Képzelje el, hogy teljes szerverberendezése van: több tucat klíma, rengeteg áramfejlesztő és szünetmentes tápegység. Ahhoz, hogy a "vas" megfelelően működjön, rendszeresen ellenőrzi a működőképességét, és nem feledkezik meg a megelőzésről: tesztindításokat végez, ellenőrzi az olajszintet, cseréli az alkatrészeket. Még egyetlen szerver számára is sok információt kell tárolni: a berendezések nyilvántartása, az alkatrészek raktározási listája, a megelőző karbantartás időrendje, emellett a garancia dokumentumok, a beszállítókkal és alvállalkozókkal kötött szerződések.
Most tízszeresére növeljük a termek számát. Logisztikai kérdések merülnek fel. Melyik raktárban mit tároljunk, hogy ne kelljen minden alkatrészért rohangálni? Hogyan biztosítsuk időben a készletek feltöltését, hogy a tervezett karbantartás ne érjen meglepetésként? Ha sok a berendezés, lehetetlen minden technikai munkát fejben tartani, papíralapú nyilvántartással pedig nehéz. Itt jön képbe a MMS, vagyis a karbantartáskezelő rendszer, amely a berendezések karbantartásának kezelésére szolgál.
A MMS-ben elkészítjük a megelőző és javító munkák ütemezését, tároljuk az utasításokat a mérnökök számára. Nem minden adatközpont rendelkezik ilyen rendszerről, sokan túl drága megoldásnak tartják. De saját tapasztalatunk alapján megerősíthetjük, hogy nem az eszköz, hanem a megközelítés fontos az információ kezelésében. Az első rendszert Excelben hoztuk létre, és fokozatosan dolgoztuk ki szoftvertermékké.
A úgy döntöttünk, hogy megosztjuk a saját MMS kifejlesztése során szerzett tapasztalatainkat. Megmutatom, hogyan fejlődött a rendszer, és hogyan segített a legjobb karbantartási gyakorlatok bevezetésében. Alekszej elmeséli, hogyan kapta örökségül a MMS-t, mi történt azóta, és hogyan könnyíti meg a mérnökök életét most.
Hogyan jutottunk el a saját MMS-ünkhöz
Kezdetben csak mappák voltak. 8-10 évvel ezelőtt az információk szétszórva voltak tárolva. A karbantartás után aláírtuk a teljesítésről szóló jelentéseket, a papíralapú másolatokat archívumokban tároltuk, míg a szkennelve készült másolatokat hálózati mappákban. Ugyanezen módon, az eszközökre bontva gyűjtöttük az információkat a ZIPről: az alkatrészekről, szerszámokról és tartozékokról. Így is lehet élni, ha ezeket a mappákat struktúrába és hozzáférési szintekbe rendezzük.
De ekkor három problémája van:
- Navigáció: hosszú ideig tart váltani a különböző mappák között. Ha meg szeretnénk nézni a konkrét berendezések javításait több évre visszamenőleg, akkor rengeteg kattintást kell végrehajtanunk.
- Statisztika: nem lesz, és enélkül nehéz megjósolni, hogy mennyire romlik el a különböző berendezés, vagy mennyi ZÍP-ot kell tervezni a következő évre.
- A reakció időben: senki nem fog emlékeztetni, hogy kifogytunk az alkatrészekből, és újra rendelni kell. Ezenkívül nem mindig nyilvánvaló, hogy ugyanaz a berendezés már nem először romlik el.
Egy ideig így tároltuk a dokumentumokat, de aztán felfedeztük az Excelt 🙂
MMS Excel-ben. Idővel a dokumentáció struktúrája átkerült az Excelbe. Az alapja egy berendezéslista volt, amelyhez hozzácsatoltuk a karbantartási terveket, ellenőrzőlistákat és hivatkozásokat a teljesítési aktákra:
A berendezéslistában feltüntettük a főbb jellemzőket és a helyét a központi adatokban:
Kialakult egyfajta navigátor, amiből gyorsan megérthetjük, mi folyik a berendezésekkel és a karbantartásukkal. Szükség esetén a karbantartási tervből különféle aktákra is ránézhetünk a hivatkozások segítségével:
Ha lelkiismeretesen vezetjük a dokumentumot az Excelben, a megoldás teljesen megfelelő lesz egy kis szerverhelyiség számára. De ez is ideiglenes. Még ha egy klímát használunk is, és havonta végezzük el a karbantartást, öt év alatt száz hibát halmozunk fel, és az Excel fájlunk megduzzad. Ha hozzáadunk egy másik klímát, egy dízelgenerátort és egy UPS-t, akkor több lapot kell készítenünk, és összekapcsolnunk őket. Minél hosszabb a történet, annál nehezebb hirtelen megtalálni a szükséges információt.
Az első «felnőtt» rendszer. 2014-ben átestünk az első Management & Operations auditon az Uptime Institute Operational Sustainability szabványai szerint. Szinte azzal az Excel-lel mentünk át, de egy év alatt jelentősen továbbfejlesztettük: hivatkozásokat adtunk az instrukciókra és az ellenőrzőlistákra a mérnökök számára. Az audítorok ezt a formátumot teljesen működőképesnek találták. Követni tudták az összes műveletet a berendezésekkel, és megbizonyosodtak arról, hogy az információ aktuális, és a folyamatok összehangoltak. Az auditot akkor „kitűnő” eredménnyel zártuk, 92 pontot kaptunk a lehetséges 100-ból.
Felmerült a kérdés: hogyan tovább. Úgy döntöttünk, hogy szükség van egy «komoly» MMS-re, megnéztünk néhány fizetős programot, de végül úgy döntöttünk, hogy magunk fejlesztjük a szoftvert. Az Excel éppen az előterjesztett követelmény-levélként szolgált. Ezek voltak a feladatok, amelyeket az MMS-nek meg kellett oldania.
Mit vártunk az MMS-től
A legtöbb esetben az MMS egy adatbázisok és jelentések halmaza. A mi adatbázisaink hierarchiája körülbelül így néz ki:
A legelső felső szintű adatbázis: épületek listája: géptermek, raktárak, ahol a berendezések találhatók.
Ezután következik mérnöki berendezések listája. Ezt a rendszerek alapján gyűjtöttük össze:
- Légkondicionáló rendszer: légkondicionálók, chiller-ek, szivattyúk.
- Áramellátó rendszer: UPS, dízel generátor állomások, elosztó panelek.
Minden berendezés tekintetében összegyűjtjük az alapvető adatokat: típus, modell, sorozatszám, gyártó adatai, gyártási év, üzembehelyezés dátuma, garanciális időszak.
Miután kitöltöttük a berendezések listáját, elkészítjük az karbantartási programot: hogyan és milyen gyakran végezzünk karbantartást. A karbantartási programban leírjuk a műveletek készletét, például: cseréljük ki ezt az akkumulátort, állítsuk be egy konkrét alkatrész működését, és így tovább. A műveleteket külön adatbázisban írjuk le. Ha a művelet több programban is megjelenik, nem szükséges minden alkalommal újra leírni - egyszerűen elvesszük a kész adatbázisból:
A "Hőmérsékletbeállítások megváltoztatása" és a "Gyorskioldó csatlakozások cseréje" műveletek közösek lesznek a chiller-ek és egy gyártó légkondicionáló rendszerei között.
Most minden berendezés számára létrehozhatunk karbantartási ütemtervet. A karbantartási programot a konkrét berendezéshez kötjük, a rendszer pedig automatikusan ellenőrzi a programban, hogy milyen gyakran szükséges a karbantartás, és kiszámítja a munkák időpontját az üzembehelyezés dátumától:
Az ilyen ütemterv automatikusan elkészíthető még Excel képletekkel is.
Nem teljesen nyilvánvaló történet: külön adatbázist vezetünk elhalasztott munkákról. Az ütemterv ütemterv, de mindannyian emberek vagyunk, és tudjuk, hogy bármi megtörténhet. Például, ha az anyag nem érkezik meg időben, és el kell halasztani a karbantartást egy héttel. Ez normális helyzet, ha figyelemmel kísérjük. Az elhalasztott és elmaradt munkákra statisztikát vezetünk, és arra törekszünk, hogy a karbantartások lemondása a nullához közelítse.
Minden berendezés esetében statisztikát vezetünk balesetekről és nem tervezett karbantartásokrólA statisztikát a beszerzések tervezésére, az infrastruktúra gyenge pontjainak keresésére használjuk. Például, ha egy ugyanazon helyen háromszor egymás után megég egy kompreszor, az jelzi, hogy érdemes kutatni a meghibásodások okát.
Egy ilyen karbantartási és javítási történet négy év alatt halmozódott fel egy adott klímaberendezés kapcsán.
A következő nyilvántartás – ZIP. Ebben figyelembe vesszük, hogy mely fogyóeszközök szükségesek a berendezéshez, hol és milyen mennyiségben tárolják őket. Itt tároljuk a szállítási határidők információját is, hogy jobban tudjuk tervezni a raktárba érkezéseket.
A ZIP mennyiségét az éves javítási statisztikák alapján számítjuk ki egy berendezésre. Minden ZIP-nél feltüntetjük a minimális megtartott mennyiséget: hány pótalkatrész szükséges minden objektumhoz. Ha a ZIP kifogy, a nyilvántartásban a mennyisége kiemelésre kerül:
A magasnyomású érzékelők minimális megtartott mennyisége nem lehet kevesebb, mint kettő, és már csak egy maradt. Sürgősen ideje megrendelni.
Amint megérkezik egy ZIP szállítmány, kitöltjük a nyilvántartást a szállítólevél adataival és megadjuk a tárolási helyet. Azonnal látjuk a raktárban lévő ZIP-ek aktuális mennyiségét:
Külön nyilvántartást vezetünk a kapcsolattartók részére. Ide rögzítjük a beszállítók és a karbantartási munkát végző alvállalkozók adatait:
Minden alvállalkozói mérnök kártyájához csatolva vannak a képesítések és az elektromos biztonsági engedélyek csoportjai. A menetrend elkészítésekor megnézhetjük, hogy mely szakemberek rendelkeznek a szükséges engedéllyel.
A MMS fennállása óta a területre vonatkozó engedélyezési munka megváltozott. Például új dokumentumok kerültek be a karbantartás metodikai utasításaival. Míg korábban a műveletek listája egy kis ellenőrzőlistába belefért, a részletes utasítások mindenre kitérnek: hogyan kell felkészülni, milyen feltételekre van szükség, és így tovább.
Hogyan működik a folyamat most, azt egy példa bemutatja: .
Hogyan zajlik a karbantartás a MMS-nél
Régen a végzett munkákat már a tények alapján dokumentáltuk. Egyszerűen elvégeztük a karbantartást, majd aláírtuk a végzett munkákról szóló jegyzőkönyvet. Ezt a szerverek 99%-a így csinálja, de tapasztalataim szerint ez nem elegendő. Hogy semmi ne maradjon ki, először elkészítjük a munkavégzési engedélyt. Ez egy dokumentum a munkák leírásával és az elvégzésük feltételeivel. Minden karbantartás és javítás a rendszerünkben ezzel kezdődik. Így zajlik a folyamat:
- Megnézzük a legközelebbi tervezett munkákat a karbantartási menetrendben:
- Új engedélyt hozunk létre. Kiválasztjuk a karbantartás alvállalkozóját, aki a mi oldalunkról irányítja a folyamatot és egyezteti a munkákat velünk. Megadjuk, hol és mikor lesznek a munkák, kiválasztjuk a berendezés típusát és a programot, amely szerint haladunk:
- A kártya mentése után térjünk át a részletekre. Megadjuk a kivitelezőt, és ellenőrizzük, van-e engedélye a szükséges munkák elvégzésére. Ha nincs engedélye, a mező pirosra világít, és az engedély kiadása nem lehetséges:
- Megadjuk a konkrét berendezést. A munkák típusa alapján a karbantartási program előírásai szerint előzetes intézkedések vannak, például: üzemanyag megrendelése a telepre, bevezető oktatás a mérnököknek, és a kollégák értesítése. Az intézkedések listája automatikusan megjelenik, de hozzáadhatunk saját pontokat is, minden elég rugalmas:
- Mentjük az engedélyt, levelet küldünk az elfogadónak, és várjuk a válaszát:
- A mérnök érkezése előtt az engedélyt közvetlenül a rendszerből nyomtatjuk ki.
- Az engedélyben ellenőrzőlista található a karbantartási program számára. A munkavezető a DC-ben felügyeli a karbantartást, és bejegyzi a megfelelő pipákat.
Egy ideig elegendő volt a rövid ellenőrzőlista. Később bevezettük a módszertani útmutatókat, vagy MOP (eljárási módszer). E dokumentum segítségével bármelyik tanúsítványt kapott mérnök elvégezheti bármely berendezés ellenőrzését.
Minden maximálisan részletesen van leírva, egészen a hivatalos értesítési levelek sablonjaiig és az időjárási körülményekig:
A kinyomtatott dokumentum így néz ki:
Az Uptime Institute szabványai szerint ilyen MOP-nak minden művelethez léteznie kell. Ez egy meglehetősen nagy mennyiségű dokumentációt jelent. Tapasztalataink szerint azt javasoljuk, hogy fokozatosan dolgozzák ki őket, például havi egy MOP-ot.
- A munkák elvégzése után a mérnök készít egy elvégzett munka igazolását. Ezt beolvassuk, és csatoljuk a kártyához a többi dokumentum, mint az engedély és a MOP beolvasott másolatával együtt.
- Az engedélyben megjegyezzük a végzett munkákat:
- A berendezés kártyájában megmaradt a karbantartási történelem:
Megmutattuk, hogyan működik most a rendszerünk. De a MMS-en való munka nem ér véget: már tervezett néhány fejlesztés. Például most sok információt tárolunk beolvasott dokumentumokban. A jövőben tervezzük, hogy papírmentes karbantartást valósítunk meg: egy mobilalkalmazás csatlakoztatásával, amelyben a mérnök pipákat tud bejelölni, és az információt azonnal elmentheti a kártyában.
Természetesen a piacon sok már kész termék található hasonló funkciókkal. De meg akartuk mutatni, hogy még egy egyszerű Excel-táblázatból is lehet teljes értékű terméket fejleszteni. Ezt megtehetjük magunk, vagy bevonhatunk alvállalkozókat, a lényeg a helyes megközelítés. Soha nem késő elkezdeni.
Forrás: habr.com
