Az kész ERP rendszerek bevezetése során a cégek 53%-a , amelyek a vállalati folyamatok és szervezeti megközelítések átalakítását igénylik, és 44%-uk súlyos technikai problémákkal találkozik. Cikkek sorozatában részletezzük, hogy mi az ERP rendszer, miben előnyös, hogyan lehet meghatározni a bevezetés szükségességét, mit kell tudni a szolgáltató kiválasztásakor, és hogyan lehet bevezetni azt.
Az ERP rendszer fogalma az Egyesült Államokból származik, és szó szerint vállalati erőforrás-tervezésre utal – Enterprise Resource Planning. Tudományos szempontból így hangzik: "Az ERP egy olyan szervezeti integrációs stratégia, amely a termelés és a működés, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzügyi menedzsment és az eszközkezelés területén irányul, a vállalati erőforrások folyamatos kiegyensúlyozására és optimalizálására, amelyet egy speciális integrált alkalmazáscsomag biztosít, amely közös adat- és folyamatmodellt nyújt minden tevékenységi területhez."
Minden szolgáltató saját megközelítésben értelmezi a fejlesztett rendszerét, annak irányultsága és a megoldandó feladatok alapján. Például egy ERP rendszer jobban megfelelhet a kiskereskedelem számára, de nem alkalmas egy olajfinomítóhoz. Ráadásul minden vállalat és az azon dolgozó munkavállaló másként képzeli el a platformot, attól függően, hogy mely részével találkoznak a munkájuk során.
Lényegében az ERP egy információs rendszer, amely irányítja a vállalat összes üzleti folyamatát és erőforrását egy közös adatbázis alapján.
Mire van szükség az ERP rendszerre
Mint bármely információs rendszer, az ERP is adatokkal dolgozik. Minden munkavállaló és osztály folyamatosan készít száz megabájt információt. Egy kis szervezet vezetője közvetlen hozzáféréssel bír minden információhoz, és van ideje a folyamatok nyomon követésére. Ha egy nagy mennyiségű adat egy vagy két üzleti folyamat keretében keletkezik, a vezetőnek elegendő digitalizálnia ezeket célzott IT megoldásokkal. Általában a szervezetek könyvelési szoftvert, például CRM-et vásárolnak.
A cég növekedésével azok a különálló folyamatok, amelyeket korábban minimális időráfordítással irányítottak, nagy mennyiségű információvá alakulnak. Más üzleti folyamatokkal együtt a szétszórt információs áramlások óriási adminisztratív stábot igényelnek az összevonásukhoz és elemzésükhöz. Ezért az ERP rendszer nemcsak a kis, hanem a közepes és nagyvállalatok számára is szükséges.
Hogyan érthetjük meg, hogy a cégnek ERP rendszerre van szüksége
A megrendelőink tipikus története a következőképpen néz ki. Valamikor nyilvánvalóvá válik, hogy minden alapvető folyamat automatizált, de a munka hatékonysága nem nő.
Kiderül, hogy minden folyamat a saját különálló információs rendszerében található. Az összekapcsolás érdekében a munkatársak manuálisan vigyáznak az adatok bevitelére minden rendszerbe, majd a vezetőség manuálisan gyűjti össze a megismételt adatokat a vállalat teljes tevékenységének elemzéséhez. Elvileg ez a munka mechanikájának a hatékonysága egy bizonyos pontig fenntartható. A legfontosabb dolog az, hogy meghatározzuk a maximális hatékonyság elérésének pillanatát, még azelőtt, hogy az bekövetkezne, és ne akkor, amikor a folyamatok mechanikáját sürgősen meg kell változtatni.
Egyik információs rendszer sem fog soha jelezni, hogy elérkezett az a pillanat, amikor a cég elérte azt a szintet, amikor ERP rendszerre van szüksége. A globális tapasztalat négy alapvető jelet mutat, amelyek segíthetnek ezt felismerni:
Az adatok, amelyekre megalapozott vezetői döntésekhez szükség van, már nem elegendőek.
Bármilyen döntés az üzletben következményekkel jár, amelyek végül pénzügyi veszteségekhez vagy éppen ellenkezőleg, bevételekhez vezetnek. A döntés minősége attól függ, hogy milyen információn alapul. Ha az adatok elavultak, hiányosak vagy helytelenek, a döntés helytelen vagy kiegyensúlyozatlan lesz.
A ellentmondó információk fő okai:
kritikus fontosságú információk szétszórva találhatók különböző munkatársak és részlegek között;
hiányoznak az adatok gyűjtésére vonatkozó szabályzatok;
az információkat különböző szerepköröket betöltő munkatársak gyűjtik különböző időpontokban.
Ha rendelkezik olyan ERP-platformmal, amely megfelel az Ön üzleti folyamatainak, akkor központosíthatja az összes adatot. Minden információt egy rendszeren belül, valós időben hoz létre minden munkatárs és osztály. Ez azt jelenti, hogy a szükséges adatok, amelyekre Önnek és másoknak is szüksége lehet a cégben, mindig a lehető legpontosabbak és legfrissebbek.
Az IT rendszerek közötti integráció hiánya munkahelyi zűrzavart okoz, és hátráltatja a cég növekedését.
Minden IT rendszer saját adatformátumra vonatkozó követelményekkel rendelkezik, különböző időpontokban és különböző technológiák, elvek és programozási nyelvek alapján készült. Ez hatással van az alkalmazottak munkájára, akik olyan, mintha különböző nyelveken kommunikálnának, valamint a kapcsolattartás sebességére.
Az ERP rendszer egyesíti az egyes funkciókat egy integrált és érthető térben. Az ERP rendszer fordítóként működik, amely több programozási nyelven beszél, hogy biztosítsa a közös munkát és a koherenciát.
Az ügyfelei elégedetlenek a szolgáltatással.
Ha az ügyfelek panaszokat tesznek vagy távoznak, érdemes elgondolkodni a hatékonyságon. Ez kapcsolódik a kereslet és a kínálat közötti eltéréshez, késlekedő szállítmányokhoz, lassú szolgáltatásához vagy egyszerűen ahhoz az általános érzéshez, hogy a cégnek nincsenek erőforrásai vagy ideje, hogy foglalkozzon minden ügyféllel.
Amikor a vállalkozás közepes vagy nagy szintre nő, az ERP az elégedetlen ügyfeleket lojálisakká alakítja. Az ügyfelek kezdenek javulást érezni a szolgáltatásban, és a vállalattal együtt élik át a változásokat.
Elavult rendszereket használ.
A következő szerint A Veeam 2020-as Adatvédelmi Trendek Jelentése szerint a digitális átalakulás legfőbb akadálya az elavult technológia. Ha a cég még mindig manuális bevitel vagy papíralapú dokumentumok rendszereivel dolgozik, akkor a posztpandémiai időszakban biztosan lemarad.
Ezenkívül az IT rendszerek a cégnél lehetnek viszonylag korszerűek, de dezintegáltak. Ebben az esetben minden osztály a saját információs bunkerét építi, amelyből az adatok adagolva vagy helytelenül kerülnek ki. Ha az egyes rendszerek integrálása rendkívül költséges vagy lehetetlen, akkor szükséges azokat egyetlen ERP rendszerre cserélni.
Milyen előnyöket nyújt az ERP rendszer a vállalkozásnak?
Az ERP rendszer egy olyan termék, amelyet a cég a saját költségén szerez be. A bevezetését beruházásként kezelik, amelynek nyereséget kell hoznia. Egyetlen ERP rendszer gyártója sem garantálja, hogy a cég bevétele növekedni fog. Ez nemcsak az ERP rendszerekre vonatkozik, hanem bármely IT megoldásra is. Mindazonáltal az összes bevezetési előny közvetetten hat a nyereségre:
IT rendszerek költségmegtakarítása
Ahelyett, hogy forrást pazarolnánk több különálló rendszerre, amelyek mindegyike speciális támogatást, infrastruktúrát, licenszeket és dolgozói képzést igényel, az összes kiadást egy ERP platformra összpontosíthatjuk. Ez modulokból áll, amelyek a különálló rendszereket integrált alkotásokra cserélik.
Ha az ERP rendszert az adott cég igényeihez mérten fejlesztjük, akkor be lehet építeni olyan külső rendszereket és szolgáltatásokat, amelyek kényelmesen használhatóak a vállalkozási partnerek, szolgáltatók, ügyfelek és egyéb ellenfelek számára.
Teljes átláthatóság
Az ERP a vezetőség számára biztosítja a teljes hozzáférést bármely üzleti folyamat minden részlegéhez, 24/7. Például naponta nyomon lehet követni a készleteket, beleértve a tervezett szállítmányokat és a folyamatban lévő szállítmányokat. A készletmennyiségek teljes képének birtokában pontosabban lehet kontrollálni a forgótőke alakulását.
Jelentésautomatizálás és erőteljes tervezés
Az ERP egységes, egységesített jelentési rendszert hoz létre minden folyamat számára. Automatikusan generál hasznos jelentéseket és elemzéseket bármikor. Így a vezetőségnek nem kell manuálisan gyűjtenie az Excel táblázatokat és az e-maileket.
Így a platform időt szabadít fel a stratégiai tervezéshez, a magasabb szintű elemzéshez és az osztályok mutatóinak összehasonlításához. Az ERP rendszer segít azoknak a trendeknek a felfedezésében, amelyeket korábban nem észleltek, és még csak esélyük sem volt észrevenni.
Hatékonyság növekedése
Az ERP önmagában nem csodaszer. Fontos nemcsak a vállalkozás sajátosságainak megfelelő alkalmazás, hanem a helyes bevezetés is. A 315 kész ERP rendszer szállító közül a sikeres bevezetési arány, amely csak részleges volt, iparágtól függően 25-41 százalékra tehető. A megfelelő ERP jelentősen csökkenti az idő- és energiaigényt a rutinfeladatok tekintetében.
Ügyfélszolgálat
Az ügyfélszolgálat az üzlet kulcsfontosságú része. Az ERP rendszer áthelyezi a munkatársak figyelmét az ügyféljegyzékek vezetéséről az ügyfelekkel való kapcsolatok kiépítésére és fenntartására.
A statisztikák szerint az ügyfelek 84 százaléka a cégben, ha nem kapnak elegendő választ a megkereséseikre. Az ERP rendszer minden szükséges információt és az ügyfél történetét azonnal rendelkezésre bocsátja. Ezáltal a munkatársak nem bürokráciával foglalkoznak, hanem az ügyfelek vonzásával és megtartásával. Az ügyfelek érzik a bevezetés előnyeit, anélkül hogy tudnának a változásokról a cégnél.
Adatvédelem
Alig létezik olyan információs rendszer, amely garantálni tudná az adatok teljes biztonságát. Az ügyfelek és munkatársak személyes adatai, e-mailek, szellemi tulajdon, pénzügyi adatok, számlák, szerződések – minél több rendszer dolgozza fel ezt az információt, annál nehezebb nyomon követni a kockázatokat. Az ERP rendszer egységes hozzáférési, bevitel és kiadás szabványokat vezet be, valamint központosított információtárolást biztosít.
Ugyanakkor minél nagyobb a piaci részesedése az elkészült ERP rendszereknek, annál gyakrabban esnek hacker támadások alá. Előnyösebb lenne saját ERP rendszer fejlesztése, amelynek kódalapjához csak Ön férhet hozzá. Ha az ERP rendszert a saját vállalata számára a nulláról fejlesztették ki, a hackerek nem tudják majd megkeresni a rendszer másolatait, hogy előzetesen ellenőrizzék a sebezhetőségeit.
A közös munka termelékenysége
Gyakran az osztályok vagy munkatársak közötti együttműködés iránti érdeklődés csökken, mivel az adatok átvitele sok rutin folyamatot igényel, vagy a vállalat pszichológiai klímája miatt. Az egységes rendszer automatizálja az információkhoz való hozzáférést, megszünteti az emberi tényező negatív tapasztalatait és felgyorsítja a kommunikációt a cégen belül.
Egységes üzleti folyamatok
A kész ERP rendszerek a legjobb iparági gyakorlatok szerint készülnek. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy standardizálják saját folyamataikat.
A gyakorlatban azonban a vállalatnak nehéz választania kell: vagy hosszadalmas és költséges beállításokat és módosításokat végez az ERP rendszerén a vállalat követelményeihez, vagy fájdalmasan alkalmazkodik a saját üzleti folyamataival az ERP rendszer standard követelményeihez.
Van egy harmadik út: eredetileg a saját üzleti folyamataihoz fejleszteni a rendszert.
Skálázhatóság
Bármilyen ügyfélbővítést, új piacokra lépést, új folyamatok, osztályok vagy termékek bevezetését, vagy egyéb üzleti bővítést végez, a megfelelő ERP-szolgáltató kiválasztásával az ERP-platform alkalmazkodik a változásokhoz.
Mivel az ERP-rendszert a cég minden folyamatába integrálják, az előnyök listája a specifikációktól függően bővülhet. A piacon számos kész megoldás létezik, amelyek a vásárlókat előfizetések, frissítési sebességek és támogatási lehetőségek keretei közé szorítják, egyetlen szolgáltató zárt funkcionalitása és architektúrája szerint. Csak a saját ERP-rendszer fejlesztése nyújt maximális lehetőségeket korlátozások nélkül.
Arról, hogy hogyan válasszon ERP-rendszer gyártót, milyen kérdéseket tegyen fel neki, hogy ne veszítsen el pénzt, és mit érdemes figyelembe venni a bevezetés tervezésekor, a következő cikkekben olvashat.
Forrás: habr.com
