A média tele van a járványügyi helyzetről szóló hírekkel és az önelszigetelésre vonatkozó ajánlásokkal.
De nincsenek egyszerű ajánlások az üzlettel kapcsolatban. A vállalatvezetők új kihívással néznek szembe: hogyan lehet az alkalmazottakat távolról, minimális veszteségekkel a termelékenység felé irányítani, és úgy strukturálni a munkájukat, hogy minden olyan legyen, mint korábban.
Ami az irodában működött, az gyakran nem működik távolról. Hogyan tudják az elosztott csapatok fenntartani a hatékony együttműködést és kommunikációt a csapaton belül és kívül?
A mobilkommunikáció elérhetősége, a gyors internet, a kényelmes alkalmazások és más modern technológiák általában segítik a sok akadály leküzdését és a partnerekkel vagy kollégákkal való produktív munka kiépítését.
De fel kell készülnünk.
Minden a terv szerint fog menni. Ha ő az
A távmunka speciális belső folyamatokat és kommunikációt igényel. Az előkészítő szakasz pedig számos kérdést és problémát kiküszöbölhet, mielőtt azok felmerülnének.
Mind az irodában, mind a távoli munkakörülmények között minden négy pillérre épül:
- Планирование
- Szervezet
- Irányítsd
- motiváció
Mindenekelőtt Önnek és csapatának ki kell tűznie a megfelelő célokat, újra kell építenie a jelentési rendszert, és helyesen kell kombinálnia az aszinkron és a szinkron kommunikációt a csapaton belül. Az aszinkron kommunikáció magában foglalja a leveleket, a chateket, a frissített jelentéseket és minden olyan kommunikációs lehetőséget, amely nem igényel azonnali választ. A szinkron kommunikáció valós idejű kommunikáció gyors visszajelzéssel.
Nagyon fontos megjegyezni, hogy a távmunka során a tervezés rendszerességet igényel. Meg kell tartani a munka egyensúlyát a stratégiai és az operatív feladatokkal, hetente vagy akár naponta meghatározva a kiemelt feladatok munkatempóját. A megfelelő tervezés és célmeghatározás egyértelműbbé teszi a munkát, és segít elkerülni az alkalmazottak kiégését. Nem érzik magukat elszigetelve a folyamattól.
Videokonferencia: az első számú eszköz
A távoli alkalmazottak elszigeteltsége inkább információs, mint szociális. Nem hiányzik annyira, hogy valaki mellett üljenek (bár ez változó), leginkább az információhoz való gyors hozzáférés és a kollégákkal való kommunikáció hiánya miatt aggódnak. Nincs lehetőségük kérdezni egy kollégát és azonnali választ kapni, megünnepelni egy kis győzelmet vagy kihallgatást, ötletelést, vagy egyszerűen csak beszélgetni a hétvégi tervekről.
Ezt a hiányt részben kompenzálják a videokonferencia-szolgáltatások.
A videokonferencia lehetővé teszi, hogy egy vagy több személy valós időben beszélgessen, akár telefonon, akár online videokonferencia-platformokon keresztül. A hívások szinkron kommunikációs csatornák, de akkor is használhatók, ha csak egy személy beszél egy csoporthoz – például . Példák ilyen szolgáltatásokra: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Előnyök:
- A videohívások közvetítik a beszélgetőpartner intonációját, érzelmeit, arc- és egyéb verbális jelzéseit, ezáltal segítve hangulatának tisztázását és megértését.
- A további információk világosabbá teszik az üzeneteket, érzelmi tartalmat adnak, és segítik a kapcsolat és a bizalom kialakítását.
Hátrányok:
- Időbeli koordináció. A hívások csak valós időben történhetnek, ami megnehezíti a kommunikációt a különböző időzónákban elhelyezkedő csapatok számára.
- A kommunikáció menetét semmilyen módon nem dokumentálják. A kihívások nem hagynak írásos eredményt.
- Értelmezés. A kommunikáció minősége nem mindenki számára optimális (főleg az országban önszigetelőknek). A szavakat nem mindig érzékelik helyesen.
Mikor érdemes videokonferenciát használni?
- Rendszeres találkozók egyénileg és csoportosan egyaránt
- Csapattalálkozók
- Tervezés és ötletelés (legjobb videóval)
- Félreértések megoldása vagy eszkalálódó vagy érzelmi helyzetek kezelése más csatornákon keresztül (például e-mail, chat)
Ha úgy gondolja, hogy a távoli csapatmunka nem elég produktív, ne pazarolja az időt – próbáljon meg változtatni a helyzeten.
- Mutassa be a napi bejelentkezéseket a csapattal.
- Szigorúan kövesse a találkozó időpontját és céljait, írja le a meghívóba, és már az elején emlékeztesse őket.
- Csináld meg a házi feladatodat. Készülj fel a találkozóra, és írd le papírra, hogy milyen ötleteid vitték erre a találkozóra, milyen elvárásaid vannak a résztvevőkkel szemben, és mit várnak tőled?
- Kérje meg a résztvevőket, hogy osszák meg szerepeiket (jegyzetek készítése, információk bemutatása, találkozó moderátora).
- Ne tartson megbeszéléseket nagy csapatnak (8 főnél több).
- Ne felejtse el szinkronizálni az értekezleteket a résztvevők időzónájával.
Amikor mindenki együtt van: hogyan szervezzünk általános céggyűléseket
A vállalat összes alkalmazottjának találkozója az információcsere népszerű módja lett.
Számos tipp van a legjobb rendszerezéshez:
- Idő. Az oroszországi vállalatok számára az ilyen találkozókat a legjobb déli 11-12 óra között tartani. Próbáljon olyan időpontot választani, amely a lehető legtöbb alkalmazott számára kényelmes. Feltétlenül rögzítse a találkozót. Számos platformon, így a MegaFonon is, ez egy kattintással megtehető, majd mp4 formátumban feltölthető.
- Élő adás. Kis cégeknél erre talán nincs is szükség, de a nagyoknál, akiknek elosztott fiókhálózata van, érdemes élő adást lebonyolítani.
- Kérdések és válaszok. Előzetesen megkérheti az embereket, hogy tegyenek fel kérdéseket, amelyek érintik őket, majd elkészítheti a hallgatóság számára releváns információkat.
- Ne felejtsd el a humort. Ez nem egy összeállítás az iskolában, hanem egy lehetőség arra, hogy személyes kapcsolatot biztosítsunk, és segítsünk a bizalom kiépítésében az elosztott csapatok között.
Ötletbörze: Szüntesd meg a zűrzavart
Amikor ötletbörzékről van szó, fontos, hogy az elosztott csapatok közös digitális eszközt használjanak. Lehetővé teszi ötletek összegyűjtését, csoportosítását és kategorizálását a brainstorming során.
Íme néhány fontos tipp a hatékony viharzáshoz:
- A távoli csapat választhat olyan együttműködési projektmenedzsment eszközt, amely támogatja a sok csapat számára már ismert kanban-board funkcionalitást, például a Trellót.
- Alternatíva lehet a platform által biztosított alternatíva. Az eszköz egy rajztábla, amelyet mindenki láthat, és bármelyik résztvevő szerkesztheti.
- Használja a szavazási lehetőséget, hogy értékelje, melyik ötlet a legérdekesebb megvalósítani. Az összes statisztika később letölthető csv vagy xlsx formátumban.
- A tapasztalat azt mutatja, hogy jobb előre figyelmeztetni az alkalmazottakat a támadásra, hogy legyen idejük átgondolni az ötleteket. Amikor a csoport összejön, a résztvevők többé nem jönnek üres kézzel.
A szinkron kommunikáció, mint például a videohívások, helyes használat esetén kiváló eszköz lehet a csapatmunka lebonyolítására, annak eredményeinek nyomon követésére és érzelmi támogatásra minden csapattag számára. Aszinkron eszközökkel kombinálva pedig segítik a folyamat elosztott résztvevőit abban, hogy ugyanolyan (és néha hatékonyabban) produktívak legyenek, mint az irodában dolgozó kollégáik.
Forrás: will.com