Jó napot mindenkinek! Ma egy kis példát szeretnék megosztani az új alkalmazottak kilépési kérelmek létrehozásának folyamatának automatizálására a Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate és Teams termékek használatával. A folyamat végrehajtásakor nem kell külön PowerApps és Power Automate felhasználói csomagokat vásárolnia, elegendő egy Office365 E1/E3/E5 előfizetés. Listákat és oszlopokat hozunk létre a SharePoint webhelyen, a PowerApps segít az űrlap létrehozásában, a Power Automate pedig lehetőséget biztosít az üzleti folyamatok logikájának testreszabására. A végső folyamatot az MS Teams csapatához kapcsoljuk. Ne vesztegessük az időt, és meglátjuk, mi történik.
Az első szakaszban listákat és részleteket készítünk. Listákra van szükségünk:
- Az alkalmazottak kilépési kérelmei
- Alosztályok
- HR osztályonként
- IGAZGATÓK
A jövőben mindegyik lista betölti a maga szerepét, majd meglátjuk, melyik. Részletek létrehozása és a navigációs menü konfigurálása:
PowerApps
Most készítsünk egy űrlapot az „Alkalmazotti kilépési kérelmek” listához a PowerApps segítségével. A végső formában így fog kinézni:
Az „Alkalmazott” mezőben az Office 365-felhasználók listájából választhat, a naptárból a „Kilépés dátuma”, a részlegkönyvtárból a „Részleg”, a „HR osztály szerint” pedig a „HR” kerül kiválasztásra. Könyvtár:
De gondoskodni kell arról, hogy a kiválasztható HR listát az űrlapon feltüntetett osztály szűrje. Használjunk egy képletet az adatok szűrésére a PowerApps-ban. A „HR” mező „Items” tulajdonságához ezt írjuk:
Ezenkívül apró módosításokat végezhet az űrlap Állapot mezőjének alapértelmezett értékén. Az „Állapot” mező „Alapértelmezett” tulajdonságához ezt írjuk:
Ha megnyílik az elem létrehozására szolgáló űrlap, akkor az „Állapot” mezőbe az „Új” érték kerül beírásra, ellenkező esetben az aktuális elem SharePoint oszlopának értéke lesz behelyettesítve az űrlap állapotmezőjébe.
A PowerApps egyik problémája az, hogy nem lehet könnyen lekérni az adatokat a SharePoint-csoportokból. Emiatt nem lehet egyszerűen konfigurálni a mezők vagy objektumok láthatóságát/elérhetőségét az űrlapon, ha arra szeretne támaszkodni, hogy a felhasználó egy SharePoint-csoport tagja. De lehet megoldást találni. Kifejezetten ebből a célból előre elkészítettük a rendszergazdák listáját:
Ez a lista tartalmaz egy „Felhasználó vagy Csoport” típusú „Munkavállaló” mezőt, amely csak az űrlapon jelenik meg, valamint egy „Név” mezőt, amelybe a kiválasztott munkavállaló neve van írva, csak listanézetben. Most próbáljunk ki egy kis trükköt a PowerAppsban. Például beállíthatja bármely mező elérhetőségét, ha az aktuális felhasználó szerepel a Rendszergazdák listában. Keresse meg a „Megjelenítési mód” tulajdonságot a „Kiadás dátuma” mezőben, és írja be:
E képlet szerint, ha az Adminisztrátorok listában legalább egy olyan alkalmazott van, akinek a bejelentkezési neve megegyezik az aktuális felhasználó bejelentkezési adataival, akkor a mező szerkeszthető lesz, ellenkező esetben megtekinthető. A nagyobb megbízhatóság érdekében a bejelentkezést kisbetűre csökkentjük, különben mindenféle eset előfordulhat.
Talán észrevette, hogy az űrlap fejlécében van egy „Műveletek az alkalmazással” gomb:
Ez a gomb egy másik képernyőre lép, ahol a kényelem érdekében az alkalmazás összes lehetséges műveletét összegyűjtik:
Az egyes gombokra való kattintás után egy további műveleti ablak nyílik meg, például ha az „Alkalmazás törlése” művelet van kiválasztva, akkor egy további ablak nyílik meg, ahol megjegyzést lehet írni:
A „Megerősítés” gombra kattintás után az alkalmazás állapota megváltozik, és ez a Power Automate folyamat elindítása nélkül is megtehető. Használjuk a „Patch” funkciót a gomb „OnSelect” tulajdonságához:
A Patch funkció segítségével frissítjük a rendelési lista tételét az aktuális cikk azonosítója alapján szűrve. Megváltoztatjuk az „Állapot” mező értékét, és a főképernyőre lépünk. Más műveleti gombok logikája hasonló.
Már csak a jóváhagyási folyamat konfigurálása van hátra. Tegyük ezt a legegyszerűbb formában.
Power Automate
A jóváhagyási folyamatunk automatikusan lefut a jegy létrehozásakor. A lebonyolítás során a pályázat státusza megváltozik, azt az osztályvezető kapja meg, az új pályázatról e-mailben értesítjük a vezetőt. A vezető meghatározásához van egy „Divisions” könyvtárunk:
Hozzon létre egy Power Automate folyamatot:
Ennek a folyamatnak a végrehajtása során az osztályvezető e-mailben értesítést kap egy új pályázat létrehozásáról, és a linkre kattintva dönthet a gombra kattintva:
Az „Elfogadom” vagy az „Elutasítás” gombra kattintva egy Power Automate folyamat is elindul, amely megváltoztatja az alkalmazás állapotát, és e-mail értesítést küld a HR-szakértőnek:
A folyamat készen áll.
csapatok
Az utolsó simítás pedig az együttműködés megszervezése ezzel a folyamattal. Ehhez csatlakoztassa a folyamatot az MS Teams parancshoz:
Mostantól az MS Teams minden tagja hozzáférhet az új alkalmazottak kijelentkezési folyamatához egy külön lapon.
Természetesen többlépcsős jóváhagyásokat is biztosíthat a folyamatlogikában, valamint a Jóváhagyások összetevővel is hozzárendelheti a Power Automate-feladatokat. Testreszabhatja a jelentéseket, és értesítéseket generálhat, amelyeket a Microsoft Teams csevegőbotjára küldenek. De erről majd a következő cikkekben. Köszönöm a figyelmet és további szép napot mindenkinek!
Forrás: will.com