Pokušao sam sustavno upravljati zadacima vjerojatno 20-25 puta. I svaki pokušaj je propao, kako sada razumijem, iz dva razloga.
Prvo, da biste posvetili vrijeme izvršavanju zadataka, morate razumjeti zašto se to radi.
Počneš upravljati zadacima, trošiš vrijeme na njih, radiš manje zadataka, sve se počinje gomilati - za što?
Svaki posao je teško obavljati kada ne razumijete zašto. “Srediti svoj život” nije najadekvatniji cilj, jer je “sređen život” prilično nejasan fenomen. Ali “smanjiti razinu tjeskobe smanjenjem razine neizvjesnosti” puno je konkretniji i bolji cilj na koji se lako može potrošiti sat vremena dnevno.
Drugo, sve metodologije koje sam pročitao odmah opisuju konačno stanje procesa. “Morate uzeti ToDoIst, rastaviti ga na projekte, integrirati s kalendarom, pregledati zadatke za tjedan, odrediti im prioritete...” Ovo je teško početi raditi odmah. Kao iu razvoju softvera, vjerujem da trebate koristiti — iterativno.
Stoga ću proći kroz svoje "iteracije", a možda će vam u istom obliku biti od koristi. Uostalom, koji je dobar razlog da iskoristite svibanjske praznike za povratak na posao koristeći (relativno) novu paradigmu?
Možete pročitati kako sam došao do ovoga .
Trello, nekoliko popisa
Izrađujemo samo 4 liste, koristimo desktop i mobilne aplikacije.
Popisi:
- Obaveze - ovdje zapišite sve zadatke koji vam padnu na pamet. I zapišite ih čim vam padnu na pamet. “Baciti smeće” je zadatak. “Oprati suđe” je zadatak. "Zakaži sastanak za planiranje" je zadatak. Pa, i tako dalje. Čak i najočiglednije ili najvažnije stvari mogu se zaboraviti ako se dogodi nešto neočekivano ili ste jednostavno imali težak dan.
- Obaveze za danas - svaku večer premještam stvari s ploče "Obaveze" na ploču "Obaveze za danas". Ako dio vašeg posla ostane tamo navečer, to je normalno; više o tome u nastavku. S vremenom počinjete shvaćati koliko zadataka može biti na popisu tako da se većina njih može izvršiti planiranog dana.
- Napravljeno danas. Ova ploča je glavni način da se smanji tjeskoba "Danas nisam ništa napravio" i dobar način za daljnje razmišljanje o samoorganizaciji. Ovdje zapisujem sve zadatke koje sam danas obavio, čak i one koji nisu na planiranom popisu. "Nazvao sam Vasju zbog dokumenata", zapisao je. “Tražili su me da potpišem papire”, zapisao sam. “Razgovarali smo o dogovoru s Antonom”, zapisao je. Tako ćete do kraja dana shvatiti na što ste zapravo potrošili svoje vrijeme i što ste mogli izostaviti iz tih zadataka samo radi ispunjavanja plana.
- Gotovo—popis svih dovršenih zadataka. Na početku ili na kraju dana, premjestim ih iz "Gotovo danas" u "Gotovo". U biti, radi se o kanti za smeće u kojoj se jednostavno nalaze obavljeni zadaci, te ju je stoga potrebno redovito čistiti.
Trello, "mini-kalendar"
U jednom trenutku postane jasno da su neki zadaci točno vremenski ograničeni i ne želite ih zaboraviti tijekom tjedna, kako ne biste planirali nešto drugo za ovo vrijeme. Uvijek sam imao problema s kalendarom, pa sam dodao nekoliko ploča s nazivima “Obveze za ponedjeljak”, “Obaveze za utorak” itd., u koje sam počeo nabrajati vremenski ograničene do- dos.
Stoga, kad me ljudi pitaju: "Možemo li razgovarati u četvrtak u 16:00?" - Ja samo odem do odgovarajuće ploče i vidim što smo tamo zapisali za ovaj put. I ne smijemo zaboraviti prenijeti zadatke između popisa na vrijeme tijekom tjedna: na primjer, “obaveze za četvrtak” kada dođe četvrtak - na “obaveze za danas”.
Zašto ne kalendar? Za mene je užasno teško koristiti dva pomoćna programa u isto vrijeme. Ako za to koristim kalendar, morat ću ući u njega, ispuniti ga, redovito ga provjeravati da provjerim jesam li nešto zaboravio...
U ovom trenutku dosegnuo sam granice Trella. Glavni problem bio je taj što se dnevno bilježilo više od 50 zadataka, a postojao je prilično velik skup zadataka vezanih i za opći popis i za popise vezane za dane. Kako da shvatim da sam već zapisao zadatak koji trebam obaviti? Počeli su se pojavljivati duplikati. Kako istovremeno odrediti prioritet svih zadataka za jedan od projekata? Kako drugim ljudima dati priliku da vide vaše kalendarske planove?
Trebao mi je sustav koji, zadržavajući relativnu jednostavnost:
- Mogao bih grupirati zadatke po projektima.
- Imajte poveznicu na kalendar (učinite to sutra) i automatski prenesite to na zadatke za danas, kada dođe taj dan.
- Integrirao bi se s Google kalendarom.
Tu sam se vratio ToDoistu i u ovoj fazi se pokazao kao najprikladnije rješenje.
Trenutna nit u ToDoistu
Moj inboks
Sve pristigle zadatke upisujem u Inbox, koje pokušavam odmah srediti. Raščlanjivanje znači:
- Određivanje datuma kada će zadatak biti dovršen (za kratke zadatke najčešće postavljam Danas, a do večeri shvatim kada se to zapravo može učiniti).
- Određivanje projekta kojem se zadatak može pripisati (za statistiku i mogućnost da se nekako promijeni prioritet svih zadataka u projektu).
Zadaci koji vam padnu na pamet i koji se ne moraju obaviti u bliskoj budućnosti idu u projekte Nekategorizirano Osobno ("odnesite držače za čaše u auto") i Nekategorizirani rad ("razmislite o tome kada možemo dogovoriti strateški PR sastanak"). ToDoist vam omogućuje dodjeljivanje ponavljajućih zadataka, tako da svaki vikend imam zadatak pod nazivom "Nekategorizirani osobni", a svaki ponedjeljak "Nekategorizirani posao".
Integracija kalendara
ToDoist se savršeno integrira s Google kalendarom, u oba smjera. Svoj kalendar dijelim s kolegama kako bi mogli vidjeti kada me definitivno ne mogu dobiti.
Istodobno, zadaci iz kalendara prenose se u suprotnom smjeru: mogu reći "Seryoga, pogledaj moje vrijeme za petak i tamo zapiši sastanak", što će se pojaviti i u kalendaru i u ToDoistu. Tako sam zapravo prvi put počeo koristiti kalendar bez potrebe za kreiranjem događaja u njemu.
Obrada neoperativnih dolaznih zadataka
Na silu ne jurim odmah obaviti zadatke, osim onih zadataka u kojima je vatra očita. “Hitno moramo kontaktirati upravu tvrtke ABC, budući da server ne radi i zaposlenici ne reagiraju” očito je hitan zadatak koji se ne može odgoditi, ali “Zhenya, mogu li te sada nazvati da razgovaramo o novi projekt” pretvara se u “Raspored kada možeš razgovarati s X o Y”, što će se već pretvoriti u zadatak “Reci X da tada možemo razgovarati” i zadatak “Razgovaraj s X o Y,” već vremenski ograničen. Gotovo svaki dolazni zadatak prvo se pretvara u "Raspored...".
Određivanje prioriteta zadataka
Svi zadaci uključeni u dan ne mogu se dovršiti. Promatrajući sebe, shvatio sam sljedeće (svaki broj će biti drugačiji, ali glavna stvar je doći do zaključaka).
- Za svaki dan zapišem oko 50-70 zadataka.
- Mogu udobno obaviti do 30 zadataka (bez osjećaja potpunog umora na kraju dana).
- Nakon što obavim do 50 zadataka, umorit ću se, ali ne kritično.
- Mogu obaviti 70 zadataka, ali ću se nakon toga teško izvući iz "toka radoholizma", teško ću zaspati i općenito ću biti malo društven.
Na temelju toga odlučujem što ću danas učiniti. ToDoist ima prioritizaciju svakog zadatka, tako da ujutro izaberem kritične zadatke koje trebam izvršiti, a ostale dovršim prema svojim mogućnostima i željama. Svaki dan prenosim oko 40-20 zadataka na sljedeći: ono što je zanimljivo jest da zadataka za sljedeći dan opet postaje 60-70.
Održavanje statistike
Zaista želim razumjeti općenito koliko je vremena danas potrošeno na stvari vezane uz posao i na koje. Za ovo koristim aplikaciju , koji je i na telefonu i na laptopu, te Google Maps Location History (da, nisam paranoičan).
Živimo izvan grada, pa se vrijeme provedeno na putu može pametno iskoristiti. Sada, kad nisam umorna, slušam audio knjige u hodu da nekako iskoristim ovih 40 minuta.
Još ne prikupljam podatke, stvarajući neku vrstu jezera osobnih podataka; Kad dođe vrijeme, doći ću na to.
Neće biti zaključka
- Život moderne osobe je veliki tok dolaznih zadataka. Neće ga biti moguće smanjiti; moramo naučiti upravljati ovim tokom.
- Većina tjeskobe dolazi od nepoznatog u budućnosti. Ako shvatimo što nas čeka idućih dana, strepnje će biti znatno manje.
- Iz tog razloga možete potrošiti vrijeme organizirajući svoj dan. Znam što će biti danas, što će biti sutra i ne zaboravljam na one zadatke na koje sam prije zaboravljao.
- Provođenje praćenja zadataka nije samo sebi cilj, već, ako želite, način samoobrazovanja. Stvari za koje ste prije bili previše lijeni ili stvari koje nikada niste stigli napraviti postaju puno lakše učiniti. Mnogi ljudi (uključujući i mene) općenito se osjećaju bolje kada im se zadaci postavljaju iz vanjskog svijeta. Praćenje zadataka je način da si postavite zadatke i naučite živjeti prema svojim željama.
- Rad nije sam sebi svrha. Cilj je raspored rada organizirati tako da imate predvidljivo slobodno vrijeme u kojem možete brinuti o sebi, svojoj obitelji i svojim interesima.
Izvor: www.habr.com