Üdvözlök mindenkit, a nevem Konstantin Kuznetsov, a RocketSales vezérigazgatója és alapítója vagyok. Az IT területen elég gyakori történet, amikor a fejlesztési részleg a saját univerzumában él. Ebben az univerzumban minden asztalon van párásító, egy csomó kütyü és tisztító a monitorokhoz és billentyűzetekhez, és nagy valószínűséggel saját feladat- és projektmenedzsment rendszere.
Mi a baj vele?
Lehet, hogy egyesek számára ez semmi. De problémába ütköztünk. Értékesítési rendszereket építünk és automatizálunk, CRM-et implementálunk, és felhő infrastruktúrát hozunk létre az üzleti élet számára. A fejlesztési és gyártási osztályokon kívül az ügyfélprojektek gyakran marketingeseket, értékesítőket, könyvelőket és más alkalmazottakat is tartalmaznak. És elkezdtünk gondolkodni azon, hogyan szervezzünk meg egy hatékony projektmenedzsment folyamatot.
Ha a fejlesztési és gyártási folyamatot egy olyan platformon szervezik, mint a Jira vagy a GitLab, akkor a fejlesztésen kívül senki sem érti, hogy mi az. Ahhoz, hogy egy harmadik fél alkalmazottját bevonja egy projektbe, találkoznia kell vele, el kell magyaráznia a kontextust, fel kell jegyeznie valahova a feladatot, majd a munkahelyi chatekben figyelnie kell a készenléti fokot, meg kell kapnia az eredményt a chaten, és be kell írnia a Jira-ba. És így minden alkalommal.
A fejlesztés el van vágva a cég többi részlegétől, nem tudják, hogyan vonjanak be minket, és nem tudjuk, szükségük van-e a részvételünkre.
Néhány éve felfedeztük az Asana platformot. Ebben az anyagban szeretném elmondani, hogyan szerveztük meg a fejlesztési és termelésirányítási folyamatot annak érdekében, hogy:
- az egész vállalat egyetlen ökoszisztémában működött,
- mindenkinek volt elég funkciója,
- meg lehetett becsülni az egyes projektek költségét órákban és pénzben,
- Az ügyfelekkel végzett munka hosszú távú volt: nem egy feladat keretein belül, hanem egy teljes projekt keretein belül, folyamatos ötlethátralékkal.
Egy kicsit Asana megismeréséről
10 évet töltöttem azzal, hogy kényelmes szoftvert keressek projektmenedzsmenthez. A Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 és több tucat másik feladatkövető nem ment át az erőpróbán. Aztán megtaláltam Asanát. És minden sikerült.
Véleményünk szerint ez a legjobb és leggyorsabban növekvő platform a feladat- és projektmenedzsmenthez. Ma az Asana világelső a népszerűség és a felhasználói elégedettség tekintetében. Ezt bizonyítja a g2 értékelési táblázata.
Mi az Asana rajongók vagyunk, még bizonyítványt is kaptunk, hogy megvalósíthassuk ügyfeleink számára.
Röviden leírom a folyamatot az eladástól a projekt megvalósításáig
Mivel informatikai szolgáltatásokat értékesítünk, a tölcsérünk meglehetősen hosszú, és a vége felé bekerül a termelési, esetenként a fejlesztési részlegbe.
Az értékesítési osztály standard manipulációkat végez: audit, CP jóváhagyása, megállapodás aláírása, a tranzakció gyártásba való átadása. A gyártás a szerződést nem fogadhatja el: fel kell tüntetnie a költségvetést, a gyártásba való áthelyezés időpontját, valamint a projekt megvalósításának becsült időkeretét.
Az amoCRM + Asana kombinációnak köszönhetően az értékesítési részlegről a termelésre és vissza történő tranzakció átvitelekor a munka sehol sem szakad meg. A kék az értékesítési osztály felelősségi területét, a narancssárga a gyártási osztályt, a rózsaszín pedig a fejlesztési osztályt jelöli.
Fontos, hogy a fejlesztési osztály – a tervezési részleggel ellentétben – ne vegyen részt minden projektben. Néha egy rendszer felállítása nem igényel egyedi megoldásokat.
Tehát, amikor a menedzser elfogadta a projektet gyártásra, az értékesítési vezető 1 kattintással az Asana oldalra lép (képernyőkép). Az amoCRM-ből a projekt automatikusan létrejön az Asana-ban.
A közös ügyfél projekttáblán automatikusan létrejön egy feladat (feladat) projekttérképpel és kereskedelmi javaslatokkal. Az összes jelenleg termelésben lévő ügyfél megjelenik itt. Itt kijelölnek egy felelős vezetőt, meghatározzák a határidőket, kiválasztják a munka típusát és megváltoztatják a feladatok állapotát.
A menedzser bármelyik javasolt automatikus üzleti folyamatot elindíthatja a feladatban:
- Ügyfélprojekt keresése/létrehozása + feladat csatolása oda
- Töltse ki a feladatot a tranzakciós adatokkal
- Hozzon létre egy üzletet az aktuális feladatból
A projekt az amoCRM-ben megadott összes adattal meg van töltve. A szolgáltatás típusától függően azonnal létrejön egy részfeladat-készlet a tényleges munkablokkok megvalósításához. A projektmenedzser feladata a részletes feladatok bontása, a felelősségek és a határidők kijelölése.
Ez a tábla segít új projektek elfogadásában. A jelenlegi állapotok és a veszélyeztetett projektek jelenléte azonban kényelmetlen.
Hogyan csoportosítjuk az ügyfelek feladatait és projektjeit
Az összes projekt általános testületéből a menedzser hozzáadja a projektet további 3 táblához:
- az ügyfél személyes táblája;
- aktív ügyfelek portfóliója;
- menedzser portfóliója.
Nézzük meg, miért van szükségünk az egyes entitásokra.
A képernyőképen látható az ügyfél személyes táblája.
Miért ez a tábla?
Korábban feladatokban gondolkodtunk. Elvégeztem a feladatot, és elmentem egy másikra. Kiderült, hogy pontosan annyi munkát végeztünk az ügyfélnek, amennyit kért. De hosszú távú kapcsolatokat szerettünk volna építeni, ezért a feladatokkal való munka helyett az ügyfelekkel való munkára váltottunk.
Gondoskodunk arról, hogy minden fejlesztési ötletet leírjunk az ügyfélnek. Még ha véletlenül az ügyfél által a levegőbe dobott gondolatról van szó, akkor is javítjuk és befejezzük. Így alakul ki a feladathátralék, az ügyféllel végzett munka nem ér véget.
Mi van ezen a táblán?
Asanánk számos szolgáltatáshoz kapcsolódik:
- CRM rendszer (az értékesítési osztállyal való együttműködéshez),
- TimeDoctor (időkövetéshez),
- ERP rendszer (az összes adat egyetlen felületen történő összesítésére).
Bevezettünk egy gyors erőforrás-vezérlő panelt az Asana-ban. Rámutat a feladat feletti táblára, és megnézi, hogy ki és mennyi ideig dolgozott a feladaton, és milyen bónuszt kapott.
A termelési részleg munkája óraszámmal történik, ezért fontos volt számunkra, hogy szigorúan ellenőrizzük, hogy az egyes dolgozók mennyi időt töltenek az ügyfélproblémák megoldásával.
Milyen előnyei vannak a tábla használatának?
Ennek eredményeként az ERP rendszerben látjuk Projekt jelentés. A tranzakció állapota, a projekt résztvevői, a projekt költségvetése, a ledolgozott órák száma és a határidők.
Megjósolhatjuk a hasonló fejlesztési projektek költségeit, a KPI számítások teljesen átláthatóvá válnak, és nincs helye annak az illúziónak, hogy a fejlesztés mindössze pár órát vesz igénybe. Igény esetén mindig van egy felületünk, amit meg tudunk mutatni az ügyfélnek a bejelentéshez.
Asana aktatáskák
Ezt a funkciót az Asana már régóta megvalósítja. De nem azonnal értékeltük. Először egyszerűen portfóliókba gyűjtöttük vezetőink összes projektjét. Kiderült, hogy a cégnél töltött ideje alatt Denis Kiselev 61 ügyféllel dolgozott.
Jó tudni, de nem elég ahhoz, hogy igazolja a gyűjtésre fordított időt. És az aktatáskákra gólt szereztünk. Minden megváltozott, amikor egy Asana projektet a CRM-rendszer egyetlen tranzakciójával azonosítottunk.
Korábban a menedzser minden projektre feliratkozott, és minden változásról értesítést kapott a Beérkezett üzenetek mappában (értesítési hírfolyam). Minden állapotfrissítés és új megjegyzés megjelent a hírfolyamban, a legújabbtól kezdve. Hétfőn a menedzser leült, és sorban végezte el a feladatokat a postafiókból. Szó sem volt a prioritásokról, és olykor a fontos feladatokat sem sikerült elérni.
Most van egy alkalmazotti portfólió és egy projektrészleg portfóliója. Az elsőben a menedzser kezeli a projektjeit, a második pedig az összes alkalmazott aktuális munkaterhelésére vonatkozó ellenőrzési funkcionalitást biztosít a menedzser számára.
A tervezési osztály portfóliója
A képernyőképen láthatók a projektek alkalmazottak szerint rendezve.
Hetente egyszer a projektmenedzser frissíti az egyes projektek állapotát. Leírja, hogy mi történt a múlt héten és mi a terv a következő hétre. Beállítja a három címke egyikét: ellenőrzés alatt, veszélyben vannak, problémák vannak.
A menedzser gyorsan fel tudja mérni:
- a tervezési osztály jelenlegi ügyfélköre,
- működő projektek száma minden vezetőnél,
- a projekteken lejárt feladatok száma,
- problémák jelenléte és a projektekben való részvétel igénye,
- a projekt határideje, a ráfordított idő, a tölcsér szakasza és a projekt prioritása.
A portfóliók a jelentéskészítésben is segítenek bennünket. A projekt állapotának frissítése után az elkészült és tervezett munkákról automatikusan jelentést küldünk a kliens chatbe.
Munkavállalói portfólió
Még a tervezési osztály vezetőjének is van saját portfóliója. Ha, pá-pá-pá, megvonja a jogosítványát, az új személy látni fogja az összes irányítása alatt álló projektet, amelyeket továbbra is figyelemmel kell kísérnie.
A vonal alkalmazottai szintén nagyra értékelték a portfólió terhelési tervezésének kényelmét. A „Betöltés” lapon az Asana elemzi a feladatok mennyiségét a határidők figyelembevételével, és figyelmeztet, ha egy alkalmazott túlzott mennyiségű feladatot tervezett. A lap elhagyása nélkül módosíthatja a határidőket és módosíthatja a részleteket.
Hibaelhárítás és egyedi fejlesztés
Külön csapatunk van a fejlesztésért. Egy üzleti folyamat részeként kétféle feladatot kap:
- bogár,
- új fejlesztés.
A hibákat a műszaki támogatási szolgálat ellenőrzi, kritikusságuk szempontjából értékeli, és továbbítja a munkához.
A fejlesztési feladatok vagy a vállalat belső termékhátralékából, vagy a projektmenedzsertől származnak, ha az ügyfél erre igényt tart.
A fejlesztési folyamat általában így néz ki.
A feladatok az ászanai fejlesztési táblára esnek. Itt is van.
A feladatvezető kiválasztja a „Bug” vagy „Feature” típust, beállítja a kritikussági fokot, megjelöli az ügyfelet és a vállalat azon belső részlegeit, amelyeket a feladat érint. Amikor a feladat megfelel a belső szabályzat összes követelményének, az igazgató a feladat feletti felső sávban található villám ikonra kattint, és elindítja az „Értékelés a fejlesztésben” automatikus üzleti folyamatot.
Az új feladatról a fejlesztési osztályvezető értesítést kap elbírálásra, maga a feladat pedig az elbírálás idejére egy külön, azonos nevű testületbe kerül.
Az értékelés után a menedzser áthelyezi a feladatot a tervezett befejezés hónapjának megfelelő sprintbe. A feladatok mindig több táblán vannak egyszerre:
- a projektmenedzser személyes tábláján,
- a műszaki támogatási fórumon,
- a fejlesztési fórumon.
A feladatot figyelő összes résztvevő és alkalmazott láthatja a feladat előrehaladását, értesítéseket kap, és közvetlenül a feladathoz fűzött megjegyzésekben folytat megbeszéléseket. Amikor egy feladat befejeződött, a projektmenedzser vagy a felelős műszaki támogatási szakember „átveszi” azt a maga oldalára, hogy tovább dolgozzon a projekten.
Mi történt, amikor a fejlesztői és gyártási részleget visszahoztuk egy környezetbe a csapattal?
Először is, az ügyfélprojektek hosszabb távúak lettek. A folyamatosan feltöltött lemaradás miatt nőtt az átlagos számla.
Másodszor, a a projektek minősége jelentősen javult, hiszen a fejlesztési osztály bármikor feltehetett kérdéseket marketing, értékesítés, könyvelés stb. Időben tudtuk összekapcsolni a csapat szükséges kompetenciáit, és teljesen más szintű megoldásokat kínálni.
Harmadszor, Az alkalmazottak, vezetők és ügyfelek teljes átláthatóságot kaptak a tervezett és elvégzett feladatokban. Megtanultuk a projekteket KEZELNI, és rájöttünk, hogy ez egy abszolút technikai folyamat, amelyből az emberi tényező szinte teljesen kiiktatható.
Negyedszer, egységesebbé vált a csapat. Korábban az alkalmazottaknak fogalmuk sem volt arról, hogy mit csinálnak a mitikus fejlesztési és gyártási osztályok.
Most a rendszerek fejlesztési és műszaki konfigurációs folyamatát látva:
- az értékesítési osztály ötleteket és inspirációt talál benne az értékesítéshez,
- a marketingesek rendszeresen hasznos tartalmakat vesznek fel posztokhoz, cikkekhez, pozicionáláshoz és reklámszövegekhez,
- a menedzserek elemzik az ügyfelek igényeit és viselkedését, stratégiát alakítanak ki.
Az eredmény egy win-win-win átalakulás volt, amelyben mi, ügyfeleink és partnereink részesültünk. Örülnék, ha kommentben megosztanád véleményedet: volt-e valami hasznos a cikkemben, és milyen projektmenedzsment módszereket alkalmazol a fejlesztés során!
Forrás: will.com