U 20. stoljeću život i rad ljudi odvijali su se po planu. Na poslu (da pojednostavimo, možete zamisliti tvornicu), ljudi su imali jasan plan za tjedan, mjesec, godinu unaprijed. Da pojednostavimo: trebate izrezati 20 dijelova. Nitko neće doći i reći da sada treba izrezati 37 dijelova, a uz to napisati članak o tome zašto je oblik tih dijelova upravo takav - i po mogućnosti jučer.
U svakodnevnom životu ljudi bilo je otprilike isto: viša sila bila je prava viša sila. Nema mobitela, prijatelj te ne može nazvati i zamoliti da “hitno dođeš pomoći riješiti problem”, živiš na jednom mjestu gotovo cijeli život (“selidba je kao vatra”), i općenito si mislio o pomoći roditeljima da "dođu u prosincu na tjedan dana".
U tim uvjetima formirao se kulturni kodeks u kojem se osjećate zadovoljnim ako ste izvršili sve zadatke. I bilo je stvarno. Neispunjavanje svih zadataka je odstupanje od norme.
Sada je sve drugačije. Inteligencija je postala oruđe rada, au radnim procesima potrebno ju je koristiti u različitim oblicima. Moderan menadžer (osobito vrhunski) prolazi kroz desetke različitih zadataka tijekom dana. I što je najvažnije, osoba ne može kontrolirati broj "dolaznih poruka". Novi zadaci mogu poništiti stare, promijeniti im prioritet i promijeniti samu postavku starih zadataka. U takvim uvjetima gotovo je nemoguće unaprijed formulirati plan i potom ga korak po korak provoditi. Ne možete odgovoriti na dolazni zadatak "imamo hitan zahtjev od porezne uprave, moramo odgovoriti danas, inače će biti kazna" i reći "Zakazat ću to za sljedeći tjedan."
Kako živjeti s tim - da imate vremena za život izvan posla? I je li moguće primijeniti neke algoritme upravljanja u svakodnevnom životu? Prije 3 mjeseca radikalno sam promijenio cijeli sustav postavljanja zadataka i praćenja istih. Želim vam ispričati kako sam došao do ovoga i što se na kraju dogodilo. Predstava će biti u 2 dijela: u prvom – malo o, da tako kažem, ideologiji. A drugi je u potpunosti stvar prakse.
Čini mi se da nama nije problem u tome što ima puno više zadataka. Problem je u tome što je naš socio-kulturni kod još uvijek postavljen da dovrši "sve zadatke planirane za danas". Brinemo se kad se planovi pokvare, brinemo kad ne ostvarimo sve što smo planirali. Istodobno, škole i sveučilišta i dalje funkcioniraju u okvirima prethodnog kodeksa: postoji zadani skup lekcija, postoje jasno isplanirane domaće zadaće, a dijete u glavi oblikuje model koji pretpostavlja da će život i dalje biti kao ovo. Ako zamislite tešku verziju, onda vam u životu, zapravo, na satu engleskog počne pričati o zemljopisu, drugi sat traje sat i pol umjesto četrdeset minuta, treći sat se ukida, a na četvrtom u usred sata zove te majka i hitno traži da kupiš i doneseš hranu kući.
Ovaj socio-kulturni kod čovjeka tjera u nadu da je moguće promijeniti nadolazeći tok – i na taj način poboljšati svoj život, a gore opisani život je abnormalan, jer u njemu nema jasnog plana.
To je glavni problem. Moramo shvatiti i prihvatiti da ne možemo kontrolirati broj dolaznih poruka, možemo samo kontrolirati kako se prema tome odnosimo i kako zapravo obrađujemo dolazne poruke.
Ne treba brinuti što nam stiže sve više zahtjeva za promjenama planova: više ne radimo na strojevima (osim rijetkih izuzetaka), pisma ne stižu i po mjesec dana (da, optimist sam), a fiksni telefon postao je anakronizam. Stoga je potrebno promijeniti proces obrade poruka, prihvatiti sadašnji život onakvim kakav jest i shvatiti da prethodni sociokulturni kod ne funkcionira.
Što možemo učiniti da nam bude lakše? Vrlo je teško "napraviti dobru web stranicu", ali uz jasnu tehničku specifikaciju (ili barem samo jasniji opis zadatka), postizanje pravog rezultata (i općenito, postizanje barem nekog rezultata) postaje puno lakše.
Najbolji primjer je moj vlastiti, pa ću pokušati raščlaniti svoje želje. Jasno shvaćam što nije u redu s obradom životnih i radnih planova: sada je "loše", ali želim da postane "dobro".
Što je "loše" i "dobro" na "visokoj" razini razgradnje?
Loše: Osjećam se tjeskobno jer nisam siguran da ću moći učiniti sve što sam obećao učiniti drugima ili sebi, uznemiren sam jer jednostavno ne mogu doći do stvari koje sam dugo planirao , jer se moraju odgoditi ili zbog gorućih zadataka, ili im je preteško pristupiti; Ne mogu raditi sve što je zanimljivo, jer mi većinu vremena oduzimaju posao i svakodnevica, loše jer ne mogu posvetiti vrijeme obitelji i odmoru. Odvojena točka: nisam u stalnom modu promjene konteksta, što je uvelike odgovorno za sve gore navedeno.
Dobro: Ne osjećam se tjeskobno jer znam što ću raditi u bliskoj budućnosti, odsutnost ove tjeskobe omogućuje mi da bolje provodim svoje slobodno vrijeme, ne osjećam redovit osjećaj umora (riječ “ konstanta” nije prikladan za mene, samo je redovit), ne moram se trzati i prebacivati na bilo kakvu dolaznu komunikaciju.
Općenito, velik dio onoga što sam gore opisao može se opisati jednostavnim izrazom: "smanjenje neizvjesnosti i nepoznatog".
Dakle, tehnička specifikacija postaje nešto poput:
- Modificiranje obrade dolaznih zadataka tako da se kontekst promijeni.
- Rad sa sustavom postavljanja zadataka tako da se barem aktualne stvari i ideje ne zaborave i da će se kad-tad obraditi.
- Reguliranje predvidljivosti sutrašnjice.
Prije nego išta promijenim, moram shvatiti što mogu promijeniti, a što ne.
Težak i golem zadatak je shvatiti i priznati da ne mogu promijeniti sam nadolazeći tok, a taj tok je dio mog života u kojem sam se našao svojom voljom; Prednosti takvog života su veće od mana.
Možda bi na prvoj razini rješavanja problema trebalo razmisliti: želite li uopće mjesto u životu na kojem ste se našli ili želite nešto drugo? A ako vam se čini da želite nešto drugo, onda možda vrijedi raditi upravo na tome paralelno sa psihologom/psihoanalitičarem/psihoterapeutom/guruom/nazovite ih bilo kojim imenom – ovo je pitanje toliko duboko i ozbiljno da neću uđi ovdje.
Dakle, tu sam gdje jesam, sviđa mi se, imam tvrtku od 100 ljudi (uvijek sam želio poslovati), radim zanimljiv posao (ovo je interakcija s ljudima, uključujući postizanje radnih ciljeva - i oduvijek sam bio zanima me "društveni inženjering" i tehnologija), posao se temelji na "rješavanju problema" (i uvijek sam volio biti "popravljač"), osjećam se dobro kod kuće. Sviđa mi se ovdje, osim "nuspojava" navedenih u dijelu "loše".
S obzirom na to da mi se sviđa ovaj život, ne mogu promijeniti (s izuzetkom delegiranja zadataka, o čemu se govori u nastavku) dolazni tok, ali mogu promijeniti njegovu obradu.
Kako? Pobornik sam koncepta da treba ići s manje na više - prvo riješiti goruće probleme, koji se mogu riješiti jednostavnim promjenama, a zatim krenuti prema većim promjenama.
Sve promjene koje sam napravio mogu se svesti na tri područja; Navest ću ih od jednostavnih (za mene) promjena do složenih:
1. Obrada i spremanje zadataka.
Nikada nisam uspio pravilno (i još uvijek ne mogu) voditi papirnate dnevnike; pisanje i formuliranje zadatka za mene je vrlo težak zadatak, a redovito sjediti u nekoj vrsti task trackera je jako teško.
Prihvatio sam to, a moj glavni koncept je bio da su stvari koje su u mojoj glavi najvažnije.
Moji su zadaci obrađeni u ovom načinu rada:
- zadatak kojeg se sjećam je izvršiti ga čim ga se dočepam;
- dolazni zadatak - ako se brzo obavi, dovrši ga odmah kako je primljen, ako traje dugo - obećaj da ću to učiniti;
- zadatke na koje ste zaboravili – obavite ih samo kad vas se podsjete na njih.
Neko sam vrijeme s tim manje-više normalno živio, sve dok se “zadaci na koje sam zaboravio” nisu pretvorili u problem.
Ovo je postao problem u dva oblika:
- Gotovo svaki dan stizali su zaboravljeni zadaci koje je trebalo dovršiti danas (hardcore, koji je završio - SMS poruka od ovrhovoditelja o otpisu novca s računa za kaznu prometne policije prije leta u Ameriku i hitnoj potrebi da shvatimo da li bih uopće smio izletjeti).
- Ogroman broj ljudi smatra nekorektnim ponovno pitati za zahtjev i zadržati ga za sebe. Ljudi se uvrijede što ste nešto zaboravili ako je osobni zahtjev, a ako je radni zahtjev, to se na kraju pretvori u požar koji treba obaviti danas (vidi točku jedan).
Nešto se moralo poduzeti u vezi ovoga.
Koliko god mi bili neobični, počela sam sve zapisivati. Zapravo sve. Imao sam sreću da sam to smislio, ali generalno, cijela ideja je vrlo slična konceptu .
Prva faza bila je jednostavno istovar svih stvari iz moje glave u meni najjednostavniji sustav. Pokazalo se da : sučelje je vrlo brzo, procedura kreiranja zadatka je vremenski minimalna, postoji jednostavna aplikacija na telefonu (tada sam prešao na Todoist, ali o tome u drugom, tehničkom dijelu).
Hvala Bogu, bavim se IT menadžmentom na ovaj ili onaj način već 10 godina i razumijem da je “kreiranje aplikacije” posao osuđen na propast, baš kao i “odlazak liječniku”. Stoga sam zadatke počeo rastavljati na dekomponirane zadatke u obliku akcija.
Jasno shvaćam da sam osoba koja jako ovisi o pozitivnoj povratnoj informaciji, koju si mogu dati u obliku povratne informacije "pogledaj koliko si danas napravio" (ako je vidim). Stoga se zadatak “odlaska liječniku” pretvara u zadatke “odabrati kod kojeg liječnika otići”, “odabrati vrijeme kada otići liječniku”, “nazvati i dogovoriti termin”. U isto vrijeme, ne želim se naprezati: svaki od zadataka možete završiti jedan dan u tjednu i biti sretni što ste već završili neku fazu u zadatku.
Ključna točka: dekomponiranje zadataka i bilježenje zadataka u obliku kratkih radnji.
Sve dok vam je zadatak u glavi, sve dok mislite da se jednom mora izvršiti, nećete biti mirni.
Ako još nije zapisano, a vi ste to zaboravili, patit ćete kada se toga sjetite i sjetite se da ste zaboravili.
Ovo se odnosi na sve stvari, pa tako i na one kućanske: otići na posao i usput se sjetiti da ste zaboravili baciti smeće nije nimalo fora.
Ta iskustva jednostavno nisu potrebna. Pa sam počeo zapisivati sve što sam radio.
Cilj je da, nakon što ste se istrenirali uploadati sve (apsolutno sve) stvari na bilo koji tracker, sljedeći korak je da počnete prestati razmišljati o zapisanim stvarima u svojoj glavi.
Kad shvatiš da je sve što si mislio učiniti zapisano i da ćeš prije ili kasnije doći do toga, kod mene osobno trema nestaje.
Prestanete se trzati jer se usred dana sjetite da ste htjeli promijeniti žarulje u hodniku, razgovarati sa zaposlenikom ili napisati neki dokument (i hitno ga žurite napisati).
Smanjujući broj zaboravljenih (u ovom kontekstu nenapisanih) zadataka, minimiziram tjeskobu koja se javlja kada se sjetim onih najzaboravljenih zadataka.
Ne možete sve zapisati ili zapamtiti, ali ako je prije bilo 100 takvih zadataka, onda ih do određenog trenutka ostane 10 i jednostavno je manje zabrinjavajućih "incidenata".
Ključna točka: zapisujemo sve, sve, čak i ako smo sigurni da ćemo se sjetiti.
Ne možete se sjetiti svega: koliko god glupo zvučalo, sve zapisujem, sve do "prošetati psa".
Što sam ovako odlučio? Smanjila se tjeskoba zbog toga što sam se stalno bojala da ću nešto zaboraviti (u glavi sam vrtjela planove, zadatke, obećanja i sl.) i općenito nepotrebno prevrtanje u glavi o tome „razmišljam što još mogao obećati” nestao.
2. Smanjena reaktivnost.
Ne možemo smanjiti protok unosa, ali možemo promijeniti način na koji na njega reagiramo.
Oduvijek sam bila reaktivna osoba i to me oduševljavalo, odmah sam odgovarala na zahtjev osobe da nešto napravim preko telefona, pokušavala sam odmah izvršiti zadatak koji mi je dao u životu ili svakodnevnom životu, općenito sam bila brza moguće, osjetio sam uzbuđenje zbog ovoga. To nije problem, ali postaje problem kada se takva reakcija pretvori u instinkt. Prestajete razlikovati gdje ste stvarno potrebni upravo sada, a gdje ljudi mogu lako čekati.
Problem je što to također izaziva negativne osjećaje: prvo, ako nisam imao vremena nešto učiniti ili sam zaboravio da sam obećao reagirati, opet sam se jako uzrujao, ali to pojedinačno nije bilo kritično. To je postalo kritično u trenutku kada je broj zadataka na koje sam želio trenutno instinktivno reagirati postao veći od fizičke sposobnosti za to.
Počeo sam učiti da ne reagiram odmah na stvari. Isprva je to bila čisto tehnička odluka: na svaki dolazni zahtjev “molim te učini”, “molim te pomozi”, “nađimo se”, “nazovimo”, umjesto da reagiram, pa čak i umjesto da analiziram kada ću to učiniti, postao prvi Zadatak je jednostavno obraditi ovaj dolazni zahtjev i rasporediti ga kada ga ispunim. Odnosno, prvi zadatak u trackeru nije zadatak učiniti ono što je zatraženo, već zadatak „sutra pročitati što je Vanya napisao u telegramu i shvatiti mogu li to učiniti i kada ću to učiniti, ako mogu. ” Najteže je tu se boriti sa svojim instinktima: ogroman broj ljudi standardno traži brzi odgovor, a ako ste navikli živjeti u ritmu takvog odgovora, osjećate se nelagodno ako ne odgovorite na zahtjev osobe. odmah.
Ali dogodilo se čudo: pokazalo se da 9 od 10 ljudi koji su vas zamolili da nešto napravite "jučer" lako mogu čekati do "sutra" kada dođete na njihov zadatak, ako ste im upravo rekli da ćete to učiniti sutra. Ovo, zajedno sa zapisivanjem stvari koje treba obaviti i ispunjavanjem obećanja da to postignete, čini život toliko lakšim da se počinjete osjećati kao da sada živite u strukturiranom planu (a možda i jeste). Naravno, treba vam puno treninga, ali, zapravo, u uvjetima u kojima ste prihvatili takvo pravilo za sebe, to možete brzo naučiti. A to uvelike rješava probleme prebacivanja konteksta i neispunjavanja zadanih planova. Sve nove zadatke nastojim postaviti za sutra, sve zahtjeve na koje sam prethodno reaktivno reagirao, također zacrtam za sutra, a već “sutra” ujutro smišljam što se i kada može napraviti po tom pitanju. Planovi za "danas" postaju manje fluidni.
3. Određivanje prioriteta i bilježenje neočekivanih zadataka.
Kao što sam rekao na početku, priznao sam sebi da je protok zadataka svaki dan veći nego što mogu podnijeti. Skup reaktivnih zadataka i dalje ostaje. Stoga se svako jutro bavim zadacima zadanim za danas: koje stvarno treba obaviti danas, koje mogu odgoditi do sutra ujutro, kako bih odlučila kada ih treba obaviti, koje treba delegirati, a koje može se potpuno izbaciti. Ali stvar tu ne staje.
Ogromna frustracija nastaje kada navečer shvatite da niste dovršili kritične zadatke planirane za danas. Ali najčešće je to zato što su se danas pojavile neplanirane stvari na koje je, unatoč svim naporima da se reakcija odgodi, trebalo odgovoriti danas. Počeo sam zapisivati sve stvari koje sam danas napravio odmah nakon što sam ih napravio. A navečer sam pogledao popis obavljenih zadataka. Ušao je odvjetnik na razgovor i zapisao, klijent je nazvao i zapisao. Dogodila se nesreća na koju treba reagirati – zapisao sam. Zvali su iz autoservisa i rekli da danas treba dovesti auto kako bi ga mogli popraviti do nedjelje - zapisao je. To mi omogućuje da shvatim zašto nisam stigao do zadataka dodijeljenih za danas i da ne brinem o tome (ako su se iznenadni zadaci isplatili) i da zabilježim gdje bih mogao manje reaktivno obraditi dolazne zadatke (recite službi da sam ne mogu i ja. Dovest ću auto tek sutra, i saznat ću da će to još uvijek biti moguće obaviti do nedjelje, čak i isporučiti ga sutra). Nastojim zapisati apsolutno sve obavljene zadatke, sve do “potpisana dva papira iz računovodstva” i minutnog razgovora s kolegom.
4. Delegiranje.
Meni najteža tema. I tu mi je još draže primati nego davati savjete. Upravo učim kako to ispravno raditi.
Problem s delegiranjem je organizacija procesa delegiranja. Gdje su ti procesi izgrađeni, lako prenosimo zadatke. Tamo gdje procesi nisu otklonjeni, delegiranje se čini ili predugo (u usporedbi s onim kad zadatak obavljate sami) ili jednostavno nemoguće (nitko osim mene definitivno ne može izvršiti ovaj zadatak).
Taj nedostatak procesa stvara blokadu u mojoj glavi: pomisao da mogu delegirati zadatak ne pada mi ni na pamet. Prije samo nekoliko tjedana, kada sam odlučio prijeći s Trella na Todoist, zatekao sam se kako tri sata prenosim zadatke s jednog sustava na drugi, a da nisam ni pomislio da to može učiniti netko drugi.
Sada mi je glavni eksperiment prevladati vlastitu blokadu traženja od ljudi da nešto učine u slučajevima kada sam siguran da se neće složiti ili ne znaju kako to učiniti. Provedite vrijeme objašnjavajući. Prihvatite da će trebati više vremena da se stvari završe. Ako podijelite svoje iskustvo, bit će mi jako drago.
zamke
Sve gore navedene promjene opisane su prilično tehničkim preporukama za rad sa softverom, o čemu ću pisati u sljedećem dijelu, a na kraju ovog - o dvije zamke u koje sam upao tijekom procesa cijelog ovog života reorganizacija rudnika.
Koncept umora.
Zbog činjenice da ne radimo fizički, već psihički, javlja se ogroman i neočekivan problem - razumjeti i uhvatiti trenutak kada se počinjete umarati. To vam daje priliku da napravite pauzu na vrijeme.
Uvjetni radnik za strojem u principu nije imao takav problem. Prvo, osjećaj fizičkog umora razumljiv nam je od djetinjstva, a osim toga, prilično je teško nastaviti raditi nešto fizički kada tijelo za to nije sposobno. Ne možemo, nakon što smo napravili 10 pristupa u teretani, napraviti još 5 "jer to je ono što moramo učiniti". Ova motivacija neće funkcionirati iz vrlo očitih bioloških razloga.
Situacija s mišljenjem je nešto drugačija: nikada ne prestajemo misliti. Nisam pokrivao ovo područje, ali općenito su hipoteze sljedeće:
- Osoba koja je u stalnom bijesu ne primjećuje odmah psihički umor. To se ne događa u obliku "ne mogu više razmišljati, leći ću" - prvo utječe na emocionalni spektar, sposobnost razmišljanja, zatim percepciju, ali tu negdje možete osjetiti što slijedi.
- Da biste se isključili iz toka, nije dovoljno jednostavno prestati raditi. Primijetila sam da ako, primjerice, prestanem raditi, ležim i buljim u telefon, čitam, gledam, a mozak mi i dalje radi, umor ne prolazi. Zaista pomaže leći i prisiliti se da ne radite baš ništa (uključujući čačkanje po telefonu). Prvih 10 minuta jako je teško izaći iz tijeka aktivnosti, sljedećih 10 minuta milijun ideja pada na pamet kako sve napraviti kako treba, ali onda je čistoća.
Važno je i potrebno svom mozgu dati odmor, a kako je vrlo teško uhvatiti ovaj trenutak, samo to trebate činiti redovito.
Vrijeme za odmor/život/obitelj.
Ja sam, kao što sam već napisao, osoba ovisna o pozitivnim povratnim informacijama, ali ih mogu sam generirati: to je i bonus i problem.
Od trenutka kada sam počeo pratiti sve svoje zadatke, hvalim se što sam ih ispunio. U nekom sam trenutku prešao iz stanja "riješio svoj radni život" u stanje "sada sam superjunak i mogu raditi što više stvari", dostigavši 60 zadataka dnevno.
Usklađivala sam poslovne i kućne poslove i obavezno ih stavljala na dnevni popis, no problem je bio upravo u tome što su to poslovi. A svakako vam treba vremena za odmor i obitelj.
Radnika izbace iz radionice u 6 sati, ali i poduzetnik je uzbuđen kad radi. Ispostavilo se da je to otprilike isti problem kao i kod nemogućnosti da uhvatite trenutak “mentalnog zamora”: u jeku obavljenih zadataka zaboravite da zapravo trebate živjeti.
Jako je teško ispasti iz toka kada sve funkcionira i od toga se čujete, morate se i prisiliti.
Umor ne dolazi od želje da se "leži", već od poremećaja emocija ("sve je dosadno od samog jutra"), poteškoća u percepciji informacija i pogoršanja sposobnosti promjene konteksta.
Od ključne je važnosti pronaći vrijeme za odmor, čak i ako je to neugodno. Važno je da to kasnije ne utječe na vas. Nije cool biti sretan zbog svoje produktivnosti dva mjeseca, a onda biti u stanju u kojem je sve dosadno i ne možete se viđati s ljudima.
Na kraju, ne živimo samo za produktivnost, postoji ogroman broj zanimljivih i nevjerojatnih stvari na svijetu 😉
Uglavnom, to su otprilike razmišljanja o tome kako se, uopće, isplati (re)organizirati radne i neradne procese. U drugom dijelu ću vam reći koje sam alate koristio za to i koji su rezultati postignuti.
PS Ova tema se pokazala toliko važnom za mene da sam čak pokrenuo zaseban telegram kanal na kojem dijelim svoja razmišljanja o ovoj stvari, pridružite nam se -
Izvor: www.habr.com