Üdvözlöm mindenkinek! Ma szeretnék megosztani egy rövid példát arról, hogyan automatizálhatjuk az új munkatársak belépési kérelmeinek létrehozási folyamatát a Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate és Teams termékeinek használatával. E folyamat megvalósításához nem szükséges külön felhasználói PowerApps és Power Automate csomagokat vásárolni, elegendő az Office365 E1/E3/E5 előfizetés. A SharePoint webhelyen létrehozunk listákat és oszlopokat, a PowerApps segít a űrlap elkészítésében, míg a Power Automate lehetőségeket biztosít az üzleti folyamatok logikájának testreszabására. A végső folyamatot a MS Teams csapatához kapcsoljuk. Ne vesztegessük az időt, nézzük meg, mi sülhet ki belőle.
Az első lépésben létrehozzuk a listákat és a követelményeket. Szükségünk lesz a következő listákra:
- Munkavállalói belépési kérelmek
- Osztályok
- HR osztályok szerint
- Adminisztrátorok
Minden egyes lista később játszani fogja a saját szerepét, és láthatjuk, hogy pontosan mit. Létrehozzuk a követelményeket, és beállítjuk a navigációs menüt:
PowerApps
Most pedig készítsünk egy űrlapot a „Munkavállalói belépési kérelem” lista számára a PowerApps használatával. Az eredményül kapott űrlap így fog kinézni:
A „Munkavállaló” mezőben az Office 365 felhasználóinak listájából választhatunk, a „Belépés dátuma” a naptárból kerül megadásra, az „Osztály” az osztályok jegyzékéből, a „HR” pedig a „HR osztályok” jegyzékéből választható:
De szükséges, hogy a választható HR listáját az űrlapon megadott osztály szerint szűrjük. A PowerApps-ban adatok szűrésére szolgáló képletet fogunk használni. Az „HR” mező „Items” tulajdonságához így írjuk:
Továbbá, az űrlapon lehetőség van néhány alapértelmezett érték beállítására a Státusz mezőhöz. A Státusz mező „Default” tulajdonságához a következőket írjuk:
Ha az elemet létrehozó űrlap megnyílik, akkor a Státusz mezőbe az „Új” érték kerül, ellenkező esetben a státusz mező az adott elem SharePoint oszlopából kapott értéket fogja megjeleníteni.
A PowerApps egyik problémája, hogy nehezen lehet adatokat nyerni a SharePoint csoportokból. Emiatt nehéz az űrlapon a mezők vagy objektumok láthatóságát/hozzáférhetőségét beállítani, ha a SharePoint csoportba való belépéshez szeretnénk kapcsolódni a felhasználó esetében. De van egy alternatív lehetőség. Kifejezetten erre a célra előre létrehoztunk egy Adminisztrátorok listát:
Ebben a listában található egy "Munkavállaló" mező, amely "Felhasználó vagy csoport" típusú, és csak a űrlapon látható, valamint egy "Név" mező, ahova a kiválasztott munkavállaló nevét kell beírni, ez csak a lista nézetében jelenik meg. Most nézzük meg, hogyan hajthatunk végre egy kis trükköt a PowerApps-ben. Például beállíthatjuk bármely mező elérhetőségét az aktuális felhasználó jelenléte alapján az Adminisztrátorok listájában. Keressük meg a "Kijelzési mód" tulajdonságot a "Kilépési dátum" mezőhöz, és írjuk be:
Ez a képlet alapján, ha az Adminisztrátorok listájában legalább egy munkavállaló bejelentkezése megegyezik az aktuális felhasználó bejelentkezésével, akkor a mező szerkeszthető lesz, különben csak megtekinthető. A megbízhatóság növelése érdekében a bejelentkezést kisbetűs formátumban vesszük, mert előfordulhatnak különféle esetek.
Észrevehettétek, hogy a űrlap fejlécében van egy "Kérelem műveletek" gomb:
Ez a gomb másik képernyőre irányít, ahol a kérelemhez kapcsolódó összes lehetséges művelet kényelmesen összegyűjtve található:
Minden gomb megnyomásakor egy újabb művelet ablak nyílik meg, például ha az "Kérelem törlése" műveletet választottuk, akkor lehetőség nyílik megjegyzés beírására:
A "Megerősítés" gombra kattintva a kérelem státusza megváltozik, és ezt még a Power Automate folyamat elindítása nélkül is meg lehet tenni. Használjuk a "Patch" funkciót a gomb "OnSelect" tulajdonságához:
A Patch funkcióval frissítjük a kérelmek listájának elemét, szűrjük az aktuális elem azonosítója szerint. Megváltoztatjuk a "Státusz" mező értékét, és visszatérünk a fő képernyőre. A többi műveletnél a logika hasonló.
Már csak a jóváhagyási folyamatot kell beállítani. Készítsük el a legegyszerűbb formájában.
Power Automate
A jóváhagyási folyamat automatikusan elindul, amikor egy kérelmet létrehoznak. A végrehajtás során a kérelem státusza megváltozik, megkapjuk az osztályvezetőt, és a vezetőnek email értesítést küldünk az új kérelemről. Az osztályvezető meghatározásához a "Felosztások" címtár áll rendelkezésünkre:
Power Automate folyamatot hozunk létre:
A folyamat végrehajtása során az osztályvezető email értesítést kap az új kérelem létrehozásáról, és rákattintva a linkre döntést hozhat, megnyomva a gombot:
A „Jóváhagyás” vagy „Elutasítás” gombra kattintás a Power Automate folyamat elindulásához is vezet, amely váltja a kérelem állapotát és elküldi az email értesítést a HR szakembernek:
A folyamat kész.
Teams
És a végső simítás – a közös munkafolyamat megszervezése ezzel a folyamat segítségével. Ehhez csatlakoztatjuk a folyamatot az MS Teams csapathoz:
Most a MS Teams csapat összes tagjának hozzáférése van az új munkavállalók belépési folyamatához egy külön fül alatt.
Természetesen a folyamat logikájában soklépcsős jóváhagyás is szerepelhet, továbbá lehetőség van az Approvals komponens használatára a Power Automate feladatainak kijelölésére. Emellett jelentéseket is beállíthatunk és értesítéseket generálhatunk, amelyeket a Microsoft Teams chat-botjába küldenek. De erről a következő cikkekben lesz szó. Köszönöm a figyelmet, mindenkinek jó napot kívánok!
Forrás: habr.com
