Az együttműködés a hagyományos irodai eszközök fájó pontja. Amikor egyszerre tíz ember dolgozik egy fájlon, még több időt és energiát vesz el a változások keresése és azok szerzőinek felfedezése, mint a valódi szerkesztés. Ezt bonyolítja a sokféle alkalmazás, amelyek nem mindig kompatibilisek. Az egyik módja ennek a problémának a megoldására az, ha felhőalapú irodai csomagokra váltunk. Nem sok ilyen van, és beszámolunk arról, hogyan tudtuk áthidalni a Forex Club munkatársainak konzervativizmusát, és hogy sikerült egy pár hónap alatt a G Suite-ra áttérni egy több száz irodával rendelkező vállalatnál.
Miért döntöttünk az áttérés mellett
A Forex Clubról általában az online valutatőzsdéken való kereskedéssel kapcsolatban szoktak beszélni. De ez a cég többféle valutai eszközzel dolgozik különböző országokban. Ennek következtében nagyon összetett IT-infrastruktúrája van, saját ügyfélt платформával.
A találkozásunk pillanatában a cég back-office-a különféle platformokat és alkalmazásokat használt. A munkatársak többségének fő munkaarzenálja a Microsoft irodai csomag és a Zimbra levelezés volt. Mindez fölött különféle tárolók, biztonsági mentések, vírusirtók, számos csatlakozó és integráció, valamint a Microsoft és Zimbra licencek kezelése, rendszeres auditálásokkal együtt magasodott.
A Forex Club IT részlegének költséges volt ezt a rendszert fenntartani. Az összetett infrastruktúra nagy mennyiségű bérlést igényelt, szerverek, DRP-tervek az ezek a szerverek leállásához vagy az internetkapcsolat meghibásodásához, biztonsági mentések. Az üzemzavarmentes működés biztosítása érdekében az idő múlásával egy speciális adminisztrátorcsapat alakult, akire a licencek auditálásának feladata is hárult.
A különböző programok bősége miatt a Forex Club átlagos munkatársainak is problémáik adódtak. A dokumentumok verziókövető eszközök hiányában nehéz volt megtalálni egyes javítások szerzőjét, valamint a szöveg vagy táblázat végső verzióját.
A fenntartási költségek csökkentésére törekedve a Forex Club egyszerűbb módot keresett a feladatok megoldására. Ezzel kezdődött az együttműködésünk.
Alternatíva keresése
A teljes együttműködés megvalósításához magát a megközelítést kellett megváltoztatni – el kell hagyni a helyi tárolókat az felhő irányába. A Forex Club közös felhőmegoldást kezdett keresni minden irodai alkalmazás számára. Két jelölt volt: az Office 365 és a G Suite.
Elsődleges a Office 365 volt, mivel a Forex Club sok Microsoft licencet vásárolt. De az Office 365 csak a csomag egyes funkcióit helyezi át a felhőbe. A felhasználóknak továbbra is le kell tölteniük az alkalmazást a személyes fiókjukból, és használnák azt a dokumentumokkal való munkához a régi módszer szerint: másolni és verziókat újra menteni.
A Google Cloud G Suite-jának több funkciója van az együttműködéshez, ráadásul ez a megoldás olcsóbb is. A Microsoft termékeivel kapcsolatban Enterprise Agreement-t kellene használni, ami egy teljesen más szintű költség (még a megvásárolt szoftver figyelembevételével is). A G Suite bevezetése a mi segítségünkkel a Google program keretében zajlott, amely a nagy megrendelők költségeit kompenzálta a vállalat szolgáltatásaira való áttérés során.
A G Suite-ba a munkavállalók által használt szolgáltatások nagy részét terveztük átteni:
- Naptár és e-mail (Gmail és Google Naptár);
- Jegyzetek (Google Keep);
- Csevegés és online konferenciák (Chat, Hangouts);
- Irodai csomag és kérdőív-generátor (Google Docs, Google Forms);
- Közös tároló (GDrive).
A negatív hatások leküzdése
Bármilyen eszköz bevezetése, még a legkényelmesebb is, mindig szembesül a végfelhasználók negatív véleményével. Az alapvető ok a konzervativizmus, mivel az emberek nem akarnak semmit változtatni és megszokni az új munkamódszereket. A helyzetet bonyolította az a specifikus felfogás, hogy a weben való jelenlét csak a weboldalak átböngészését jelenti (de nem munka a weboldalakon), amit a nem IT területen dolgozó kollégák körében terjedt el. Egyszerűen nem értették, hogyan lehet ezzel dolgozni.
A Forex Club részéről a projekt megvalósításáért Dmitrij Osztrovijhov volt a felelős. Ő irányította a bevezetési szakaszokat, gyűjtötte a felhasználói visszajelzéseket és priorizálta a feladatokat. A közös előkészítés, a munkatársak kérdőívei és a vállalati szabályok magyarázata segített könnyebbé tenni a kezdést.
A Softline fő feladata ebben a projektben az volt, hogy képzést nyújtson a felhasználóknak és a rendszeradminisztrátoroknak, valamint technikai támogatást az első szakaszban. Elmagyaráztuk, hogyan kell működnie a terméknek, képzések sorozatán keresztül. Összesen 15 képzést tartottunk, 4 órában. Az első - a pilot előtt - a rendszeradminisztrátorok számára, akik előkészítették a terepet a transzformációhoz. A továbbiak pedig már az átlagos munkavállalók számára zajlottak.
A képzési program keretein belül a hangsúlyt a felhasználók számára készült előnyökre helyeztük, amelyek kompenzálták az új eszközhez való alkalmazkodás nehézségeit. A képzés végén a munkavállalók a kérdéseikkel is megkereshettek minket, ami segített eloszlatni a kezdeti nehézségeket.
Bár a Forex Club saját ügyfeleinek tart képzéseket, a G Suite saját erőforrásokkal történő oktatását a megfelelő kompetenciájú oktatók hiánya miatt nem tudta elindítani. A képzéseink hatásának felmérése érdekében a Forex Club kérdőíveket készített a résztvevők számára a képzés előtt és egy idő után azután. Az első kérdőív általában negatív véleményt mutatott a közelgő változásokról. A második, ezzel szemben, pozitívabb visszajelzést adott. Az emberek kezdtek rájönni, hogy ez alkalmazható a munkájukra.
Pilot iroda
A projekt 2017 végén indult, amikor tíz rendszeradminisztrátor áttért a G Suite-ra. Ezeknek az embereknek elsőként kellett felfedezniük a megoldás előnyeit és hátrányait, és előkészíteniük a terepet a transzformációhoz. Figyelembe vettük az ő visszajelzéseiket és ajánlásaikat, és 2018 januárjában egy közepes méretű fiókot választottunk helyi rendszeradminisztrátorral az első próba átkapcsolásra, nem IT-s munkatársak számára.
Az átkapcsolást egyszerre végeztük. Igen, az embereknek nehéz átállni az új eszközökre, így ha választhatnak a felhőalapú megoldás és a desktop alkalmazás között, a felhasználók hajlamosak a megszokott desktop mellett dönteni, ami lassíthatja a frissítési terveket. Így a pilot iroda képzése után gyorsan átvittük az összes munkavállalót a G Suite-ra. Az első pár hétben azért volt némi ellenállás, de ezt a helyi rendszergazda kezelte, aki elmagyarázta és bemutatta a bonyolultabb pontokat.
A pilot iroda után teljes mértékben átvittük a Forex Club összes IT osztályát a G Suite-ra.
Megváltoztatjuk a fiókhálózatot
A pilot project experience analysis led us, together with the IT department of Forex Club, to develop a plan for the rest of the company. Initially, the process was to be carried out in two phases. In the first phase, we wanted to train only the most loyal employees of Forex Club who would promote the project in their offices — helping colleagues transition to the new platform in the second phase. For choosing the 'evangelists' in the company, we conducted a survey, the results of which exceeded all expectations: about half of Forex Club responded. We then decided not to stretch the process and skipped the 'implementation through employees' stage.
As in the pilot project, we first migrated the head offices, where a local system administrator was present — they helped tackle emerging challenges. Before transitioning to new tools in each office, training sessions were held. Training had to be scheduled flexibly, taking into account different time zones and work schedules. For example, training for the offices in Kazakhstan and China had to start at 5 AM Moscow time (by the way, G Suite works perfectly in China, despite everything).
Following the head offices, the branch network — about 100 locations — transitioned to G Suite. The peculiarity of the final stage of the project was that mainly salespeople sitting in these branches worked a lot with spreadsheets. For them, we held training sessions for two weeks to help transfer data.
Simultaneously, our specialists worked 'behind the scenes' supporting Forex Club itself, as the number of calls to technical support predictably increased immediately after the transition to G Suite. The peak of requests coincided with the branch network transition, but gradually the number began to decrease. Requests related to office products and email, software license management, working with szerverek network equipment, and backup communication channels significantly reduced. This means that the implementation reduced the load on the first line of support and the back office.
The overall transition of offices took about two months: work in the head departments was completed in February 2018, and in March — across the entire branch network.
Csapdák
A jelentős problémát a levelezés migrációjának sebessége jelentette. Az IMAP Sync segítségével egy e-mail átköltöztetése a Zimbrából a Gmailbe 1 másodpercet vett igénybe. A Forex Club körülbelül 700 alkalmazottat foglalkoztat száz irodában, és mindegyiküknek több ezer e-mailje van (összesen több mint 2 millió ügyfelet szolgálnak ki). Tehát a migráció felgyorsítása érdekében a G Suite Migration Toolt használtuk, amivel a levelek másolási folyamata gyorsabban zajlott.
A naptárakból és feladatokból származó adatokat nem volt szükség átköltöztetni. Bár a régi infrastruktúrában voltak bizonyos megoldások, ezeket a munkatársak nem használták teljes körűen. Például a vállalati naptárakat a Bitrix portál formájában valósították meg, ami kényelmetlen volt, ezért a dolgozóknak saját eszközeik voltak, az adatok átköltöztetésével foglalkoztak.
A felhasználók feladata volt a működési dokumentumok áthelyezése (itt csak a jelenlegi munkához kapcsolódó adatokról van szó — a cég tudásbázisa más megoldást használ). Itt nem merült fel kérdés. Egyszerűen egy pillanatban felállították az adminisztratív határt — a lokálisan tárolt információkért való felelősség a felhasználókra hárult, míg a Google Drive-on tárolt adatok biztonságáért és megőrzéséért az IT osztály már figyelt.
Sajnos nem minden munkafolyamathoz sikerült megfelelő alternatívákat találni a G Suite-ban. Például a Forex Club alkalmazottai által megszokott közös postafiókoknak Gmailben nincsenek szűrőik, így nehézkessé válik egy adott e-mail megtalálása. Hasonló nehézségek merültek fel az SSO-azonosítással kapcsolatban a Google Chatben, de ezt a problémát sikerült megoldani a Google supportjával való bejelentkezéssel.
A felhasználók számára a legfőbb problémák az voltak, hogy a Google szolgáltatásoknak jelenleg még nincsenek egyes funkcióik, amelyeket a konkurencia, mint például a Skype vagy az Office 365, kínál. A Hangouts csak hívásokat tett lehetővé, a Google Chatből hiányzik a idézés, és a Google Sheetsben pedig a Microsoft Excel makrók támogatása.
Ezen kívül a Microsoft és a Google Cloud termékei eltérő megközelítést alkalmaznak a táblázatszerkesztő eszközök terén. A Word fájlok, amelyek táblázatokat tartalmaznak, néha hibás formázással nyíltak meg a Google Dokumentumokban.
Ahogy a csapat alkalmazkodott az új infrastruktúrához, sikerült néhány nehézséget alternatív megoldásokkal kezelni. Például a táblázatokban a makrók helyett szkripteket használnak, amelyeket a Forex Club munkatársai még kényelmesebbnek találtak. Kivételt képez a Forex Club pénzügyi osztálya, amely a 1C jelentésekkel dolgozik (szkriptekkel, bonyolult formázással). Ezért a közös munkára csak részben tért át a Google Sheet-re. A többi dokumentumhoz még mindig az irodai csomagot (Excel) használják.
Összességében a Forex Club körülbelül 10%-át hagyta a Microsoft Office engedélyeknek. Az ilyen projektek esetében ez normális gyakorlat: a munkatársak kisebb része használja az irodai csomagok kiterjesztett funkcióit, így a többiek számára egyszerű a váltás.
Meg kell jegyezni, hogy a többi infrastruktúrában nem hajtottak végre nagyszabású átalakításokat. A Forex Club nem mondott le a Jira és Confluence használatáról, bár a Google Keep-et vezették be az operatív feladatokhoz. A Jira és a Confluence integrálásához a G Suite-hez olyan plugineket telepítettünk, amelyek gyors adatátvitelt tesznek lehetővé. Megmaradt a monitorozási rendszer és számos egyéb eszköz: Trello, Teamup, CRM, Metrix, AWS stb. Természetesen a fiókokban továbbra is dolgoznak rendszergazdák.
Kísérlet a Chromebookkal
A költségek csökkentésének keresése közben a Forex Club azt fontolgatta, hogy mindenkit áttérít a Chromebook alapú mobil munkahelyekre. Maga az eszköz rendkívül olcsó, és felhőszolgáltatásokkal gyorsan be lehetett állítani a munkakörnyezetet.
A mobil munkahelyeket egy 25 fős kis felhasználói csoportban teszteltük az értékesítési osztályban. Az ezen osztály munkatársainak nem voltak olyan feladataik, amelyek megakadályozták volna, hogy csak weben dolgozzanak, így számukra a migrációnak zavartalanul kellett volna zajlania. Azonban a teszt eredményeként kiderült, hogy a megfizethető Chromebook hardvere nem volt elegendő a Forex Club összes vállalati alkalmazásának megfelelő működéséhez. A drágább modellek, amelyek technikai szempontból megfeleltek volna, költségeik miatt már a klasszikus Windows-os noteszgépekkel voltak egyenrangúak. Végül a projekttől való visszalépés mellett döntöttek.
Mi változott a G Suite bevezetésével
Minden előítélet és bizalmatlanság ellenére már három hónappal a képzések után a munkavállalók 80%-a jelezte a felmérésekben, hogy a G Suite valóban megkönnyítette számukra a dokumentumokkal való munkát. Az átállás után nőtt a munkavállalók mobilitása, akik elkezdtek több időt dolgozni hordozható eszközökön:
A mobil eszközök használatának statisztikája a Forex Club adatai szerint
A Google Forms nagy népszerűségnek örvend. A belső osztályokban lehetővé teszi a felmérések gyors lebonyolítását, amelyekhez korábban e-mailt kellett használni, és manuálisan összegyűjteni az eredményeket. A Google Chat és a Hangouts Meet átállása okozta a legtöbb kérdést és kifogást, mivel ezek általában kevesebb funkcióval rendelkeznek, de használatuk lehetővé tette, hogy megszabaduljunk számos messenger alkalmazástól a cégen belül.
A projekt eredményeit Dmitrij Osztroverhov foglalta össze, akivel dolgoztunk: „A projekt csökkentette a Forex Club IT-infrastruktúrával kapcsolatos költségeit és egyszerűsítette annak támogatását. Egy jelentős feladatkör eltűnt, mivel ezek a kérdések a Google oldalán megoldódnak. Most minden szolgáltatás távolról konfigurálható, és a Google adminisztrátorok párosa támogatja őket, így az IT-osztály időt és erőforrásokat takaríthat meg más feladatokra.”
Forrás: habr.com
