🥇Svima se gori od učinkovitosti

U prethodnoj epizodi „Cinkove prodaje“ raspravljali smo o tri članka o učinkovitosti različitih procesa. O onome „Kako je Bezos isključio PowerPoint«, «Vlasnik jedne kompanije prisiljava ljude da žive po 5 sati dnevno bez ometanja» i «Asinhrona komunikacija duista«.

Ovaj članak je kompilacija kratkih sažetaka iz svih triju s mojim subjektivnim razmišljanjima pod egidom općeg gorenja od neučinkovitosti.

U prosječnoj kompaniji u kojoj sam radio i radim, svi problemi koje ovi momci pokušavaju riješiti prisutni su u punoj mjeri.

O tome kako je Bezos isključio PowerPoint

Kako nam kaže članak, drugar Bezos promijenio je pravila korporativnih sastanaka. Sada se kolege okupljaju i otprilike pola sata nakon početka sastanka čitaju sami (za sebe) u tišini zapisnike sastanka koje je pripremio govornik.

Zatim, oni kojima nije ništa za dodati ili su Informed (prema RACI matrici), mogu ustati i otići. Oni koji direktno rade s prijedlozima ostaju i postavljaju pitanja, iznose prijedloge i zakazuju sljedeće sastanke.

Po mom mišljenju, to je potpuno normalna ideja, jer se na korporativnim sastancima često vrijeme protraćuje na 'capovske' pitanja i izvještaje od onih koji žele ostaviti dobar dojam na nadredene. Također, na razne šale.

Također, prednost čitanja dokumenata za sebe je što neki govornici mogu sporo (ili prebrzo) čitati ili imati razne neugodnosti u govoru.

Razumijem da implementirati takve radikalne promjene u pravilniku sastanaka nije lak zadatak, ali se nadam da će posaditi racionalno zrno u umovima onih koji sudjeluju.

CEO koji prisiljava ljude da žive po 5 sati dnevno bez ometanja

CEO jedne njemačke kompanije nedavno priznao je počeo prisiljavati ljude da rade 5 sati i zabranio im je ometanje tokom tog vremena putem telefona i društvenih mreža. Ljudi su u šoku, ali su postali sretniji i produktivniji.

Također je rekao da je imao slične iskustvo prije, kada je dogovorio s poslodavcem manju plaću za dodatna dva slobodna dana u tjednu. Nakon nekog vremena, primijetivši da obavlja isti obim posla kao i prije, ponovno je pregovarao s poslodavcem o vraćanju prethodne razine plaće.

Sve više i više nailazimo na članke o start-upovima i kompanijama koje primenjuju slične prakse. Po mom mišljenju, u tome ima racionalnog zrna, jer, ako uzmemo efikasni deo radnog dana, malo je verovatno da radimo više od 6 sati.

Takođe, u nekim kompanijama postoji "kulturni fenomen prekovremenog rada", kada ljudi, želeći da pokažu svoju odanost kompaniji, "provode" na poslu 10-12, a možda i više sati. Sa svakim dodatnim satom, prosečna efikasnost takvih zaposlenih teži nuli. Često ih možemo sresti u hodniku slave burnout-a.

Raditi manje, ali efikasnije — to je, čini mi se, odličan trend koji može osloboditi nekoliko sati nedeljno za komunikaciju s onima koji su vam zaista dragi (sa sobom i porodicom).

Asinhrona komunikacija duista

Duaisti su momci iz kompanije doist, koja pravi poznati todoist. Njihov CEO piše u članku "Asinhrona komunikacija" o tome kako su implementirali ovaj sistem kod njih. Ima nekoliko interesantnih teza iz njega.

Definicije:

Asinhrona komunikacija je kada pošaljete poruku i ne očekujete odgovor odmah. Na primer, putem e-pošte;
Sinhrona komunikacija — naprotiv, kada pošaljete poruku, primalac je odmah dobija i odmah počinje da odgovara. Takođe uključuje real-time komunikaciju (sastanci i 1 na 1 sastanci).

Prema članku u Harvard Business Review, vreme provedeno u komunikaciji u kancelariji povećano je za 50% u poslednjih 10 godina. Radnici provode do 80% svog vremena odgovarajući na e-poštu i komunicirajući.

Nedostaci sinhrone komunikacije:

Stalna ometanja. Kako piše i govori prokrastinolog Maksim Dorofejev, da bismo bili produktivniji, treba isključiti sve obaveštenja u aplikacijama za razmenu poruka. Ovde je sve suprotno. Ogroman broj obaveštenja u radnom čatu konstantno odvlači pažnju sa posla. Često je nemoguće fokusirati se;
Ljudi postavljaju kao prioritet da uvek budu dostupni, a ne da budu produktivni;
Dodaje stres, jer stalna ometanja ne dozvoljavaju ravnomerno raspoređivanje opterećenja, pa smo primorani da žurimo;
Dovodi do brzih, niskokvalitetnih rešenja.

Prednosti asinhrone komunikacije:

Kontrola nad planiranjem svog radnog vremena;
Visokokvalitetne komunikacije umjesto "reaktivnih" odgovora. Komunikacija je mnogo sporija i omogućuje ljudima da budu učinkovitiji i donose promišljenije odluke;
Manje stresa. Možete djelovati u potpunosti prema svom rasporedu rada;
Predefinirano stanje toka (jer ništa ne ometa);
Automatska dokumentacija ako koriste javne komunikacijske alate (poput GitHub-a ili nekog foruma, na primjer);
Tolerancija na različite vremenske zone (možemo postaviti bilo kakvu vremensku razliku u očekivanju odgovora).

Potpuno se osloboditi sinkrone komunikacije nije moguće. Duiste preporučuju stvaranje važnih sinkronih razgovora (Telegram ako server padne), 1 na 1 sastanke i timske retrite.

Što rade duisti:

70% asinkrone komunikacije Twist, GitHub, Paper;

25% sinkrone komunikacije Zoom, Appear.in, Google Meet;

5% offline sastanaka i retrita.

Što preporučuju za uspostavu kulture asinkrone komunikacije:

Prekomunicirajte. U dopisivanju opisujte sve maksimalno detaljno, anticipirajući moguća pitanja;
Interakcije planirajte unaprijed. Primjer: "Želim završiti ovo za 2 dana i bit ću zahvalan na vašem doprinosu" umjesto "Čekam tvoje povratne informacije unutar sata";
Uvijek provjerite postavke dijeljenja dokumenata (vidljivo je da su imali problema s tim i netko je čekao dijeljenje dokumenta više od jednog dana);
Prije sastanka podijelite sa svim sudionicima sve potrebne dokumente kako bi svi bili u toku;
Nakon sastanka u dokument sastanka treba unijeti sve što je raspravljano (duisti čak prakticiraju snimanje sastanka kako bi netko mogao prisustvovati asinkrono);
Isključite sve obavijesti;
Iskoristite vrijeme čekanja produktivno.

Savjeti vođama od duista:

Potaknite pisanu komunikaciju;
Procjenjujte ljude prema produktivnosti, a ne prema tome koliko imaju softverskih vještina i koliko vremena provode na poslu;
Zaboravite na radno vrijeme. (Tko kada dolazi i odlazi);
Stvorite atmosferu povjerenja (duisti misle da svatko odgovara za svoje riječi, i tim treba biti siguran da ako ste obećali isporučiti kod sutra, to ćete i učiniti);
Povećajte osobnu odgovornost na mjestima;
Postavite prihvatljivo vrijeme odgovora. Kod duista je to 24 sata;
Postavite transparentnost na prvo mjesto. To znači da se maksimalni broj pitanja treba raspraviti javno unutar tvrtke;
Dodajte kanale za brzu hitnu komunikaciju.

Dva su mečka posebno zabrinula.:

O napuštanju mekih vještina. Prema mom iskustvu, dobar održavan kod rijetko dolazi od mizantropa (samo proturječi njihovim osjećajima). Mislim da će pregled koda s takvim tipovima razbiti i najstrpljiviji tim;
O onome što dualisti nazivaju 'atmosferom povjerenja' (ako si obećao dostaviti sutra, tim treba biti siguran da ćeš kod dostaviti sutra). Ova točka, po mom mišljenju, donijet će tugu od koje smo se oslobodili prilikom prelaska na asinkronu komunikaciju.

Sveukupno, svidjele su mi se ideje koje predlažu dualisti. Ipak, činim se da će to biti zamjena 'šila za čekić', tj. iako smo pobijedili u stalnim ometanjima, i dalje imamo probleme koji ne odlaze — rokovi i ritam galerista.

Umjesto zaključka

Ideje o neprekidnom isisavanju ljudskih resursa stavljaju se u drugi plan. Sada korporacije žele da ljudi rade učinkovitije i provode više vremena na potrošnji kako bi podržali ekonomiju.

Molim vas ostavite komentare s vašim idejama o ovim temama. Možda ste već implementirali nešto slično u svojim tvrtkama. Slobodno pošaljite poveznice na slične radikalne eksperimente.

Dođite na razgovor u udoban Telegram chat ‘Cinkajući prod’. Tamo se može sinhrono komunicirati, odvlačeći pažnju od čega god.

Izvor: habr.com