente. A kasnije, proširivši funkcionalnost ovog alata, napravili smo online uslugu i potpuno transformirali tvrtku. Sada služe kupcima ne samo u svom gradu, već iu cijeloj zemlji. Tijekom tri godine kapitalizacija tvrtke porasla je nekoliko puta.
U ovom članku ću s vama podijeliti stvarno iskustvo stvaranja transparentnog sustava za praćenje ključnih pokazatelja poslovanja. Pokušat ću usaditi vrijednost korištenja digitalnih rješenja, pokazat ću da to nije teško i nije uvijek skupo. Pa, idemo!
Kako je sve počelo
Ako želite imati nešto što nikada niste imali, morat ćete učiniti nešto što nikada niste.
Coco Chanel
Supruzi je dosadilo porodiljni dopust i odlučili smo otvoriti mali obrt – dječju igraonicu. Budući da imam vlastiti posao, moja supruga u potpunosti brine o igraonici, a ja pomažem oko strateških pitanja i razvoja.
Detalji otvaranja obrta su sasvim druga priča, no u fazi prikupljanja podataka i analize konkurenata, osim isticanja specifičnih problema ovog posla, pozornost smo posvetili i problemima internih procesa s kojima se većina konkurenata nije mučila. .
Na moje iznenađenje, u XNUMX. stoljeću gotovo nitko nije vodio CRM u bilo kojem obliku, mnogi su vodili evidenciju u pisanom obliku, u bilježnicama. Pritom su se sami vlasnici žalili da zaposlenici kradu, griješe u obračunu i moraju trošiti puno vremena na preračunavanje i provjeru knjiženja u knjigovodstvenim knjigama, gube se podaci o rezervacijama i depozitima, klijenti odlaze iz nepoznatih razloga ih.
Analizirajući prikupljene podatke, uvidjeli smo da ne želimo ponavljati njihove greške i trebamo transparentan sustav koji će te rizike svesti na minimum. Prije svega, krenuli smo u potragu za gotovim rješenjima, ali nismo mogli pronaći ona koja bi u potpunosti zadovoljila naše zahtjeve. A onda sam odlučio napraviti vlastiti sustav, iako ne idealan, ali radni i jeftin (gotovo besplatan).
Prilikom odabira alata vodio sam računa o sljedećim kriterijima: trebao bi biti jeftin, trebao bi biti fleksibilan i pristupačan te trebao bi biti jednostavan za korištenje. Mogao bih napisati punopravni, moćan i skup sustav za ovaj posao, ali imali smo malo vremena i mali budžet, plus nismo u potpunosti razumjeli hoće li naš projekt funkcionirati, a bilo bi nerazumno trošiti puno resursa na ovaj sustav. Stoga sam u trenutku testiranja hipoteze odlučio krenuti s MVP-om (Minimum Viable Product – minimalno održivi proizvod) i u najkraćem mogućem roku uz minimalna ulaganja napraviti radnu verziju te je s vremenom doraditi ili preraditi.
Kao rezultat toga, moj izbor je pao na Googleove usluge (Drive, Sheets, Calendar). Glavni izvor ulazno/izlaznih informacija su Google tablice, budući da moja supruga ima iskustva u radu s proračunskim tablicama, po potrebi može sama napraviti izmjene. Također sam uzeo u obzir činjenicu da će alat koristiti i zaposlenici koji možda i nisu baš vješti u radu s računalom, te će ih naučiti unositi podatke u tablicu biti puno lakše nego ih naučiti raditi s nekim specijaliziranim program poput 1C.
Podaci uneseni u tablice mijenjaju se u realnom vremenu, odnosno u svakom trenutku možete vidjeti stanje poslovanja tvrtke, ugrađena je sigurnost, možete ograničiti pristup određenim osobama.
Razvoj arhitekture i strukture podataka
Dječja igraonica pruža nekoliko osnovnih usluga.
- Standardna posjeta — kada klijent kupi vrijeme provedeno u igraonici svoje djece.
- Posjet pod nadzorom — kada klijent kupuje vrijeme provedeno u igraonici svoje djece i dodatno plaća nadzor. Odnosno, klijent može ostaviti dijete i otići svojim poslom, a sobni radnik će gledati i igrati se s djetetom za vrijeme odsustva roditelja.
- Otvoreni rođendan — klijent iznajmljuje poseban stol za hranu i sjedenje gostiju i plaća standardni posjet igraonici, dok soba radi uobičajeno.
- Zatvoreni rođendan — klijent iznajmljuje cijeli prostor; tijekom razdoblja najma soba ne prima druge klijente.
Vlasniku je važno znati koliko je ljudi posjetilo sobu, koje su godine bile, koliko su vremena provele, koliko su novca zaradile, koliko je bilo troškova (često se događa da administrator treba nešto kupiti ili platiti). za nešto, na primjer, dostavu ili vodu), Koliko je rođendana bilo?
Kao i svaki IT projekt, započeo sam s promišljanjem arhitekture budućeg sustava i razradom strukture podataka. Budući da je supruga glavna u poslu, ona zna sve što treba vidjeti, kontrolirati i vladati, pa je nastupila kao kupac. Zajedno smo proveli brainstorming i izradili zahtjeve za sustav, na temelju kojih sam promislio funkcionalnost sustava i napravio sljedeću strukturu datoteka i mapa na Google disku:
Dokument "Sažetak" sadrži opće informacije o tvrtki: prihode, troškove, analitiku
Dokument Troškovi sadrži podatke o mjesečnim troškovima tvrtke. Radi veće transparentnosti podijeljeno u kategorije: uredski troškovi, porezi, troškovi osoblja, troškovi oglašavanja, ostali troškovi.
mjesečni troškovi
Zbirna tablica troškova za god
Mapa prihoda sadrži 12 datoteka Google tablica, po jednu za svaki mjesec. Ovo su glavni radni dokumenti koje zaposlenici svakodnevno ispunjavaju. Sadrže obaveznu karticu nadzorne ploče i kartice za svaki radni dan. Kartica nadzorne ploče prikazuje sve potrebne informacije za tekući mjesec za brzo razumijevanje poslova, a također vam omogućuje postavljanje cijena i dodavanje usluga.
Kartica nadzorne ploče
Dnevna kartica
U procesu razvoja poslovanja počele su se javljati dodatne potrebe u vidu popusta, pretplata, dodatnih usluga i događanja. Sve smo to također s vremenom implementirali, ali ovaj primjer prikazuje osnovnu verziju sustava.
Stvaranje funkcionalnosti
Nakon što sam osmislio glavne indikatore, razradio arhitekturu i razmjenu podataka između entiteta, krenuo sam u implementaciju. Prvo što sam napravio bilo je kreiranje dokumenta Google Sheet u mapi Income. U njoj sam napravio dvije kartice: nadzornu ploču i prvi dan u mjesecu u koje sam dodao sljedeću tablicu.
Glavni radni list
Ovo je glavni radni list s kojim će administrator raditi. Samo treba ispuniti potrebna polja (označena crvenom bojom), a sustav će automatski izračunati sve potrebne pokazatelje.
Radi smanjenja pogrešaka pri unosu i praktičnosti, polje "Vrsta posjeta" implementirano je kao padajući popis pruženih usluga, koji možemo uređivati na stranici nadzorne ploče. Da bismo to učinili, ovim ćelijama dodajemo potvrdu podataka i označavamo raspon iz kojeg treba uzeti podatke.
Kako bih smanjio ljudsku pogrešku u izračunima, dodao sam automatski izračun sati koje je klijent proveo u sobi i iznosa novca koji treba platiti.
Da bi to učinio, Administrator mora jednostavno označiti vrijeme dolaska klijenta (kolona E) i vrijeme odlaska (kolona F) u formatu HH:MM. Kako bih izračunao ukupno vrijeme koje klijent provede u sobi za igru, koristim ovu formulu:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Kako bismo automatski izračunali iznos novca za korištenje usluga, morali smo koristiti složeniju formulu, budući da cijena sata može varirati ovisno o vrsti usluge. Stoga sam morao povezati podatke s tablicom usluga na stranici nadzorne ploče pomoću funkcije QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Uz glavne radnje, dodao sam dodatne funkcije za uklanjanje neželjenih IFERROR ili ISBLANK grešaka, kao i ROUNDDOWN funkciju - da se ne zamaram sitnicama, konačni iznos sam zaokružio prema dolje, prema klijentu.
Uz glavni prihod (vrijeme za iznajmljivanje), u dječjoj igraonici postoji i dodatni prihod u vidu usluga ili prodaje igračaka, a zaposlenici ostvaruju i neke sitne troškove, npr. plaćanje vode za piće ili kupnja slatkiša za pohvale, sve to također treba uzeti u obzir.
Stoga sam dodao još dvije tablice u koje ćemo bilježiti ove podatke:
Kako bih olakšao rad sa znakovima, obojio sam ih i ćelijama dodao uvjetno oblikovanje.
Glavne tablice su spremne, sada trebate staviti glavne pokazatelje u zasebnu tablicu kako biste jasno vidjeli koliko ste zaradili u danu i koliko je tog novca u blagajni, a koliko na kartici.
Za zbrajanje novca prema vrsti plaćanja ponovno sam upotrijebio funkciju QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Na kraju radnog dana administrator treba samo još jednom provjeriti prihod i ne mora raditi ručni preračun. Ne tjeramo osobu na dodatni posao, a vlasnik može u svakom trenutku pogledati i kontrolirati situaciju.
Sve potrebne tablice su spremne, sada ćemo samo duplirati karticu za svaki dan, numerirati je i dobiti sljedeće.
Sjajno! Gotovo je sve spremno, preostaje samo prikazati sve glavne pokazatelje za mjesec na kartici nadzorne ploče.
Da biste dobili ukupni prihod za mjesec, možete napisati sljedeću formulu
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1gdje je D1 ćelija s dnevnim prihodom, a '1', '2' i tako dalje su naziv kartice. Na potpuno isti način dobivam podatke o dodatnim prihodima i rashodima.
Radi jasnoće, odlučio sam prikazati ukupnu profitabilnost po kategorijama. Da bih to učinio, morao sam napraviti složen odabir i grupiranje svih kartica, a zatim filtrirati i ukloniti prazne i nepotrebne retke.
Profitabilnost prema kategoriji
Glavni alat za računovodstvo prihoda je spreman, sada ćemo samo duplicirati datoteku za svaki mjesec u godini.
Nakon što sam napravio alat za računovodstvo i praćenje prihoda, krenuo sam s izradom tablice troškova u koju ćemo uračunati sve mjesečne troškove: stanarinu, plaće, poreze, nabavu robe i ostale troškove.
U mapi tekuće godine stvorio sam dokument Google Sheet i dodao mu 13 kartica, nadzornu ploču i dvanaest mjeseci.
Kartica nadzorne ploče
Radi jasnoće, na kartici nadzorne ploče sažeo sam sve potrebne informacije o financijskim troškovima za godinu.
I u svakoj mjesečnoj kartici napravio sam tablicu u kojoj ćemo pratiti sve novčane troškove tvrtke po kategorijama.
Kartica mjeseca
Pokazalo se vrlo zgodnim, sada možete vidjeti i kontrolirati sve troškove tvrtke, a ako je potrebno, pogledati povijest, pa čak i napraviti analitiku.
Budući da se podaci o prihodima i rashodima nalaze u različitim datotekama i nije ih baš zgodno pratiti, odlučio sam napraviti jednu datoteku u koju sam prikupio sve relevantne podatke potrebne vlasniku za kontrolu i upravljanje tvrtkom. Ovu sam datoteku nazvao "Sažetak".
stožerna tablica
U ovoj sam datoteci napravio tablicu koja prima mjesečne podatke iz tablica, za to sam koristio standardnu funkciju:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")gdje prosljeđujem ID dokumenta kao prvi argument, a uvezeni raspon kao drugi parametar.
Onda sam sastavio godišnju bilancu: koliko je zarađeno, koliko potrošeno, kolika je bila dobit, isplativost. Vizualizirao potrebne podatke.
A radi praktičnosti, kako bi vlasnik tvrtke mogao vidjeti sve podatke na jednom mjestu, a ne prolaziti kroz datoteke, integrirao sam mogućnost odabira bilo kojeg mjeseca u godini i prikaza ključnih pokazatelja u stvarnom vremenu.
Da bih to učinio, napravio sam vezu između mjeseca i ID-a dokumenta
Zatim sam stvorio padajući popis koristeći “Podaci -> Provjera valjanosti podataka”, odredio raspon veze i konfigurirao uvoz s dinamičkom vezom na dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Zaključak
Kao što vidite, poboljšati procese u vašem poslovanju nije tako teško kao što se čini i za to ne morate imati nikakve super vještine. Naravno, ovaj sustav ima puno nedostataka i kako posao raste bit će ga nemoguće koristiti, ali za male tvrtke ili u startu kod testiranja hipoteza ovo je odlično rješenje.
Ova igraonica već treću godinu radi na ovom rješenju, a tek ove godine, kada već jasno razumijemo sve procese, poznajemo klijenta i tržište. Odlučili smo stvoriti potpuni alat za upravljanje internetskim poslovanjem.
PS
Korištenje Google tablica za praćenje vašeg poslovanja nije baš zgodno, pogotovo s vašeg telefona. I jesam , koji u praktičnom formatu prikazuje sve ključne pokazatelje poslovanja u stvarnom vremenu
Izvor: www.habr.com