Az elektronikus dokumentumkezelés témájának népszerűsége ellenére az orosz bankokban és általában a pénzügyi szektorban a tranzakciók többsége a régi módon, papíron történik. És itt nem annyira a bankok és ügyfeleik konzervativizmusa a lényeg, hanem a megfelelő szoftverek hiánya a piacon.
Minél összetettebb a tranzakció, annál kevésbé valószínű, hogy az EDI keretein belül valósul meg. Például egy lízingügylet összetett abból a szempontból, hogy legalább három fél – a bank, a lízingbevevő és a szállító – részt vesz benne. Gyakran kezes és zálogköteles is jár hozzájuk. Úgy döntöttünk, hogy az ilyen tranzakciók teljesen digitalizálhatók, ezért létrehoztuk az E-Leasing rendszert - az első olyan szolgáltatást Oroszországban, amely teljes mértékben biztosítja az EDI-t ilyen esetekben. Ennek eredményeként 2019. július elején az összes lízingügylet 37%-a az E-Lízingen keresztül zajlott. A vágás alatt az E-Lízinget funkcionalitás és műszaki megvalósítás szempontjából elemezzük.
A rendszer fejlesztését 2017 elején kezdtük meg. A legnehezebb az indulás volt: a termék követelményeinek megfogalmazása, az ötletek konkrét műszaki specifikációkká való átalakítása. A következő lépés a vállalkozó keresése. Műszaki specifikációk elkészítése, egyeztetések – mindez körülbelül négy hónapig tartott. Újabb négy hónappal később, 2017 novemberében megjelent a rendszer első kiadása, ami elég gyors egy ilyen ambiciózus projekthez képest. Az E-Lízing első változata a dokumentumok bekérésére és aláírására szolgált – nem csak a főbb dokumentumokat, hanem a kezességvállalási szerződést és egyéb kiegészítő megállapodásokat is, amelyek a lízingszerződés keretében történő munkavégzés során szükségesek lehetnek. 2018 márciusában a monitoring részeként hozzáadtuk a dokumentumok lekérését, ugyanezen év júliusában pedig az elektronikus számlaküldést.
Hogyan működik az e-lízing?
A rendszer fejlesztését 2017 elején kezdtük meg. A teljes út a termék követelményeinek megfogalmazásától a kivitelező kiválasztásáig és az első kiadás megjelenéséig kevesebb mint egy évig tartott – novemberben diplomáztunk.
A partnerek dokumentumcsomag-igénylése a Corus SQL adatbázison és a Microsoft Dynamics NAV 2009-en alapuló üzleti rendszerünkből történik. Minden dokumentumot, amelyet a résztvevők a tranzakció részeként adtak át, szintén oda küldünk tárolásra. A Frontend egy e-lízing portál, amely lehetővé teszi a beszállítók és ügyfelek számára, hogy dokumentumokat kérjenek, töltsenek le, kinyomtassanak és aláírják azokat az ECES (továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás) használatával.
Most nézzük meg részletesebben a rendszer működését a fenti ábra szerint.
Kérést generál az „Ügyfélkártya” vagy a „Projekt” entitás. A kérés elküldésekor rekordok generálódnak a kéréstáblázatban. Tartalmazza a kérés leírását és a paramétereket. A kódegység objektum felelős a kérés létrehozásáért. Létrejön egy bejegyzés a táblázatban Kész állapottal, ami azt jelenti, hogy a kérés készen áll az elküldésre. A kérelem táblázat tartalmazza a kérelem törzsének leírását. Minden kért dokumentum a dokumentumtáblázatban található. Dokumentum igénylésekor az „EDS Status” mező „Kérelmezett”-re van állítva.
Az SQL-ügynökön futó CORUS-kiszolgálón lévő jobok a Ready állapotú rekordokat figyelik a lekérdezési táblában. Ha ilyen rekordot talál, a feladat kérést küld az E-Leasing portálnak. Ha az elküldés sikeres volt, a bejegyzést a táblázatban Válaszolt állapottal, ha nem, akkor Hiba állapottal jelöljük. A válasz eredményét különböző táblázatokban rögzítjük: a szerver válaszkódját és a hibaleírást, ha a kérést nem lehetett elküldeni, egy táblázatban; a választörzset leíró rekordok - egy másikba, a harmadikba pedig - a kérés eredményeként kapott fájlokat tartalmazó rekordok, az Állapot mezőben Létrehozás értékkel, a Vizsgálati állapot mezőben a Check értékkel. Ezenkívül a feladat figyeli az E-Leasing portál eseményeit, és lekérdezéseket generál lekérdezési táblákban, amelyeket maga dolgoz fel.
Egy másik feladat figyeli a fogadott dokumentumok táblázatában a Létrehozás értékkel rendelkező bejegyzéseket az Állapot mezőben, és az Ellenőrzött értéket a Szkennelés állapota mezőben. A feladat 10 percenként fut le. A víruskereső felelős a Vizsgálat állapota mezőért, és ha a vizsgálat sikeres volt, a Verified értéket rögzíti. Ez a funkció az információbiztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódik. A kódegység objektum felelős a rekordok feldolgozásáért. Ha az elfogadott bizonylatok táblájában szereplő bejegyzés feldolgozása sikeres volt, akkor azt az Állapot mezőben Sikeres értékkel jelöljük, és a bizonylattáblázatban az „EDS állapot” mezőben a kért bizonylat „Beérkezett” státuszt kap. Ha az elfogadott bizonylatok táblázatában egy bejegyzést nem lehetett feldolgozni, akkor azt az Állapot mezőben Sikertelen értékkel jelöljük, a „Hiba szövege” mezőbe pedig a hiba leírását írjuk. Semmi sem változik a dokumentumtáblázatban.
A harmadik feladat figyeli a dokumentumtábla összes olyan rekordját, amelynek állapota nem üres vagy „Elfogadva”. A feladat naponta egyszer 23:30-kor fut, és visszahív minden olyan szerződéses dokumentációt, amelyet az adott napon nem írtak alá. A feladat kérelmet generál a szerződéses dokumentáció törlésére a kérelem- és választáblázatban, és az „Állapot” mezőt „Visszavonva” értékre módosítja a bizonylattáblázatban.
E-lízing felhasználói oldalról
A felhasználó számára minden azzal kezdődik, hogy ügyfélmenedzserünktől meghívást kap az EDF-hez való csatlakozásra. Az ügyfél kap egy levelet, és egy egyszerű regisztrációs eljáráson megy keresztül. Nehézségek csak akkor merülhetnek fel, ha a felhasználó munkahelye nem áll készen az elektronikus aláírással való munkára. A technikai támogatáshoz intézett hívások jelentős része ehhez kapcsolódik. A rendszer lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy hozzáférést biztosítson a személyes számlájához alkalmazottainak – például a könyvelőknek, hogy számlákkal dolgozzanak stb.
Regisztráció
A további munkaséma is a lehető legegyszerűbb mindkét fél számára. A tranzakcióhoz szükséges dokumentumok bekérése, valamint a szerződéses dokumentáció aláírása belső rendszerünkben a feladatok beállításával történik.
Dosszié kérés
Az ügyfél aláírásra vonatkozó kérés vagy dokumentum elküldése után értesítést küld az e-mail címére, hogy a megfelelő tevékenység létrejött a személyes fiókjában. A felületéről az ügyfél egy dokumentumcsomagot tölt fel a rendszerbe, elektronikus aláírást helyez el, és áttekinthetjük a tranzakciót. Ezt követően a szerződéses dokumentációt a „Szállító – Ügyfél – Sberbank Leasing” útvonalon írják alá.
Jelenlegi megállapodás
Az elektronikus dokumentumkezelés esetünkben nem feltétlenül jelenti az ügyfél részéről az elejétől a végéig végzett tevékenységet. A rendszerhez a tranzakció bármely szakaszában csatlakozhat. Például egy ügyfél papíron benyújtott egy dossziét, majd úgy döntött, hogy aláír egy ügyletet az EDI-ben – ez a forgatókönyv megvalósítható. Ugyanígy azok az ügyfelek, akik érvényes lízingszerződéssel rendelkeznek a Sberbank Leasinggel, csatlakozhatnak az E-Lízinghez, hogy elektronikusan fogadják a számlákat.
Az E-Lízing igénybevételének gazdasági hatását kiszámolva további kedvezményt kínáltunk ügyfeleinknek a szolgáltatás igénybevételéért. Kiderült, hogy végül nem kellett az ügyfélhez és a szállítóhoz menni a szerződések aláírásához, valamint a nyomtatáshoz és a tűzéshez. 18%-kal csökkenti a tranzakció költségét (létrehozás és támogatás).
Hogyan fog fejlődni a projekt
Jelenleg az E-Lízing stabilan működik, bár nem hibátlanul. Az elektronikus számlák küldésének mechanizmusa munkatársaink számára még nem elég felhasználóbarát. A problémát az magyarázza, hogy maga ez az eljárás meglehetősen bonyolult, mivel az EDF kezelője folyamatosan részt vesz benne. Bizonylatot állít ki arról, hogy számlát állított ki, és a vezető aláírja ezt a bizonylatot. Ezután a másik oldalon lévő felhasználó (ügyfél) aláírja az értesítést és a bizonylatokat, amelyek ismét az elektronikus dokumentumkezelő kezelőn keresztül mennek át. A jövőbeni verziókban igyekszünk kényelmesebbé tenni ezt a folyamatot. A „fejlesztési zóna” magában foglalja a monitoring dokumentumok kérésének funkcionalitását is, ami a nagy ügyfelek számára nagyon fontos.
A következő fél évben a rendszer új platformra költöztetését tervezzük, ami lehetővé teszi az elektronikus dokumentumkezeléssel történő munka optimalizálását, a felület érthetőbbé és felhasználóbarátabbá tételét, valamint a személyes fiók funkcionalitásának bővítését. És új funkciókat is hozzáadhat - a kérés generálásától az ügyfél által az e-lízingen keresztül végrehajtott összes tranzakcióra vonatkozó dokumentumok megtekintéséig. Reméljük, hogy a rendszer, amelyhez az ügyfelek, beszállítók és kezesek már aktívan csatlakoznak, mindenki számára még kényelmesebbé válik.
Forrás: will.com