Valószínűleg észrevetted, hogy amikor hosszú munka vagy bonyolult célkitűzés előtt állunk, beköszönt a nehéz halogatás. A félelem, hogy elkezdjük írni a szöveget, a kódot, foglalkozni az egészségünkkel, részt venni egy képzésen… Az eredmény egyszerű és rendkívül frusztráló: telik az idő, de semmi nem változik, és nem tettél semmit, hogy könnyebb legyen az életed. Egy idő után fájdalmasan érezni a kihagyott időt. Mivel a vállalkozás nem egy önálló "szervezet", hanem emberek, a válságok is hasonlóan hatnak. A halogatás és a procrastináció az üzleti életben halállal ér fel: a versenytársak már itt vannak, az ügyfelek tökéletes szolgáltatást követelnek, és szükség van egy pénzügyi tartalékra is a következő globális vagy helyi válságra. Ahelyett, hogy a döntéseket a jobb időkre halogatnád, jobb, ha összeszeded magad, és elkezded megtenni az első lépéseket a jobb élet felé még ma. Akkor te leszel az élen: mindenki most kezdi magához térni, míg neked már céljaid és jól működő üzleti folyamataid, valamint fejlett munkatársaid lesznek. Remek idő a sikeres manőverekhez, a lényeg, hogy elkezdjed.
Bevezetjük a sok éve, és a tapasztalat azt mutatja, hogy a bevezetés még a kisvállalkozások esetében is komoly munkafolyamat, amely nyilvánvalóan nem fér bele egy hétbe, hónapba, sőt, sokszor még annál is hosszabb időt vesz igénybe. Egyébként, ha azt ígérik, hogy a bevezetés egy nap, óra vagy 15 perc alatt megvalósul – érdemes elkerülni őket, mert ezek az emberek nem értik, mi is a bevezetés. Szóval, a bevezetés erőforrásokat emészt fel: a munkatársak munkaidejük egy részét a képzésre fordítják, az informatikai szakember vagy a vezető manager az igényekkel, beállításokkal, adatok ellenőrzésével foglalkozik, stb., mindez időt vesz igénybe. Így egy nagyon furcsa helyzet áll elő: van CRM, de mégsem működik. Ennek eredményeként megnő a projekt megtérülési ideje, és jelentősen csökkennek az elvárások. Továbbá, míg folyamatban van a bevezetés, majd később a kiépítés, a munkatársak elkezdhetik bojkottálni a CRM rendszert. Valóban, miért is lenne szükségünk egy olyan eszközre, amit fél éve vásároltunk, de még mindig semmit sem tett?
Ez az egyik legnagyobb probléma, amikor minden CRM és más üzleti automatizáló rendszer bevezetéséről van szó. Ennek van egy elegáns és egyszerű megoldása: azonnal elkezdeni a munkát, nem várva arra, hogy a szolgáltató befejezzen egy ultra-specifikus funkciót, vagy hogy az utolsó akadályok, mint Szerafima Ivanovna raktárvezető képzés ellenállása, lehulljanak.
Modern nagyon gyorsan telepíthetők a menedzserek munkaállomásaira (mind a felhő, mind a desktop esetén), ezért az interfész és a rendszer minden funkciója gyakorlatilag azonnal elérhető. Párhuzamosan kell végezni a képzést, bevezetni a jelentéseket, sablonokat, végezni a finomhangolást és dolgozni.
Mit lehet azonnal csinálni a CRM rendszerben?
Ügyfelek felvitele — nem nehéz ügyfélkártyákat hozzáadni az adatokkal. Ha az automatikus adatátvitel nem lehetséges, a menedzserek kézzel kezdenek el ügyfélnyilvántartást tölteni, ami csak közelebb hozza őket a rendszerhez; ha lehetséges (általában van mód erre) — szigorúan meg kell határozni, hogy az új ügyfelekről és üzletekről szóló információkat azonnal be kell vinni a CRM-be, a régi módszereket egyszer és mindenkorra elfeledve.
Beállítani az értékesítési tölcsért. A vállalat menedzserei pontosan tudják, hogy milyen típusú értékesítések zajlanak és hogyan néz ki körülbelül az értékesítési tölcsér a felelősségi területükön. Ezért gyorsan el kell tervezni ezen jelentés fő formáit a vállalat számára, egyetérteni vele és bevinni a CRM-be.
Naptárak és ütemezők vezetése. Még ha a CRM rendszerében való munkakezdésre vonatkozó tervei a távoli jövőben is vannak, és szeretné, hogy az teljes harci állapotban, tuninggal és extrákkal lépjen működésbe, szoktasd hozzá a munkatársakat a naptárakhoz és ütemezőkhöz. Ezek nagyszerű, kényelmes eszközök a csapat munkájának tervezésére és összehangolására, a munkatársak terhelésének ellenőrzésére és fegyelmezettségük fenntartására. Ha egy esemény szerepel az ütemezőben, akkor szinte 100%-os valószínűséggel a menedzser nem felejti el a találkozót, a hívást, a dokumentumok küldését vagy bármilyen ügyfélhez kapcsolódó eseményt. Az ilyen pontosság azonnal +100-at ad az üzleti hírnévhez.
Kezdjük el feltölteni a tudásbázist. A legtöbb népszerű CRM rendszerben van valami hasonló tudásbázishoz, jegyzetfüzethez, közös munkatérhez stb. Például nálunk a Ez struktúrált mappák, amelyek lehetővé teszik a tudásbázis elemeinek létrehozását a beépített szövegszerkesztőben. A munkatársak elkezdhetik feltölteni a tudásbázist már meglévő anyagokkal, vagy feloszthatják a feladatokat, és új utasításokat, rendszabályokat és szabályokat írhatnak. Először is, ez rendet teremt a cégen belül, másodsorban pedig az új munkatársak hozzáférhetnek ehhez az adatbázishoz, és a munka első perceitől kezdve megkezdhetik a képzést anélkül, hogy állandóan tapasztalt kollégáikat zavarnák apróbb kérdésekkel.
Kapcsolattartás az ügyfelekkel a CRM-en keresztül: e-mailek küldése és fogadása, telefonálás és hívások rögzítése stb. Az e-mail és az alap telefonálás a CRM rendszerekben gyorsan beállítható (egyesekben, például a még remekül működik mindkét irányban — ez egy kissé ízléstelen irónia), tehát nem kell problémának lennie a kezdeteknél.
Nagyon egyszerű lépések, meglehetősen kevés van belőlük — az interfész szempontjából bárki, aki tud számítógépet használni, könnyedén megbirkózik velük. De az, hogy a munkájuk első napjától kezdve használják őket, óriási hatást gyakorol:
- a munkatársak kényelmes körülmények között ismerkednek meg az új munkakörnyezettel, és a bonyolultabb dolgok, mint például az üzleti folyamatok vagy a túlterhelt jelentések, kevésbé ijesztik meg őket;
- a CRM használatára való szokás kialakul;
- azonnal jelentősen csökken a rutin az operatív munkában;
- az ezen a ponton elkövetett hibák teljesen nem kritikusak a rendszer szempontjából, és nem képesek komolyabb problémákat okozni, így a munkatársak magabiztosan és félelem nélkül léphetnek be a CRM-be;
- a felhasználó munkatársaknak van idejük megszokni az interfészt és a konkrét rendszer használatának sajátosságait.
Ezek a lépések "megszoktatják" a munkatársakat a CRM rendszerrel, és a további bevezetés összességében kényelmesebben és helyenként gyorsabban fog zajlani. Az ügyfelek pedig azonnal észre fogják venni a különbséget a menedzserek munkájában, és nem viszik el a pénzüket a versenytársakhoz.
Helyezzen el minden munkatárs előtt egy tollat és egy papírt.
Meglepetés, de ezek remek segédeszközök a cég automatizálásához. Kérje meg a munkatársakat, hogy tegyenek meg néhány dolgot.
- Minden problémát és kérdést jegyezzenek fel, amely a CRM rendszer használata során merül fel. Még a legbutább, szégyenletes, apró dolgokat is. Figyelmeztessen, hogy minden egyes részlet fontos.
- Sorolja fel a fő, ciklikusan ismétlődő feladatokat, amelyek a munkában szerepelnek, az összes érintett munkatársat megjelölve (ajánlatok készítése, akciók, munkaelemzés, jelentések készítése, számlázás indítása stb.).
- Írja le, hogyan szeretné valójában végezni a munkát és együttműködni a részlegekkel.
Az első lapra szüksége lesz a képzés és a CRM rendszer tudásbázisának előkészítése során. A többi lapra pedig szükség lesz a legmenőbb funkció megvalósításához a CRM rendszerekben (nem mindenkinél elérhető, de a RegionSoft CRM-ben biztosan van) — tervezze meg és automatizálja a munkafolyamatok láncolatait és üzleti folyamatokat. Ez a céget szinte pénzkereső feldolgozóvá teszi a kiváló ügyfélkezelés révén, amelyet még a karantén, a COVID és a nagy depresszió sem tud megállítani, mert a folyamat irányítani tudja a cselekvéseket és fegyelmezheti az irodai és távoli csapatot is.
Beszéljen a CRM rendszerről
Ha Ön vezető, top menedzser, osztályvezető vagy a CRM bevezetésén dolgozó early bird, vegye a kezébe a bevezetést. Ne hagyja, hogy ez egy új szoftver telepítése a régi számítógépeken legyen, hanem olyan esemény, amiről Ön beszél. Ez azt jelenti, hogy fontos, és a munkatársaknak különös figyelmet kell fordítaniuk rá.
Több belső interjúkészlet megkönnyíti a CRM alkalmazottak elfogadását. Ne sajnálja az időt a beosztottakkal és kollégákkal való találkozástól, és beszélje át, mi folyik a vállalat automatizálásával kapcsolatban.
- Tartson egy általános gyűlést, ahol beszéljen a CRM bevezetésének motivációiról, céljairól, feladatairól és elvárásairól. Magyarázza el, mi vonzza az Ön által választott megoldásban, és mit vár az Ön munkatársai és a CRM rendszer kapcsolatától.
- Írjon mindenkinek egy levelet, vagy készítsen egy posztot a vállalati portálon, amelyben barátságos, nem hivatalos hangnemben beszél arról, hogyan fog zajlani a bevezetés, kit érint, és mit fog adni. Ez nem felesleges lépés, mert egyes különösen aggódó munkatársak vissza tudnak térni a levélhez vagy bejegyzéshez többször is, anélkül hogy a többieket zavarják aggodalmaikkal.
- Gyűjtsön össze 3-5 legerősebb munkatársat, akik készen állnak a bevezetésre, beszélje meg velük a CRM bevezetésének támogatási feladatait, tegye őket a CRM rendszer evangelistáivá és nagyköveteivé a munkatársak körében. Egyébként ezt prémiumra is meg lehet jutalmazni.
- Gyűjts össze 3-5 legaggódóbb, félénk, agresszív munkatársat, és beszéljétek meg félelmeiket és kérdéseiket, tartsatok oktatást.
- Ha van nyílt lázadás a CRM-rendszer ellen, találjátok meg a vezetőt, és beszéljétek meg vele a kérdéseit, amelyek zavarják és aggasztják őt. Próbáljátok meg átváltoztatni a hátrányból akár szövetségest az implementációhoz, legalább egy tapasztalt szakértővé.
Ha a CRM-rendszert felülről, csendben, magyarázatok és bizalmi megbeszélések nélkül vezetik be, akkor azt sokkal rosszabbul fogják elfogadni, mert a munkatársak kontroll, felügyelet és büntetés eszközének láthatják. Pedig nem így van. Ráadásul a munkatársakkal (a CRM jövőbeli felhasználóival) folytatott kommunikáció pontosabbá és az Ön üzletéhez jobban igazodó implementációt eredményez.
Ez a cikk a megszokott CRM-rendszerekhez képest egyszerűnek és szinte nyilvánvalónak tűnik. Szinte kérni szeretnénk: „Miért nem így szokott lenni?” Sajnos, ez gyakran nem így van. Minden, ami itt le van írva, a CRM egyszerű és minőségi bevezetésének alapját képezi. Annak a CRM-rendszernek, amit használni fognak, nem annak, amit könnyebb gyűlölni. Figyeljen ezekre a pillanatokra – semmi sem fontosabb a részleteknél. Ahogy mondani szokták: minél mélyebbre megyünk az erdőbe, annál több fát találunk.
Akciónk van — RegionSoft CRM-et nagyon kedvező feltételek mellett vásárolhat:
- Aki egyszerre vásárol (100%-os előleg) — 15% kedvezményt kap a standard árlistáról.
- Aki részletfizetésben vásárol — kamatmentes részletfizetés 3 egyenlő törlesztőre, havi 1 törlesztővel, ha a licenszek összértéke legalább 38 000 rubel.
- Előfizetés vásárlás helyett — 30% kedvezmény a 3 hónapos előfizetés díjának befizetésekor. Az előfizetés minimális költsége havi 3400 rubel (kedvezmény nélkül).
És emellett remekül dolgozunk távolról: telepítünk, bevezetünk, oktatunk, támogatunk. Hívjon, vagy hagyja a jelentkezését — az online bemutató ingyenes, részletes és érdekes.
Forrás: habr.com
