Ma a valóság az, hogy a karantén és a koronavírus miatt sok cégnek el kell gondolkodnia azon, hogyan biztosítson távmunkát alkalmazottainak. Szinte minden nap megjelennek olyan cikkek, amelyek a távmunkára való átállás problémájának technikai és pszichológiai vonatkozásait egyaránt feltárják. Ugyanakkor hatalmas tapasztalatot halmoztak fel az ilyen munkában például a szabadúszók vagy azok az IT-cégek, amelyek már régóta dolgoznak a világ minden táján élő alkalmazottakkal és ügyfelekkel.
Egy nagy informatikai cég távmunkára való átállása nem biztos, hogy egyszerű feladat. Sok esetben azonban jól ismert eszközökkel és technikákkal meg lehet boldogulni. Ebben a cikkben a távmunkával kapcsolatos tapasztalatainkat tekintjük át technikai oldalról. Reméljük, hogy ez az információ segít a vállalatoknak alkalmazkodni az új feltételekhez. Hálás lennék minden észrevételért, javaslatért, kiegészítésért.
Távoli hozzáférés a vállalati erőforrásokhoz
Ha egy informatikai cég irodában dolgozik, akkor általában vannak rendszeregységek, laptopok, szerverek, nyomtatók és szkennerek, valamint telefonok. Mindez egy routeren keresztül kapcsolódik az internethez. Cégünk fennállásának első éveiben éppen ilyen berendezéseket helyezett el az irodában.
Most képzelje el, hogy gyorsan haza kell küldenie az összes alkalmazottat 1-2 napon belül, hogy a projekteken végzett munka ne álljon le. Mi a teendő ebben az esetben?
A laptopokkal minden világos – az alkalmazottak egyszerűen magukkal vihetik őket. A rendszeregységeket és a monitorokat nehezebb szállítani, de ez még mindig megoldható.
De mi a teendő a szerverekkel, nyomtatókkal és telefonokkal?
Az irodai szerverekhez való hozzáférés problémájának megoldása
Amikor az alkalmazottak hazaköltöznek, de a szerverek az irodában maradnak, és van, aki vigyáz rájuk, akkor már csak az marad, hogy megoldja a biztonságos távoli hozzáférés megszervezését az alkalmazottak számára a cég szervereihez. Ez a munka egy rendszergazdának szól.
Ha a Microsoft Windows Server telepítve van az irodai szerverekre (ahogyan a munka első éveiben is), akkor amint az adminisztrátor konfigurálja a terminálhozzáférést az RDP protokollon keresztül, az alkalmazottak otthonról dolgozhatnak a szerverrel. Lehetséges, hogy további licenceket kell vásárolnia a terminálhoz való hozzáféréshez. Az alkalmazottaknak mindenesetre szükségük lesz otthoni számítógépre, amelyen Microsoft Windows fut.
A Linux operációs rendszert futtató szerverek otthonról, licencvásárlás nélkül is elérhetők lesznek. A vállalat rendszergazdájának csak olyan protokollokon keresztül kell konfigurálnia a hozzáférést, mint az SSH, POP3, IMAP és SMTP.
Ha ez még nem történt meg, akkor a szerverek illetéktelen hozzáféréstől való védelme érdekében érdemes a rendszergazdának legalább tűzfalat (tűzfalat) telepíteni az irodai szerverekre, valamint VPN segítségével távoli hozzáférést beállítani az alkalmazottak számára. OpenVPN szoftvert használunk, amely szinte minden platformhoz és operációs rendszerhez elérhető.
De mi a teendő, ha az iroda teljesen be van zárva, és minden szerver ki van kapcsolva? Négy lehetőség maradt:
- Ha lehetséges, teljesen váltson felhőtechnológiákra – használjon felhőalapú CRM-rendszert, tárolja a megosztott dokumentumokat a Google Dokumentumokban stb.;
- szállítsa a szervereket a rendszergazda otthonába (örülni fog...);
- szállítsa a szervereket valamilyen adatközpontba, amely elfogadja azokat;
- szerverkapacitás bérlése adatközpontban vagy felhőben
Az első lehetőség jó, mert nincs szükség kiszolgálók átvitelére vagy telepítésére. A felhőtechnológiákra való átállás eredményei továbbra is hasznosak lesznek az Ön számára: pénzt és erőfeszítést takaríthat meg a támogatás és karbantartás terén.
A második lehetőség otthoni problémákat okoz a rendszergazdának, mivel a szerver éjjel-nappal működik és meglehetősen zajos. Mi van akkor, ha egy cégnek nem egy szervere van az irodájában, hanem egy egész rack?
A szerverek adatközpontba szállítása sem egyszerű. Adatközpontban általában csak rack telepítésre alkalmas szerverek helyezhetők el. Ugyanakkor az irodák gyakran használnak Big Tower szervereket vagy akár hagyományos asztali számítógépeket. Nehéz lesz olyan adatközpontot találnia, amely elfogadja az ilyen berendezések elhelyezését (bár léteznek ilyen adatközpontok; például mi a PlanetaHost adatközpontban helyeztük el őket). Természetesen a szükséges számú állványt bérelheti, és oda szerelheti felszerelését.
Egy másik probléma a szerverek adatközpontba költöztetésével, hogy nagy valószínűséggel meg kell változtatnia a szerverek IP-címét. Ehhez viszont szükség lehet a szerverszoftver újrakonfigurálására vagy a szoftverlicencek módosítására, ha azok IP-címekhez vannak kötve.
A szerverkapacitás bérbeadása egy adatközpontban egyszerűbb, mivel nem kell sehova szállítani a szervereket. A rendszergazdának azonban újra kell telepítenie az összes szoftvert, és át kell másolnia a szükséges adatokat az irodában telepített szerverekről.
Ha irodai technológiái a Microsoft Windows operációs rendszer használatán alapulnak, az adatközpontban bérelhet egy Microsoft Windows szervert a szükséges számú terminállicenccel. Vegyen egy ilyen licencet a szerverrel távolról dolgozó minden alkalmazottja számára.
A fizikai szerverek bérlése 2-3-szor olcsóbb lehet, mint a felhőben lévő virtuális szerverek bérlése. De ha nagyon kevés energiára van szüksége, és nem egy teljes szerverre, akkor a felhő opció olcsóbb lehet.
A felhő-erőforrások megnövekedett ára a hardver erőforrások felhőben való lefoglalásának a következménye. Ennek eredményeként a felhő megbízhatóbban működhet, mint egy bérelt fizikai szerver. De itt már fel kell mérni a kockázatokat és számolni kell a pénzt.
Ami az online áruházak létrehozásával foglalkozó cégünket illeti, minden szükséges erőforrás régóta az adatközpontokban található, és távolról is elérhető. Ezek tulajdonában lévő és bérelt fizikai szerverek, amelyeket üzletek tárolására használnak, valamint virtuális gépek szoftverfejlesztők, elrendezéstervezők és tesztelők számára.
Munkaállomások átvitele az irodából otthonra
Mint már említettük, az alkalmazottak egyszerűen magukkal vihetik a munkahelyi számítógépeiket - laptopokat vagy monitorral ellátott rendszeregységeket. Szükség esetén új laptopokat vásárolhat az alkalmazottak számára, és házhoz szállíthatja azokat. Természetesen új számítógépekre kell telepítenie a szükséges szoftvereket, ami további időt vesz igénybe.
Ha az alkalmazottak már rendelkeznek Microsoft Windows rendszert futtató otthoni számítógépekkel, használhatják azokat Microsoft Windows Server terminálként vagy Linuxot futtató kiszolgálókhoz. Elegendő lesz a VPN-hozzáférés konfigurálása.
Munkatársaink Windowson és Linuxon is dolgoznak. Nagyon kevés Microsoft Windows szerverünk van, így ehhez az operációs rendszerhez nincs szükség terminállicencek vásárlására. Ami az adatközpontokban található erőforrásokhoz való hozzáférést illeti, azt VPN segítségével szervezik, és emellett korlátozzák az egyes kiszolgálókra telepített tűzfalak.
Ne felejtse el az otthonról dolgozó alkalmazottakat fülhallgatóval (mikrofonos fejhallgatóval) és videokamerával ellátni. Ezzel nagy hatékonysággal kommunikálhat távolról, szinte úgy, mint az irodában.
Sokan különféle speciális monitorok telepítésével próbálják ellenőrizni, hogy az alkalmazottak mit csináljanak otthon munkaidőben. Mi ezt soha nem csináltuk, csak a munka eredményét ellenőriztük. Általános szabály, hogy ez teljesen elég.
Mi a teendő a nyomtatóval és a szkennerrel
A webhelyek szoftverfejlesztőinek ritkán van szükségük nyomtatókra és szkennerekre. Ha azonban ilyen felszerelésre van szükség a munkavállalók számára, akkor probléma merül fel a távmunkára való átálláskor.
Az irodákban általában hálózati MFP van telepítve, amely gyors, nagy és nehéz. Igen, elküldhető annak az alkalmazottnak az otthonába, akinek a leggyakrabban kell nyomtatnia és beolvasnia. Ha természetesen ennek az alkalmazottnak lehetősége van a vendéglátásra.
De ha sok alkalmazottja gyakran szkennel és nyomtat dokumentumokat, akkor vásárolnia kell egy MFP-t és telepítenie kell az otthonukban, vagy módosítania kell a vállalat üzleti folyamatait.
Az új MFP-k szállításának és vásárlásának alternatívájaként lehetőség szerint felgyorsult az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás.
Papír és elektronikus dokumentumokkal való munka
A legjobb, ha a távmunkára való átállás előtt sikerül az összes dokumentumfolyamot elektronikus formába vinnie. Például a DIADOK-ot használjuk számviteli bizonylatok cseréjére és számlák kiegyenlítésére az ügyfélbankon keresztül.
Egy ilyen rendszer bevezetésekor az elektronikus dokumentumkezelésben részt vevő valamennyi alkalmazottat (például könyvelőt) kiemelt minősített elektronikus aláírással ellátott kulcstartókkal kell ellátni. Az ilyen kulcstartók kézhezvétele eltarthat egy ideig, ezért jobb, ha ezt a kérdést előre megfontolják.
A DIADOK-ban (a hasonló szolgáltatásokhoz hasonlóan) más elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatókkal is beállíthat roamingot. Erre akkor lesz szükség, ha a szerződő felek az Önétől eltérő dokumentumkezelő rendszereket használnak.
Ha Ön vagy néhány partnere a régi módon dolgozik az iratokkal, akkor rendszeres papírleveleket kell küldenie és fogadnia egy posta felkeresésével vagy futárok felhívásával. Karantén esetén az ilyen műveleteket minimálisra kell csökkenteni.
Mi a teendő a telefonálással
Cégünk működésének első éveiben vezetékes és mobiltelefonokat használt. Azonban nagyon hamar rájöttünk, hogy a nagyszámú alkalmazott és ügyfél mellett valami megfelelőbb megoldásra van szükségünk.
Számunkra a legkényelmesebb megoldás a MangoTelecom virtuális alközpontja volt. Segítségével megszabadultunk a városi telefonszámokhoz (és így az iroda fizikai helyétől) való kapcsolattól. Lehetőséget kaptunk arra is, hogy az alközpontot integráljuk CRM-ünkkel, rögzítsük az ügyfelekkel folytatott ügyfélszolgálati beszélgetéseket, beállítsuk a hívásátirányítást stb.
Ezután telepítheti a virtuális alközpont alkalmazást okostelefonjára, laptopjára vagy asztali számítógépére. Ezzel akár külföldről is hívhat orosz számokat, vagy fogadhat belföldi díjszabású hívásokat.
Így egy virtuális alközpont lehetővé teszi, hogy üzletmenet-folytonossági szempontból szinte észrevehetetlenné tegyük a dolgozók költözését az irodából otthonukba.
Ha irodai alközpontot használ, és annak leállítása elkerülhetetlen költözéskor, fontolja meg a virtuális alközpontra váltást. Érdeklődjön telefonszolgáltatójánál, hogy lehetséges-e a hívásátirányítás a vezetékes alközponti számokról a bejövő virtuális alközponti számokra. Ebben az esetben, amikor virtuális alközpontra vált, nem veszíti el a bejövő hívásokat.
Ami az alkalmazottak közötti hívásokat illeti, amikor virtuális alközponttal dolgozik, az ilyen hívásokért általában nem kell fizetni.
Az alkalmazottak távkiválasztása és képzése
Munkatársaink pótlásakor cégünk működésének első éveiben mindig hívtunk jelentkezőket az irodába, klasszikus interjúkat készítettünk, feladatokat adtunk. Ezt követően az irodában újoncok számára egyéni képzést nyújtottunk.
Idővel azonban teljesen áttértünk a távoli toborzásra.
Az elsődleges kiválasztás a HH honlapján található, az álláshoz csatolt tesztekkel vagy bármely más toborzó szolgáltatással történhet. El kell mondanunk, hogy helyesen megtervezve ezek a tesztek jelentős számú, a követelményeknek nem megfelelő jelöltet kiszűrhetnek.
És akkor minden egyszerű - Skype-ot használunk. Skype használatával és mindig bekapcsolt videokamerával nem kevésbé hatékonyan készíthet interjút, mintha a jelölt melletted ülne az asztalnál.
Bár vannak bizonyos hátrányai, a Skype-nak nagyon fontos előnyei is vannak a hasonló rendszerekkel szemben. Először is Skype-on keresztül megszervezheti a számítógép asztalának bemutatóját, és ez nagyon szükséges a tanítás és a munkahelyi kérdések megvitatása során. Ezután a Skype ingyenes, minden nagyobb platformon elérhető, és könnyen telepíthető számítógépére vagy okostelefonjára.
Ha több alkalmazottnak kell megbeszélést vagy képzést szerveznie, egyszerűen hozzon létre egy csoportot a Skype-on. Az asztal megosztásával az előadó vagy tanár minden szükséges anyaggal elláthatja a találkozó résztvevőit. A csevegőablakban linkeket, szöveges üzeneteket tehet közzé, fájlokat cserélhet vagy párbeszédeket folytathat.
A Skype-os órákon kívül oktatófilmeket is készítünk (Camtasia Studio programmal, de használhatod amit megszoktál). Ha ezek a filmek csak belső használatra készültek, akkor feltesszük őket a szervereinkre, ha pedig mindenkinek, akkor a YouTube-ra.
Az esetek többségében az oktatófilmek, a Skype-csoportokban párbeszédes és asztali bemutatókkal ellátott órák, valamint a tanár és a diákok közötti egyéni kommunikáció kombinációja lehetővé teszi számunkra, hogy a képzést teljesen távolról levezessék.
Igen, vannak olyan szolgáltatások, amelyek célja az asztali számítógépek felhasználói csoportok számára történő bemutatása, webináriumok lebonyolítása, sőt képzési platformok (beleértve az ingyeneseket is). De mindezért vagy pénzzel, vagy a platformmal való munkavégzés megtanulására fordított idővel kell fizetni. Az ingyenes platformok végül fizetőssé válhatnak. Ugyanakkor a Skype képességei sok esetben elegendőek lesznek.
Együttműködés a projekteken
A projekteken való közös munka során napi és heti megbeszéléseket tartunk, páros programozást és kódellenőrzést alkalmazunk. Skype-csoportokat hoztak létre értekezletekhez és kódellenőrzéshez, és szükség esetén asztali bemutatókat is használnak. Ami a kódot illeti, azt a GitLab szerverünkön tároljuk, amely az adatközpontban található.
A dokumentumokkal kapcsolatos közös munkát a Google Docs segítségével szervezzük.
Mindezek mellett rendelkezünk egy belső Klondike tudásbázissal, integrálva az alkalmazás-feldolgozó és erőforrás-tervező rendszerrel (CRM és ERP). Ezeket az adatközponti szervereken tárolt eszközöket az évek során létrehoztuk és továbbfejlesztettük. Lehetővé teszik ügyfeleink számos kérésének hatékony feldolgozását, végrehajtók kijelölését, pályázatok megbeszélését, munkaidő rögzítését és még sok minden mást.
Valószínűleg az Ön cége is használ már hasonlót, és amikor a munkavállalók távmunkájára térnek át, elegendő lesz távoli hozzáférést biztosítani a megfelelő erőforrásokhoz.
Távoli felhasználói támogatás
Felhasználóink Oroszország szinte minden régiójában működő online áruházak tulajdonosai és vezetői. Természetesen távolról is nyújtunk nekik támogatást.
Ügyfélszolgálati csapatunk jegyrendszeren keresztül dolgozik, e-mailben és telefonon válaszol a kérdésekre, és chatel az online áruház adminisztratív weboldalán és cégünk honlapján.
A feladatok megbeszélésének szakaszában bármilyen, az ügyfél rendelkezésére álló azonnali üzenetküldőt használunk, például Telegram, WhatsApp, Skype.
Néha meg kell nézni, mit csinál az ügyfél a számítógépén. Ez megtehető Skype-on keresztül asztali demó módban.
Ha szükséges, távolról is dolgozhat a felhasználó számítógépén olyan eszközökkel, mint a TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk stb. Ezen eszközök használatához az ügyfélnek telepítenie kell a megfelelő szoftvert a számítógépére.
VPN hozzáférés beállítása
Különböző adatközpontokban található virtuális gépekre telepítettük az OpenVPN szervereket (Debian 10 OS-t használva). Az OpenVPN kliens Debian, Ubuntu, MacOS és Microsoft Windows rendszerű alkalmazottaink munkahelyi számítógépeire van telepítve.
Az interneten számos utasítást talál az OpenVPN szerver és kliens telepítéséhez. Használhatod az enyémet is .
Meg kell mondani, hogy az alkalmazottak kulcsainak kézi létrehozásának folyamata nagyon fárasztó. Annak érdekében, hogy egy új felhasználó csatlakoztatása ne tartson tovább tíz másodpercnél, az alábbihoz hasonló szkriptet használunk a spoiler alatt.
Szkript kulcsok létrehozásához
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Indításkor ez a szkript paraméterként átadja a felhasználói azonosítót (latin betűkkel).
A szkript kéri a tanúsító hatóság jelszavát, amely az OpenVPN szerver telepítésekor jön létre. Ezután ez a szkript létrehoz egy könyvtárat az OpenVPN kliensekhez szükséges tanúsítványokkal és konfigurációs fájlokkal, valamint egy dokumentációs fájlt az OpenVPN kliens telepítéséhez.
Konfigurációs és dokumentációs fájlok létrehozásakor a change_me helyébe a felhasználói azonosító lép.
Ezután az összes szükséges fájlt tartalmazó könyvtárat becsomagolják és elküldik az adminisztrátornak (a cím közvetlenül a szkriptben van feltüntetve). Nincs más hátra, mint továbbítani a létrejövő archívumot a felhasználónak az e-mail címére.
Reméljük, hasznosan tudja majd használni az otthoni kényszer-elzárás időszakát. Miután elsajátította az iroda nélküli munka technikáit, továbbra is aktívan használhatja a távoli alkalmazottak munkáját.
Sok sikert a költözéshez és eredményes otthoni munkát!
Forrás: will.com