Az e-mail története több évtizedes múltra tekint vissza. Ez idő alatt a vállalati kommunikációnak ez a színvonala nemhogy nem elavult, hanem évről évre egyre népszerűbb a különböző vállalkozásoknál bevezetett együttműködési rendszereknek köszönhetően, amelyek általában kifejezetten e-mailen alapulnak. Az e-mailezés hatékonyságának hiánya miatt azonban egyre több felhasználó hagyja el a szöveges csevegés, hang- és videohívások, valamint videokonferenciák javára. Az ilyen vállalati kommunikációs módszerek segítségével az alkalmazottak sok időt takaríthatnak meg, és ennek eredményeként hatékonyabbak lehetnek, és több pénzt hoznak a vállalatnak.
Azonban a csevegés és a videokommunikáció használata a munkahelyi problémák megoldására gyakran új fenyegetések megjelenéséhez vezet a vállalat információbiztonságára nézve. A helyzet az, hogy megfelelő vállalati megoldás hiányában a munkavállalók önállóan kezdhetnek levelezni, kommunikálni a közszolgáltatásokban, ami fontos információk kiszivárgásához vezethet. Másrészt a vállalati vezetés nem mindig hajlandó pénzeszközöket allokálni a videokonferenciák és csevegések vállalati platformjainak megvalósítására, mivel sokan biztosak abban, hogy ezek jobban elvonják az alkalmazottak figyelmét a munkáról, mintsem növelik hatékonyságukat. Ebből a helyzetből kiutat jelenthet a meglévő információs rendszereken alapuló vállalati chat és videokonferencia kiépítése. Azok, akik a Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition-t használják együttműködési platformként, meg tudják oldani a vállalati csevegés és videokonferencia létrehozásának kérdését a Zextras Team segítségével, amely megoldással a Zimbra OSE számos új funkciót ad a vállalati online kommunikációhoz.
A Zextras Team két kiadásban érhető el: a Zextras Team Basic és a Zextras Team Pro, és a rendelkezésre álló funkciókban különböznek. Az első kézbesítési lehetőség teljesen ingyenes, és lehetővé teszi a szöveges csevegés megszervezését egy-egy és csoportos csevegés formátumban, valamint egy-egy videocsevegést és audiohívásokat a Zimbra OSE alapján. Ebben az esetben ezek a funkciók közvetlenül elérhetők lesznek a Zimbra OSE webes kliensből. Emellett a Zextras Team Basic felhasználói használhatják az iOS és Android platformon elérhető mobilalkalmazást. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik a privát és szöveges csevegés elérését, és a jövőben lehetővé teszik videohívások kezdeményezését. Azonnal jegyezzük meg, hogy a Zextras Team felhasználóinak videocsevegéshez és audiohívásokhoz egy megfelelően működő webkamerára és/vagy mikrofonra lesz szükségük.
A Zextras Team Pro azonban sokkal gazdagabb funkcionalitást biztosít. A már felsorolt képességek mellett a Zextras Team felhasználóinak lehetőségük lesz videokonferenciák létrehozására nagyszámú alkalmazott számára. Ez lehetővé teszi, hogy megbeszéléseket tartson a földrajzilag különböző helyeken tartózkodó alkalmazottak között, és ezáltal időt takarítson meg, amelyet korábban az értekezlet résztvevőinek egy helyiségben való összegyűjtésére fordítottak, és azt a kérdések alaposabb tanulmányozására vagy konkrét munkafeladatok megoldására fordítják.
A Zextras Team Pro lehetővé teszi virtuális terek és virtuális értekezletek létrehozását is az alkalmazottak számára. A tér egyszerre több tárgyalótermet is tartalmazhat, amelyekben a tér különböző résztvevői közös témákat vitathatnak meg. Vegyünk például egy olyan vállalkozást, amelynek értékesítési osztálya 16 fős. Ebből 5 fő b2c értékesítésben, 5 fő b2b értékesítésben, további 5 fő b2g értékesítésben dolgozik. A teljes osztály élén az értékesítési osztály vezetője áll.
Mivel minden alkalmazott ugyanazon a részlegen dolgozik, célszerű egy közös teret kialakítani számukra, ahol megvitathatják az egyes értékesítőket érintő témákat. Ugyanakkor gyakran felmerülnek olyan témák, amelyek csak egy osztályt érintenek, például a b2b-vel. Természetesen az értékesítési osztály más területen dolgozó munkatársainak nem kell részt venniük az ilyen témájú megbeszéléseken, de az osztályvezetőnek részt kell vennie az egyes részlegek megbeszélésein. Éppen ezért az értékesítési részleg igényeire elkülönített területen belül lehetőség van irányonként külön virtuális értekezletek kijelölésére, így mindegyikben kommunikálni tudnak egymással és az osztályvezetővel a dolgozók. Ugyanakkor magának a menedzsernek mindhárom virtuális találkozója kényelmesen, külön helyen lesz összegyűjtve. És ha figyelembe vesszük, hogy minden kommunikáció a vállalat szerverein zajlik, és az adatokat nem továbbítják róluk sehova, akkor az ilyen csevegéseket az információbiztonság szempontjából meglehetősen biztonságosnak nevezhetjük. Az értékesítési osztályon túl a terek és a virtuális tárgyalók koncepciója az egész vállalkozásra alkalmazható.
A videomegbeszéléseken kívül audiohívások is elérhetők a felhasználók számára. Amellett, hogy sokkal kevésbé terhelik a kommunikációs csatornákat, sok alkalmazott gyakran egyszerűen zavarba jön, ha videó formátumban kommunikál, és gyakran még a webkamerát is eltakarja a laptopján.
Az alkalmazottakkal folytatott videocsevegésen és audiohívásokon kívül a Zextras Team lehetővé teszi, hogy videocsevegéseket és audiohívásokat kezdeményezzen bármely olyan felhasználóval, aki nem alkalmazottja a vállalatnak, azáltal, hogy létrehoz és elküld neki egy speciális linket, amellyel csatlakozhat az értekezlethez. Mivel a Zextras Team csak egy modern böngészőt igényel, ezzel a funkcióval mindig gyorsan kommunikálhat az ügyféllel vagy partnerrel olyan esetekben, amikor a rendszeres levelezés túl sok időt vesz igénybe. Ezenkívül a Zextras Team támogatja a fájlmegosztást, amelyet az alkalmazottak közvetlenül küldhetnek egymásnak videohívás vagy szöveges beszélgetés során.
Lehetetlen megemlíteni a speciális mobilalkalmazást, a Zextras Teamet, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy a munkahelyükön kívül is részt vegyenek a vállalati chatekben. Az alkalmazás iOS és Android platformokra érhető el, és jelenleg lehetővé teszi a felhasználók számára:
- Levelezést folytathat üzenetek fogadásával és küldésével okostelefonján
- Privát csevegések létrehozása, törlése és csatlakozása
- Csoportos csevegéseket hozhat létre, törölhet, és csatlakozhat hozzájuk
- Csatlakozzon virtuális terekhez és beszélgetésekhez, valamint hozza létre és törölje azokat
- Hívja meg a felhasználókat virtuális terekbe és beszélgetésekbe, vagy fordítva, távolítsa el őket onnan
- Push értesítések fogadása és biztonságos kapcsolat létrehozása a vállalati szerverrel.
A jövőben az alkalmazás a privát videokommunikáció, valamint a videokonferencia és a fájlmegosztó funkció lehetőségeivel bővül.
A Zextras Team másik érdekessége, hogy a számítógép képernyőjének tartalmát valós időben sugározhatja, valamint átadhatja annak irányítását egy másik felhasználónak. Ez a funkció nagyon hasznos lehet oktató webináriumok lebonyolítása során, amelyek során meg kell ismertetni az alkalmazottakat az új felülettel. Ez a funkció abban is segíthet, hogy a vállalati informatikai részleg segítsen az alkalmazottaknak megoldani számítógépeikkel kapcsolatos problémákat informatikus fizikai jelenléte nélkül.
Így a Zextras Team egy komplett megoldás az alkalmazottak közötti kényelmes online kommunikáció megszervezésére mind a vállalat belső hálózatán belül, mind azon kívül. Tekintettel arra, hogy a Zextras Backup képes a Zextras Teamben generált összes információ teljes mentésére, az onnan származó információk nem vesznek el sehova, és a biztonsági házirendek súlyosságától függően a rendszergazda önállóan konfigurálhat különféle korlátozások a felhasználók számára.
A Zextras Suite szolgáltatással kapcsolatos minden kérdésével forduljon a Zextras képviselőjéhez, Ekaterina Triandafilidihez e-mailben. [e-mail védett]
Forrás: will.com