Úgy gondolom, hogy mindannyian elmegyünk egy étterembe a barátaival vagy kollégáival. És egy mulatság után a pincér hozza a csekket. A probléma ezután többféle módon is megoldható:
- Első módszer: „úriember”. A csekk összegéhez 10-15%-os „borravalót” adnak a pincérnek, és az így kapott összeget egyenlően osztják el az összes férfi között.
- A második módszer a „szocialista”. A csekket egyenlően osztják el mindenki között, függetlenül attól, hogy mennyit evett és ivott.
- A harmadik módszer a „tisztességes”. Mindenki bekapcsolja a számológépet a telefonján, és elkezdi számolni az ételeinek költségét, plusz egy bizonyos mennyiségű „borravalót”, szintén egyénileg.
Az éttermi helyzet nagyon hasonlít a cégek IT-költségeinek helyzetéhez. Ebben a bejegyzésben a kiadások osztályok közötti megoszlásáról lesz szó.
Mielőtt azonban belemerülnénk az IT szakadékába, térjünk vissza az éttermi példához. A „költségelosztás” fenti módszereinek mindegyikének vannak előnyei és hátrányai. A második módszer nyilvánvaló hátránya: az egyik vegetáriánus Caesar salátát ehetett csirke nélkül, a másik pedig egy ribeye steaket, így a mennyiségek jelentősen eltérhetnek. A „tisztességes” módszer hátránya, hogy a számlálási folyamat nagyon hosszú, és a teljes pénzösszeg mindig kevesebb, mint a csekken. Gyakori helyzet?
Most képzeljük el, hogy egy kínai étteremben szórakoztunk, és a csekket kínaiul hozták. Ott csak az összeg világos. Bár egyesek sejthetik, hogy egyáltalán nem ez az összeg, hanem az aktuális dátum. Vagy tegyük fel, hogy ez Izraelben történik. Jobbról balra olvasnak, de hogyan írják a számokat? Ki tud válaszolni Google nélkül?
Miért van szükség allokációra az IT és az üzleti élet számára?
Tehát az informatikai részleg a vállalat összes részlegének nyújt szolgáltatásokat, és valójában üzleti részlegeknek értékesíti szolgáltatásait. És bár előfordulhat, hogy egy vállalaton belül nincsenek formális pénzügyi kapcsolatok a részlegek között, minden üzleti egységnek legalább tisztában kell lennie azzal, hogy mennyit költ IT-re, mennyibe kerül új termékek bevezetése, új kezdeményezések tesztelése stb. Nyilvánvaló, hogy az infrastruktúra korszerűsítését és bővítését nem a mitikus „modernizáló, a rendszerintegrátorok és berendezésgyártók mecénása”, hanem a vállalkozások fizetik, akiknek meg kell érteniük ezeknek a költségeknek a hatékonyságát.
Az üzleti egységek mérete és az informatikai erőforrások felhasználásának intenzitása eltérő. Így az informatikai infrastruktúra fejlesztési költségeinek egyenlő felosztása a részlegek között a második módszer annak minden hátrányával együtt. Ebben az esetben a „tisztességes” módszer előnyösebb, de túlságosan munkaigényes. A legoptimálisabbnak a „kvázi tisztességes” lehetőség tűnik, amikor a költségeket nem filléresre, hanem kellő pontossággal osztják fel, ahogy az iskolai geometriában a π számot használjuk 3,14-ként, és nem a teljes számsort. a tizedesvessző után.
Az informatikai szolgáltatások költségének becslése nagyon hasznos az egyetlen informatikai infrastruktúrával rendelkező holdingoknál, amikor a holding egy részét külön struktúrába egyesítik vagy szétválasztják. Ez lehetővé teszi az informatikai szolgáltatások költségének azonnali kiszámítását, hogy ezeket az összegeket a tervezés során figyelembe vegyük. Ezenkívül az IT-szolgáltatások költségeinek megértése segít összehasonlítani az IT-erőforrások használatának és birtoklásának különböző lehetőségeit. Amikor a többezer dolláros öltönyös férfiak arról beszélnek, hogy termékük hogyan optimalizálhatja az IT-költségeket, növelheti a növelendőt és csökkentheti a csökkentendőt, az IT-szolgáltatások folyamatos költségeinek felmérése lehetővé teszi, hogy az informatikai igazgató ne bízzon vakon a marketing ígéretekben , hanem a várt hatás pontos felmérésére és az eredmények ellenőrzésére.
A vállalkozások számára az allokáció egy lehetőség, hogy előre megértsék az IT-szolgáltatások költségeit. Bármely üzleti igényt nem a teljes IT-költségvetés ennyi százalékos növekedéseként értékelnek, hanem egy adott igény vagy szolgáltatás összegeként határozzák meg.
Valós eset
Egy nagyvállalat informatikai igazgatójának legfontosabb „fájdalma” az volt, hogy meg kellett érteni, hogyan lehet a költségeket az üzletágak között megosztani, és a fogyasztás arányában kínálni részvételt az informatikai fejlesztésben.
Megoldásként kifejlesztettünk egy informatikai szolgáltatáskalkulátort, amely képes volt a teljes informatikai költséget először az IT szolgáltatásokhoz, majd az üzleti egységekhez rendelni.
Tulajdonképpen két feladatról van szó: egy informatikai szolgáltatás költségének kiszámítása és a költségek elosztása a szolgáltatást használó üzleti egységek között bizonyos meghajtók szerint („kvázi fair” módszer).
Első pillantásra ez egyszerűnek tűnhet, ha az informatikai szolgáltatásokat a kezdetektől fogva megfelelően leírják, az információkat bevitték a CMDB konfigurációs adatbázisába és az ITAM IT vagyonkezelő rendszerbe, erőforrás- és szolgáltatásmodelleket építenek fel, és az IT szolgáltatások katalógusát készítik. fejlett. Valójában ebben az esetben bármely informatikai szolgáltatás esetében meg lehet határozni, hogy milyen erőforrásokat használ, és ezek az erőforrások mennyibe kerülnek, figyelembe véve az amortizációt. De közönséges orosz üzlettel van dolgunk, és ez bizonyos korlátozásokat támaszt. Így nincs CMDB és ITAM, csak informatikai szolgáltatások katalógusa van. Minden informatikai szolgáltatás általában egy információs rendszert, az ahhoz való hozzáférést, a felhasználói támogatást stb. Az informatikai szolgáltatás olyan infrastrukturális szolgáltatásokat vesz igénybe, mint a „DB Server”, „Application Server”, „Data Storage System”, „Data Network” stb. Ennek megfelelően a hozzárendelt feladatok megoldásához szükséges:
- meghatározza az infrastrukturális szolgáltatások költségeit;
- az infrastrukturális szolgáltatások költségeit felosztani az informatikai szolgáltatások között, és kiszámítani azok költségét;
- meghatározza az informatikai szolgáltatások költségeinek üzleti egységek közötti felosztásának mozgatórugóit (együtthatóit), és az informatikai szolgáltatások költségét az üzletágak között felosztja, ezáltal az informatikai részleg költségeit felosztja a vállalat többi részlege között.
Minden éves informatikai költség egy zsák pénzként ábrázolható. Ennek a táskának egy részét felszerelésre, migrációs munkákra, modernizációra, jogosítványokra, támogatásra, alkalmazotti fizetésekre stb. A bonyolultság azonban az állóeszközök és immateriális javak IT-beli elszámolásának elszámolási eljárásában rejlik.
Vegyünk egy példát az SAP infrastruktúra korszerűsítését célzó projektre. A projekt keretében eszközök és licencek beszerzése, valamint a munkavégzés rendszerintegrátor segítségével történik. A projekt lezárásakor a vezetőnek papírokat kell készítenie úgy, hogy a számviteli eszközök a tárgyi eszközök között, az engedélyek az immateriális javak között szerepeljenek, az egyéb tervezési és üzembe helyezési munkák pedig elhatárolt költségként kerülnek leírásra. Első számú probléma: a tárgyi eszközként történő nyilvántartásba vételkor az ügyfél könyvelőjének nem mindegy, hogy mi lesz a neve. Ezért a tárgyi eszközökben az „UpgradeSAPandMigration” eszközt kapjuk. Ha a projekt részeként egy lemeztömböt modernizáltak, aminek semmi köze az SAP-hoz, az tovább bonyolítja a költségek és a további allokáció keresését. Valójában bármilyen berendezés elrejthető az „UpgradeSAPandMigration” eszköz mögött, és minél több idő telik el, annál nehezebb megérteni, hogy valójában mit vásároltak ott.
Ugyanez vonatkozik az immateriális javakra is, amelyek számítási képlete sokkal bonyolultabb. Tovább bonyolítja az a tény, hogy a berendezés beindításának és mérlegbe helyezésének időpontja körülbelül egy évvel eltérhet. Ráadásul az amortizáció 5 év, de valójában a berendezések a körülményektől függően többé-kevésbé működhetnek.
Így elméletileg 100%-os pontossággal ki lehet számolni az informatikai szolgáltatások költségeit, de a gyakorlatban ez hosszú és meglehetősen értelmetlen gyakorlat. Ezért egy egyszerűbb módszert választottunk: bármely infrastruktúrához vagy informatikai szolgáltatáshoz könnyen hozzárendelhető költségeket közvetlenül a megfelelő szolgáltatáshoz rendeljük. A fennmaradó költségeket meghatározott szabályok szerint osztják fel az informatikai szolgáltatások között. Ez lehetővé teszi, hogy körülbelül 85% -os pontosságot kapjon, ami elég.
Az első szakaszban Az infrastrukturális szolgáltatások költségeinek elosztására az informatikai projektek pénzügyi és számviteli jelentéseit és a „józan önkéntességet” alkalmazzák olyan esetekben, amikor nem lehet költségeket hozzárendelni egyetlen infrastrukturális szolgáltatáshoz sem. A költségeket vagy közvetlenül az informatikai szolgáltatásokhoz vagy az infrastrukturális szolgáltatásokhoz hozzárendelik. Az éves költségek elosztása eredményeként megkapjuk az egyes infrastrukturális szolgáltatások költségeinek összegét.
A második szakaszban Az IT-szolgáltatások közötti elosztási együtthatókat olyan infrastrukturális szolgáltatásokra határozzák meg, mint az „Alkalmazásszerver”, „Adatbázis-kiszolgáló”, „Adattárolás” stb. Egyes infrastrukturális szolgáltatások, például a „Munkahelyek”, „Wi-Fi hozzáférés”, „Videókonferencia” nincsenek elosztva az IT-szolgáltatások között, és közvetlenül az üzleti egységekhez vannak hozzárendelve.
Ebben a szakaszban kezdődik a móka. Példaként tekintsünk egy ilyen infrastruktúra-szolgáltatásra, mint „Alkalmazáskiszolgálók”. Szinte minden IT szolgáltatásban jelen van, két architektúrában, virtualizációval és anélkül, redundanciával és anélkül. A legegyszerűbb módja a költségek felosztása a felhasznált magok arányában. Annak érdekében, hogy „azonos papagájokat” számoljunk, és ne keverjük össze a fizikai magokat a virtuálisakkal, figyelembe véve a túljelentkezést, feltételezzük, hogy egy fizikai mag három virtuális magnak felel meg. Ekkor az „Application Server” infrastruktúra-szolgáltatás költségelosztási képlete minden IT-szolgáltatáshoz így fog kinézni:
,
ahol Rsp az „Application Servers” infrastruktúra-szolgáltatás teljes költsége, a Kx86 és Kr pedig az x86-os és P-sorozatú szerverek részesedését jelző együtthatók.
Az együtthatók meghatározása empirikusan történik, az IT infrastruktúra elemzése alapján. A fürtszoftverek, a virtualizációs szoftverek, az operációs rendszerek és az alkalmazásszoftverek költsége külön infrastruktúra-szolgáltatásként kerül kiszámításra.
Vegyünk egy bonyolultabb példát. „Adatbázis-kiszolgálók” infrastruktúra-szolgáltatás. Tartalmazza a hardver költségeit és az adatbázis licencek költségeit. Így a berendezések és licencek költsége a következő képlettel fejezhető ki:
ahol РHW és РLIC a berendezések összköltsége és az adatbázis-licencek összköltsége, a KHW és a KLIC pedig empirikus együtthatók, amelyek meghatározzák a hardver és a licencek költségeinek arányát.
Továbbá hardverrel hasonló az előző példához, de a licencekkel a helyzet egy kicsit bonyolultabb. Egy vállalati környezet többféle típusú adatbázist használhat, például Oracle, MSSQL, Postgres stb. Így egy adott adatbázis, például MSSQL, egy adott szolgáltatáshoz való hozzárendelésének kiszámításának képlete a következőképpen néz ki:
ahol a KMSSQL egy olyan együttható, amely meghatározza ennek az adatbázisnak a részesedését a vállalat IT-környezetében.
Még bonyolultabb a helyzet egy adattároló rendszer számítása és kiosztása különböző tömbgyártók és különböző típusú lemezek esetén. De ennek a résznek a leírása egy külön bejegyzés témája.
Az eredmény?
Ennek a gyakorlatnak az eredménye lehet egy Excel számológép vagy egy automatizálási eszköz. Minden a vállalat érettségétől, az elindított folyamatoktól, a megvalósított megoldásoktól és a menedzsment vágyától függ. Egy ilyen számológép vagy az adatok vizuális megjelenítése segít a költségek helyes elosztásában az üzleti egységek között, és megmutatja, hogyan és mire osztják fel az informatikai költségvetést. Ugyanez az eszköz könnyen bemutathatja, hogy egy szolgáltatás megbízhatóságának javítása (redundancia) hogyan növeli annak költségeit, nem a szerver költségével, hanem az összes kapcsolódó költséget figyelembe véve. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalkozás és az informatikai igazgató ugyanazon a szabályok szerint „egy táblán játsszon”. Új termékek tervezésekor a költségek előre kalkulálhatók és a megvalósíthatóság felmérése lehetséges.
Igor Tyukachev, a Jet Infosystems tanácsadója
Forrás: will.com