Rendszeresen próbáltam a feladatokat vezetni talán 20-25 alkalommal. És minden próbálkozásom meghiúsult, ahogy most már értem, két okból.
Először is, ahhoz, hogy időt szánjak a feladatok vezetésére, meg kell érteni, hogy miért csinálom ezt.
Elkezded a feladatok vezetését, időt szánsz rá, kevesebb feladatot végzel, mindez felhalmozódik - miért?
Bármilyen munkát nehéz vezetni, ha nem érted, miért csinálod. Az "élet rendezetté tétele" nem a legmegfelelőbb cél, mert a "rendezett élet" meglehetősen elmosódott jelenség. De a "szorongás csökkentése, a bizonytalanság szintjének csökkentésével" - ez egy sokkal konkrétabb és jobb cél, amelyre simán rá lehet szánni napi egy órát.
Másodszor, minden módszertan, amit olvastam, azonnal a folyamat végső állapotát írja le. "Töltsd le a ToDoIstot, bontsd fel projektekre, integráld a naptárral, végezz heti feladatértékelést, priorizáld őket..." Ezt nehéz egyszerre elkezdeni. Mint a szoftverfejlesztésben, úgy véltem, hogy használni kell — iteratívan.
Ezért végigmegyek a saját "iterációimon", és talán ilyen formában ez nektek is hasznos lesz. Végül is, miért ne használhatnánk ki a májusi szünetet, hogy új (viszonylag) paradigmával térjünk vissza a munkába?
Ami a lépéseimhez vezetett, azt el lehet olvasni .
Trello, egy pár lista
Összesen 4 listát hozunk létre, használjuk a desktop és mobil alkalmazást.
Listák:
- Feladatok - minden feladatot, ami eszedbe jut, ide kell írni. És azonnal fel kell jegyezni, ahogy eszedbe jut. "Kivinni a szemetet" - feladat. "Elmosogatni" - feladat. "Megbeszélni egy értekezletet" - feladat. Nos, és így tovább. Még a legnyilvánvalóbb vagy legfontosabb dolgokat is el lehet felejteni, ha valami váratlan történik, vagy egyszerűen nehéz napod volt.
- Ma elvégzendő feladatok - minden este átviszem a feladatokat a "Feladatok" tábláról a "Ma elvégzendő feladatok" táblára. Ha estére néhány feladat ott marad - ez rendben van, erről kicsit később. Idővel kezded megérteni, hogy hány feladat fér el a listán, hogy a legtöbbet el tudd végezni a tervezett nap során.
- Ma készült el. Ez a táblázat a legfontosabb módja annak, hogy csökkentsük az „ma semmit sem csináltam” érzést, és jó lehetőség a további önreflexióra az önszervezéssel kapcsolatban. Felírom ide azokat a feladatokat, amiket ma elvégeztem, még akkor is, ha nem szerepelnek a tervezett lista alapján. „Felhívtam Jancsit a dokumentumok miatt” — felírtam. „Kérték, hogy írjam alá a papírokat” — felírtam. „Megbeszéltük Antalnál a szerződést” — felírtam. Így a nap végére megérted, hogy valójában mire költötted az idődet, és hogy mely feladatokat nem kellett volna megtenned csupán azért, hogy teljesítsd a tervet.
- Kész — a végrehajtott feladatok listája. A nap elején vagy végén átviszem őket a „Ma készült el” részből a „Kész” részbe. Lényegében ez egyfajta szemétlerakó, ahol egyszerűen megtalálhatóak a teljesített feladatok, így rendszeres tisztítást igényel.
Trello, „mini-naptár”
Egy idő után világossá válik, hogy néhány feladat pontosan időhöz kötött, és nem akarom elfelejteni őket a hét során, hogy ne tervezek másra az időintervallumban. Mindig is nehezen boldogultam a naptárral, ezért létrehoztam néhány táblát „Hétfői tennivalók”, „Keddi tennivalók” stb. nevekkel, ahová elkezdtem beírni az időhöz kötött feladatokat.
Így amikor megkérdeznek: „Beszélhetünk csütörtök 16:00-kor?” — csak megyek a megfelelő táblához, és megnézem, mit írtunk oda erre az időre. Ne felejtsd el időben átkonvertálni a feladatokat a listák között a hét folyamán: például a „csütörtöki tennivalókat” csütörtök érkeztével a „ma tennivalók” közé.
Miért nem a naptár? Számomra rettenetesen nehéz egyszerre két eszközt használni. Ha naptárat használnék ehhez — be kellene lépnem, ki kellene töltenem, rendszeresen be kellene lépnem, hogy ellenőrizzem, nem felejtettem-e el valamit…
Ezen a ponton elértem a Trello határait. A fő problémát az okozta, hogy naponta több mint 50 feladatot írtam fel, és elég nagy halmaza volt a közös listának, valamint a napokhoz kötődő listáknak. Hogyan tudom eldönteni, hogy a feladatot, amit meg kell tennem, már felírtam? Elkezdtek megjelenni a duplikátumok. Hogyan tudom egy projekt összes feladatát egyszerre priorizálni? Hogyan adhatsz másoknak lehetőséget arra, hogy megnézzék a naptári terveidet?
Szükségem volt egy rendszerre, amely megőrizve a viszonylagos könnyedséget:
- Képes lenne a feladatokat projektalapú csoportosítani.
- Lennie kellene naptári kapcsolattal (teljesíteni holnap), és automatikusan át kellene helyeznie ezt a mai feladatok közé a nap kezdetével.
- Integrálódnia kellene a Google Naptárral.
Itt visszatértem a ToDoist-hoz, és ezen a ponton ez bizonyult a legmegfelelőbb megoldásnak.
Jelenlegi folyamat a ToDoist-ban
Inbox
Bármilyen bejövő feladatot írok az Inbox-ba, amit igyekszem azonnal megoldani. A megoldás alatt értem:
- A feladat teljesítésének dátumának meghatározása (rövid feladatok esetén leggyakrabban ma-t állítok be, és estére már tudom, mikor lehet azt ténylegesen megcsinálni).
- A projekt meghatározása, amelyhez a feladatot hozzá lehet rendelni (statisztika és a prioritás módosítása érdekében valamennyi projektfeladatnál).
Azok a feladatok, amelyek eszembe jutottak, és amelyek nem feltétlenül szükségesek az elkövetkező időszakban, projektekbe kerülnek Uncategorized Personal („hozni poháralátétet az autóba”) és Uncategorized Work („gondolkodni, mikor tudnánk stratégiai ülést tartani a PR-ról”). A ToDoist-ban ismétlődő feladatokat is lehet kijelölni: így minden hétvégén megjelenik a feladatom az „Uncategorized Personal”-t átnézni, és minden hétfőn – az „Uncategorized Work” átnézése.
Naptárintegráció
A ToDoist kitűnően integrálódik a Google Naptárral, ráadásul két irányban is. A naptáramat megosztom a kollégáimmal, hogy láthassák, mikor nem tudnak elérni.
Emellett a naptárból származó feladatok visszafelé is átkonvertálódnak: mondhatom például „Szergej, nézd meg az időmet péntekre, és írd be oda a találkozót”, ami a naptárban és a ToDoist-ban is meg fog jelenni. Így lényegében először kezdtem el használni a naptárat, anélkül, hogy eseményeket kellett volna létrehoznom benne.
Nem sürgős bejövő feladatok feldolgozása
Nem ugrom bele azonnal a feladatokba, kivéve, ha a tűznyomás nyilvánvaló. "Sürgősen kapcsolatba kell lépnünk az ABC vállalat vezetőségével, mivel a szerver összeomlott, és nincs válasz az alkalmazottaiktól" – ez egy nyilvánvaló tűzoltó feladat, amit nem lehet halogatni, míg például "Zsuzsa, kérlek, hívhatlak most egy új projektről beszélni" átváltozik "Időpontot kell egyeztetni, hogy mikor tudok beszélni X-szel Y-ról", ami később már egy olyan feladattá alakul, hogy "Megmondani X-nek, hogy akkor és akkor tudunk beszélni" és egy "Beszélni X-szel Y-ról", ami már időponthoz van kötve. Szinte bármely bejövő feladat először "Időpontoján tervezni…" válik.
Feladatok priorizálása
A napra beütemezett feladatokat nem tudom teljesíteni. Megfigyeltem magamon, hogy a következő megállapításokra jutottam (minden számnál mások lesznek, de a lényeg, hogy következtetésekre jussunk).
- Minden nap körülbelül 50-70 feladatot írok fel.
- Kényelmesen (anélkül, hogy totális fáradtságérzetem lenne a nap végén) legfeljebb 30 feladatot tudok megcsinálni.
- 50 feladat elvégzése után elfáradok, de nem vészesen.
- 70 feladatot le tudok zárni, de utána nehezen tudom elhagyni a "munkafüggőség állapotát", nehezen alszom el, és általában kevésbé vagyok társadalmi.
Ebből kiindulva döntöm el, hogy mit csináljak ma. A ToDoist alkalmazásban minden feladatnak van prioritása, ezért reggel a kritikus feladatokat választom ki, a többit pedig a lehetőségeim és a kedvem szerint végzem. Minden nap körülbelül 40-20 feladatot áttekintek a következő napra: ami érdekes — közben a következő napra 60-70 feladat ismét megmarad.
Statisztika vezetése
Nagyon szeretném tudni, hogy összességében mennyi idő ment el ma a munkával kapcsolatos ügyekre, és melyekre konkrétan. Ehhez az alkalmazást használom , amely mind a telefonon, mind a laptopon elérhető, és a Google Maps Helytörténet (igen, nem vagyok paranoid).
Falun élünk, ezért az úton eltöltött időt értelmesen tudjuk felhasználni. Jelenleg, amikor nem vagyok fáradt, az úton audiókönyveket hallgatok, hogy valahogy kihasználjam azt a 40 percet.
Egyelőre nem aggregálom az adatokat, így létrehozva egyfajta személyes Data Lake-t; eljön az idő, amikor foglalkozom vele.
Nincs következtetés
- A modern ember élete — nagy áramlás a bejövő feladatokkal. Ezt csökkenteni nem lehet; meg kell tanulni kezelni ezt az áramlást.
- A legtöbb aggodalom az elkövetkező ismeretlentől származik. Ha megértjük, hogy mi vár ránk a következő napokban, az aggodalmaink jelentősen csökkenni fognak.
- Ezen a miatt érdemes időt szánni a napi rendünk szervezésére. Tudom, mi fog történni ma, mi lesz holnap, és nem feledkezem meg azokról a feladatokról, amelyeket korábban elfelejtettem.
- A feladatkezelés nem öncél, hanem ha úgy tetszik, az önfejlesztés egy módja. Azok a dolgok, amelyeket korábban nem akartam megcsinálni, vagy amiket nehezen tudtam megvalósítani, sokkal könnyebbé válnak. Sokan (köztük én is) általában jobban érzik magukat, amikor a feladatokat a külvilág állítja eléjük. A feladatkezelés egy mód arra, hogy saját magunknak tűzzünk ki célokat, és megtanuljunk a saját vágyainkkal élni.
- A munka nem öncél. A cél az, hogy úgy szervezzük meg a munkánkat, hogy kiszámítható szabad idő jöjjön létre, amikor foglalkozhatunk magunkkal, a családdal és a saját érdeklődési köreinkkel.
Forrás: habr.com
