Üdv mindenkinek, már többször is találkoztam cikkekkel a hackathonokról: miért járnak oda az emberek, mi működik, mi nem. Lehet, hogy érdekes lesz más nézőpontból hallani a hackathonokról: a szervezők szemszögéből. Kérem, vegyék figyelembe, hogy ez az Egyesült Királyságra vonatkozik, a orosz szervezőknek lehet, hogy némileg eltérő véleményük van erről.
Kis háttérinformáció: a London Imperial College harmadik éves hallgatója vagyok, programozó, már 7 éve élek itt (a orosz szöveg minősége szenvedhetett), személyesen részt vettem 6 hackathonon, beleértve azt is, amiről most szó lesz. Minden rendezvényt személyesen látogattam meg, így van egy kis szubjektivitás. Az említett hackathonon kétszer voltam résztvevő, és egyszer szervező. Az IC Hack néven fut, önkéntes hallgatók által létrehozva, és idén 70-80 órát emésztett fel az ingyenes időmből. és néhány fotó.
A hackathonokat általában vagy cégek (itt a cég mérete nem számít), vagy egyetemek szervezik. Az első esetben a szervezési kérdések jelentősen kevesebbek. A szponzori támogatást maga a cég biztosít, általában ügynökséget bíznak meg az esemény megszervezésével (néha maguk a munkatársak intézik 100%-ban az szervezést); a zsűri tagjai a munkatársakból kerülnek ki, és gyakran adott témát kapnak, amelyre projektet javasolnak. Teljesen más kérdés az egyetemi hackathonok esetén, amelyek szintén két kategóriára oszthatók. Az első érdekes lehet kis tapasztalattal rendelkező kis egyetemek számára. Ezeket az MLH (Major League Hacking) segítségével szervezik, amely szinte az egész folyamatért felelős.
A MLH felelős a szponzorációért, a zsűri nagy részét teszi ki, és tanítja a diákokat, hogyan kell hackathonokat lebonyolítani. Ilyen események például a HackCity, Royal Hackaway és mások. A fő előny a stabilitás. Az így szervezett hackathonok nagyon hasonlítanak egymásra, mindegyik ugyanazon forgatókönyv szerint zajlik, hasonló szponzorokkal rendelkeznek, és nem igényelnek különös előkészületeket a hallgatóktól, akik ezeket az eseményeket lebonyolítják. A hátrányok nyilvánvalóak: az események nem különböznek jelentősen egymástól, egészen a díjkategóriákig bezárólag. Egy másik hátrány a korlátozott finanszírozási összeg (a Royal Hackaway 2018 hivatalos honlapján látható, hogy az arany szponzor 1500 GBP-t biztosít számukra) és a „swag” (a szponzorok által hozott ingyenes ajándéktárgyak) szegényes választéka. Saját tapasztalatom alapján elmondható, hogy ezek az események nem túl nagyok, barátságosak a kezdők számára, és szinte mindig lehet jegyeket szerezni (három napig gondolkodtam, hogy menjek-e, de még a jegyek fele sem kelt el), és gyakran ugyanazok a versenytárs csapatok jelennek meg (a projektek 70-80%-a webalkalmazásokkal kapcsolatos). Ezért a „hipster” csapatoknak nem nehéz kiemelkedniük a tömegből.
P.S. A jegyek majdnem mindig ingyenesek, a hackathonra jegyet árulni rossz modornak számít.
Most of these students are frequent hackathon participants themselves; they know what works well and what doesn't, and they want to create a hackathon that offers a perfect experience for its participants. The main advantage here lies in the experience, including personal participation and wins in other hackathons. Their ages and backgrounds vary from first-year undergraduates to third-year PhD candidates. The fields of study are diverse: some are biochemists, but the majority are computer science students. In our case, the official team consisted of 20 people, but in reality, we had another 20-25 volunteers who assisted with small tasks as needed. Now, a more interesting question arises: how do we manage to organize an event on a scale comparable to the hackathons held by industry giants (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — these are among the hackathons I attended personally, where enormous organizational efforts were undertaken)?
Let's start with the first obvious problem: the budget. A little spoiler: organizing such events even at one's own university (where rental costs are low or nonexistent) can easily cost 50,000 GBP, and finding that amount is quite tricky. The main source of this funding is sponsors. They can be internal (other university communities looking for publicity and to attract new members) or corporate. The process with internal sponsors is relatively straightforward: acquaintances, professors, and tutors involved in administering these communities. Unfortunately, their budgets are limited and in some cases consist of services (like storing snacks in their cupboards, loaning a 3D printer, etc.) instead of cash. Therefore, we have to hope for corporate sponsorship. What's the benefit for companies? Why would they want to invest money in this event? Recruiting new promising talent. In our case, there were 420 participants, which is a record for the UK. Of these, 75% were students from Imperial College (currently ranked 8th in the world rankings).
Sok cég gyakorlati képzést kínál nyári vagy éves keretek között a hallgatók számára, ami remek lehetőség arra, hogy olyan embereket találjunk, akik már rendelkeznek tapasztalattal és hajlandósággal dolgozni ebben az iparágban. Ahogy az elnökünk mondta: miért fizetnénk 8000-et a toborzó ügynökségeknek 2-3 potenciális jelöltért, amikor közvetlenül 2000-et fizethetünk nekünk 20 új jelöltért? Az árak a hackathon méretétől, a szervezők hírnevétől és számos egyéb tényezőtől függenek. A mi áraink 1000 GBP-tól kezdődnek a kis startupok számára, és elérhetik a 10.000 GBP-t a főszponzornak. Hogy pontosan mit kapnak a szponzorok, az teljes mértékben attól függ, mennyit hajlandók felajánlani: a bronzszponzorok logót kapnak a weboldalon, lehetőséget arra, hogy megnyissák az eseményt, hozzáférést a résztvevők önéletrajzaihoz, valamint lehetőséget, hogy elküldjék nekünk merchandise-jukat, hogy azt a résztvevőknek adjuk. Minden olyan státusz, amely a silver szinttől kezdődik, lehetőséget ad arra, hogy saját mérnökeiket küldjék, hogy azonnal toborozzanak a helyszínen, saját díjkategóriát hozzanak létre, valamint workshopot biztosítsanak a résztvevőknek a bronzszponzori előnyökhöz. Személyes tapasztalatom alapján elmondhatom, hogy egy ezüst szintű cég 3 embert toborzott (2 nyári és egy állandó pozícióra) közvetlenül a hackathon alatt, és még azt sem számoltam, hány embert tudtak felvenni a rendezvény után elküldött anyagok alapján. A saját díjkategória létrehozása lehetőséget ad arra, hogy olyanokat találjunk, akik hasonló projekteket végeznek, mint a cég termékei. Vagy megnézhetjük, ki tudja a legkreatívabb módon megválaszolni a nagyon nyitott kérdéseket (például a Visa által támogatott Legetikusabb Hack). Mindig a cég döntése alapján történik. Minden évben 15-20 szponzort gyűjtünk össze, köztük a Facebookot, a Microsoftot, a Ciscot, a Bloomberget és másokat. Mindenkivel együttműködünk: a startupoktól kezdve az iparági óriásokig, a legfontosabb szabály az, hogy profitot termeljünk diákjaink számára. Ha el kell utasítanunk egy szponzort, mert diákjaink nem a legjobb véleménnyel voltak a gyakornoki/pályakezdő munkáról a cégnél, akkor valószínűleg el fogunk utasítani.
Hogyan találunk szponzorokat? Ez egy olyan folyamat, amely megérdemelne egy rövid szakcikket, de itt van egy rövid útmutató: találj egy toborzót a LinkedIn-en / találj valakit, akinek van kapcsolata ebben a cégben; egyeztess az esemény szervezőbizottságával, hogy mennyire nagy cég ez, mennyire jó a hírneve (próbálunk nem dolgozni olyanokkal, akiknek rossz a hírnevük a diákok körében, legyen szó a gyakornokokkal való bánásmódról vagy arról, hogy próbálnak spórolni a fizetésükön), és ki lesz a fő kapcsolattartó. Ezután hosszú viták következnek arról, hogy mennyit is tud ajánlani ez a cég, és elküldjük nekik az ajánlatunkat. Nagyon rugalmas támogató rendszerünk van, ezért a tárgyalások hosszúra nyúlhatnak: a szponzornak értenie kell, hogy mit is fizet, ezért fenntartjuk a jogot, hogy hozzáadjunk / eltávolítsunk bizonyos pontokat az ajánlatból, ha a szponzor úgy érzi, hogy azok nem hoznak különösebben profitot a cégnek. A tárgyalások után egyeztetjük az összeget az egyetemmel, aláírjuk a szerződést és meghívjuk őket a szervezők gyűlésére, hogy megbeszéljük, mit szeretnének kapni az eseménytől és hogyan szeretnék magukat népszerűsíteni a diákok előtt. Van olyan eset, amikor cégek kevesebb mint 3000 GBP-t fizettek és tucatnyi potenciális munkavállalót kaptak a diploma megszerzése után.
Miért is van szükségünk ezekre a pénzekre? Elharapóztunk volna, hogy 3000-et kérjünk a szponzorálásért? Valójában ez egy nagyon szerény összeg a rendezvény értékéhez viszonyítva. A pénz nagy mennyiségű szükséges (ebéd x2, snackek, vacsora x2, pizza, reggeli és italok 48 órán keresztül) és nem annyira szükséges (waffel, bubble tea, konzoljáték bérlés, háromórás bárbérlés, karaoke és egyéb) dolgokra szükséges. Arra törekszünk, hogy minden résztvevő számára az esemény csak pozitív élményeket nyújtson, ezért tonnányi ízletes ételt vásárolunk (Nandos, Dominos, Pret a Manger), hatalmas mennyiségű snackekkel és italokkal, és minden évben új szórakozási lehetőségeket kínálunk. Idén 500 ember számára készítettem popcornt, tavaly pedig vattacukrot csináltam. E téren a költségvetés, figyelembe véve 420 résztvevőt, 50 szervezőt és 60 szponzort, simán meghaladhatja a 20.000 GBP-t.
Van még áram, biztonság, díjak (ami a diákok számára elég tisztességes: például PS4) az összes csapattag számára. Egy csapat maximum 5 fő egy percre. Ezt követi a „szponzori swag” és tőlünk. Pólók, termoszok, hátizsákok és tonna más hasznos háztartási dolog. A méretet figyelembe véve, simán el lehet költeni még pár ezer fontot. Annak ellenére, hogy az IC Hack-et az egyetem területén tartjuk, bérleti díjat fizetünk. Kevesebbet, mint egy külső cég, de azért mégis. Plusz a költségek a délutáni étkezésekre (az egyetem megtiltja, hogy saját erőből bonyolítsuk le a luncht, és ki tudja miért), a projektor bérlése (mivel az ára messze meghaladja a hackathon költségeit) és más költségek, amiről sokan nem gondolkodnak. A legtöbb díjkategóriát mi találtuk ki, a díjak kiválasztása és megvásárlása is ránk hárul (erről a következő részben). Ez alkalommal a díjak költségvetése meghaladta a 7000 GBP-t. Nem tudom megnevezni a pontos összeget, de elmondhatom, hogy idén a költségek simán meghaladták a 60.000 GBP-t. Íme egy kép a díjazottakról.
A pénz összegyűlt, a költségvetés jóváhagyva, a díjak és az ételek megrendelve. Mi a következő lépés? A pokoli káosz és szodomizmus, amit a helyszín előkészítése jelent. Mindez 2 hónappal a hackathon előtt kezdődik. Óriási mennyiségű bútort kell áthelyezni, a kockázati értékelés kitöltve, a szállítmányok megérkeztek, a tervek aláírva, és így tovább. A lista hatalmas. Ezért hívunk sok önkéntest, hogy segítsen nekünk a szervezésben. És még nekik sem mindig elég. De ez már egy következő cikk témája.
Ez az első része az IC Hack szervezéséről szóló történetemnek. Ha elegendő érdeklődés gyűlik össze, kiadom még 2 részt a legnagyobb problémákról és akadályokról a helyszín szervezésénél, valamint beszélek a díjakról, kategóriákról és a szponzorok, szervezők és résztvevők tapasztalatairól (beleértve a BBC élő tudósítását a helyszínről). Ha részletesebben érdekel az IC Hack, kérlek írj a mail címemre du216@ic.ac.uk, vagy ha érdekel a legnagyobb brit hackathon szponzorálása, üdvözöllek. Még egyszer visszatérek a szervezők központjába.
Forrás: habr.com
