Tedd újra nagyszerűvé az „udalenkát”: hogyan lehet az egész céget távmunkára állítani 4 lépésben

Miközben a koronavírus söpör végig a bolygón, a vécé vezet a tőzsdén, és egész országokat karanténba zárnak, egyre több cég kénytelen alkalmazottait távmunkára áthelyezni. Mi, a RUVDS-nél sem voltunk kivételek, és úgy döntöttünk, hogy megosztjuk Habrral a vállalaton belüli távoli munkafolyamat megszervezésével kapcsolatos tapasztalatainkat. Azonnal érdemes megemlíteni, hogy a cikkben nem lesznek olyan kapitányi tanácsok, mint „ha otthon vagy, vedd fel a gatyádat”, csak a rideg valóságot és a cselekvésre vonatkozó iránymutatásokat.

Annak érdekében, hogy elkerüljük az alkalmazottak távmunkára való áthelyezése miatti elviselhetetlen fájdalmakat, a teljes folyamatot kis szakaszokra osztottuk.

1. szakasz: Oszd fel a társaságot csoportokra/irányokra

Mivel kis cégünk van (max. 20 fő), így nekünk ebből a szempontból könnyebb a dolgunk, mert nincs nagy számban a részlegek, részlegek és az osztó emberek kisebb egységei. Összességében a RUVDS 5 feltételes csoportot/irányt tud megkülönböztetni:

• Műszaki támogatás;
• Rendszergazdák;
• Fejlesztők;
• Pénzügyi szolgáltatás (könyvelés, fizetések és bizonylatkezelés);
• Menedzsment és marketing szolgáltatás.

Esetünkben a felosztás feltételes, mert strukturálisan különböző embercsoportoknak, mint esetkezelésünkben és marketingünkben is hasonló hozzáférési jogokra van szükségük. Együttérzünk azokkal, akiknek nem 5, hanem sokkal több csoportjuk van, amelyek mindegyikéhez saját hozzáférési szint szükséges.

2. szakasz: Határozza meg a csoportok/irányok munkaigényét és állítsa be a hozzáférést

• Hatékonyságuk megőrzése érdekében a technikai ügyfélszolgálat munkatársainak – amivel éjjel-nappal rendelkezésünkre áll – hozzá kell férniük belső jegyrendszerünkhöz (OTRS) és azonnali válaszadási képességre van szükségük az ügyfeleknek, ami azt jelenti, hogy a munkahelyi hívásokat az alkalmazottak mobilszámára kell irányítaniuk. . Jó értelemben véve a TP helye egyáltalán nem számít, ha a támogatás hozzáértő és gyors.
  Hogy bárhonnan csatlakozhasson a jegyrendszerhez, az az egyik virtuális szerveren alapul, és egy másik adatközpontban duplikálódik, az irodában nincs semmi. Ha az egyik szerver leesik, a második egy percen belül felemelkedik; a dolgozók nem is mindig veszik észre, hogy csere történt.
• A rendszergazdák közvetlenül olyan szerverekkel dolgoznak, amelyek nem csatlakoznak az irodához, így számukra a legfájdalomtalanabb az otthoni munkavégzésre való átállás. Sőt, minden szerverünk fel van szerelve egy speciális kezelőfelülettel, amely sokkal funkcionálisabb, mint a klasszikus KVM. A felületünk lehetővé teszi a rendszergazdák számára, hogy még az Antarktiszon is dolgozhassanak a szerverrel (ez volt a tapasztalat nemrég).
• A fejlesztők mindig is dolgozhattak távolról, és az otthoni munkába való áthelyezésük egyáltalán nem befolyásolja a termelékenységet.
• A fizetések, a könyvelés és a bizonylatok továbbítása talán a legzavaróbb a távoli átvitel szempontjából, de itt is számos olyan megoldás létezik, amelyekhez saját virtuális szervereinket használjuk.
  Így a magánszemélyek ellenőrzését igénylő kifizetéseket két adatközpontunkban található szolgáltatási virtuális gépeken ellenőrzik. Az ügyfélbankhoz való csatlakozást igénylő jogi személyektől kapott kifizetések összegyűjtése és feldolgozása az egyik adatközpontban található virtuális gépen történik. A csekk feldolgozása online történik, és nem függenek irodánktól vagy akár adatközpontunktól, a visszaküldés pedig manuálisan és ismételten az egyik virtuális szerveren történik.

  A számviteli adatbázisok a Koroljovi adatközpontunkban, a Composite védelmi üzem területén - egy egykori bombaóvóhelyen - találhatók, és a megbízhatóság kedvéért az M9 adatközpontban (az egész Oroszország számára stratégiai jelentőségű objektum) találhatók. ). Egy bizonyos időpontban másolás történik, amely lehetővé teszi az egyik szerver elvesztése esetén a számviteli osztály munkájának gyors folytatását minimális költségekkel.

• Automatizáltuk a bizonylatkezelést is - a Személyes fiókban az ügyfél maga töltheti le a pecséttel ellátott szerződést és egyeztető nyilatkozatokat, magánszemélyeknek ez általában elegendő. Ügyfeleink többsége azonban jogi személy, akinek eredeti dokumentumokra van szüksége. Ebben az esetben a könyvelő mindent kinyomtat, ami otthon kell, és postán vagy futárral elküldi bárhová. Minden beérkező levelet a biztonsági szolgálat összegyűjt, és futárszolgálattal aláírásra elküldi a könyvelőnek, majd a dokumentumokat visszaküldi a feladó irodájába. Nos, egy ember a vezetőségből hetente párszor bejön az irodába, minden esetre. Mégis, ahol papíralapú dokumentumokról van szó, az iroda látogatása teljesen lehetetlen.
• A távmunkát legegyszerűbben a laptopról dolgozó menedzsment és marketing osztályok végezhetik, ahol csak egy tanúsítványt kell kiadnia a vállalat erőforrásaihoz való hozzáféréshez, és már kész is.

3. szakasz: Biztosítás kockázatok, információk és vasalás ellen

A távmunka egyik fő nehézsége az adatszivárgás, ezért ez sok biztonsági szakember számára fájdalmat okoz. Ugyanazokat a szabályokat alkalmazzuk távolról, mint az irodában – az érzékeny erőforrásokhoz való hozzáférést kétfaktoros hitelesítés biztosítja, tanúsítvány és bejelentkezési/jelszó használatával. Így azonnal megtagadhatja a hozzáférést egy adott alkalmazotttól a tanúsítvány visszavonásával.

Ahogy mondani szokták, jobb félni, mint sajnálni, ezért a nehéz időket indokként használtuk fel az infrastruktúra „hardverének” előre nem tervezett szilárdsági próbájára. Három szolgáltatás felelős a DC-ben való elérhetőségéért: ügyeletes mérnökök, akik éjjel-nappal a helyükön vannak, műszaki támogatás és rendszergazdák.

Adatközpontjaink összes kulcscsomópontja az N+1 séma szerint van lefoglalva, a Tier III-nál nem alacsonyabb szabványok szerint, beleértve a távközlési berendezéseket és az áramellátást is. Bár az általános karanténnál komolyabb dolognak kell történnie az áramellátás korlátozásához, ennek ellenére gyakorlatokat folytattunk az adatközpontok áramellátásának dízelgenerátorokra való átállítására. Az üzemanyag-ellátásról szóló megállapodások lehetővé teszik a zászlóshajó RUCLOUD adatközpont autonóm működését az elektromos hálózatról való hosszú távú leválasztás során. Ezzel egyidejűleg minden javítókészlet auditálását elvégeztük, amennyiben az új alkatrészek szállításával kapcsolatos problémák merültek fel. 

Mivel a koronavírus-járványt már vis maiornak ismerik el, ami lehetővé teszi a kötelezettségek elmulasztását, megvizsgáltuk, hogy melyik partner élhet ezzel a lehetőséggel, és egy nehéz pillanatban elbukhat.

Kína és Olaszország tapasztalatai alapján elmondható, hogy még a betegség széles körű elterjedése sem érinti közvetlenül az internetszolgáltatókat, főleg, hogy minden adatközpontban legalább 2 egymástól független kommunikációs csatorna működik, amelyek egymást duplikálják.

4. szakasz: írja elő a távmunka szabályait

A szabályok lehetővé teszik, hogy a csapat ne lazítson, és a munka minőségének romlása nélkül váltson távmunkára. Készítettünk magunknak egy kis listát:

• Munkaidő betartása, még azt is figyelembe véve, hogy a munka nem a folyamatra, hanem az eredményre irányul. Ez különösen fontos a technikai támogatás esetében, amelynek éjjel-nappal elérhetőnek kell lennie. A munkaidő az az állandó, amelyen belül mindenki kommunikálhat egymással.
• Határozza meg a kommunikáció fő helyét (csapat chat) minden fontos kérdésben. Hagyományosan ez a munka Slack. Azok számára, akik szeretik a Slacket, de nem szeretnek adományozni érte, próbálják ki a nyílt forráskódú Mattermost.
• Használjon videohívásokat összetett feladatokhoz és megbeszélésekhez (a Zoomnak nincs versenye). Mindent, amiről a videohívás során megállapodtak, rögzíteni kell, és közzé kell tenni az általános csapatcsevegésben, vagy abban a chat-szálban, amelynek tagjai a hívás részleteivel foglalkoznak. Ez a rögzítés lehetővé teszi, hogy az egész csapat egyetlen információs mezőben legyen.
• A hosszú távú távmunka körülményei között rendszeres csapat- és egyéni videomegbeszélések lebonyolítása szükséges. Például hetente kétszer, a feladatok állapotának áttekintésével. Erre ismét azért van szükség, hogy megértsük, ki mit csinál.

A lista a lehető legegységesebb, de ezt alapul veheti, és a munkája sajátosságai alapján módosíthatja, kiegészítheti.

Végezetül szeretném megjegyezni, hogy a távmunka tendenciája nem a stagnálás, hanem egy olyan evolúció, amelyben csak azok maradnak életben, akik aktívan alkalmazkodnak a környezeti változásokhoz. Ezért aki állandó irodai kontroll nélkül tanul meg dolgozni, az az eredményre fog koncentrálni, nem az eltöltött időre, annak csak profitál a jelenlegi helyzetből.

Milyen lépések történnek a távmunkára való átállás érdekében csapatában vagy cégében? Talán van mit tanulnunk egymástól.

Forrás: will.com