Többször írtunk már arról, hogy technológiáink hogyan segítenek és még bármilyen típusú bizonylatból származó információkat feldolgozni, és adatokat bevinni a számviteli rendszerekbe. Ma elmondjuk, hogyan valósítottuk meg в - Moszkva legnagyobb hő- és melegvízszolgáltatója.
Képzelje magát egy közönséges könyvelő helyébe. Tudjuk, hogy nem könnyű, de azért próbáld meg. Minden nap rengeteg papíralapú számlát, számlát, igazolást és így tovább kap. És különösen sokat - a jelentések benyújtása előtti napokban. Minden adatot és összeget gyorsan és gondosan ellenőrizni, újragépelni és a könyvelési rendszerbe bevinni, a tranzakciókat manuálisan le kell hajtani és az archívumba kell küldeni, hogy később ellenőrzésre benyújthatóak legyenek a belső ellenőröknek, az adószolgálatnak, a tarifaszabályozásnak, ill. mások. Nehéz? De ez egy régóta fennálló üzleti gyakorlat, amely sok vállalatnál létezik. A MIPC-vel együtt leegyszerűsítettük és kényelmesebbé tettük ezt a gondos munkát. Ha érdekel, milyen volt, üdvözöljük a cat alatt.
A képen a moszkvai CHPP-21, Európa legnagyobb hőenergia-termelője látható. Az ezen az állomáson termelt hőt a MIPC szolgáltatja Moszkva északi részének 3 millió lakosának. .
A MIPC-nek másfél tucat fiókja van Moszkvában. 15 811 km hőhálózatot, 94 hőközpontot és kazánházat, 10 000 hőpontot és 24 szivattyútelepet szolgálnak ki, valamint új hőellátó rendszereket építenek és állítanak be. A cég különféle eszközöket és szolgáltatásokat vásárol üzleti tevékenységéhez: . A dokumentumokat az egyes alosztályokban - a vásárlás kezdeményezője - speciális alkalmazottak - a szerződések őrzői - kezelik.
Hogyan történik a szerződések végrehajtása egy nagyvállalatnál? Amikor a kurátorok megállapodást kötnek, sok fontos papíralapú dokumentumot kapnak a szerződő felektől: fuvarleveleket, kézbesítési okmányokat, számlákat, igazolásokat stb. Általában a kurátor beszkenneli az üzleti papírokat, majd a beszkennelt dokumentumokat a vállalati erőforrás-kezelő rendszerben csatolja a megrendeléshez. A pénzügyi ellenőr manuálisan ellenőrzi az összes adatot. Ezt követően a kurátor beviszi az eredeti dokumentumokat a számviteli osztályra. Vagy a futár ezt megteszi, és akkor a dokumentumok átadása tovább tarthat - több órától néhány napig.
És minden rendben lenne, de mint sok más cégnél:
- A papírok a beszámoló előtt néhány nappal megérkezhetnek a számviteli osztályra. Aztán a könyvelőknek éjjel-nappal a munkahelyen kell dolgozniuk. Kézzel kell ellenőrizni, hogy minden számla, számla stb. helyesen van-e kitöltve, majd ha minden rendben van, akkor a dolgozó újragépeli az adatokat a könyvelési rendszerbe, és könyvelést végez. Ugyanakkor a könyvelő idejének 90%-át az adatok újranyomtatása tölti - részletek, összegek, dátumok, cikkszámok stb. Emiatt fennáll a hibák elkövetésének veszélye.
- A dokumentumok már tartalmazhatnak hibákat. És néha hiányzik néhány számla vagy igazolás. Néha ez a jelentés előtti utolsó napokban derül ki. Emiatt a dokumentumok jóváhagyásának feltételei elhúzódhatnak.
- A könyvelők a könyvelést követően eltérő papír- és elektronikus archívumban tárolják a számlákat, számlákat és aktusokat. Miért nehéz? Például a MIPC tarifákon dolgozik, ezért köteles rendszeresen beszámolni költségeiről a végrehajtó hatóságoknak. Amikor pedig a következő állami vagy adóellenőrzés érkezik a számviteli osztályra, az alkalmazottaknak sokáig kell dokumentumokat keresniük.
Így nézett ki korábban a MIPC számviteli osztályának munkaterve:
A MIPC az energiaiparban elsőként alakította át és egyszerűsítette ezt a konstrukciót az ügyletek gyorsabb lezárása és a jelentések benyújtása, a beszerzések piaci változásainak jobb felmérése és pénzügyi stratégiája érdekében. Önállóan, egyedül nem volt könnyű megváltoztatni a hosszú távon kialakult számviteli munkarendet, ezért a cég úgy döntött, hogy egy partnerrel - az ABBYY-vel - együtt átalakítja azt.
Alig mondják, mint kész
Az ABBYY szakértőiből álló csapat egy univerzális platformot vezetett be az intelligens információfeldolgozáshoz a MIPC-ben és konfigurálva:
- rugalmas leírások (adatkinyerési sablonok) a dokumentumfeldolgozáshoz. Arról, hogy mi ez és mire való, a Habrén beszélgettünk részletesen и . A MIPC több mint 30 fajta dokumentumot dolgoz fel a megoldással (például beszerelt berendezés vagy ügynöki díj ellenében végzett aktus), és több mint 50 attribútumot von ki belőlük (okmányszám, ÁFA-s végösszeg, vevő neve, eladó, vállalkozó, áru mennyisége stb.);
- csatlakozó az ellenőrzések elvégzéséhez és az adatok feltöltéséhez, amely összekapcsolta az ABBYY FlexiCapture-t, az SAP-t és az OpenText-et. A csatlakozónak köszönhetően lehetővé vált a megrendelésből és a szerződésből származó adatok automatikus ellenőrzése a különböző címtárak alapján. Az alábbiakban erről fogunk beszélni;
- dokumentumok exportálása OpenText alapú elektronikus archívumba. Most minden beszkennelt dokumentumot egy helyen tárolunk;
- számviteli bejegyzések vázlata az SAP ERP-ben a szkennelt dokumentumokra mutató hivatkozásokkal.
Ezután az ABBYY és a MIPC munkatársai kidolgoztak egy keresőlapot, hogy a könyvelő másodpercek alatt megtalálja a fontos számlákat az elektronikus archívumban bármely attribútum alapján, és átadja azokat adóellenőrzésre.
A keresés 26 különböző szempont szerint lehetséges (a képre kattintva):
Miután a MIPC sikeresen tesztelte a teljes rendszert, üzembe helyezték. A teljes projekt, beleértve a jóváhagyásokat, pontosításokat és fejlesztéseket, 10 hónap alatt valósult meg.
Az ABBYY FlexiCapture bevezetése utáni munkavázlat:
Úgy érzed, semmi sem változott? Igen, az üzleti folyamat változatlan maradt, csak a funkciók nagy részét ma már a gép látja el.
Bekötés, gyerünk!
Hogy állnak most a dolgok? Tegyük fel, hogy a szerződés kurátora megkapta az elsődleges dokumentumokat a hőerőművek szivattyúinak szállítására vagy például a fűtési hálózatok építésére vonatkozó ügyletről. A szakembernek már nem kell saját maga ellenőriznie a dokumentumok teljességét és tartalmát, futárt hívnia, és az eredeti dokumentumokat a könyvelési osztályra küldeni. A kurátor egyszerűen beszkenneli az aláírt elsődleges dokumentumokat, majd a technológiák átveszik az irányítást.
A hálózati szkennelő rendszer segítségével a dolgozó TIFF vagy PDF formátumban küldi el magának a szkennelt képeket forró mappában vagy postai úton. Ezután megnyitja az ABBYY FlexiCapture Capture Web Station alkalmazást, és kiválasztja a feldolgozandó dokumentumkészlet típusát. Például „munkák/szolgáltatások beszerzése ügynöki díjjal”, „anyagi és technikai erőforrások átvétele (MTR)”, vagy „vagyonbecslés”.
A készlet típusa határozza meg a szükséges dokumentumok és adatok számát és típusát, amelyeket a rendszernek minősítenie, felismernie és ellenőriznie kell.
A kurátor feltölti a szkenneléseket a felismerés érdekében. A rendszer automatikusan ellenőrzi az összes dokumentum elérhetőségét, az egyes papírok tartalmát, és a szerver felismeri a részleteket - a szerződés dátumát, összegét, címét, TIN-jét, KPP-jét és egyéb adatokat. A MIPC egyébként az első energetikai vállalat Oroszországban, amely ezt a megközelítést alkalmazza.
Ha a kurátor nem töltötte fel az összes dokumentumot, vagy egy számla nem tartalmazza az összes adatot, a rendszer ezt észleli, és azonnal felszólítja a munkavállalót a hiba javítására:
A rendszer káromkodik, és kéri a hiányzó dokumentumok hozzáadását (a továbbiakban a képernyőképek kattinthatók):
A rendszer észrevette, hogy a dokumentum lejárt:
Így a munkavállalónak többé nem kell eldöntenie, hogy a dokumentumot megfelelően hajtották-e végre. Ha minden helyes, akkor a legtöbb adatellenőrzés automatikusan megtörténik közvetlenül a webes beviteli állomáson. Elég az SAP ERP-ben megadott rendelési számot megadni. Ezt követően a felismert adatokat összehasonlítják az SAP-ban feldolgozott információkkal: a partner TIN-je és KPP-je, szerződésszámai és összegei, ÁFA, áruk vagy szolgáltatások nómenklatúrája. Egy dokumentum feldolgozása és ellenőrzése mindössze néhány percet vesz igénybe.
A részletek szerint - TIN és KPP - kiválaszthatja a kívánt céget a címtárból:
Ha hiba van a számlában vagy a fuvarlevélben, akkor nem engedi exportálni a bizonylatot az archívumba. Például, ha egy dokumentumot rosszul állítanak össze, vagy valamelyik karaktert rosszul ismeri fel, a rendszer ezt jelzi, és felkéri a munkavállalót, hogy javítson ki minden pontatlanságot. Íme egy példa:
A rendszer észlelte, hogy a CJSC Vasilek nem szerepel a MIPC beszállítói listáján.
Ez lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy még azelőtt nyomon kövessék a hibákat, hogy a bizonylat bekerülne a számviteli osztályba.
Ha minden ellenőrzés sikeresen megtörtént, akkor egy kattintással a dokumentum beszkennelt másolata elküldésre kerül az OpenText elektronikus archívumba, és megjelenik egy hivatkozás és egy kártya a metaadatokkal az SAP-ban. A könyvelő vagy a kurátor bármikor megkeresheti az elektronikus archívumban a szükséges megrendeléshez szükséges dokumentumok listáját, valamint információt arról, hogy ki, milyen időkeretben és milyen eredménnyel dolgozta fel a dokumentumokat.
Pjotr Petrovics belenézett az elektronikus archívumba, ...
…hogy megtudja, ki töltötte fel a dokumentumokat a 1111-es megrendeléshez.
Az adatok és a beolvasások ABBYY FlexiCapture rendszerből az SAP rendszerbe történő feltöltése után megjelenik egy tranzakciótervezet előre kitöltött adatokkal és a beolvasott dokumentumokra mutató hivatkozásokkal.
Vezeték huzat:
Ezután a könyvelő e-mailben értesítést kap a kész piszkozatra mutató hivatkozással, és beszkenneli. A szakembernek már nem kell papírral szenvednie. Nem kell mást tennie, mint ellenőrizni a szkenneléseken a tranzakció végösszegét, a pecsét meglétét, az aláírást és a tranzakciót. A könyvelő most kevesebb mint egy percet szán rá.
Projekt eredményei
- Az ABBYY technológiák segítségével a MIPC nemcsak a könyvelést, hanem a pénzügyi ellenőrzést is leegyszerűsítette és felgyorsította. A vezetékezéshez az alkalmazottaknak már nem kell az eredeti dokumentumokkal várniuk a futárra – elég, ha egy kattintással megkapják az elektronikus archívumból a már ellenőrzött adatokkal ellátott szkennelést. Igaz, papíralapú dokumentumra még szükség van. De most később el lehet küldeni könyvelésre. Amikor megérkezik, a dolgozó bejelöli az „Eredeti átvett” jelölőnégyzetet a könyvelési rendszerben.
- Az alkalmazottak a szkennelésekből azonnal megkapják a tranzakcióval kapcsolatos összes szükséges adatot, időben lebonyolítják a tranzakciókat, és minden dokumentumot előre elkészítenek jelentésre. Most már nem félnek sem a belső, sem a külső ellenőrzésektől.
- A könyvelők háromszor gyorsabban bonyolítják le a pénzügyi tranzakciókat, a MIPC pedig 3 nappal korábban zárja a beszámolási időszakot.
- Minden MIPC fiók egyetlen elektronikus archívumban tárolja a számviteli dokumentumokat. Ennek köszönhetően az eddigieknél 4-szer gyorsabban találhat meg bármilyen számlát, szerződést vagy teljesítési igazolást, valamint az ezeken szereplő attribútumokat (összegek, áfa, áru- vagy szolgáltatásnómenklatúra).
- A megoldás évente több mint 2,6 millió oldalnyi dokumentumot dolgoz fel.
Ahelyett, hogy egy következtetés
MIPC használ 2 évig és ezalatt statisztikát gyűjtöttem. Kiderült, hogy a könyvelők a tranzakciók 95%-át anélkül hajtják végre, hogy módosítanák a tervezeteket. Ez pedig azt jelenti, hogy az ilyen bejegyzések a jövőben teljesen automatikusan kihagyhatók. Történt ugyanis, hogy ez a termék lett a cég első lépése a „mesterséges intelligencia” elemeinek a cég üzleti folyamataiba való beépítése felé: a MIPC megfelelő programot fejleszt ki.
Más orosz cégek is automatizálják a könyvelés munkáját: egyszerűbbé és kényelmesebbé teszik. Például az ABBYY technológiák segítségével a pénzügyi ellenőrzési szolgáltatás "» Akár kétszer gyorsabban juthat hozzá a kritikus üzleti információkhoz, és 2%-kal kevesebb időt tölthet a megfelelő számlák és szállítólevelek keresésével. Intelligens információfeldolgozási technológiák segítik a gazdaság számviteli osztályának dolgozóit."» a tömeges adóellenőrzések során azonnal megtalálja a szükséges pénzügyi dokumentumokat. 2019-ben a cég szakemberei mintegy 10 millió oldalnyi dokumentum feldolgozását tervezik.
Szeretne többet megtudni a MIPC és az ABBYY projektről? Április 3-án 11:00 órakor Vlagyimir Feoktistov, a MIPC Informatikai Központ helyettes vezetője beszél az ügy részleteiről egy ingyenesen. . Csatlakozz, ha szeretnél kérdéseket feltenni.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY vállalati blogszerkesztő
Forrás: will.com