A kész ERP rendszerek bevezetésekor a cégek 53%-a komoly kihívások, amelyek megváltoztatják az üzleti folyamatokat és a szervezeti megközelítéseket, és a vállalatok 44%-a jelentős technikai problémákkal szembesül. Cikksorozatunkban elmagyarázzuk, mi is az ERP rendszer, hogyan előnyös, hogyan határozható meg a megvalósítás szükségessége, mit kell tudni a platformszolgáltató kiválasztásánál, és hogyan kell megvalósítani.
Az ERP-rendszer fogalma az USA-ból származik, és szó szerint vállalati erőforrás-tervezésnek – Enterprise Resource Planningnek – fordítják. Akadémiailag ez így néz ki: „Az ERP egy szervezeti stratégia a termelés és a működés, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzügyi menedzsment és a vagyonkezelés integrálására, amely a vállalati erőforrások folyamatos kiegyensúlyozására és optimalizálására összpontosít egy speciális, integrált szoftvercsomagon (szoftveren) keresztül. közös adatmodellt és folyamatokat biztosít minden tevékenységi terület számára."
Minden beszállító a maga módján, fókusza és megoldandó feladatai alapján értheti meg az általa kidolgozott rendszert. Például egy ERP rendszer alkalmasabb kiskereskedelemre, de nem alkalmas olajfinomítóra. Sőt, minden cég és alkalmazottja, aki használja a platformot, másképp képzeli el azt, attól függően, hogy a munkája során milyen részbe kerül.
Az ERP lényegében egy olyan információs rendszer, amely az összes üzleti folyamatot és vállalati erőforrást egyetlen adatbázison keresztül kezeli.
Miért van szükség ERP rendszerre?
Mint minden információs rendszer, az ERP is adatokkal dolgozik. Minden alkalmazott és részleg folyamatosan több száz megabájtnyi információt hoz létre. Egy kis szervezetben a menedzsernek közvetlen hozzáférése van minden információhoz és ideje a folyamatok figyelésére. Ha egy-két üzleti folyamat keretében nagy mennyiségű adat jön létre, akkor azt a vezetőnek csak célzott informatikai megoldásokkal kell digitalizálnia. Általában egy szervezet könyvelési szoftvert és például CRM-et vásárol.
A vállalat növekedésével azok az egyedi folyamatok, amelyek kezelése korábban minimális időt vett igénybe, nagy mennyiségű információvá alakul át. Más üzleti folyamatokkal együtt az eltérő információáramlásokhoz hatalmas adminisztratív személyzetre van szükség, hogy kombinálják és elemezzék őket. Ezért az ERP rendszert nem a kis-, hanem a közép- és nagyvállalatok igénylik.
Hogyan érthető meg, hogy egy vállalatnak ERP rendszerre van szüksége
Ügyfeleink tipikus története így hangzik. Egy ponton világossá válik, hogy minden fő folyamat automatizált, és a munka hatékonysága nem növekszik.
Kiderül, hogy minden folyamat a saját külön információs rendszerében található. Összekapcsolásukhoz az alkalmazottak manuálisan írják be az adatokat az egyes rendszerekbe, majd a menedzsment manuálisan összegyűjti a duplikált adatokat, hogy elemezze a teljes vállalat tevékenységét. Elvileg az ilyen munkamechanika egy bizonyos pontig produktív. A fő dolog az, hogy meghatározzuk a maximális hatékonyság elérésének pillanatát, mielőtt ez bekövetkezne, és nem akkor, amikor szükség van a folyamatok mechanizmusainak megváltoztatására vészhelyzetben.
Soha egyik információs rendszer sem fog beszámolni arról, hogy eljött a pillanat, amikor a vállalat arra a szintre nőtt, ahol ERP rendszerre van szükség. A világ tapasztalatai 4 fő jelet mutatnak, amelyek lehetővé teszik ennek megértését:
Nincs elegendő adat a megalapozott vezetői döntés meghozatalához.
Bármilyen üzleti döntésnek olyan következményei vannak, amelyek végső soron anyagi veszteségeket, vagy éppen ellenkezőleg, bevételt eredményeznek. A döntés minősége a döntés alapjául szolgáló információktól függ. Ha az adatok elavultak, hiányosak vagy hibásak, a döntés hibás vagy kiegyensúlyozatlan lesz.
Az információk következetlenségének fő okai:
-
a kritikus információk szétszórva vannak az egyes alkalmazottak és osztályok között;
-
nincs előírás az adatgyűjtésre;
-
Az információkat különböző szerepkörrel és időpontokban gyűjtik be a munkatársak.
Az üzleti folyamatokhoz illeszkedő ERP-platform segítségével az összes adatot központosíthatja. Az összes információt minden alkalmazott és osztály egyetlen rendszerben, valós időben hozza létre. Ez azt jelenti, hogy azok az adatok, amelyekre Önnek és a cég többi tagjának szüksége lehet, mindig a lehető legpontosabb és legfrissebb.
Az informatikai rendszerek közötti integráció hiánya működési hibákhoz vezet, és gátolja a vállalat növekedését.
Minden informatikai rendszernek megvannak a maga követelményei az adatformátumra vonatkozóan, amelyeket különböző időpontokban építettek ki, és különböző technológiákat, elveket és programozási nyelveket használnak. Ez tükröződik a különböző nyelveken interakcióba lépő alkalmazottak munkájában és az interakció sebességében.
Az ERP rendszer az egyes funkciókat egyetlen integrált és könnyen érthető térben egyesíti. Az ERP rendszer fordítóként működik, több programozási nyelven beszél az együttműködés és a következetesség érdekében.
Ügyfelei elégedetlenek a szolgáltatással.
Ha az ügyfelek panaszkodnak vagy távoznak, gondoljon a hatékonyságra. Ennek oka a kínálatot felülmúló kereslet, a késedelmes szállítás, a lassú kiszolgálás, vagy csak az az általános érzés, hogy a vállalkozásnak nincs erőforrása vagy ideje minden ügyfélről gondoskodni.
Amikor egy vállalkozás közepes vagy nagy méretűvé nőtt, az ERP az elégedetlen ügyfeleket hűségessé változtatja. Az ügyfelek kezdik érezni a szolgáltatás javulását, és a vállalattal együtt tapasztalják a változásokat.
Ön elavult rendszereket használ.
Szerint A Veeam 2020 Data Protection Trends Report szerint a digitális üzleti átalakulás fő akadálya az elavult technológiák. Ha egy cég még mindig kézi beviteli rendszerekkel vagy papíralapú dokumentumokkal dolgozik, akkor a járvány utáni időszakban ez biztosan lemarad.
Ráadásul egy vállalat informatikai rendszere meglehetősen modern, de szétesett. Ebben az esetben minden osztály létrehozza a saját információs bunkerét, amelyből az adatok adagokban vagy hibásan kerülnek ki. Ha az egyes rendszerek integrálása rendkívül költséges vagy lehetetlen, akkor ezeket egységes ERP rendszerre kell cserélni.
Milyen előnyökkel jár az ERP rendszer egy vállalkozás számára?
Az ERP rendszer olyan termék, amelyet a vállalat saját költségén vásárol meg. Megvalósítását befektetésnek tekintik, amelynek nyereséget kell hoznia. Egyetlen ERP-rendszergyártó sem garantálja, hogy ez bevételnövekedést hoz a vállalat számára. És ez nem csak az ERP-rendszerekre vonatkozik, hanem minden informatikai megoldásra is. A megvalósítás összes előnye azonban közvetetten befolyásolja a nyereséget:
Megtakarítás az informatikai rendszereken
Ahelyett, hogy több különböző rendszerre költene erőforrásokat, amelyek mindegyike speciális támogatást, infrastruktúrát, licenceket és alkalmazottak képzését igényel, az összes költséget egyetlen ERP-platformra összpontosíthatja. Modulokból áll, amelyek a különböző rendszereket integrált részekkel helyettesítik.
Ha egy ERP-rendszert a nulláról fejlesztenek ki egy adott vállalat igényeinek kielégítésére, akkor az magában foglalhat harmadik féltől származó rendszereket és szolgáltatásokat, amelyekkel kényelmesen dolgozhatnak az üzleti partnerek, beszállítók, ügyfelek és más partnerek.
Teljes átláthatóság
Az ERP a hét minden napján, 24 órában teljes hozzáférést biztosít a menedzsment számára bármely részleg minden üzleti folyamatához. Például napi rendszerességgel nyomon követheti a készletet, beleértve a tervezett és a szállítás alatti szállításokat is. A készletszintekről való teljes kép lehetővé teszi a forgótőke pontosabb ellenőrzését.
Automatizált jelentések és hatékony tervezés
Az ERP egyetlen, egységes jelentési rendszert hoz létre minden folyamat számára. Bármikor automatikusan generál hasznos jelentéseket és elemzéseket. Ezzel a menedzsmentnek nem kell manuálisan gyűjtenie a táblázatokat és a leveleket.
Így a platform időt szabadít fel a stratégiai tervezésre, az osztályok teljesítményének jobb elemzésére és összehasonlítására. Egy ERP rendszer segít megtalálni az elemzésben azokat a trendeket, amelyeket korábban nem vettek észre, és nem is volt lehetőség észrevenni.
A hatékonyság növekedése
Az ERP önmagában nem csodaszer. Fontos, hogy ne csak megfeleljen az üzlet sajátosságainak, hanem annak helyes végrehajtása is. Alapján A 315 kész ERP-rendszer szolgáltatónál a csak részben sikeres implementációk arányát iparágtól függően 25-41 százalékra becsülték. A megfelelő ERP jelentősen csökkenti a rutinmunkára fordított időt és erőfeszítést.
Обслуживание клиентов
Az ügyfélszolgálat az üzlet kulcsfontosságú része. Az ERP rendszer áthelyezi az alkalmazottak figyelmét az ügyfélnyilvántartások vezetéséről az ügyfelekkel való kapcsolatok kialakítására és fenntartására.
A statisztikák azt mutatják, hogy az ügyfelek 84 százaléka a cégben, ha nem kapnak elegendő választ a megkeresésekre. Az ERP a kapcsolatfelvétel pillanatában minden szükséges információt és ügyféltörténetet biztosít az alkalmazottnak. Ezzel a dolgozók nem a bürokráciával, hanem az ügyfelek vonzásával és megtartásával foglalkoznak. Megvalósításának előnyeit az ügyfelek anélkül is érzik, hogy tudnának a vállalaton belüli változásokról.
Adat védelem
Aligha létezik olyan információs rendszer, amely abszolút garanciát nyújthatna az adatbiztonságra. Ügyfelek és alkalmazottak személyes adatai, e-mailek, szellemi tulajdon, pénzügyi adatok, számlák, szerződések – minél több rendszer dolgozza fel ezeket az információkat, annál nehezebb a kockázatok követése. Az ERP rendszer egységes szabványokat vezet be a hozzáférésre, az adatbevitelre és -kimenetre, valamint az információk központosított tárolására vonatkozóan.
Azonban minél nagyobb piaci részesedése van egy kész ERP-rendszernek, annál gyakrabban éri hackertámadások. Célszerű lenne saját ERP rendszert fejleszteni, amelynek kódbázisához csak Ön férhet hozzá. Ha cége ERP-rendszerét a semmiből fejlesztik, a hackerek nem fogják tudni megtalálni a rendszer másolatait, hogy először teszteljék a biztonsági réseket.
Együttműködési termelékenység
A részlegek vagy alkalmazottak közötti együttműködés iránti érdeklődés gyakran elenyészik, mert az adatátvitel sok rutinműveletet igényel, vagy a vállalat pszichológiai légköre miatt. Az egységes rendszer automatizálja az információhoz való hozzáférést, kiküszöböli az emberi tényező negatív tapasztalatait és felgyorsítja a vállalaton belüli kommunikációt.
Egységes üzleti folyamatok
Az előre elkészített ERP-rendszereket az iparág legjobb gyakorlatainak megfelelően fejlesztik. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy szabványosítsák saját folyamataikat.
A valóságban azonban egy vállalkozásnak nehéz döntést kell hoznia: vagy hosszú és költséges időbe telik az ERP rendszer beállítása és módosítása, hogy megfeleljen a vállalati szabványoknak, vagy fájdalmas a saját üzleti folyamatait a vállalati elvárásokhoz igazítani. az ERP rendszer szabványai.
Létezik egy harmadik út is - a rendszer kezdetben fejlesztése saját üzleti folyamataihoz.
Méretezhetőség
Akár vevőkörét bővíti, akár új piacokra terjeszkedik, új folyamatokat, részlegeket vagy termékeket vezet be, vagy más módon bővíti vállalkozását, a megfelelő szállítóval az Ön ERP-platformja képes alkalmazkodni a változásokhoz.
Mivel az ERP rendszert a vállalat minden folyamatába beépítik, az előnyök listája a sajátosságoktól függően bővülhet. Több tucat és száz olyan kész megoldást fejlesztettek ki a piacon, amelyek az előfizetések, a frissítések és a támogatás gyorsaságának, a zárt funkcionalitásnak és az architektúrának - egyetlen szállító keretein belül - kényszerítik a vásárlókat. Csak a saját ERP-rendszer fejlesztése nyújt maximális lehetőségeket korlátok nélkül.
Olvassa el a következő cikkeket, hogy megtudja, hogyan válasszon ERP-rendszer gyártót, milyen kérdéseket tegyen fel, hogy ne veszítsen pénzt, és mit vegyen figyelembe a megvalósítás tervezése során.
Forrás: will.com