Az IBM Notes-ről a Microsoft Exchange-re vagy az Office 365-re való migráció számos előnnyel jár a szervezet számára, de magának a migrációs projektnek a megvalósítása ijesztőnek tűnhet, és nem egyértelmű, hogy mivel kellene kezdeni a migrációt. Maga az Exchange nem tartalmaz saját eszközöket a teljes migrációhoz vagy a Notes és Exchange párhuzamos működtetéséhez. Valójában bizonyos migrációs és párhuzamos működtetési feladatokat harmadik féltől származó termékek nélkül nem lehet végrehajtani. Ebben a cikkben bemutatjuk a hét kulcsfontosságú lépést, amelyet a legjobb gyakorlatok és a sikeres migrációs tapasztalataink alapján el kell végezni.
A sikeres migráció a következő lépéseket foglalja magában:
- A migráció előzetes értékelése.
- A Notes és Exchange párhuzamos működtetésének megvalósítása.
- A migráció optimális pontosságának megtervezése.
- A migráció maximális hatékonyságának biztosítása.
- Próba migráció elindítása.
- A migráció időzítésének tervezése, hogy minimalizálja a szervezetre gyakorolt hatást.
- A migráció elindítása és a folyamat nyomon követése.
Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan készülhet fel a migrációra, és hogyan végezheti el azt a Quest két megoldásának segítségével — és . Az alábbiakban néhány részlet.
1. lépés: A migráció előzetes értékelése
A jelenlegi környezet leltározása
Ha úgy döntött, hogy az Exchange megfelelő platform a szervezet számára, akkor át kell költöznie. Először is információt kell gyűjteni a jelenlegi környezetről, leltári információt kell összeállítani azokról az adatokkal kapcsolatban, amelyeket át kíván vinni, meg kell határozni, hogy mit lehet törölni a lemezterület csökkentése érdekében, ki kell számolni a rendelkezésre álló sávszélességet a környezetek között, stb. Az előzetes értékelésnek a következő kérdéseket kell tartalmaznia:
- Hány Notes domain és Domino szerver létezik?
- Hány postaládája van? Mennyiből használatlan?
- Mennyi lemezterületet foglalnak el a fő levelezési fájlok? Mennyit az archívumokban? Mennyi a helyi replikákban?
- Hol találhatók az archívumok?
- Hány felhasználó használ titkosítást? A titkosított tartalmat át kell vinni?
- Hány személyes mappa található a környezetben?
- Milyen felhasználók használnak hivatkozásokat a dokumentumokra? Hány felhasználó kapott hivatkozásokat más felhasználóktól és alkalmazásoktól?
- Mennyi adatot tervez áthelyezni? Például csak az elmúlt fél év adatainak átvitelét szeretné.
- Átkerülnek-e a natív archívumok a személyes Exchange archívumokba vagy *.pst Outlook fájlokba?
- Mik a sávszélességi korlátozások? Mennyi adatot lehet áthelyezni egy
meghatározott időintervallumban? - Mennyi tárolóra lesz szükség a migráció után?
Hogyan hat a migráció az üzletre és a működési folyamatokra?
A projekt alapos megtervezése szükséges a kiesések minimalizálása és a teljesítmény csökkentésének elkerülése érdekében.
Például fontos figyelembe venni a felhasználók közötti delegálást – ha egy felhasználó migrál, de a delegáltja marad az eredeti platformon, ez hogyan befolyásolja a napi munkájukat? Tágabb értelemben figyelembe kell venni, hogy a migrációs projekt hogyan hat minden fontos üzleti folyamata és munkafolyamata a cégnél.
Szintén fontos figyelembe venni a Noteson belüli kritikus kölcsönhatásokat. Például üzenetek kezelésekor fontos elemezni az alkalmazásokat, és figyelembe venni a levelezés útvonalának és az alkalmazások közötti kölcsönhatást, hogy elkerüljük az üzleti folyamatok megszakadását a migráció alatt és után. Kötelező feltenni az alábbi kérdéseket:
- Mely felhasználóknak vannak delegáltjaik, és hogyan befolyásolhatja ezek a kapcsolatok megszakadása az üzleti folyamatokat?
- Mely alkalmazások és üzleti folyamatok kapcsolódnak a levelezési környezethez? Bármilyen kulcsfontosságú integráció az alkalmazás és a levelezőszolgáltatás között, például az engedélyezési folyamat, létfontosságú lesz a migráció tervezése során.
- Mely komponenseket és fontos alkalmazásfunkciókat kell megőrizni?
- Hogyan lehet a platform új funkcióit felhasználni a kívánt funkcionalitás eléréséhez?
- Szükséges-e a nem aktív tartalom archiválása a későbbi tárolás érdekében?
- Szükséges lesz-e bármely alkalmazás újratervezése, hogy helyesen működjön az új környezetben?
- Hogyan fogják mérni a sikert?
A migráció megkezdése előtt meg kell határozni a sikermérés kritériumait. Különösen fontos megérteni, hogy nem érdemes 100%-os adatátvitelt várni. Nem minden Notes elemnek van megfelelője az Exchange-ben (az Active Mail a legszembetűnőbb példa). Ezért a valóság az, hogy nem minden elem fog létezni az Exchange-ben a migráció után. Elérhető és mérhető cél, hogy 95%-os elemet át lehessen vinni a levelező dobozok 95%-ába. Az eredmények mérése és dokumentálása alapvető fontosságú a migráció sikerének biztosítása érdekében, és a valós eredmények csak akkor lehetségesek, ha a migrációs projekt korai szakaszában meghatározták a siker kritériumait.
2. lépés: a Notes és az Exchange egyidejű működésének megállapítása
A legtöbb szervezet számára a migráció egy folyamat, nem pedig egy esemény. Ezért a levelező dobozok migrálásának és az alkalmazások átvitelének a menetrendnek kell alávetnie magát, amely jobban megfelel az üzleti és működési igényeknek, nem pedig technikai követelményeknek.
A párhuzamos működés stratégiájának kidolgozása
A migráció értékének növelése érdekében átfogó párhuzamos működési tervet kell kidolgozni és végrehajtani a migrációs folyamat korai szakaszában. A 'párhuzamos működés' fogalma különböző szervezetek esetében eltérő lehet. Egyes szervezetek aktívan használják a Free/Busy adatokat, míg mások egyáltalán nem élnek ezzel a funkcióval. Vannak, akik a naptári adatok migrálására összpontosítanak, míg mások a teljes felhasználói névjegyzék átvitelének alapos kidolgozására koncentrálnak. Fontos, hogy minden érintett féllel együttműködjünk, hogy tiszta képet kapjunk arról, mi valóban fontos, és segítsünk mindenkinek megérteni a hatékony párhuzamos működési stratégia jelentőségét.
A Notes-ról az Exchange-re és az Office 365-re való áttérés a levelező dobozok és alkalmazások migrálásának egyidejű tervezését igényli. A Notes alkalmazások jelenlegi funkcionalitását minden felhasználó számára fenntartani kell, függetlenül attól, hogy melyik levelező platformon vannak. Mint Exchange-re és Office 365-re váltott felhasználók, hozzáférést kell biztosítaniuk a Notes alkalmazásokhoz a meglévő munkafolyamatok keretében. Ezt a képességet meg kell őrizni, amíg a Notes alkalmazások át nem kerülnek a SharePoint-ra vagy egy másik platformra.
Az alkalmazások egyidejű működése mellett a felhasználók közötti interakciót különböző platformokon a migráció megkezdése előtt kell megvalósítani. Ez magában foglalja az automatikus irányítást és a katalógusok frissítését, a Free/Busy státuszokat és a naptárakat minden felhasználó számára, függetlenül a jelenlegi platformjuktól.
Végül figyelembe kell venni az elektronikus levelezési szolgáltatáson kívül a naptárak és közös erőforrások, például a konferenciatermek együttműködését is. A felhasználóknak lehetőségüknek kell lennie arra, hogy feltöltsék a találkozók ütemezésével kapcsolatos információkat. Ide tartoznak az egyszeri és a rendszeres találkozók is. Legyenek a találkozók megtervezve a migráció előtt vagy a migráció során létrehozva, a naptári adatok pontosságát az egész projekt során biztosítani kell. Garantálni kell, hogy a felhasználók például megváltoztathassák a legközelebbi találkozó helyszínét a rendszeres találkozók közül, vagy törölhetnek egy találkozót anélkül, hogy konfliktusok vagy zűrzavarok keletkeznének a következő találkozókban.
3. lépés: A migráció optimális pontosságának tervezése
A Notes-ról Exchange-re vagy Office 365-re való átállás tervezése számos konkrét különbség megértését igényli a platformok között.
E-mail címek
A Notes adatai általában szabadalmaztatott címeket tartalmaznak, amelyek több helyen is megjelennek: az üzenetek fejlécében, beágyazva az archívumokba, a személyes kapcsolatokba és a megosztott listákba. A migrációs folyamat során ezeket a szabadalmaztatott címeket SMTP-címekké kell frissíteni a teljes funkcionalitás biztosítása érdekében az Exchange környezetben. Sok szervezet azt is előnyben részesíti, hogy a migráció során frissítse az SMTP domént vagy a címzési szabványt. Ha ez érinti a szervezetét, fontos megérteni, hogy némely migrációs megoldás automatikusan frissíti a történelmi SMTP-cím példányait minden felhasználó számára.
Mappa struktúra
Sok szervezetnél a felhasználók a saját levelezőpostafiókjukat és archívumaikat használják, ezért fontos ezeket az adatokat megőrizni. A felhasználók számára a teljes mappastruktúra megtekintésének lehetősége szintén befolyásolja a migráció eredményeként a felhasználói élményt. Fontos olyan megoldásokat és átmeneti folyamatokat találni, amelyek támogatják a mappák és adatszerkezetek integritását.
Helyi replikák és archívumok
A költségek ellenőrzése és az adatmennyiség növekedésének jobb kezelése érdekében sok szervezet kvótákat állít fel a postaládákra. E politikák nem szándékos következménye gyakran a többletarchívumok növekedése és mérete. Ezeket az extra adatforrásokat értékelni kell, és a migrációjuk kérdését figyelembe kell venni a migráció tervezése során. Fel lehet ajánlani a felhasználóknak egy önkiszolgáló komponenst, amely lehetővé teszi számukra, hogy csak a fontos adatokat vigyék át. Az Exchange tároló optimalizálásához ajánljuk a Quest másik termékét - , amely számos hasznos funkciót tartalmaz, például a beágyazott fájlok deduplikációját, amely a Notes-ban a DAOS-nak felel meg.
ACL és delegálás
A hozzáférési vezérlőlisták (ACL) és a delegálás kulcsfontosságú elemei a Notes környezetének működésében, és elengedhetetlenek az integritás védelméhez. Ezért fontos a kapcsolódó jogosultságok és hozzáférési jogok pontos átalakítása az Exchange Server és az Office 365 megfelelő jogainak. Ideális esetben ezt automatikusan kell megvalósítani, ami felgyorsítja a folyamatot és kizárja az emberi hibákat. Az információs eszközök védelmének hatékonyságának fenntartása érdekében az ACL-nek és a delegálás átalakításának egyidejűleg kell megtörténnie a levelezési adatokkal. Néhány szervezet megpróbálja manuálisan vagy szkriptek segítségével kiosztani az ekvivalens jogokat, miután befejeződött az adatok átvitele. Azonban ez a megközelítés negatívan befolyásolhatja a teljesítményt és biztonsági résekhez vezethet a szervezeti adatok védelmében.
Saját Notes tartalom
Ez az Active Mail. Egy másik elterjedt probléma, amikor az IBM Notes migrációja formázott szövegekkel találkozik. Az Exchange és az Office 365 nem támogatja az integrált táblázatokat, gombokat, mentett űrlapokat és más jegyzettartalmakat a Notes-ban. Ennek következtében fel kell készülnie ezen funkciók elveszítésére, vagy befektetnie kell egy migrációs megoldásba, amely képes ezeket az elemeket olyan formátumba alakítani, amely átvihető. Azonnal hozzá kell tennünk, hogy a Quest megoldásai nem konvertálják ezeket, és legfeljebb ezeket a leveleket mellékletként tudják átkonvertálni, hogy a felhasználó később megnyithassa azokat a Notes kliensén keresztül.
Csoportok és személyes névjegyzékek
Sok szervezet széles körben használ nyilvános levelezési listákat belső és
külső kommunikációra. Ezenkívül a Notes felhasználói gyakran fontosnak tartják a személyes címjegyzékekben való üzleti kapcsolattartást. Ezek az adatforrások fontosak az üzleti műveletekhez, és hatékonyan kell őket átalakítani a Microsoft platformra való átállás során. Ennek eredményeként fontos, hogy automatikusan felkészítsük a csoportokat az Active Directory-ba történő migrációra, és hatékonyan konvertáljuk az összes személyes címet, beleértve azokat is, amelyek a felhasználók munkahelyein vannak tárolva.
Interakció a Notes alkalmazásokkal
Az alkalmazások és a levelezési szolgáltatás közötti integrációs pontok, mint például az engedélyezési folyamatok, nagy jelentőséggel bírnak a migráció tervezése és ütemezése során. Az IBM Notes szorosabb integrációt kínál az e-mailek és az alkalmazások között, mint más platformok. Ezek az integrációk mindent magukban foglalhatnak, a egyszerű doclinkektől kezdve a üzleti folyamatokig.
Erőforrások és levelezési adatbázisok
Sok szervezet használ erőforrás-foglalási adatbázisokat, levelezési adatbázisokat és egyéb közös adatbázisokat a Notesban. Ennek eredményeként ezek az adatbázisok fontos szerepet játszanak a szervezet működésében. Az üzletmenet folytonossága és az alkalmazottak termelékenysége érdekében rendkívül fontos figyelembe venni a megközelítést és a megvalósítási határidőket a:
- Célkörnyezetben történő erőforrás-levelező fiókok létrehozása;
- Adatok áttelepítése a foglalási adatbázisból az Exchange-re;
- Biztosítani, hogy mindkét rendszer felhasználói együttműködhessenek és használhassák az erőforrásokat a Notesban és az Exchange-ben.
4. lépés: a migráció maximális hatékonyságának biztosítása
A pontos adatok biztosítása mellett fontos a migráció maximális hatékonyságának biztosítása is, figyelembe véve a szervezet követelményeit. A migráció hatékonysága közvetlenül függ nemcsak a közvetlen költségektől, hanem az üzletre gyakorolt hatás mértékétől is.
A migrációs megoldás architektúrája
A migrációs megoldás hatékonyságára gyakorolt egyik legfontosabb tényező a megoldás architektúrája. Rendkívül fontos, hogy olyan megoldást válasszunk, amely több szálas architektúrával rendelkezik, lehetővé téve, hogy egy migráló szerver egyszerre több felhasználót is kezelhessen. A több szálas architektúra csökkenti a migrációhoz szükséges hardverigényeket, és növeli a migráció sebességét, így drámaian csökkenti a projekt teljes költségét. Ne hagyja magát megtéveszteni az olyan migrációs megoldásokkal, amelyek azt állítják, hogy több szálasok, de valójában csak egy felhasználót migrálnak egyszerre, és további munkaállomások hozzáadását igénylik ahhoz, hogy egyszerre több felhasználót tudjanak áthelyezni. A konfigurációtól és a környezettől függően a valódi több szálas megoldások 30-tól 5000 százalékig hatékonyabbak az Exchange és az Office 365 adatátvitelében.
Migrációs folyamat
A migráció számos lépést foglal magában, és a folyamatoknak a megfelelő időben kell történniük a zökkenőmentes átmenet biztosítása érdekében. Az üzleti zavarok minimalizálása és az átmenet előnyeinek maximalizálása érdekében minden folyamatot integrálni kell, és egy alkalmazásnak kell irányítania, amely időben végrehajthatja a migráció minden lépését.
Rugalmasság és önkiszolgálás
Néhány felhasználónak és osztálynak szüksége lehet eltérésre a migráció standard eljárásától. Például a jogi osztálynak lehetnek eltérő tárolási követelményei, vagy a vezetőknek szükségük lehet a teljes postaláda és az összes archívum áthelyezésére. Ezért fontos olyan rugalmas migrációs megoldást választani, amely lehetővé teszi a migráló csapat számára, hogy könnyen alkalmazkodjon ezekhez a követelményekhez. Az egyik leghatékonyabb módszer e rugalmasság biztosítására az önkiszolgáló lehetőségek alkalmazása a felhasználók egy része számára. Például egyes felhasználóknak megengedheti, hogy további adatokat migráljanak a fő levelezési fájljaikból vagy a helyi adataikból, majd azokat személyes archívumokká alakítsák a szerveren.
5. lépés: próbamigráció elindítása
A kezdeti migráció értékelésének befejezése, a kooperációs stratégia kidolgozása és az optimalizálási tervek meghatározása után rendkívül fontos a stratégia helyességének megerősítése egy vagy több pilóta migráció által.
A próbamutáció célja, hogy ellenőrizze a kidolgozott eljárásokat és észlelje azokat a problémákat, amelyek a teljes migráció megkezdése után felmerülhetnek, lehetővé téve, hogy ezeket megoldják, mielőtt megkezdenék a tényleges migrációt. Ennek eredményeként problémákra kell számítani, sőt, akár üdvözölni is kell azokat a próbamutáció során.
A próbamutáció terjedelmének meghatározása
A próbamutációnak elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy reprezentatív adatmintát gyűjtsön, és válaszoljon a háborús migráció során felmerülő megfelelő kérdésekre. Ha több ezer postaládát migrál, a minta elegendő kell legyen. Nagyon nagy migrációk esetén a százalékos arány lehet kisebb.
Adatok és rendszerek kiválasztása
A próbamutáció során fontos, hogy harci adatokat és harci rendszereket használjunk. Ennek több okból is kiemelt jelentősége van:
- Meg kell értenie, hogyan fog viselkedni a harci környezet. A szintetikus módon létrehozott környezet nem lesz reprezentatív a harci környezetre.
- További adatokat kaphat titkosított üzenetekről, üzenettípusok előfordulásának gyakoriságáról, amelyek nem találhatóak meg az Exchange-ben, és a tárolási követelményekről adatminta alapján.
Elvárások megállapítása
A próbamutáció folyamata kiváló lehetőséget biztosít a projekt sikerkritériumainak ellenőrzésére és az elvárások kalibrálására a hátralévő migrációra vonatkozóan. Ha szükségesek kiigazítások, azokat dokumentálni kell és figyelembe kell venni a harci migráció során.
6. lépés: a migráció időzítésének tervezése a szervezetre gyakorolt hatás minimalizálása érdekében
Felhasználók csoportosítása
A felhasználók és a szervezet általános hatásainak minimalizálása érdekében egyidejűleg kell migrálnia azokat a felhasználókat, akik együtt dolgoznak. Ezeknek a csoportoknak a létrehozásakor figyelembe kell venni a delegálást. Keressen olyan megoldást, amely képes ajánlani migrációs gyűjteményeket a felhasználói kapcsolatok adatainak alapján az alapértelmezett környezetben.
A migráció időtartama
A migrációs csoportok befejezése után feltétlenül tüntesse fel az ütemezésben a migráció időpontját, amikor
A felhasználókra gyakorolt hatás minimális. Ez időablakot jelent a migráció megtervezésére, hogy elkerüljük a munkaidőben történő migrációt, a hónap végén, vagy műszaki karbantartással összefüggésben. Például az értékesítési csapatok valószínűleg nem kellene közel a negyedév végéhez migrálniuk, míg a könyvelési és jogi osztályoknak biztosan szigorú határidőik lesznek a migrációjukra.
7. lépés: a migráció elindítása és előrehaladásának nyomon követése
A tesztelt megoldások birtokában a migrációs folyamatok rutinszerű eseménnyé kell váljanak. Valószínűleg apró igazítások történnek a folyamat során, hogy figyelembe vegyék a különböző csoportok igényeit. Gondos nyomon követés továbbra is szükséges annak biztosításához, hogy minden váratlan körülményt figyelembe vegyenek a tervezés és a tesztelési fázis során. Ennek ellenére a folyamatnak egyre inkább automatizálttá kell válnia. A harci migrációk ütemezése fontos, és ezt dokumentálni és a szervezet minden szintjére kommunikálni kell, hogy biztosítsuk az elvárások teljesülését. A nyomon követés és a visszajelzés a sikeres migráció kulcselemei maradnak az egész folyamat során.
Zárás
Beszéltünk arról, amire figyelni kell a levelezési szolgáltatás migrálásakor. Ha éppen most választ megoldást a migrációhoz, vagy csak most gondolkodik rajta, fontos, hogy ezeket mind figyelembe vegye. Mi a Quest migrációs megoldásaival dolgozunk, és hajlandók vagyunk ezeket a leghatékonyabbnak ajánlani a kézi műveletek csökkentése és a migrációval átvitt adatok mennyiségének növelése érdekében.
Ha többet szeretne megtudni a hatékony migrációs megközelítésekről, kérjük, hagyjon megkeresést a weboldalunkon, vagy egyszerűen hívjon minket, valamint további anyagokat is tanulmányozhat az alábbi linkeken:
Forrás: habr.com
