Nou te ekri plizyè fwa sou fason teknoloji nou yo ede e menm trete enfòmasyon ki soti nan nenpòt kalite dokiman epi antre done nan sistèm kontablite. Jodi a nou pral di w kouman nou aplike в – pi gwo founisè chalè ak dlo cho nan Moskou.
Imajine tèt ou nan plas yon kontab òdinè. Nou konprann ke sa a se pa fasil, men eseye kanmenm. Chak jou ou resevwa yon gwo kantite bòdwo papye, fakti, sètifika, ak sou sa. Epi sitou anpil - nan jou yo anvan rapò. Tout detay ak kantite lajan yo dwe byen vit ak anpil atansyon tcheke, retape ak antre nan sistèm kontablite a, manyèlman fè tranzaksyon yo epi voye dokiman nan achiv la, pou yo ka Lè sa a, yo ka imedyatman soumèt pou verifikasyon nan oditè entèn yo, sèvis taks la, tarif yo. otorite regilasyon ak lòt moun. Difisil? Men, sa a se yon pratik biznis ki dire lontan ki egziste nan anpil konpayi. Ansanm ak MOEK, nou te senplifye travay rigoureux sa a epi fè li pi pratik. Si w enterese nan ki jan li te ye, Byenveni nan chat la.
Foto a se Moskou CHPP-21, pi gwo pwodiktè Ewòp la nan enèji tèmik. Chalè ki pwodui nan estasyon sa a se MIPC bay 3 milyon moun ki abite nan nò Moskou. .
MOEK gen yon douzèn edmi branch nan Moskou. Yo fè sèvis 15 km rezo chofaj, 811 estasyon tèmik ak kay chodyè, 94 pwen chofaj ak 10 estasyon ponpe, epi tou yo bati ak enstale nouvo sistèm ekipman pou chalè. Konpayi an achte yon varyete ekipman ak sèvis pou aktivite biznis: . Preparasyon an nan dokiman nan chak depatman kòmanse achte a te pote soti nan anplwaye espesyal - sipèvizè kontra.
Ki jan yo ranje ekzekisyon kontra yo nan yon gwo konpayi? Lè konsèvatè yo antre nan yon akò, yo resevwa anpil dokiman papye enpòtan nan men kontrepati: bill, zak sèvis, fakti, sètifika, elatriye. Anjeneral, konsèvatè a analize papye biznis ak Lè sa a, tache analiz yo nan lòd la nan sistèm jesyon resous antrepriz la. Kontwolè finansye a manyèlman tcheke tout done yo. Apre sa, konsèvatè a pran dokiman orijinal yo nan depatman kontablite a. Oswa kourye a fè sa, ak Lè sa a, transfè a nan dokiman yo ka pran plis tan - soti nan plizyè èdtan nan yon koup de jou.
Ak tout bagay ta bon, men, tankou nan anpil lòt konpayi:
- Papye yo ka vini nan depatman kontablite a kèk jou anvan rapò. Lè sa a, kontab yo dwe pase jou ak nwit nan espas travay yo. Ou bezwen tcheke manyèlman si tout fakti, fakti, elatriye yo ranpli kòrèkteman. Lè sa a, si tout bagay kòrèk, anplwaye a retype done yo nan sistèm nan kontablite ak fè afich. An menm tan an, 90% nan tan kontab la pase reimprime done - detay, kantite, dat, nimewo atik, elatriye. Poutèt sa, gen yon risk pou fè erè.
- Dokiman yo ka rive ak erè. E pafwa kèk bòdwo oswa sètifika ki manke. Pafwa sa a vin klè nan dènye jou yo anvan yo soumèt rapò. Poutèt sa, tan an nan apwobasyon dokiman yo ka retade.
- Apre yo fin fè antre, kontab yo estoke fakti, fakti ak zak nan papye separe ak achiv elektwonik. Poukisa sa difisil? Pou egzanp, MOEK travay dapre tarif yo, ak Se poutèt sa oblije regilyèman rapòte depans li yo bay otorite egzekitif yo. Epi lè pwochen kontwòl kontab leta oswa taks la rive nan depatman kontablite a, anplwaye yo gen pou chèche dokiman pou yon bon bout tan.
Men sa depatman kontablite MOEK te konn sanble:
MOEK se te premye a nan endistri enèji a ki deside rebati ak senplifye konplo sa a yo nan lòd yo byen vit fèmen tranzaksyon ak soumèt rapò, pi byen evalye chanjman mache nan akizisyon ak planifye estrateji finansye li yo. Li pa t 'fasil chanje sistèm travay la depi lontan nan depatman an kontablite poukont li, se konsa konpayi an deside transfòme li ansanm ak patnè li yo - ABBYY.
Pa pi bonè di pase fè
Yon ekip espesyalis ABBYY te aplike yon platfòm inivèsèl pou tretman enfòmasyon entèlijan nan MOEK ak konfigirasyon:
- deskripsyon fleksib (modèl ekstraksyon done) pou pwosesis dokiman. Nou te pale an detay sou sa li ye ak kisa li nesesè sou Habré и . Sèvi ak solisyon an, MOEK trete plis pase 30 kalite dokiman (pa egzanp, yon sètifika ekipman enstale oswa yon sètifika frè ajans) ak ekstrè nan yo plis pase 50 atribi (nimewo dokiman, kantite total ki gen ladan VAT, non achtè, vandè, kontraktè, kantite machandiz, elatriye.);
- yon konektè pou fè chèk ak telechaje done, ki konekte ABBYY FlexiCapture, SAP ak OpenText. Mèsi a konektè a, li te vin posib otomatikman tcheke done ki soti nan lòd la ak kontra lè l sèvi avèk repèrtwar divès kalite. Nou pral pale sou sa anba a;
- ekspòtasyon dokiman nan yon achiv elektwonik ki baze sou OpenText. Koulye a, tout analiz dokiman yo estoke nan yon sèl kote;
- bouyon antre kontablite nan SAP ERP ak lyen ki mennen nan imaj analize nan dokiman yo.
Lè sa a, anplwaye ABBYY ak MIPC devlope yon fòm rechèch pou kontab la te kapab jwenn fakti enpòtan pa nenpòt atribi nan achiv elektwonik la nan kèk segonn epi soumèt yo pou enspeksyon taks.
Rechèch la posib lè l sèvi avèk 26 kritè diferan (se foto a klike sou):
Apre MIPC te teste avèk siksè tout sistèm nan, li te mete nan operasyon. Tout pwojè a, ki gen ladan apwobasyon, klarifikasyon ak amelyorasyon, te aplike nan 10 mwa.
Plan travay apre aplikasyon ABBYY FlexiCapture:
Ou santi ke anyen pa chanje? Wi, pwosesis biznis la te rete menm jan an, se jis ke pifò nan fonksyon yo kounye a fèt pa machin nan.
Fil elektrik, fini!
Kòman bagay yo ye kounye a? Sipoze Konsèvate a nan kontra a te resevwa yon seri dokiman prensipal pou yon kontra pou rezèv la nan ponp pou plant tèmik pouvwa, oswa, pou egzanp, konstriksyon an nan rezo chofaj. Espesyalis la pa bezwen tcheke konplè ak kontni dokiman yo tèt li, rele yon mesaje epi voye dokiman orijinal yo bay depatman kontablite a. Konsèvate a tou senpleman analize seri dokiman prensipal ki siyen an, ak Lè sa a, teknoloji pran sou.
Sèvi ak yon sistèm analiz rezo, yon anplwaye voye analiz nan fòma TIFF oswa PDF nan katab cho li oswa imel. Apre sa, li ouvri estasyon D' ABBYY FlexiCapture a epi chwazi kalite dokiman ki tabli pou trete. Pou egzanp, "achte travay/sèvis ak frè ajans", "resi resous materyèl ak teknik (MTR)" oswa "kontablite pwopriyete".
Kalite seri a detèmine kantite ak kalite dokiman ak done obligatwa ke sistèm lan dwe klase, rekonèt ak verifye.
Konsèvate a telechaje eskanè pou rekonesans. Sistèm nan tcheke otomatikman prezans tout dokiman yo, sa ki nan chak papye, ak sèvè a rekonèt detay yo - dat kontra, kantite lajan, adrès, nimewo idantifikasyon taks, pòs ak lòt done. By wout la, MOEK se premye konpayi enèji nan Larisi ki sèvi ak apwòch sa a.
Si konsèvatè a pa telechaje tout dokiman yo oswa kèk fakti pa gen tout done yo, sistèm nan remake sa epi imedyatman mande anplwaye a korije erè a:
Sistèm nan sèmante epi mande pou ajoute dokiman ki manke yo (apwe sa yo ka klike sou Ekran):
Sistèm nan remake ke dokiman an ekspire:
Se konsa, anplwaye a pa bezwen detèmine si dokiman an trase kòrèkteman. Si tout bagay kòrèk, Lè sa a, pi fò nan chèk done yo rive otomatikman dwa nan estasyon an antre entènèt. Li ase pou antre nimewo lòd ki espesifye nan SAP ERP. Apre sa, done yo rekonèt yo konpare ak enfòmasyon trete nan SAP: TIN ak KPP nan kontrepati a, nimewo kontra ak kantite lajan, VAT, pwodwi oswa sèvis nomanklatur. Pwosesis ak tcheke yon dokiman pran sèlman kèk minit.
Sèvi ak detay yo - INN ak KPP - ou ka chwazi konpayi an vle nan anyè a:
Si gen yon erè nan fakti a oswa fakti a, li pa pral pèmèt dokiman an yo dwe ekspòte nan achiv la. Pa egzanp, si yon dokiman konpile mal oswa youn nan karaktè yo mal rekonèt, sistèm nan pral endike sa epi mande anplwaye a korije tout erè. Men yon egzanp:
Sistèm nan detekte ke CJSC Vasilek pa enkli nan lis founisè MIPC yo.
Sa pèmèt anplwaye yo swiv erè anvan dokiman an rive nan depatman kontablite a.
Si tout chèk yo konplete avèk siksè, Lè sa a, nan yon sèl klike sou yon kopi tcheke dokiman an voye nan achiv elektwonik OpenText la, ak yon lyen ak yon kat ak metadata li yo parèt nan SAP. Yon kontab oswa yon konsèvatè ka toujou gade nan achiv elektwonik la yon lis dokiman pou lòd ki nesesè yo ak enfòmasyon sou ki moun ki trete dokiman yo, nan ki peryòd tan, ak ki rezilta.
Pyotr Petrovich gade nan achiv elektwonik la, ...
…pou wè ki moun ki telechaje dokiman pou lòd #1111.
Apre w fin telechaje done ak analiz soti nan ABBYY FlexiCapture nan SAP, yon bouyon tranzaksyon parèt ak done pre-ranpli ak lyen ki mennen nan imaj dokiman yo analize.
Draft fil elektrik:
Lè sa a, kontab la resevwa yon notifikasyon imel ak yon lyen nan bouyon an fini ak analiz. Espesyalis la pa bezwen lite ak papye ankò. Tout sa li dwe fè se tcheke analiz yo pou kantite total tranzaksyon an, prezans nan yon sele ak siyati, epi fè tranzaksyon an. Kontab la kounye a depanse mwens pase yon minit sou li.
Rezilta pwojè yo
- Avèk èd nan teknoloji ABBYY, MIPC te senplifye ak akselere non sèlman kontablite, men tou, kontwòl finansye. Pou fè fil elektrik la, anplwaye yo pa bezwen rete tann pou courrier la ak dokiman orijinal yo - li se ase yo resevwa yon eskanè ak done deja verifye nan achiv elektwonik la nan yon sèl klike sou. Se vre, yon dokiman papye toujou bezwen. Men koulye a, li ka voye nan kontablite pita. Lè li rive la, anplwaye a pral make kaz "Orijinal resevwa" nan sistèm kontablite a.
- Anplwaye yo resevwa imedyatman tout done ki nesesè sou tranzaksyon an nan analiz, fè tranzaksyon alè epi prepare tout dokiman pou rapòte alavans. Koulye a, yo pa bezwen pè ni enspeksyon entèn oswa ekstèn.
- Kontab fè tranzaksyon finansye 3 fwa pi vit, epi MOEK fèmen peryòd rapò a 10 jou pi bonè.
- Tout branch MIPC sere dokiman kontablite yo nan yon sèl achiv elektwonik. Mèsi a sa a, ou ka jwenn nenpòt fakti, kontra oswa sètifika fini, osi byen ke nenpòt atribi nan men yo (kantite lajan, VAT, nomanklatur nan machandiz oswa sèvis) 4 fwa pi vit pase anvan.
- Solisyon an trete plis pase 2,6 milyon paj dokiman chak ane.
Olye pou yo yon konklizyon
MOEK itilize pou 2 ane e pandan tan sa a mwen kolekte statistik. Li te tounen soti ke kontab fè 95% nan afich san yo pa fè chanjman nan proje. Ak sa vle di ke afichaj sa yo nan lavni an ka sote konplètman otomatikman. Li te rive ke pwodui sa a aktyèlman te vin premye etap la nan konpayi an sou wout la nan entwodwi eleman nan "entelijans atifisyèl" nan pwosesis biznis konpayi an: MIPC ap devlope yon pwogram apwopriye.
Lòt konpayi Ris tou otomatize travay la nan kontablite: yo fè li pi senp ak pi pratik. Pou egzanp, avèk èd nan teknoloji ABBYY, sèvis kontwòl finansye a "» Resevwa enfòmasyon biznis enpòtan 2 fwa pi vit epi li pase 20% mwens tan pou chèche fakti ki nesesè yo ak nòt livrezon yo. Teknoloji entèlijan tretman enfòmasyon ede anplwaye depatman kontablite holding yo "» imedyatman jwenn dokiman finansye ki nesesè yo pandan odit taks mas yo. Nan 2019, espesyalis konpayi an planifye pou trete apeprè 10 milyon paj dokiman.
Èske w vle konnen plis sou pwojè MOEK ak ABBYY? Sou 3 avril a 11:00, Adjwen Head nan MOEK Enfòmasyon Teknoloji Sant Vladimir Feoktistov pral pale sou detay yo nan ka a nan yon gratis. . Antre nan si w vle poze kesyon.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY editè blog antrepriz
Sous: www.habr.com