Habr, szia! A nevem Oleg, és az ABBYY cégcsoport informatikai szolgáltatásáért vagyok felelős. Több mint egy hónappal ezelőtt az ABBYY alkalmazottai világszerte csak otthon kezdtek dolgozni és élni. Nincs több szabad tér vagy üzleti út. Változott a munkám? Nem. Bár általában igen, 2-3 éve megváltozott. Most pedig a korábbiakhoz hasonlóan technikailag 13 országban biztosítjuk az irodák működését. Csak azt, hogy most otthon ülve csináljuk - a konyhában, a kanapén vagy az erkélyen, és az irodában csak egy ember van szolgálatban. Egyébként itt van:
Ma arról fogok beszélni, hogy az ABBYY IT-szolgáltatásának milyen problémákat kell megoldania, hogyan mentenek meg minket az irodai kiszolgálók, miért a mi mindenünk az MS Teams és a Zoom, és még sok minden másról. Üdvözöljük a macskában.
Nagyon régen, a karantén előtt...
5-7 évvel ezelőtt az ABBYY a belső infrastruktúra fejlesztésére koncentráló cég volt. Keveset használtunk felhőtermékeket – igyekeztünk belsőleg telepíteni az alkalmazásokat, ezért kívülről nehéz volt elérni őket. De változtak az idők...
A felhőtermékek sokkal gyorsabban fejlődtek, nagyobb rugalmasságot és változatos funkcionalitást kínáltak. És most gyakran egyszerűen lehetetlen analógokat találni a helyszíni képességekkel.
Az alkalmazottaknak mobilitásra volt szükségük. Az értékesítők és a marketingesek folyamatosan üzleti utakon vannak, körbeutazzák a világot, találkozókra járnak – egyszerűen hozzá kell férniük a vállalati rendszerekhez bármikor és bárhol.
Az emberek generációja is megváltozott. Az új fiatal alkalmazottak szívesebben dolgoznak coworking helyiségekben, kávézókban vagy otthonról. Fontos számukra a mobilitás. Ezért technikailag a mindennapi élethez hasonló munkakörnyezetet alakítottunk ki. A kollégák sokkal kényelmesebbé válnak, ha nem kell váltaniuk az iroda és egy másik munkahely között, ahol dolgozhatnak.
Jelenleg az ABBYY nemzetközi irodái 13 országban vannak nyitva az USA-tól Ausztráliáig. És sokkal kényelmesebb egy közös felhő infrastruktúra, mint egy adott helyhez „kötni” belső szolgáltatások.
Néhány évvel ezelőtt felülvizsgáltuk stratégiánkat, és elkezdtük aktívan használni a felhőalkalmazásokat munkánkhoz. Például nagyon szeretjük az Office 365 csomagot - MS Teams, OneDrive, SharePoint és mások.
Ez nem jelenti azt, hogy minden alkalmazott függ a felhőmegoldásoktól. Az ABBYY gazdag belső infrastruktúrával rendelkezik; például a fejlesztők helyi eszközöket használnak a neurális hálózatok képzésére. Azt mondanám, hogy körülbelül 50/50 arányban használunk felhőtermékeket és saját belső infrastruktúránkat.
Az RDP népszerűségéről
Mindig is engedélyeztük a belső hálózattal való távoli munkát, mindenki a számára megfelelő módszert választotta. Azok, akik gyakrabban vannak az irodában, az RDP-t (távoli asztal) részesítik előnyben. Általában mindenkinek van otthon saját felszerelése: nem mindig erős, és az egész család használhatja. És a munkahelyen van egy modern számítógép, amely mindenhez be van állítva és csatlakoztatva van. Ezért kényelmesebb otthonról és munkahelyről csatlakozni az RDP-hez anélkül, hogy odafigyelne a személyi számítógépére.
A Moszkvában található irodánál (itt található a K+F központ, az ABBYY Oroszország és az ABBYY Emerging Markets irodái) általában mindig két távoli asztali átjárónk volt (RD Gateway) a távoli kapcsolathoz, megbírkóztak. De most ez a csatlakozási mód nagyon népszerűvé vált. A terhelés kiegyenlítése érdekében az IT-szolgáltatás két további átjárót telepített. Március óta valószínűleg ez az egyetlen infrastrukturális változás.
A továbbiakban az ABBYY moszkvai irodájáról adok statisztikát, hiszen itt több mint 800 ember dolgozik és az adatok a leginkább tájékoztató jellegűek.
VPN
Vannak olyan kollégák, akik hozzászoktak a VPN-hez. Most sokan vitték haza a céges felszereléseket. Leginkább laptopokat, monitorokat vittünk magunkkal. Ha folyamatosan távolról dolgozik, egy másik nagy monitor sokkal kényelmesebb. Munkatársaink számára nem vásároltunk további felszerelést.
Ügyeletesek
Még a karantén idején sem nélkülözhető emberek az irodában. Két rendszergazdát neveztünk ki ügyeletesre - Yura és Stas. Mindegyikük egy hétig az irodában dolgozik, egy hétig otthonról. A srácoknak normál menetrendjük van - 10-től 19-ig.
Segítenek az alkalmazottak technikai problémáinak elhárításában. Rengeteg felszerelésünk van, néha elromlik. Gyakran előfordul, hogy valaki számítógépe lefagy. Hetente néhányszor elromlik a merevlemez, valami kiég, és cserére vagy javításra szorul.
Többször előfordult áramszünet, ami azt jelenti, hogy valakinek újra kell indítania a számítógépet, mert az alkalmazottak ezt távolról nem tudják megtenni. Általában idejük 90%-át az irodai berendezések bekapcsolásával töltik.
Számos szokatlan feladat is van, amelyeket az ügyeletesek a karantén alatt kezdtek el ellátni.
- Helyezzen papírt a nyomtatókba, és távolítsa el a kinyomtatott dokumentumokat. Erre azoknak az alkalmazottaknak van szükségük, akik feldolgozzák a bejövő dokumentumokat és kinyomtatják azokat otthoni számítógépükről munkahelyi nyomtatón. Amikor visszatérnek az irodába, azonnal felveszik az összes dokumentumot, nem pedig 100500 XNUMX oldalt nyomtatnak. Ezt persze később is meg lehetett tenni, de mi segítünk kollégáinknak, hogy ne változtassanak a megszokott folyamaton - most annyi szokatlan van.
- Szkennereket és nyomtatókat becsomagoltunk és kiszállítottunk a munkájukhoz szükséges kollégáknak. Az egyik alkalmazottnak, aki elzárkózott a nyaralójába, segítettek kábelt csatlakoztatni, hogy stabil internetkapcsolata legyen.
Az ABBYY FineScanner AI mobilalkalmazás egyébként a dokumentumok szkennelésében, valamint a bennük lévő szövegek felismerésében, aláírások hozzáadásában, a fájlok 12 népszerű formátumba való konvertálásában és még sok másban is segít. Július 31-ig (beleértve) mi prémium hozzáférés az ABBYY FineScanner AI-hoz.
Mi lesz hétvégén?
Hétvégén nincs alkalmazott az irodában. Megbeszéltük az Otradnyban (ahol az irodánk található) lakó rendszergazdánkkal, hogy ha bármi történik, jön és segít. A segítsége pedig jól jött: a hétvégén több esetben is áramszünet volt, a berendezések működését vissza kellett állítani.
Pass
Márciusban igazolványt adtunk ki a mos.ru oldalra minden olyan alkalmazott számára, akinek a karantén ideje alatt az irodába kell jönnie. Most, ha munkába kell mennie, az alkalmazott QR-kóddal is kiállítja a bérletet. De az, hogy bejöhet az irodába, nem jelenti azt, hogy a kollégák minden nap odamennek. Az épületben általában csak egy ember teljesít szolgálatot. A többiek csak vészhelyzet esetén jöhetnek.
Más országok irodáiban
A helyzet más ABBYY irodákban is általában ugyanaz – zárva vannak, az alkalmazottak otthonról dolgoznak, és ugyanazokat az eszközöket használják. Például egy amerikai irodában még ügyeletes sincs. A helyi rendszergazda a karantén előtt elvitte a raktárból a berendezések egy részét, és amikor új munkatárs érkezik, egyszerűen elküldi postán a beállított laptopot.
Hogyan maradjunk kapcsolatban
Mára a kommunikációs csatornák terhelése még csökkent is ahhoz képest, amikor az emberek az irodában dolgoztak. A fő forgalom – a fájlok letöltése és a videók megtekintése – mostantól az otthoni szolgáltatókon folyik. A csatornák bővítésére nem volt szükség, pedig idénre terveztük.
A karantén alatt az első dolgunk volt, hogy alaposan átnéztük a kommunikáció visszaállítására vonatkozó előírásokat – számos megfigyelési tesztet adtunk hozzá, kidolgoztunk egy sémát a tartalék csatornákra való átálláshoz, és megnéztük a terheléselosztási szabályokat.
Hogyan biztosította a biztonságot távolról?
A legfontosabb kétségkívül a biztonság biztosítása volt. De erre is felkészültünk. Egy éve vezették be a kéttényezős hitelesítést. Szerintem ez az egyik kötelező dolog, amikor az emberek sokat dolgoznak a vállalati környezeten kívül. És ez az a fajta dolog, amit nem lehet gyorsan telepíteni. Manapság bármely vállalati erőforráshoz való hozzáférés két tényezőt igényel. Ha valaki távmunkára szeretne áttérni, akkor ez információbiztonsági szempontból kötelező.
Látjuk, hogy a csalók aktívabbakká váltak, és megpróbálják megszerezni a hitelesítő adataikat. Ezek főként adathalász támadások. És bár az e-mail védett, az adathalászat technikailag nem akadályozható meg teljesen. Fontos, hogy maguk az alkalmazottak is megértsék, hogy nem szabad gyanús hivatkozásokra kattintaniuk, és nem szabad olyan üzenetekből fájlokat megnyitniuk, amelyekre nem számítottak. Ennek érdekében webináriumot tartottunk a dolgozóknak, és emlékeztettük őket, mit kell tenni ilyen helyzetekben. Most nagyon jó alkalom van az ilyen webináriumokra, mert az emberek szokatlan helyzetben összeszedtek, koncentráltak, nyitottabbak az információkra és jobban érzékelik azt.
Odafigyeltünk az otthoni munkavégzés egyszerű szabályaira is, például ki kell kapcsolni a munkamenetet, le kell zárni a számítógépet távozáskor, elkülöníteni a fiókokat: Ön az egyik alatt dolgozik, a gyerek a másik alatt játszik. Ez nagyon fontos, mert a gyerek látja, hogy apa vagy anya kopogtat a billentyűzeten, és ő is ezt akarja. Jön és kopogtat, de nem tudjuk, hogy mit fog ott kopogtatni, és milyen programban törli vagy cseréli ki az adatokat.
Arra is kértük kollégáinkat, hogy nézzék meg, hogyan van beállítva az otthoni internet, mi a jelszó és van-e egyáltalán. Természetesen fenntartást tettek: ha az ember nem érti, mit kell tennie, akkor jobb, ha nem teszi meg. A kapcsolat tartása sokkal fontosabb. Arra kérték az alkalmazottakat, hogy ellenőrizzék otthoni Wi-Fi útválasztójukat is. Néhányuknak még azt is ajánlották, hogy vegyenek mást, mert olyan régies berendezéssel rendelkeztek, ami nem engedte, hogy a szolgáltatók jelenlegi sebességével dolgozzanak.
A legnépszerűbb távoli alkalmazásokról
Valószínűleg már sejtette, hogy ezek kommunikációs eszközök. Mivel az Office 365-öt használjuk, az alkalmazottak a Teams Messengeren keresztül kommunikálnak egymással és külső emberekkel is. Nagyon jól bevált.
Nőtt az összes iroda alkalmazottai által a Teamsben küldött csoportos üzenetek száma:
- Február 21. és március 20. között >689 ezer üzenetet küldtünk.
- Március 21. és április 19. között több mint 1 millió üzenetet küldtünk.
A hívások száma (egy az egyhez) szintén nőtt:
- Február 21-től március 20-ig 11,5 ezren voltak.
- Március 21-től április 19-ig – >16 ezer.
A Teams mellett a Zoomot is használjuk, hiszen ennek a szolgáltatásnak a hang- és képminősége az egyik legjobb a piacon. Ezenkívül a Zoom lehetővé teszi a konferencia „behívását” és a telefonos csatlakozást.
Március 15-ig a Zoom találkozók száma szinte nem haladta meg a napi 100-at, a hónap második felétől pedig mi, az ABBYY-nál kezdtük aktívabban használni ezt a szolgáltatást:
Áprilisban szinte minden munkanapon 100 vagy több értekezlet volt a Zoomon:
Az interneten ma már sok jelentés kering a Zoom megbízhatatlanságáról. Egyáltalán nem meglepő, hogy a legnépszerűbb hangszer ma ekkora figyelmet kap. Felvesszük a kapcsolatot a Zoom képviselőivel, és meglátjuk, hogy a vállalat mennyire vesz komolyan minden megállapítást. Több intézkedést is tettünk. Ezek közül a legegyszerűbb és leghatékonyabb a megbeszélések felvételeinek felhőtárhelyre mentésének tilalma.
Az internetes biztonság mindenekelőtt magának a munkavállalónak a figyelmességét jelenti. Hiszünk abban, hogy a Zoom megbirkózik, és ez a helyzet csak még erősebbé teszi ezt a szolgáltatást.
A grafikonon látható, hogy március második felétől hogyan kezdett növekedni a Zoom-találkozókon résztvevők száma. Valamint a percek számát.
A tendencia áprilisban is folytatódott, egyre több alkalmazott csatlakozott a webináriumokhoz és a Zoom találkozókhoz.
Számunkra a Zoom és a Teams olyan szolgáltatások, amelyek megkettőzik egymást. A kommunikációhoz azonban ma már valószínűleg kötelező a két eszköz, mivel a telekommunikációra nehezedő terhelés óriási. Voltak esetek, amikor az egyik szolgáltatás a legalkalmatlanabb pillanatban kezdett meghibásodni, majd az alkalmazottak gyorsan felhívtak egy másik szolgáltatást, és folytatták a munkát.
Ráadásul ezek a kommunikáció eszközei. Fontos, hogy az emberek továbbra is kapcsolatban maradjanak. Az ABBYY felé irányuló hívások többsége bekapcsolt kamerával történik. Amikor az irodában dolgoztam, azt hiszem, nem kapcsoltam be a kamerát. Mostantól függetlenül attól, hogy milyen formában vagy, mindig bekapcsolod. Majdnem mindig.
Ahelyett, hogy egy következtetés
Egy cég távmunkára való technikai felkészítése nem olyan dolog, amit néhány nap alatt meg lehet tenni. Erre jobb előre felkészülni. Nagyon régen kezdtük meg a felhőszolgáltatásokra való átállást, mert szerettük volna segíteni munkatársainkat abban, hogy mobilabbak legyenek. De, mint kiderült, ez a mobilitás olyan helyzetben is hasznos, amikor karantént hirdetnek.
Valószínűleg mostanra megtérült minden munkaerőköltségünk az infrastruktúra belsőről külsőre való átállása és megváltoztatása miatt, mert az emberek elvitték a berendezéseiket, elhagyták az irodáikat, elmentek otthonaikba és nyaralókba... és semmi sem változott.
Köszönjük rendszergazdánknak, Yura Anikeevnek a bejegyzésben szereplő fényképeket.
Forrás: will.com