Bok opet. Ovo je nastavak članka o organizaciji studentskog hackathona.
Ovaj put ću vam pričati o problemima koji su se pojavili upravo tijekom hackathona i kako smo ih riješili, lokalnim događajima koje smo dodali standardu “puno kodiraj i jedi pizzu” i nekoliko savjeta o tome koje aplikacije najlakše koristiti organizirati događaje ovog razmjera.
Nakon što su sve financijske pripreme završene, počinje najzanimljivija faza: priprema gradilišta. Ovdje možete pronaći najveći broj problema i problema o kojima niti ne razmišljate. Započnimo s naručivanjem različitih grickalica i opreme. To odmah dovodi do dva glavna problema: tko će ih primiti i gdje sve to staviti? Još jednom da podsjetim da su svi organizatori studenti, a sam hackathon se održao 26.-27.siječnja, dakle točno na sredini trimestra. Za svaku narudžbu trebalo nam je 4-5 ljudi (s obzirom na razmjere događaja, lako smo mogli primiti 20-30 kutija pića odjednom) i jedina nam je opcija bila tražiti volontere među ostalim tečajevima. Možete, naravno, koristiti Facebook grupe da ih pronađete, ali Slack je kandidat naših ljudi. Za svaku isporuku možete kreirati zaseban kanal, integrirati ih u Trello (aplikacija za izradu popisa radnji) i zatim dodati one koji su pristali pomoći i zabilježiti sve što je stiglo u Trello. Dakle, sve je primljeno, čak i pretpostavimo da je isporuka bila u pravu zgradu sveučilišta (nekoliko puta su to isporučivali na druge zgrade, i ok, Imperial je bio skoro cijeli u Južnom Kensingtonu, mogli su biti isporučeni u Sveučilište u Londonu greškom) i da imamo dovoljno ljudi i nekoliko kolica za prijevoz posebno teških tereta, što dalje? Gdje bi sav ovaj teret trebao ići? Svaka velika sveučilišna zajednica ima svoje malo skladište za takve događaje. Nažalost, sve vjerojatno neće stati u sobu 2x3. Tu su nam u pomoć priskočili sveučilišni sponzori. Našem partneru iz Studentskog zbora isporučeno je nekoliko tona (!) pića i grickalica. Mala digresija. Svaki fakultet ima svoj sindikat: tehnički, medicinski, znanstveni i geološki. Naš inženjerski odjel ima oko 2 slobodne sobe (ali šššš, ne znam koliko je to uopće u skladu sa sveučilišnim pravilima) koje su potpuno (!) pretvorene u skladišta za jedan događaj. Sljedeći će biti vremenski odmak o tome kako smo izvukli te stvari od tamo. Moja leđa mi poslije nisu nimalo zahvaljivala.
Vrlo je teško naći gdje sve te stvari držati, a još teže pravilno ih rasporediti. Za referencu: postoje ukupno 3 zone.Donji i 2 gornja hackathona. Veličine su približno jednake i općenito nema problema s distribucijom. Sve dok se ne pojave ljudi s posebnim prehrambenim preferencijama. Vegani, vegetarijanci i mnogi drugi. Uvijek unaprijed pošaljemo upitnik kako bismo znali koliko naručiti. Naravno, e-pošta se zaboravlja i gubi. Zato na glavnu narudžbu uvijek dodajemo 20% u obliku rezervnih posebnih opcija, poput margarita s bezglutenskim tijestom. Skup? nedvojbeno. Ali posljednje što nam treba su militantni vegani koji se ne mogu zasititi životinjske hrane. Suvremeni problemi zahtijevaju suvremena rješenja.
Recimo da sve nekim čudom štima. Magija, ništa manje. Čak i da se preko noći sve donijelo na svoje mjesto. Što je sljedeće? Sjećate se što sam rekao o "swag"? Da, i usput, svaki sponzor ima jednog. I svi su dizajnirani za najmanje 200 ljudi, a za velike sponzore uglavnom za 300. Također treba pohraniti, ali to nije glavna stvar. Rekao sam i da imamo svoj “swag”. I evo ga za 500 ljudi. A problem je njegova rascjepkanost. Mnogo je stvari stiglo večer prije hackathona, a nije bilo šanse biti spreman za to. Štoviše, sve te stvari moraju biti pažljivo zapakirane u vrećice. 500 komada. 500, Karl. Stoga smo morali organizirati improviziranu pokretnu traku: na šanku su bili bonovi za alkoholna pića, majice, setovi s pastom i kistom, šalice, naljepnice i više se ne sjećam koliko još stvari. I unatoč činjenici da smo ovu ljepotu naručili od različitih dobavljača i svi su stigli u različito vrijeme. Morao sam se jako potruditi pa sam, kao dodatak samoj organizaciji događaja, radio i honorarno u tvornici. Spoiler: pripreme smo završili u 4 ujutro, a krenuli u 8:30. Ostao sam samo do ponoći kako bih mogao dežurati ostatak noći. Zatim dolazi dosadan dio oko postavljanja stolova, postavljanja produžnih kabela i ostalog obaveznog smeća.
Došao je sat X. Sponzori dolaze rano, namještaju se, taktički postavljaju svoj "swag" kako bi privukli više studenata. Za pamćenje: jedna je tvrtka prilikom otvaranja rekla da postoje dvije vrste poslodavaca. Oni koji dobro plaćaju poštuju svoje zaposlenike i omogućuju im da se kreativno razvijaju. Kao što je (naziv tvrtke). A o potonjem mogu svojim primjerom reći i svi ostali sponzori. Ovaj je izraz postao kandidat za nagradu za najbolji meme (o dodjeli na samom kraju prošlog članka). Učenici dolaze što je ranije moguće kako bi zgrabili što više stvari besplatno. Evo nekoliko riječi o tome kako ih puštamo unutra. Ulaznice se kupuju na Eventbrideu, a svi organizatori imaju aplikaciju za skeniranje. Problemi počinju kada sudionici ne pročitaju uvjete: minimalna dob je 18 godina, na primjer, ili ponesite putovnicu sa sobom, ili čak ni ulaznice se ne mogu prenijeti nakon roka (tri dana prije hackathona). Mnogi, nažalost, moraju biti odbijeni. Ali koliko se sjećam: dvoje koji su zaboravili svoje putovnice iz Londona, pa su jednostavno otišli kući i poveli ih sa sobom. Oni kojima su karte dane omogućili smo da prođu iza svih, skenirali su karte kako se kasnije njihov vlasnik ne bi pokušao provući s bonusom.
Sada malo o problemima sa samim ulaznicama: ima ih svega oko 400. Plus nekoliko za maturante, kao poklon za rastanak. U početku smo ih držali na sveučilišnoj web stranici, no postojano je padalo 10 minuta prije početka prodaje do 30 minuta nakon početka te su se potpuno nasumično distribuirali među sudionicima. Već šutim o uvjetima utrke zbog kojih smo u prosjeku prodali 20-30 više nego što smo trebali. Rješenje je bila web stranica Eventbride. Savršeno se nosi s opterećenjem, karte u prosjeku odlete za 1-3 sekunde po seriji, a izdaju se točno prema rasporedu. Ali tu se javlja još jedan problem: iskrenost sudionika. Od prvog Google linka možete preuzeti i konfigurirati bot, a idealno je da takve pametne ljude pokušavamo zastrašiti da otkažu svoje karte. U stvarnosti je gotovo nemoguće dokazati da niste koristili/koristili bota. Karte se pak dijele na Imperial/sve ostale i (mala diskriminacija) za naše studente ima ih nešto više. Da bi odjel pomogao, ovo su pravila.
Sljedeći su specifični problemi pripreme. Jedan od događaja koji održavamo bliže ponoći je otvoreni bar. Naravno, u kulturi hackathona i nedostatku sna, to nije uvijek dobra ideja. Zato ih malo ljudi posjećuje. Ali oni koji dođu uvijek su sretni, pića su besplatna (do 5 GBP uključivo), prilično velika ponuda vaučera, plus ovo je sjajan način da se opustite nakon cijelog dana non-stop hackathona. Nedostaci su vjerojatniji za organizatore: mnogi se u tišini, dok su organizatori umorni od svega gledanja, uspiju poprilično napiti. Naravno, na nama je da se nosimo s njima. Ali nikada nije došlo do ozbiljnijih problema. Važno je napomenuti da, kao i hackathon, večernji bar ima sponzora. I ove godine su se dobro zabavili, kupujući “jaeger bombe” za sve prisutne. Bilo je jako teško objasniti (za što sam, sipaj više) da su polumrtvi polaznici u kampusu malo drugačiji od onih koje žele zaposliti u svojoj firmi i zaustaviti ovaj kaos oko 30. koktela. Nakon toga uslijedila je legendarna Nandos dostava piletine.
Legendarna je jer su vlasnici lokalnih restorana došli sa svojim dostavljačima vidjeti tko je u subotu navečer odlučio potrošiti nekoliko tisuća kuna na piletinu. Ukupno nam je trebalo 2 sata i 30 volontera da sve istovarimo i rasporedimo po zonama. Fotografije su u prilogu. Ne zaboravite vikati "vegani ovdje", inače će jesti vegetarijansku hranu umjesto veganske hrane i onda će vas prokleti. Drugi događaj za pamćenje bile su karaoke. Tamo su već svi tulumarili, pa i mi. Zamislite samo: 200 ljudi okupira predavaonicu u 2 ujutro, pjevajući potpuno nasumične pjesme (ja sam pjevala Let It Go, moja bi sestra bila ponosna). Bilo je divno, ali opet tipični problemi: donošenje opreme, postavljanje, pregovaranje sa osiguranjem i knjižnicom (subota navečer je jako popularno vrijeme za posjete) da nas ne izbace. Zamolili su osiguranje da pjeva, no oni su odbili.
Sve je ovo zabavno, naravno. Ali. Hackathon traje dva dana: sudionici mogu doći i otići. Organizatori nisu. Ukupno sam dva dana spavala 3.5 sata, a dan prije 5 sati. I to zato što su drugi volonteri to forsirali (i odlazak u bar se osjetio). Mogao si spavati ili u zasebnoj sobi s prostirkama za jogu, ili gdje god možeš. Spavao sam na stolici, nije zakonom zabranjeno, spavam gdje hoću. Glavno je da za svaku hackzonu bude 3 budna. Drugi zadatak je bio povremeno provjeravati projektor, jer bi se mogao pregrijati, a viška novca za popravke definitivno nismo imali. Za postavljanje nam je trebalo 6 ljudi i 2 kolica. Općenito, krajnici su bili zauzeti gotovo cijelo vrijeme. U nekom trenutku smo počeli dijeliti kokice i šećernu vatu, opet smo mi bili ti koji smo kuhali. Ocjena sigurnosti od požara znatno je pala kad sam izvadio kokice dok sam se grijao “jer sad će uletjeti i neće mi ostati”.
Ovaj dio je prošao kroz mnoge probleme u organizaciji i njihova rješenja. Ipak inženjeri. No velik broj stvari ostao je iza kulisa: kakvi su problemi bili tijekom samog hackathona, odabir nagrada i priznanja, kako je funkcioniralo “pametno” glasovanje, recenzije sponzora i kako smo se nosili s čišćenjem prostora tjedan dana nakon događaj. I također mali flex: ovo je prvi studentski hackathon koji je pokriven na BBC-ju. O tome ću također pisati u sljedećoj epizodi ove hackathon sage. Uskoro ću početi pisati, ali za sada je moj e-mail: [e-pošta zaštićena] i web stranica projekta:
Izvor: www.habr.com