Više puta smo pisali o tome kako naše tehnologije pomažu i čak obrađivati informacije iz svih vrsta dokumenata i unositi podatke u računovodstvene sustave. Danas ćemo pričati o tome kako smo implementirali u – najvećem dobavljaču grijanja i tople vode u Moskvi.
Zamislite se na mjestu običnog računovođe. Shvaćamo, nije lako, ali svejedno pokušajte. Svakodnevno primate ogromnu količinu papirnih računa, otpremnica, potvrda i slično. A posebno mnogo – u danima prije predaje izvještaja. Sve podatke i iznose treba brzo i pažljivo provjeriti, pretipkati i unijeti u računovodstveni sustav, ručno provesti transakcije i poslati dokumente u arhivu, kako bi ih kasnije mogli pravovremeno dostaviti za provjeru internim revizorima, poreznoj upravi, tijelima za regulaciju tarifa i drugima. Teško? Ali to je višegodišnja poslovna praksa koja postoji u mnogim kompanijama. Zajedno s MOEK-om pojednostavili smo ovaj mukotrpan posao i učinili ga praktičnijim. Ako vas zanima kako je sve to bilo, dobrodošli pod kat.
Na slici – moskovska TEČ-21, najveći proizvođač toplinske energije u Europi. Toplina proizvedena na ovoj stanici MOEK isporučuje 3 milijuna stanovnika sjeverne Moskve. .
MOEK u Moskvi ima više od desetak podružnica. One opslužuju 15 811 km toplinskih mreža, 94 toplinske stanice i kotlovnice, 10 000 toplinskih postaja i 24 pumpne stanice, a također grade i uspostavljaju nove sustave grijanja. Tvrtka nabavlja brojne uređaje i usluge za poslovanje: . Obrađivanjem dokumenata u svakom odjelu-initiatoru nabave bave se posebni zaposlenici – voditelji ugovora.
Kako je uređeno sklapanje ugovora u velikoj kompaniji? Kada kuratori sklapaju ugovor, od korisnika primaju mnogo važnih papirnatih dokumenata: otpremnice, akte o pruženim uslugama, račune, potvrde i druge. Obično kurator skenira poslovne papire, a zatim prilaže skenove narudžbi u sustavu upravljanja resursima preduzeća. Financijski kontrolor ručno provjerava sve podatke. Nakon toga, kurator odvozi originalne dokumente u računovodstvo. Ili to radi kurir, a tada prebacivanje dokumenata može potrajati duže — od nekoliko sati do nekoliko dana.
I sve bi bilo u redu, da nije kao u mnogim drugim kompanijama:
- Dokumenti mogu stići u računovodstvo nekoliko dana prije predaje izvještaja. Tada računovođe moraju noćiti i dani provoditi na radnom mjestu. Potrebno je ručno provjeriti jesu li svi računi, otpremnice itd. ispravno ispunjeni. Zatim, ako je sve u redu, zaposlenik pretipava podatke u knjigovodstveni sustav i izvodi knjiženje. Pri tome 90% vremena računovođe troši na pretipavanje podataka — podataka, iznosa, datuma, brojeva nomenklature itd. Zbog toga postoji rizik od greške.
- Dokumenti mogu stići već s greškama. A ponekad nedostaju neki računi ili potvrde. Ponekad se to otkrije u posljednjim danima prije predaje izvještaja. Zbog toga rokovi odobravanja dokumenata mogu biti produženi.
- Nakon izvršenja knjiženja, računovođe čuvaju otpremnice, račune i akte u razdvojenim papirnim i elektroničkim arhivima. Zašto to uzrokuje poteškoće? Na primjer, MOEK radi prema tarifama i stoga je obvezna redovito izvještavati o svojim troškovima pred izvršnim vlastima. Kada u računovodstvo dođe nova državna ili porezna kontrola, zaposlenicima je potrebno dugo da pronađu dokumente.
Kako je nekad izgledala shema rada računovodstva MOEK-a:
MOEK je prvi u energetskoj industriji odlučio reorganizirati i pojednostaviti ovu shemu kako bi brže zatvarao transakcije i predavao izvještaje, bolje procjenjivao tržišne promjene pri nabavci i planirao svoju financijsku strategiju. Samo, promijeniti višegodišnju uspostavljenu shemu rada računovodstva bilo je teško, stoga je kompanija odlučila transformirati je zajedno s partnerom - ABBYY.
Rečeno - učinjeno
Tim stručnjaka ABBYY implementirao je univerzalnu platformu za inteligentnu obradu informacija u MOEK-u i postavio:
- fleksibilne opise (predloške za izvlačenje podataka) za obradu dokumenata. O tome što je to i zašto je potrebno, detaljno smo pisali na Habu i . MOEK obrađuje pomoću rješenja više od 30 vrsta dokumenata (na primjer, akt o montiranom opremi ili akt o agencijskoj naknadi) i izvlači iz njih više od 50 atributa (broj dokumenta, konačni iznos s PDV-om, naziv kupca, prodavača, izvođača, količina robe itd.);
- konnektor za provođenje provjera i izvođenje podataka, koji je povezao ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Zahvaljujući konnektoru, postala je moguća automatska provjera podataka iz narudžbe i ugovora prema raznim registrom. O tome ćemo govoriti malo niže;
- izvoz dokumenata u elektronski arhiv na bazi OpenText. Sada su svi skenirani dokumenti pohranjeni na jednom mjestu;
- nacrti računovodstvenih knjiženja u SAP ERP-u sa povezanim skenovima dokumenata.
Nakon toga, zaposlenici ABBYY i MOEK razvili su obrazac pretraživanja, kako bi računovođa mogao u sekundi nalaziti važne račune po bilo kojem atributu u elektronskom arhivu i dostaviti ih na provjeru poreznim inspekcijama.
Pretraživanje je moguće prema 26 različitih kriterija (slika je klikabilna):
Nakon što je MOEK uspješno testirao cijeli sustav, pušten je u rad. Cijeli projekt, uključujući odobrenja, preciziranja i dorade, realiziran je u roku od 10 mjeseci.
Shema rada nakon implementacije ABBYY FlexiCapture:
Čini li vam se da se ništa nije promijenilo? Da, poslovni proces je ostao isti, samo većinu funkcija sada obavlja mašina.
Knjiženje, neka se dogodi!
Kako sada stvari stoje? Pretpostavimo da je skrbnik ugovora primio skup prvotnih dokumenata za posao nabavke pumpe za TE ili, na primjer, za izgradnju toplovoda. Stručnjak više ne mora sam provjeravati potpunost i sadržaj dokumenata, zvati kurira i slati originale dokumenata u knjigovodstvo. Skirnik jednostavno skenira potpisani komplet prvotnih dokumenata, a dalje se time bave tehnologije.
Pomoću sustava za mrežno skeniranje zaposlenik šalje skenove u TIFF ili PDF formatu u svoju vruću mapu ili na e-mail. Zatim otvara web-stanicu za unos ABBYY FlexiCapture i odabire tip paketa dokumenata za obradu. Na primjer, „kupnja radova/usluga s agencijskom nagradom“, „prijem materijalno-tehničkih resursa (MTR)“ ili „evidencija imovine“.
Ovisno o tipu paketa, ovisi i broj i vrste potrebnih dokumenata i podataka koje sustav treba klasificirati, prepoznati i provjeriti.
Kurator učitava skenove za prepoznavanje. Sustav automatski provjerava je li prisutna sva dokumentacija, sadržaj svake isprave, a na poslužitelju se odvija prepoznavanje podataka – datuma ugovora, iznosa, adrese, OIB-a, PDV-a i drugih informacija. Usput, MOEK je prva energetska tvrtka u Rusiji koja koristi takav pristup.
Ako kurator nije učitao sve dokumente ili su u nekom teretnom listu navedeni nepotpuni podaci, sustav to primijeti i odmah traži od zaposlenika da ispravi pogrešku:
Sustav upozorava i traži da se dodaju nedostajući dokumenti (slike su kl clickable):
Sustav je primijetio da je dokument istekao:
Tako zaposleniku više nije potrebno utvrđivati je li dokument ispravno sastavljen. Ako je sve ispravno, tada se većina provjera podataka automatski odvija izravno na web-stanici za unos. Dovoljno je unijeti broj narudžbe naveden u SAP ERP-u. Nakon toga dolazi do usklađivanja prepoznatih podataka s informacijama obradom u SAP-u: OIB i PDV partnera, brojevima i iznosima ugovora, PDV-om, nomenklaturom proizvoda ili usluga. Obrada i provjera jednog dokumenta traje samo nekoliko minuta.
Prema podacima – OIB i PDV – moguće je odabrati potrebnu tvrtku iz imenika:
Ako postoji pogreška u fakturi ili teretnom listu, sustav neće dopustiti izvođenje dokumenta u arhivu. Na primjer, ako dokument nije ispravno sastavljen ili je jedan od simbola pogrešno prepoznat, sustav će na to ukazati i tražiti od zaposlenika da ispravi sve netočnosti. Uzmimo primjer:
Sustav je otkrio da d.d. „Vasiljek“ nije na popisu dobavljača MOEK-a.
To omogućuje zaposlenicima da prate pogreške čak i prije nego što dokument stigne u računovodstvo.
Ako su svi pregledi uspješno prošli, skenirana kopija dokumenta šalje se jednim klikom u elektronički arhiv OpenText, a u SAP-u se pojavljuju veza i kartica s njegovim metapodacima. Računovođa ili nadzornik uvijek mogu pogledati u elektroničkom arhivu popis dokumenata za željenu narudžbu i informaciju tko, u kojem roku, s kojim rezultatom obradio dokumente.
Petar Petrovich je zavirio u elektronički arhiv, …
… kako bi vidio tko je učitao dokumente po narudžbi br. 1111.
Nakon izvoza podataka i skenova iz ABBYY FlexiCapture u SAP-u se pojavljuje nacrt knjiženja s unaprijed ispunjenim podacima i vezama na skenove dokumenata.
Nacrt knjiženja:
Tada računovođa dobiva obavijest na e-mail s vezom na gotovi nacrt i skenove. Stručnjaku više ne treba mučiti se s papirima. Preostaje mu samo provjeriti u skenovima konačni iznos transakcije, prisutnost pečata, potpisa i izvršiti knjiženje. Sada računovođa na to troši manje od minute.
Završetak projekta
- Uz pomoć tehnologija ABBYY, MOEK je pojednostavio i ubrzao ne samo računovodstvo, nego i financijski nadzor. Da bi izvršili knjiženje, zaposlenicima više nije potrebno čekati kurira s originalima dokumenata – dovoljno je jednim klikom dobiti sken s već provjerenim podacima iz elektroničkog arhiva. Istina, papirnati dokument još uvijek je potreban. Ali ga sada mogu poslati u računovodstvo kasnije. Kada stigne, zaposlenik će u računovodstvenom sustavu označiti „Original primljen“.
- Zaposlenici odmah dobivaju sve potrebne informacije o transakciji iz skenova, pravovremeno izvršavaju knjiženja i unaprijed pripremaju svu dokumentaciju za izvještavanje. Sada im ni unutarnje ni vanjske provjere nisu zastrašujuće.
- Računovođe provode financijske operacije tri puta brže, a MOEK zatvara obračunski period 10 dana ranije.
- Sve podružnice MOEK-a pohranjuju računovodstvene dokumente u jedinstvenom elektroničkom arhivu. Zahvaljujući tome, pronalaženje svake fakture, ugovora ili izvoda obavljenih radova, kao i svih atributa iz njih (iznosi, PDV, asortiman proizvoda ili usluge) moguće je četiri puta brže nego ranije.
- Godine rješenje obrađuje više od 2,6 milijuna stranica dokumenata.
Umjesto zaključka
MOEK koristi već 2 godine i u tom periodu prikupio sam statistiku. Ispostavilo se da računovođe obavljaju 95% knjiženja bez izmjena u nacrtima. To znači da će takva knjiženja u budućnosti moći potpuno automatski prolaziti. Tako je ovaj proizvod postao zapravo prvi korak kompanije prema implementaciji elemenata "umjetne inteligencije" u poslovne procese: MOÉK razvija odgovarajući program.
Druge ruske kompanije također automatiziraju rad računovodstva: čine ga jednostavnijim i praktičnijim. Na primjer, uz pomoć tehnologija ABBYY, služba financijske kontrole «» dvostruko brže dobiva važne poslovne informacije i troši 20% manje vremena na pronalaženje potrebnih računa i robnih otpremnica. Tehnologije inteligentne obrade informacija pomažu zaposlenicima računovodstva holdinga «» trenutno pronalaziti potrebne financijske dokumente tijekom masovnih poreznih provjera. U 2019. godini stručnjaci kompanije planiraju obraditi oko 10 milijuna stranica dokumenata.
Želite li saznati više o projektu MOÉK i ABBYY? 3. travnja u 11:00 zamjenik voditelja Centra informacijskih tehnologija MOÉK Vladimir Feoktistov predstavit će detalje slučaja na besplatnom . Pridružite se ako želite postaviti pitanja.
Elizaveta Titarenko,
urednica korporativnog bloga ABBYY
Izvor: habr.com
