2013 volt. Egy olyan szoftverfejlesztő céghez jöttem dolgozni, amely magánfelhasználók számára készít programokat. Különböző dolgokat mondtak nekem, de a legkevésbé arra számítottam, amit láttam: 32 fel nem használt virtuális gép egy akkor még kirívóan drága VDS-en, három "szabad" Photoshop licenc, 2 Corel, kifizetett és fel nem használt IP-telefónia kapacitás, és egyéb apróságok. Az első hónapban 230 ezer rubelt "költséghatékonyabbá" tettem az infrastruktúrát, a második hónapban majdnem 150 ezret, majd a hősiesség véget ért, megkezdődtek az optimalizálások, és végül félmilliót spóroltunk meg fél év alatt.
A tapasztalat inspirált minket, és új megtakarítási lehetőségeket kezdtünk keresni. Jelenleg egy másik helyen dolgozom (találd ki, hol), ezért tiszta lelkiismerettel mesélhetek a tapasztalataimról a világnak. Te is oszd meg, tegyük olcsóbbá és hatékonyabbá az IT-infrastruktúrát!
„Az utolsó szál hajat is lehúzták a szerverek, licencek, IT-eszközök és kiszervezés költségeivel kapcsolatban” - morogta a pénzügyi igazgató, és megkövetelte a tervezést és a költségvetést.
1. Legyenek unalmasak - tervezzenek és készítsenek költségvetést.
Az IT-környezet költségvetési tervezése a cégnél unalmas feladat, sőt néha akár veszélyes is. De a költségvetés megléte szinte garantáltan megvéd az alábbiaktól:
- a technikai és szoftverpark fejlődésének költségcsökkentésétől (bár előfordulnak negyedéves optimalizálások, de ott meg lehet védeni a pozíciókat)
- a pénzügyi igazgató vagy a könyvelés elégedetlenségétől a következő infrastruktúraelem vásárlásakor vagy bérlésekor.
- a vezető haragjától a nem tervezett kiadások miatt.
Költségvetést nemcsak nagy cégeknél kell készíteni - szinte bármelyiknél. Gyűjtsön követelményeket a szoftverek és hardverek tekintetében minden részlegről, számolja ki a szükséges kapacitásokat, vegye figyelembe a munkavállalók számának dinamikáját (például ha a call center vagy a támogatás terhelt szezont él meg, és a szabad időszakban csökken), indokolja meg a kiadásokat, és készítsen költségvetési tervet időszakos bontásban (ideális esetben havi bontásban). Így pontosan tudni fogja, mennyi pénzt kap meg erőforrásigényes feladataihoz, és optimalizálhatja a költségeket.
2. Használja helyesen a költségvetést.
Miután a költségvetés jóváhagyásra került és aláírták, megjelenik a csábítás, hogy átcsoportosítsuk a költségeket, például az összes pénzt egy drága szerverbe fektessük, amely lehetővé teszi az egész DevOps telepítését megfigyeléssel és átjárókkal 🙂 Ilyen esetben előfordulhat, hogy hiányos erőforrásokkal találkozunk a többi feladat végrehajtása során és túlköltekezéshez vezethet. Ezért kizárólag a valós igényekre és üzleti célokra orientálódjon, amelyekhez számítási teljesítmény szükséges.
3. Időben frissítse a szervereket
A régi hardveres és virtuális szerverek semmilyen hasznot nem hoznak a szervezetnek — biztonsági, sebességi és intelligenciabeli kérdéseket vetnek fel. Több időt, energiát és pénzt költenek a hiányzó funkciók kompenzálására, a biztonsági problémák elhárítására és a teljesítmény javítására. Ezért frissítse hardveres és virtuális erőforrásait — például ezt az akciónk keretében most azonnal megteheti. , az árakat nem szégyen bemutatni a Habr-on.
Egyébként már többször találkoztam olyan helyzetekkel, amikor az irodában található hardveres szerver teljesen indokolatlan döntés volt: a kis- és középvállalkozások többsége minden feladatot virtuális kapacitásokkal meg tud oldani, és ezzel nagyon sok pénzt spórolhat.
4. Optimalizálja a normál felhasználók munkáját
Szoktasd meg minden felhasználódat az energia megtakarítására, és használják a infrastruktúrát takarékosan. Íme néhány példa a tipikus túlköltekezésre a felhasználói oldalon:
- Felesleges alkalmazások telepítése az „egész osztály” elve alapján — a felhasználók megkérik, hogy telepítsenek szoftvert, mint a szomszédé, mert kell, vagy egyszerűen olyan kérés formálódik, mint „7 Photoshop licenc a tervezőosztálynak”. Közben a tervezőosztályban négyen dolgoznak Photoshopban, míg a másik három — a tördelők — évente csak kétszer használják. Ilyen esetben jobban jár, ha 4 licencet vásárol, és évi 1-2 feladatot megold a kollégák segítségével. De gyakrabban fordul elő, hogy ez az iroda szoftverrel (különösen a Microsoft Office csomaggal, amelyre mindenki teljes mértékben szükséges) történik. Valójában a többség alkalmazottak open source szerkesztőkkel vagy praktikus Google Docs-szal is elboldogulhat.
- A felhasználók virtuális erőforrásokat fogyasztanak, és módszeresen kiürítik az összes bérbe vett teljesítményt – például a tesztelők szeretik telipakolni a túlterhelt virtuális gépeket, és elfelejteni, hogy legalább le kellene állítani őket, a fejlesztők sem vetik meg ezt. A recept egyszerű: távozáskor állítsd le őket 🙂
- A felhasználók a cég szervereit globális fájltárolóként használják: RAW fotókat, videókat töltenek fel, gigabájt zenét osztanak meg, a különösen ügyesek akár egy kis játék szervert is létrehoznak a munkahelyi erőforrásokon (ezt humoros formában elítéltük a vállalati portálon – nagyon klasszul működött).
- A drága, minden értelemben munkatársak kalóz szoftvereket hoznak be a munkába, és máris itt vannak a bírságok, a problémák a rendőrséggel és a szállítókkal. Dolgozz a hozzáférésekkel és a politikákkal, mert akkor is behozzák, ha könnyes beszédeket mondasz a vállalati ebédlőben, és motiváló plakátokat írsz.
- A felhasználók úgy vélik, hogy joguk van bármilyen általuk kényelmes eszközt követelni. Így nálam a bérletek közt szerepelt a Trello, Asana, Wrike, Basecamp és a Bitrix24. Mert minden projektmenedzser a saját részlegének megfelelő vagy megszokott terméket választotta. Végül 5 támogatási megoldás, 5 különböző árkategória, 5 számla, 5 különböző piactér és tuning stb. Nincs integráció, egységesítés vagy átfogó automatizálás – egy teljes agyi hasi fájdalom. Végül az ügyvezetővel való egyeztetés után befejeztem az üzletet, az Asanát választottam, segítettem az adatok migrálásában, magam oktattam fel az elvetemült kollégákat, és szépen spóroltam, beleértve az energiát és az idegeket is.
Összességében tárgyalj a felhasználókkal, képezd őket, tarts alkalmi oktatásokat, és igyekezz megkönnyíteni mind az ő, mind a te munkádat. Végső soron hálásak lesznek neked a rendért, a vezetők pedig a költségek csökkentéséért. Nos, valószínűleg ti, kedves Habr szakemberek, észrevettétek, hogy az említett problémák megoldása nem más, mint a vállalati információbiztonság kialakítása. Külön köszönet a rendszergazdának (hiszen magadat nem köszönheted meg…).
5. Kombináld a felhős és asztali megoldásokat.
Alapján, hogy hosting szolgáltatónál dolgozom, és hogy a cikk végén szívesen mesélnék egy nagyszerű szerver kapacitás akcióról, amely bármilyen méretű cég számára elérhető, had lengetem a zászlót és kiáltsam: „Mindenki a felhőkbe!” De akkor vétkeznék a mérnöki képesítésem ellen, és úgy néznék ki, mint egy marketingszakember. Ezért arra kérek mindenkit, hogy ésszerűen közelítse meg a kérdést, és kombináljon felhő- és asztali megoldásokat. Például bérelhet egy felhő alapú CRM rendszert mint szolgáltatást (SaaS), amely a brosúra szerint 1000 Ft havonta felhasználónként – valójában fillérekért (a bevezetés kérdését hanyagolni fogom, erről már volt szó a Habr-on). Tehát három év alatt 10 munkatársra 360 000 forintot költene, 4-re 480 000, 5-re 600 000 és így tovább. Eközben bevezethet egy asztali CRM megoldást versenyképes licenszekkel (ez még +100 a megtakarításhoz) körülbelül 250 ezer forintért, és karbantarthatja úgy, mint a Photoshopot. Néha az előny a 2-5 éves időtávban valóban lenyűgöző.
Ellenkezőleg, gyakran a felhő alapú technológiák segíthetnek Önnek spórolni a hardveren, mérnökök bérében, az adatok védelmében (de soha ne spóroljon rajta!), és a méretezésen. A felhőszolgáltatásokat könnyen csatlakoztatni és lecsatlakoztatni lehet, a felhővel kapcsolatos költségek nem számítanak a cég tőkeberuházásai közé – összességében rengeteg előny van. Válasszon felhőmegoldásokat, amikor ez indokolt a méretezés, rugalmasság és gyorsaság szempontjából.
Számolja, kombinálja, és válassza ki a nyerő kombinációkat – nem adok univerzális receptet, ezek minden vállalkozás számára egyediek: van, aki teljesen elzárkózik a felhőktől, míg mások az egész üzletüket a felhőkbe építik. Egyébként soha ne mondjon le a szoftverfrissítésekről (még a fizetősökről sem) – általában a vállalati szoftverek fejlesztői stabilabb és funkcionálisabb verziókat adnak ki.
Egy újabb szabály a szoftverekhez: szabaduljon meg a régi szoftverektől, amelyek kevesebbet hoznak, mint amennyit a karbantartásuk és támogatásuk igényel. A piacon már biztosan létezik analógja.
6. Kerülje el a szoftverek megkettőzését.
Már beszéltem öt projektmenedzsment-rendszerről az IT-zsibongómban, de ezt külön pontba emelném. Ha elhagytak egy bizonyos szoftvert, választottak egy újat – ne felejtse el leállítani a régi szoftverért való fizetést, ha új hosting szolgáltatást találtak, bontsák fel a szerződést a régi szolgáltatóval, ha nincs különösebb ok. Kövesse nyomon a munkatársak szoftverhasználati profiljait, és szabaduljon meg a használaton kívüli és duplázott szoftverektől.
Ideális esetben lenne egy monitorozó és elemző rendszer a telepített szoftverekhez – így automatikusan láthatja a működő duplikációkat és problémákat. Mondanom sem kell, hogy ilyen munka segít a cégnek elkerülni az adatduplikációt és -ismétlést – néha túlságosan sok időt vesz igénybe kideríteni, ki hibázott.
7. Tisztítsa meg az alkalmazott infrastruktúrát és a perifériákat
Ki számolja ezeket a fogyóeszközöket: patronok, flash meghajtók, papír, töltők, UPS-ek, nyomtatók és egyéb különféle meghajtók. Pedig kár. Kezdje a papírral és a nyomtatókkal – elemezze a nyomtatási profilokat, és alakítson ki egy nyilvános nyomtató- vagy MFP-hálózatot, meg fog lepődni, mennyi papír és patron takarítható meg, és mennyivel csökken a nyomtatás költsége egy lapra. És nem, ez nem fillérbemászó, ez egy fontos folyamat optimalizálása. Senki sem tilthatja meg a kurzusmunkák és referátumok nyomtatását hivatalos gépeken, de könyveket, amelyeket sajnálunk megvenni vagy nem akarunk képernyőről olvasni, az már túlzás.
Továbbá – mindig legyen készlete a szükséges fogyóeszközöknek, amelyeket kedvezményes áron vásárol a beszállítóktól, hogy műszaki problémák esetén ne kelljen kifizetnie a dupláját a legközelebbi műszaki boltban. Figyelje az amortizációt és a kopást, vezessen nyilvántartást, és alakítson ki cserealapot – egyébként nem rossz ötlet, ha az alapvető irodai technikához is van cserealap. Csak mert a munkahelyi leállásért nem fognak megdicsérni, ez is pénzveszteség, különösen kereskedelmi és szolgáltató cégeknél.
Ami az alkalmazott infrastruktúrát illeti, itt két fő költségsor van: internet és kommunikáció. Szolgáltató választásakor figyeljen a csomagajánlatokra, olvassa el a tarifák csillagait, és figyeljen a kapcsolat minőségére és a SLA-ra. Néhány adminisztrátor úgy dönt, hogy nem bonyolítja túl a dolgokat, és például IP-telefonálást vásárol egy fizetős virtuális PBX csomagban, amely havi előfizetéssel is rendelkezik. Ne üljön tétlenül, vásároljon csak adatforgalmat, és tanuljon meg dolgozni az Asterisk-szel - ez a legjobb, ami a VÁTS területén készült, és szinte problémamentes megoldás a kis- és középvállalkozások üzleti feladataira (ha jól bírja a kezét).
8. Dokumentálja és készítsen útmutatókat a munkavállalók számára
Ez nem lustaság, és szükséges. Először is, így könnyebben fog dolgozni, másodszor, az új munkatársak beilleszkedése zökkenőmentes lesz. Végül, tudni fogja, hogy az infrastruktúrája aktuális, teljes és rendben van. Készítsen biztonsági útmutatókat, rövid felhasználói kézikönyveket, GYIK-ot, írja le a szabályokat és a hivatalos eszközök használatának normáit. Az anyagilag létező útmutató sokkal meggyőzőbb, mint a szavak, mindig lehet rá hivatkozni. Ily módon elküldheti a dokumentum hivatkozását bármely releváns kérdés során, és nem fogadhatja el az „Engem nem figyelmeztettek” érvet. Ezzel jelentős összeget takaríthat meg a hibák elhárításában.
9. Használja ki az alvállalkozók szolgáltatásait
Még ha a vállalatán belül egész IT-osztály is működik, vagy éppen ellenkezőleg, kis infrastruktúrával rendelkezik, az alvállalkozók szolgáltatásainak igénybevétele nem szégyen. Miért ne kaphatná szakértők szolgáltatásait, akik egy bonyolultabb területre specializálódtak, alacsony költségek mellett, azaz anélkül, hogy ilyen szakembert alkalmazna? Adja ki az egyes DevOps feladatokat, a nyomtatási szolgáltatást, a terhelt weboldal adminisztrációját, ha van ilyen, ügyfélszolgálatot és call centert. Az értékét ez nem csökkenti, sőt, további szakértelemhez jut a külső beszállítókkal való kapcsolatok terén.
Ha a vezetője úgy gondolja, hogy az alvállalkozás drága, egyszerűen magyarázza el neki, mennyit kellene fizetnie egy dedikált szakembernek. Ez hatékonyan működik.
10. Ne bonyolódjon bele az open source-ba és a saját fejlesztésbe
Mérnök vagyok, egykori fejlesztő, és határozottan hiszek abban, hogy az open source menti meg a világot – mit érnek a könyvtárak, a monitorozó rendszerek, a szervermenedzsment rendszerek stb. De ha a cége eldönti, hogy open source CRM, ERP, ECM stb. vásárol, vagy a főnök a megbeszélésen azt kiabálja, hogy saját kezűleg kell összeraknia a billing rendszert, mentse a hajót, mert zátonyra fut. Íme érvek, melyekkel érdemes szembeszállni a szenvedéllyel teli vezetővel:
- Az open source ritkán van jól támogatva, ha ez nyilvános tároló, vagy nagyon drága a támogatása, ha ez cégek által biztosított open source (adatbázisok, irodai csomagok stb.) – szinte minden kérdésért, kérésért és jegyért fizetni fog;
- A belső szakember belső open source termék telepítéséhez nagyon drága lesz, mivel ritka;
- Az open source módosításai erőteljesen korlátozva lehetnek a tudás, a képességek vagy akár a licencelés miatt;
- Az open source-dal nagyon sokáig el fog tartani a kezdet, és túl nehéz lesz az üzleti folyamatokhoz alkalmazni.
Nem kell mondanom, hogy a saját fejlesztés is nagyon hosszú és drága vállalkozás? A tapasztalataim szerint egy működő prototípushoz, amely megfelel az üzleti követelményeknek és lehetőséget nyújt a felhasználók számára, legalább három év szükséges. És még akkor is, ha jó fejlesztőcsapata van (a fizetéseket a 'Moj Krug'-on megnézheti – az eredmények magukért beszélnek).
Tehát közhelyes leszek és megismétlem: számoljon meg minden lehetőséget.
Összefoglalva röviden, hogy ne felejtsek el semmit:
- Számolja ki a pénzt – hasonlítsa össze a különböző lehetőségeket, vegye figyelembe a tényezőket, hasonlítson;
- Törekedjen a karbantartási és felhasználói képzésre fordított idő csökkentésére, csökkentse a „hülye beavatkozás” kockázatát;
- Törekedjen a technológiák konszolidálására és integrálására – az átlátható architektúra és a teljes automatizálás megoldást nyújt;
- Fektessen be az IT fejlődésébe, ne éljen elavult technológiákkal – azok elnyelik a pénzt;
- Arányítsa az IT-erőforrások iránti keresletet és felhasználást.
Kérdezheti – miért takarékoskodjon mások pénzével, hiszen a cég fizet? Logikus kérdés! De a költségek optimalizálásának és az IT-eszközök hatékony kezelésének a képessége elsősorban az Ön tapasztalata és szakmai jellemzője. Mindannyian tudunk csodákat alkotni a rendelkezésre álló anyagokból 🙂
A mint egy nagyszerű lehetőség a virtuális erőforrások frissítésére. Látogasson el, nézze meg, válassza ki – április 30-ig már csak kevés van hátra.
A többieknek – hagyományos 10% kedvezmény a habrahabr10 promóciós kóddal.
Forrás: habr.com
