Az IBM Notes-ról a Microsoft Exchange vagy az Office 365 rendszerre való átállás számos előnnyel jár egy szervezet számára, de maga az áttelepítési projekt ijesztőnek tűnik, és nem teljesen világos, hol kezdje el az átállást. Maga az Exchange nem tartalmaz saját eszközöket a Notes and Exchange teljes áttelepítéséhez vagy együttéléséhez. Valójában néhány migrációs és együttélési feladat nem lehetséges harmadik féltől származó termékek nélkül. Ebben a cikkben a bevált gyakorlatok és a sikeres migrációval kapcsolatos tapasztalataink alapján hét kulcsfontosságú lépést ismertetünk.
A sikeres migráció a következő lépéseket tartalmazza:
- Előzetes migrációs értékelés.
- Együttélés kialakítása a Notes és az Exchange között.
- Tervezze meg az optimális migrációs pontosságot.
- Maximális migrációs hatékonyság biztosítása.
- Futtasson tesztmigrációt.
- A migráció időzítésének megtervezése a szervezetre gyakorolt hatás minimalizálása érdekében.
- Indítsa el az áttelepítést, és kövesse nyomon annak előrehaladását.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet felkészülni és befejezni a migrációt a Quest két megoldásával - и . A vágás alatt néhány részlet látható.
1. lépés: Előzetes migrációs értékelés
Készítsen leltárt a jelenlegi környezetéről
Ha úgy dönt, hogy az Exchange a megfelelő platform szervezete számára, csak oda kell költöznie. Először is információkat kell gyűjtenie a jelenlegi környezetéről, össze kell gyűjtenie a leltári információkat az áttelepíteni kívánt adatokról, meg kell határoznia, hogy mit lehet eltávolítani a lemezterület kihasználtságának csökkentése érdekében, ki kell számítania a környezetek közötti rendelkezésre álló sávszélességet stb. Az előzetes értékelésnek tartalmaznia kell a következőket: következő kérdések:
- Hány Notes tartomány és Domino szerver van?
- Hány postafiókod van? Hányat nem használnak belőlük?
- Mennyi lemezterületet foglalnak el az elsődleges levelezőfájlok? Hány van az archívumban? Hány van a helyi replikákban?
- Hol találhatók az archívumok?
- Hány felhasználó használ titkosítást? Titkosított tartalmat kell átvinni?
- Hány személyes mappa van a környezetben?
- Mely felhasználók használnak dokumentumhivatkozásokat? Hány felhasználó kapott linket más felhasználóktól és alkalmazásoktól?
- Mennyi adatot fogsz átvinni? Például csak az elmúlt hat hónap adatait szeretné átvinni.
- A natív archívumok áttelepülnek személyes Exchange-archívumokba vagy Outlook *.pst-fájlokba?
- Mik a sávszélesség korlátok? Mennyi adatot lehet átvinni
egy bizonyos ideig? - Mennyi tárhelyre lesz szükség az áttelepítés után?
Hogyan hat a migráció az üzletre és a működésre
A projektet gondosan meg kell tervezni az állásidő és a termelékenységkiesés minimalizálása érdekében.
Például fontos figyelembe venni a felhasználók közötti delegálást – ha egy felhasználó migrál, de a delegáltja az eredeti platformon marad, hogyan érinti ez a mindennapi munkájukat? Tágabb értelemben meg kell fontolnia, hogy egy migrációs projekt hogyan befolyásolhatja vállalata összes kritikus üzleti folyamatát és munkafolyamatát.
Szintén fontos figyelembe venni a Notes kritikus érintkezési pontjait. Például az üzenetkezelés során fontos elemezni az alkalmazásokat, és figyelembe kell venni a levelezési útválasztás és az alkalmazások közötti interakciót, hogy elkerüljük az üzleti folyamatok megszakítását az átállás során és után. Feltétlenül tegye fel a következő kérdéseket:
- Mely felhasználóknak vannak delegáltjai, és hogyan befolyásolhatja ennek a kapcsolatnak a megszakítása az üzleti folyamatokat?
- Milyen alkalmazások és üzleti folyamatok kapcsolódnak az e-mail környezethez? Az alkalmazás és az e-mail szolgáltatás közötti bármilyen kulcsfontosságú integráció, például a jóváhagyási folyamat kritikus fontosságú az áttelepítés megtervezésekor.
- Az alkalmazás mely összetevőit és fontos jellemzőit kell megőrizni?
- Hogyan használhatja az új platform beépített funkcióit a szükséges funkcionalitás eléréséhez?
- Az inaktív tartalmakat archiválni kell a későbbi tároláshoz?
- Újra kell építeni bármilyen alkalmazást, hogy megfelelően fussanak az új környezetben?
- Hogyan lesz mérhető a siker?
Az áttelepítés megkezdése előtt meg kell határoznia a siker mérésére szolgáló kritériumokat. Különösen meg kell értenie, hogy ésszerűtlen elvárni a 100%-os adatátvitelt. Nem minden Notes-elemtípusnak van megfelelője az Exchange-ben (az Active Mail a legkirívóbb példa). Ezért a valóság az, hogy a Notes-ban nem minden elem létezik az Exchange-ben az áttelepítés után. Elérhető és mérhető cél, hogy a küldemények 95%-a a postaládák 95%-ába kerüljön. Az eredmények mérése és dokumentálása kritikus fontosságú az áttelepítés sikerének biztosításához, és valódi eredmények csak akkor érhetők el, ha az e-mail-migrációs projekt legelején meghatározták a sikerkritériumokat.
2. lépés: Jegyzetek létrehozása és az együttélés cseréje
A legtöbb szervezet számára a migráció folyamat, nem pedig esemény. Ezért a postafiók- és alkalmazásáttelepítéseknek olyan ütemezést kell követniük, amely a legjobban megfelel az üzletnek és a műveleteknek, és nem a műszaki követelményeken alapul.
Együttélési stratégia kidolgozása
A migrációból származó érték maximalizálása érdekében teljes együttélési tervet kell kidolgozni és a migrációs folyamat korai szakaszában végrehajtani. Az „együttélés” meghatározása szervezetenként eltérő lehet. Egyes szervezetek aktívan használják az elfoglaltsági adatokat, mások pedig egyáltalán nem használják ezt a funkciót. Egyesek a naptáradatok áttelepítésére, míg mások a teljes felhasználói címtár áttelepítésének finomhangolására összpontosítanak. Fontos, hogy minden érdekelt féllel együtt dolgozzunk, hogy világos képet kapjunk arról, mi számít igazán, és hogy mindenki megértse a hatékony együttélési stratégia fontosságát.
A Notes-ról az Exchange-re és az Office 365-re való átálláshoz egyszerre kell megtervezni a postafiók- és az alkalmazásáttelepítést. A Notes jelenlegi alkalmazásának funkcióit minden felhasználó számára támogatni kell, függetlenül az aktuális e-mail platformtól. Az Exchange-re és az Office 365-re migráló felhasználóknak a meglévő munkafolyamataik részeként hozzá kell férniük és használniuk kell a Notes alkalmazásokat. Ennek a funkciónak addig kell működnie, amíg a Notes-alkalmazásokat át nem telepítik SharePointba vagy más platformra.
Az alkalmazások együttélése mellett a különböző platformokon lévő felhasználók közötti interakciót is meg kell valósítani az áttelepítés megkezdése előtt. Ez magában foglalja az automatikus címtár-útválasztást és -frissítéseket, a szabad/elfoglalt állapotokat és a naptárakat minden felhasználó számára, függetlenül az aktuális platformtól.
Végül nem csak az e-mail szolgáltatása, hanem a naptárai és a megosztott erőforrásai, például a tárgyalótermek közötti együttműködést is figyelembe kell vennie. A felhasználóknak képesnek kell lenniük az értekezlet-ütemezési információk letöltésére. Ez magában foglalja az egyszeri és az ismétlődő találkozókat is. Függetlenül attól, hogy a találkozókat az áttelepítés előtt ütemezték, vagy az áttelepítés során hozták létre, a naptári adatok pontosságát a projekt során végig fenn kell tartani. Gondoskodnia kell arról, hogy a felhasználók például módosíthassák a tárgyalótermet a következő értekezleten egy ismétlődő értekezleten, vagy törölhessenek egy értekezletet anélkül, hogy konfliktusokat és zavart okoznának a következő értekezletek során.
3. lépés: Tervezze meg az optimális migrációs pontosságot
A Notes-ról az Exchange vagy az Office 365 rendszerre történő migráció megtervezéséhez meg kell érteni a platformok között számos konkrét különbséget.
Email címek
A Notes-adatok jellemzően védett címeket tartalmaznak, amelyek több helyen is megjelennek: az üzenetek fejlécében, archívumba ágyazva, személyes névjegyekben és elosztott listákban. Az áttelepítési folyamat részeként ezeket a védett címeket SMTP-címekre kell frissíteni, hogy biztosítsák a teljes funkcionalitást az Exchange-környezetben. Sok szervezet az SMTP-tartomány vagy a címzési szabvány frissítése mellett dönt az áttelepítés során. Ha ez az Ön szervezetére vonatkozik, fontos megérteni, hogy egyes áttelepítési megoldások automatikusan frissítik a korábbi SMTP-címpéldányokat minden felhasználó számára.
Mappa szerkezete
Sok szervezetben a felhasználók saját postafiókjukat és archívumukat használják, ezért fontos ezeknek az adatoknak a megőrzése. Az, hogy a felhasználók megtekinthetik a teljes mappaszerkezetüket, szintén befolyásolja a felhasználói élményt az áttelepítés eredményeként. Fontos, hogy olyan megoldásokat és átmeneteket válasszunk, amelyek megőrzik a mappa- és adatstruktúrák integritását.
Helyi replikák és archívumok
A tárolási költségek szabályozása és az adatok növekedésének jobb kezelése érdekében sok szervezet postafiókkvótákat állít be. Ennek az irányelvnek a nem kívánt következménye gyakran az archívumok számának és méretének növekedése. Ezeket a további adatforrásokat ki kell értékelni, és áttelepítésüket figyelembe kell venni az átállás tervezése során. A felhasználók számára önkiszolgáló összetevőt biztosíthat, amely lehetővé teszi számukra, hogy csak a fontos adatokat migrálják. Az Exchange-tárhely optimalizálásához egy másik Quest-termék használatát javasoljuk - , különösen hasznos funkciókkal rendelkezik a csatolt fájlok duplikációjának megszüntetésére, a DAOS analógjára a Notes-ban.
ACL és delegáció
A hozzáférés-vezérlési listák (ACL) és a delegálás kulcsfontosságú elemei a Notes-környezetben való működésnek, és az integritás védelme szempontjából is kulcsfontosságúak. Ennek eredményeként fontos, hogy a kapcsolódó jogokat és hozzáférési jogokat pontosan lefordítsák egyenértékű jogokká az Exchange Server és az Office 365 rendszerben. Ideális esetben ennek automatikus végrehajtása felgyorsítja a folyamatot és kiküszöböli az emberi hibákat. A szervezet információs eszközeinek védelmének hatékonyságának megőrzése érdekében az ACL-eket és a delegálási leképezést a levelezési adatokkal egyidejűleg kell végrehajtani. Egyes szervezetek az adatmigráció befejezése után megpróbálják manuálisan vagy szkriptek segítségével hozzárendelni egyenértékű jogokat. Ez a megközelítés azonban negatívan befolyásolhatja a termelékenységet, és biztonsági réseket adhat a szervezet adataihoz.
Megjegyzi a saját tartalmat
Ugyanaz az Active Mail. Egy másik gyakori probléma az IBM Notes programból való átállás során, hogy sok formázott szöveggel találkozunk. Az Exchange és az Office 365 nem támogatja az integrált füles táblázatokat, gombokat, mentett űrlapokat és egyéb védett tartalmakat a Notesban. Ennek eredményeként vagy fel kell készülnie e funkció elvesztésére, vagy be kell ruháznia egy olyan áttelepítési megoldásba, amely képes ezeket az elemeket áttelepíthető formátumba konvertálni. Tegyük fel rögtön, hogy a Quest megoldásai ezt semmilyen módon nem konvertálják, és az ilyen leveleket csak mellékletként tudják átvinni, hogy aztán a felhasználó megnyithassa azokat a Notes kliensen keresztül.
Csoportok és személyes címjegyzékek
Sok szervezet széles körben használja a nyilvános levelezőlistákat a belső és
külső kommunikáció. Ezenkívül a Notes felhasználói gyakran fontosnak tartják, hogy üzleti kapcsolatokat tartsanak fenn a személyes címjegyzékekben. Ezek az adatforrások kritikus fontosságúak az üzleti működés szempontjából, és hatékonyan kell átalakítani őket a Microsoft platformra való átállás során. Ennek eredményeként fontos, hogy a csoportokat automatikusan felkészítsék az Active Directory-ba való migrációra, és hatékonyan konvertálják az összes személyes címet, még a felhasználók asztalán tároltakat is.
Interakció a Notes alkalmazásokkal
Az alkalmazások és a levelezőszolgáltatás közötti integrációs pontok, például az egyeztetési folyamatok fontosak az áttelepítések tervezésekor és ütemezésekor. Az IBM Notes szorosabb integrációt biztosít az e-mail és az alkalmazások között, mint más platformokon. Ezek az integrációk az egyszerű dokklinkektől az üzleti folyamatokig mindent tartalmazhatnak.
Erőforrások és levelező adatbázisok
Sok szervezet erőforrás-foglalási adatbázisokat, levelezési adatbázisokat és egyéb megosztott adatbázisokat használ a Notes alkalmazásban. Ennek eredményeként ezek az adatbázisok fontos szerepet játszanak egy szervezet működésében. Az üzletmenet folytonosságának és az alkalmazottak termelékenységének biztosítása érdekében nagyon fontos figyelembe venni a megvalósítás megközelítését és ütemezését:
- Erőforrás-postafiókok létrehozása a célkörnyezetben;
- Adatok átvitele a foglalási adatbázisból az Exchange-be;
- Annak biztosítása, hogy mindkét rendszer felhasználói együttműködhessenek és erőforrásokat használhassanak a Notes és az Exchange szolgáltatásban.
4. lépés: Maximalizálja a migrációs hatékonyságot
Az adatok pontosságának biztosítása mellett az is fontos, hogy a migráció a szervezet követelményeihez képest a lehető leghatékonyabb legyen. A migráció hatékonysága közvetlenül nem csak a közvetlen költségektől függ, hanem az üzletre gyakorolt hatás mértékétől is.
Migrációs megoldás architektúrája
A hatékonyságot befolyásoló egyik legfontosabb tényező a migrációs megoldás architektúrája. Fontos, hogy olyan többszálas architektúrájú megoldást válasszunk, amely lehetővé teszi, hogy egy migrációs szerver egyszerre több felhasználót is migráljon. A többszálú architektúra csökkenti az áttelepítési hardverigényeket és növeli az átállás sebességét, drámaian csökkentve a projekt összköltségét. Ne tévesszen meg olyan migrációs megoldásokat, amelyek azt állítják, hogy többszálúak, de valójában egyszerre csak egy felhasználót költöztetnek, és munkaállomások hozzáadása szükséges ahhoz, hogy egyszerre több felhasználót migrálhassanak. A konfigurációtól és a környezettől függően a valódi többszálas megoldások 30-5000 százalékkal hatékonyabbak az Exchange és az Office 365 rendszerbe való áttelepítéskor.
Migrációs folyamat
A migráció sok lépésből áll, és a folyamatoknak a megfelelő időben kell megtörténniük a zökkenőmentes átmenet biztosítása érdekében. Az üzleti zavarok minimalizálása és az átállás előnyeinek maximalizálása érdekében az összes folyamatot egyetlen alkalmazásnak kell integrálnia és vezérelnie, amely képes időben kezelni az átállás minden lépését.
Rugalmasság és önkiszolgálás
Egyes felhasználóknak és részlegeknek el kell térniük a normál migrációs folyamattól. Előfordulhat például, hogy a jogi osztálynak eltérő tárolási követelményei vannak, vagy a vezetőknek át kell költözniük a teljes postafiókjukat és archívumukat. Ezért fontos olyan rugalmas migrációs megoldást választani, amely lehetővé teszi a migrációs csapat számára, hogy könnyen alkalmazkodjon ezekhez a követelményekhez. E rugalmasság biztosításának egyik leghatékonyabb módja az önkiszolgálás engedélyezése egyes felhasználók számára. Előfordulhat például, hogy egyes felhasználók további adatokat vihetnek át fő leveleikből vagy helyi adatokból, hogy később személyes archívummá alakítsák át a szerveren.
5. lépés: Futtasson tesztmigrációt
Az áttelepítés előtti értékelés befejezése, az együttélési stratégia véglegesítése és az optimalizálási tervek meghatározása után kritikus fontosságú, hogy egy vagy több kísérleti migrációval megerősítsék a stratégiát.
A pilot migráció célja a kidolgozott eljárások tesztelése és a teljes migráció megkezdése után esetlegesen felmerülő problémák azonosítása, lehetőséget adva ezek megoldására az élő migráció megkezdése előtt. Ennek eredményeként a kísérleti migráció során felmerülő problémák várhatóak, sőt üdvözlendők.
A pilot migráció mennyiségének meghatározása
A pilóta migrációnak elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy reprezentatív mintát gyűjtsön az adatokból, és megválaszolja a releváns kérdéseket, amelyek a harci migráció során felmerülhetnek. Ha több ezer postafiókot helyez át, a minta méretének elegendőnek kell lennie. Nagyon nagy migráció esetén a százalékos arány alacsonyabb is lehet.
Adatok és rendszerek kiválasztása
A kísérleti migrációs folyamat során fontos a harci adatok és harci rendszerek használata. Ez több okból is nagyon fontos:
- Meg kell értened, hogyan fog viselkedni a harci környezet. A szintetikusan előállított környezet nem reprezentálja a harci környezetet.
- Mintaadatok alapján további információkat kaphat a titkosított üzenetekről, az Exchange-ben nem található üzenettípusok gyakoriságáról és a tárolási követelményekről.
Elvárások megfogalmazása
A kísérleti migrációs folyamat kiváló lehetőséget biztosít a projekthez vázolt sikerkritériumok tesztelésére és a hátralévő migrációval kapcsolatos elvárások kalibrálására is. Ha módosításokra van szükség, azokat dokumentálni kell és figyelembe kell venni a harci migráció során.
6. lépés: Tervezze meg az áttelepítési időt a szervezetre gyakorolt hatás minimalizálása érdekében
Felhasználói csoportosítás
A felhasználókra és a szervezet egészére gyakorolt hatás minimalizálása érdekében az együtt dolgozó felhasználókat egyszerre kell áttelepíteni. A csoportok létrehozásakor figyelembe veendő kulcsfontosságú tényezők közé tartozik a delegálás. Keressen olyan megoldást, amely a forráskörnyezet felhasználói kapcsolataira vonatkozó információk alapján gyűjteményeket javasolhat az áttelepítéshez.
A migráció időzítése
Ha a csoportos áttelepítés befejeződött, mindenképpen ütemezze be az időpontot
ezekre a felhasználókra gyakorolt hatás minimális. Ez azt jelentheti, hogy a munkaidőben, az év egy hónapjának végén vagy a karbantartási időszakokban az áttelepítés elkerülése érdekében egy áttelepítési időszakot kell ütemezni egy adott napszakra. Például az értékesítési csapatoknak valószínűleg csak a negyedév végén kellene migrálniuk, a számviteli és jogi osztályoknak pedig valószínűleg korlátozások vonatkoznak arra, hogy mikor léphetnek át.
7. lépés: Indítsa el az áttelepítést, és kövesse nyomon annak előrehaladását
A kísérleti úton érvényesített adatmigrációs megközelítések alkalmazása esetén a harci migrációnak rutin eseményekké kell válnia. Valószínűleg a folyamat során kismértékű módosításokra kerül sor, hogy megfeleljenek bizonyos csoportok igényeinek. Továbbra is gondos nyomon követésre lesz szükség annak biztosítására, hogy a tervezési és kísérleti szakaszban minden váratlan eseményt figyelembe vegyenek. A folyamatot azonban egyre inkább automatizálni kell. A harci migrációs ütemterv végrehajtása fontos az előrehaladás dokumentálásához és kommunikációjához a szervezeten belül, hogy megerősítse az elvárások teljesülését. A nyomon követés és a visszajelzés továbbra is a sikeres migráció kulcsfontosságú elemei maradnak a folyamat során.
Következtetés
Áttekintettük azokat a dolgokat, amelyeket figyelembe kell vennie postai szolgáltatásának áttelepítésekor. Ha éppen a migrációs megoldás kiválasztása előtt áll, vagy csak gondolkodik rajta, akkor fontos mindezt figyelembe venni. A Quest migrációs megoldásaival dolgozunk, és készek vagyunk ajánlani ezeket, mint a leghatékonyabbakat a kézi lépések számának csökkentésében és a migráció eredményeként átvitt adatok mennyiségének növelésében.
Ha többet szeretne megtudni a migráció hatékony megközelítéseiről, nyújtson be kérelmet a következő címre: weboldalunkon, vagy egyszerűen hívjon, és további anyagokat is tanulmányozhat az alábbi linkek segítségével:
Forrás: will.com