Az együttműködés a hagyományos irodai eszközök fájdalmas pontja. Ha egyszerre tíz ember dolgozik egy fájlon, akkor nem a szerkesztésekre, hanem a módosítások és azok szerzőinek felkutatására fordítanak több időt és energiát. Ezt bonyolítja a sok alkalmazás, amelyek nem mindig kompatibilisek. A probléma megoldásának egyik módja a felhő alapú irodai programcsomagokra való átállás. Nem sok van belőlük, és elmeséljük, hogyan győztük le a Forex Club dolgozóinak konzervativizmusát, és tudtunk pár hónap alatt áthelyezni egy száz irodával elosztott céget a G Suite-ba.
Miért döntöttél az átállás mellett?
A Forex Clubra általában az online devizaárfolyam-kereskedelem kapcsán emlékeznek meg. De ez a cég többféle valutaeszközzel dolgozik a világ különböző országaiban. Emiatt rendkívül összetett informatikai infrastruktúrával rendelkezik, saját platformmal az ügyfelek számára.
Amikor találkoztunk, a cég háttérirodája többféle platformot és alkalmazást használt. A legtöbb alkalmazott fő munkaeszköze a Microsoft irodai programcsomagja és a Zimbra levelezőprogramja volt. Mindenekelőtt a kiegészítő tárhely, biztonsági mentések, vírusirtó, számos csatlakozó és integráció felépítménye, valamint a Microsoft és a Zimbra licenckezelése volt rendszeres ellenőrzésekkel.
A Forex Club informatikai részlegének drága volt fenntartani ezt a rendszert. Az összetett infrastruktúra nagyszámú szerver bérlését, DRP-terveket e szerverek leállása vagy internetkapcsolat meghibásodása esetére, valamint biztonsági mentéseket igényelt. A problémamentes működés érdekében idővel külön adminisztrátor osztály alakult ki, akiknek továbbra is az engedélyek ellenőrzése volt a feladata.
A különféle programok bősége miatt problémák merültek fel a Forex Club hétköznapi alkalmazottai körében. Dokumentumverziókövetés nélkül nehéz volt megtalálni egyes revíziók szerzőjét és egy szöveg vagy táblázat végleges változatát.
A karbantartási költségek csökkentése érdekében a Forex Club egyszerűbb megoldást keresett ugyanezen problémák megoldására. Itt kezdődött az interakciónk.
Alternatíva keresése
A teljes körű együttműködés megvalósításához magát a megközelítést kellett megváltoztatni - el kellett térni a helyi tárolástól a felhő felé. A Forex Club közös felhőmegoldást kezdett keresni minden irodai alkalmazáshoz. Két jelölt volt: az Office 365 és a G Suite.
Az Office 365 prioritást élvezett, mivel sok Microsoft-licencet a Forex Clubtól vásároltak. Az Office 365 azonban az irodai csomag funkcióinak csak egy részét hozza a felhőbe. A felhasználóknak továbbra is le kell tölteniük az alkalmazást személyes fiókjukból, és a régi séma szerint kell dolgozniuk a dokumentumokkal: másolatokat kell küldeni és újra el kell menteni a verzióindexekkel.
A Google Cloud G Suite több együttműködési funkcióval rendelkezik, és olcsóbb. A Microsoft termékek esetében a Vállalati Szerződést kellene igénybe venni, ez pedig (még a vásárolt szoftvert is figyelembe véve) teljesen más költési szint. Segítségünkkel pedig a Google program keretében valósult meg a G Suite bevezetése, amellyel a nagy ügyfeleket kompenzálták a cég szolgáltatásaira való átállás költségeiért.
A tervek szerint az alkalmazottak által használt szolgáltatások nagy részét a G Suite-ba helyeznék át:
- Naptár és e-mail (Gmail és Google Naptár);
- Jegyzetek (Google Keep);
- Csevegés és online konferenciák (Csevegés, Hangouts);
- Irodai csomag és felmérés generátor (Google Docs, Google Forms);
- Megosztott tárhely (GDrive).
A negativitás leküzdése
Bármely eszköz megvalósítása, még a legkényelmesebb is, mindig negatív reakciókkal szembesül a végfelhasználók részéről. A fő ok a konzervativizmus, mivel az emberek nem akarnak semmit megváltoztatni, és hozzászoknak a munka új megközelítéseihez. A helyzetet bonyolította az a sajátos felfogás, hogy a webes jelenlét egyszerűen csak sétálni a webhelyeken (de nem dolgozni ezeken az oldalakon), ami gyakori a nem informatikai alkalmazottak körében. Egyszerűen nem értették, hogyan kell vele dolgozni.
A Forex CLub oldalán Dmitry Ostroverkhov volt felelős a projekt megvalósításáért. Figyelemmel kísérte a megvalósítás szakaszait, gyűjtötte a felhasználói visszajelzéseket és rangsorolta a feladatokat. A közös felkészülés, a munkavállalói felmérések és a vállalati szabályok magyarázata megkönnyítette az indulást.
A Softline fő feladata ebben a projektben a felhasználók és rendszeradminisztrátorok képzése és technikai támogatás nyújtása volt az első szakaszban. Egy tréningsorozaton keresztül elmagyaráztuk, hogyan kell a terméknek működnie. Összesen 15, egyenként 4 órás edzést tartottunk. Az első - a pilot előtt - rendszergazdáknak, akik előkészítették az átalakítás terepet. A későbbiek pedig a hétköznapi alkalmazottaknak szólnak.
A fő képzési program részeként kiemeltük azokat az előnyöket, amelyek kompenzálták a végfelhasználók új eszközhöz való hozzászokási nehézségeit. Az egyes tréningek végén pedig a dolgozók feltehették saját kérdéseiket, amelyek kiküszöbölték a munka kezdetén jelentkező buktatókat.
Bár a Forex Club saját ügyfelei számára tart képzési szemináriumokat, a cég a szükséges kompetenciákkal rendelkező tanárok hiánya miatt nem tudott önállóan képzést indítani a G Suite-on. Képzéseink hatásának értékelésére a Forex Club hallgatói felméréseket végzett a képzés előtt és utána. Az első felmérés többnyire negatív megítélést mutatott a közelgő változásokról. A második éppen ellenkezőleg, a pozitivitás növekedése. Az emberek kezdték felismerni, hogy ez vonatkozik a munkájukra is.
Pilóta iroda
A projekt 2017 végén kezdődött, amikor tíz rendszergazda váltott a G Suite-ra. Ezeknek az embereknek kellett az úttörőkké válniuk, akik azonosították a megoldás előnyeit és hátrányait, és megteremtették a terepet az átalakuláshoz. Figyelembe vettük visszajelzéseiket és javaslataikat, és 2018 januárjában egy közepes méretű fiókot választottunk helyi rendszergazdával a nem informatikusok első próbaátmenetére.
Az átállás egyszerre történt. Igen, az emberek nehezen tudnak új eszközökre váltani, ezért a felhőmegoldás és az asztali alkalmazás közötti választás miatt a felhasználók egy ismerősebb asztali számítógép felé hajlanak, és lelassítják a globális frissítési terveket. Így a kísérleti irodai képzés befejeztével mindenkit gyorsan átállítottunk a G Suite-ra. Az első pár hétben volt némi ellenállás, ezt a helyi rendszergazda kezelte, elmagyarázta és megmutatta a nehéz pontokat.
A kísérleti iroda után a Forex Club teljes informatikai részlegét a G Suite-ba helyeztük át.
A fiókhálózat megváltoztatása
A pilot projekt tapasztalatainak elemzése után a Forex Club informatikai részlegével közösen átállási tervet dolgoztunk ki a cég többi részére. Az eredeti tervek szerint a folyamat két szakaszban zajlik majd. Az első szakaszban csak a Forex Club leghűségesebb munkatársait szerettük volna megtanítani a termékhez, akik az irodájukban népszerűsítik a projektet, és a második szakasz részeként segítik a kollégákat az új platformra való átállásban. A cég „evangélistáinak” kiválasztásához felmérést végeztünk, melynek eredménye minden várakozást felülmúlt: a teljes Forex Klub mintegy fele válaszolt. Aztán úgy döntöttünk, hogy nem húzzuk el a folyamatot, és kihagytuk a „végrehajtás az alkalmazottakon keresztül” szakaszt.
A kísérleti projekthez hasonlóan először a központi irodákat költöztették át, ahol van egy helyi rendszergazda – ő segített megbirkózni a felmerülő nehézségekkel. Minden irodában az új eszközökre való átállást képzés előzte meg. A képzést rugalmas ütemezés szerint kellett megtervezni, figyelembe véve a különböző időzónákat és munkarendeket. Például a kazahsztáni és kínai irodákban a képzésnek moszkvai idő szerint hajnali 5 órakor kellett kezdődnie (a G Suite egyébként Kínában remekül működik, bármi is legyen).
A központi irodák után a fiókhálózat áttért a G Suite-ra – körülbelül 100 ponttal. A projekt utolsó szakaszának sajátossága az volt, hogy ezekben a fiókokban főként értékesítők dolgoznak, akik sokat dolgoznak táblázatokkal. Két hétig tartottunk számukra képzést az adatátvitel elősegítésére.
Szakértőink ugyanakkor magának a Forex Clubnak a támogatásában dolgoztak, hiszen közvetlenül a G Suite-ra való átállás után a vártnak megfelelően megnőtt a technikai támogatásra irányuló hívások száma. A megkeresések csúcspontja a fiókhálózat átalakulása során következett be, de fokozatosan csökkenni kezdett a kérések száma. Különösen csökkentek az irodai termékekre és az e-mailekre, a szoftverlicenc-kezelésre, a szerverekkel és hálózati eszközökkel végzett munkára, valamint a tartalék kommunikációs csatornákra vonatkozó igények. Vagyis a megvalósítás csökkentette a támogatás első vonalának és a háttérirodának a terhelését.
Összességében az irodák áthelyezése körülbelül két hónapot vett igénybe: 2018 februárjában a főosztályokon, márciusban pedig a teljes fiókhálózaton fejeződtek be a munkálatok.
Buktatók
Az e-mailek migrációjának sebessége komoly problémává vált. Egy e-mail átvitele a Zimbrából a Gmailbe 1 másodpercbe telt az IMAP Sync használatával. Körülbelül 700 alkalmazott dolgozik száz Forex Club irodában, és mindegyik több ezer levéllel rendelkezik (összesen több mint 2 millió ügyfelet szolgálnak ki). Így az áttelepítés felgyorsítása érdekében a G Suite Migration Tool-t használtuk, amellyel gyorsabban ment az e-mailek másolása.
Nem kellett adatokat átvinni naptárakból és feladatokból. Bár voltak megoldások a régi infrastruktúrában, ezeket nem használták ki maradéktalanul a dolgozók. Például a vállalati naptárak portál formájában kerültek bevezetésre a Bitrix-en, ami kényelmetlen, így a dolgozóknak saját eszközeik voltak, a dolgozók pedig önállóan végezték az adatátvitelt.
Az operatív dokumentumok átadása is a felhasználók kezében volt (csak az aktuális munkára vonatkozó adatokról beszélünk - a cég tudásbázisához más megoldást használnak). Itt nem volt kérdés. Csak egy ponton meghúzták az adminisztratív határvonalat – a helyben tárolt információkért való felelősséget maguk a felhasználók hárították át, miközben a Google Drive-on lévő adatok biztonságát már az informatikai részleg felügyelte.
Sajnos nem sikerült minden munkafolyamathoz hasonlókat találni a G Suite-ban. Például az általános postafiókokban, amelyeket a Forex Club munkatársai szoktak használni, a Gmailben nincs szűrő, így nehéz konkrét levelet találni. Hasonló probléma merült fel az egyszeri bejelentkezés engedélyezésével kapcsolatban a Google Chatben, de ezt a problémát a Google ügyfélszolgálatához intézett kéréssel sikerült megoldani.
A felhasználók fő problémáit az okozta, hogy a Google szolgáltatásai még nem rendelkeznek a versenytársak egyes funkcióival, például a Skype vagy az Office 365. A Hangouts csak telefonálást tesz lehetővé, a Google Chatből hiányzik az idézés, a Google Táblázatok pedig nem támogatják Microsoft Excel makrókhoz.
Ezenkívül a Microsoft és a Google Cloud termékek eltérően közelítik meg a táblázatszerkesztő eszközöket. A táblázatokat tartalmazó Word-fájlok néha helytelen formázással nyílnak meg a Google Dokumentumokban.
Ahogy megszoktuk az új infrastruktúrát, a nehézségek egy része alternatív megközelítésekkel megoldódott. Például a táblázatokban a makrók helyett szkripteket használnak, amit a Forex Club alkalmazottai még kényelmesebbnek találtak. Nem lehetett analógot találni csak a Forex Club pénzügyi részlegéhez, amely 1C jelentésekkel foglalkozik (szkriptekkel, összetett formázással). Ezért csak az együttműködés érdekében váltott a Google Sheet-re. Egyéb dokumentumoknál továbbra is az irodai csomag (Excel) használatos.
Összességében a Forex Club megtartotta a Microsoft Office licencek körülbelül 10%-át. Az ilyen projekteknél ez a bevett gyakorlat: az alkalmazottak kisebb része az irodai csomagok fejlett funkcióit használja, így a többiek könnyen elfogadják a helyettesítést.
Megjegyzendő, hogy az infrastruktúra többi részén nem történt nagyszabású átalakítás. A Forex Club nem hagyta el a Jira és a Confluence szolgáltatást, bár az operatív feladatokhoz bevezette a Google Keepet. A Jira és a Confluence és a G Suite integrálása érdekében olyan beépülő modulokat telepítettünk, amelyek lehetővé teszik az adatok gyors átvitelét. Megmaradt a felügyeleti rendszer, valamint számos további eszköz: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, stb. Természetesen a rendszergazdák a fiókokban maradtak.
Chromebook kísérlet
A költségek csökkentésének módját keresve a Forex Club azt képzelte, hogy mindenkit Chromebookokkal hajtott mobil munkaállomásokra költöztet. Maga az eszköz rendkívül olcsó, a felhőszolgáltatások használatával gyorsan lehetett munkaállomást telepíteni rá.
Mobil munkaállomásokat teszteltünk az értékesítési osztályon dolgozó felhasználók egy kis csoportján, 25 főből. Az osztály dolgozóinak nem voltak olyan feladataik, amelyek akadályoznák őket abban, hogy csak a weben keresztül dolgozzanak, ezért a migrációnak zökkenőmentesnek kellett lennie számukra. A teszt eredményei alapján azonban kiderült, hogy egy olcsó Chromebook hardvere nem elegendő az összes Forex Club vállalati alkalmazás megfelelő működéséhez. A műszaki paramétereknek megfelelő drágább modellek pedig költségükben összemérhetőek a klasszikus Windows-alapú laptopokkal. Ennek eredményeként úgy döntöttek, hogy felhagynak a projekttel.
Mi változott a G Suite megjelenésével?
Minden előítélettel és bizalmatlansággal ellentétben már 3 hónappal a képzés után a munkavállalók 80%-a megállapította a felmérésekben, hogy a G Suite valóban megkönnyítette számukra a dokumentumokkal való munkát. Az átállás után megnőtt az alkalmazottak mobilitása, és többet kezdtek hordható eszközökkel dolgozni:
Mobileszköz-használati statisztikák a Forex Club szerint
A Google Forms nagy népszerűségre tett szert. Az osztályokon belül lehetővé teszik a korábban levélhasználatot igénylő felmérések gyors lebonyolítását, manuálisan gyűjtve az eredményeket. A legtöbb kérdést és panaszt a Google Chatre és a Hangouts Meetre való átállás váltotta ki, mivel általában kevesebb funkciójuk van, de használatuk lehetővé tette, hogy a cégen belül sok azonnali üzenetküldőt elhagyjunk.
A projekt eredményeit Dmitrij Ostroverkhov fogalmazta meg, akivel együtt dolgoztunk: „A projekt csökkentette a Forex Club informatikai infrastruktúrával kapcsolatos költségeit, és egyszerűsítette a támogatást. A folyamatkarbantartási feladatok egy egész rétege eltűnt, mivel ezeket a problémákat a Google oldja meg. Mostantól minden szolgáltatás távolról konfigurálható, néhány Google-rendszergazda támogatja őket, az IT-részleg pedig időt és erőforrást szabadít fel más dolgokra.”
Forrás: will.com