Helló mindenkinek, a nevem Konstantin Kuznyecov, én vagyok a RocketSales vezérigazgatója és alapítója. Az IT-szektorban gyakran megtalálható az a történet, amikor a fejlesztési osztály a saját univerzumban létezik. Ebben az univerzumban minden íróasztalon párásítók vannak, rengeteg kütyü és monitor, valamint billentyűzet tisztítók, és valószínűleg van egy saját feladat- és projektkezelő rendszerük is.
Mi ebben a különös?
Lehetséges, hogy másoknak ez semmi. De mi egy problémával találkoztunk. Értékesítési rendszerek kiépítésével és automatizálásával foglalkozunk, CRM-eket valósítunk meg, és felhőinfra-szerkezetet építünk a vállalkozások számára. A ügyfélprojektekbe a fejlesztési és gyártási osztályok mellett sokszor marketingesek, értékesítők, könyvelők és más munkatársak is bekapcsolódnak. Elkezdett foglalkoztatni minket, hogyan szervezzük meg hatékonyan a projektmenedzsment folyamatot.
Ha a fejlesztési és gyártási folyamatot olyan platformon szervezik meg, mint a Jira vagy a GitLab, akkor senki, csak a fejlesztők nem értik, mi van ott.. Ahhoz, hogy egy külső munkatársat csatlakoztassunk a projekthez, találkoznunk kell vele, el kell magyaráznunk a kontextust, valahol rögzíteni kell a feladatot, majd a munkacsoportos csevegőkben figyelemmel kell kísérni a készültségi fokot, és ezen a csatornán kell megkapni az eredményt, majd be kell vinni a Jira-ba. És ez minden alkalommal így van.
A fejlesztés el van vágva a vállalat többi osztályától, nem tudják, hogyan vonhatnak be minket, mi pedig nem tudjuk, szükségük van-e a részvételünkre.
Pár évvel ezelőtt felfedeztük az Asana platformot. Ebben az anyagban arról szeretnék beszélni, hogyan rendeztük el a fejlesztés és gyártás menedzsment folyamatát, hogy:
- az egész vállalat egy ökoszisztémában dolgozik,
- mindenkinek elegendő funkcionalitása legyen,
- minden projekt költségeit órákban és forintban lehessen értékelni,
- a munkakapcsolatok hosszú távúak legyenek: ne csupán egy feladat keretein belül, hanem egy egész projekt keretében, folyamatos ötletlistával.
Egy kis bevezetés az Asanához
10 évet töltöttem el alkalmas projektmenedzsment szoftver keresésével. A Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 és még sok más feladatkövető nem ment át a próbán. Aztán felfedeztem az Asanát. És minden összeállt.
Véleményünk szerint ez a legjobb és leggyorsabban fejlődő platform a feladatok és projektek kezelésére. Ma az Asana világszerte a legnépszerűbb és legjobban értékelt felhasználói élmény mellett áll. Erről tanúskodik a g2 rangsor grafikona.
Asana rajongói vagyunk, még tanúsítványt is szereztünk, hogy be tudjuk vezetni ügyfeleinknek.
Röviden összefoglalom az értékesítési folyamatot a projekt megvalósításáig.
Mivel IT-szolgáltatásokat értékesítünk, a tölcsér viszonylag hosszú, ami a végén a gyártási részlegbe és néha a fejlesztési részlegbe terel.
Az értékesítési részleg a szokásos eljárásokat hajtja végre: auditálás, ajánlatok jóváhagyása, szerződés aláírása, az üzlet átadása a gyártásnak. A gyártás nem fogadhatja el a szerződést: a költségvetést, a gyártásra való átadás dátumát és a projekt megvalósításának időkeretét feltétlenül meg kell határozni.
Az amoCRM + Asana integrációnak köszönhetően az üzlet átadása az értékesítési és a gyártási részleg között, valamint vissza, megszakítás nélkül történik. A világoskék szín az értékesítési részleg felelősségi zónáját, a narancssárga a gyártási részlegét, a rózsaszín pedig a fejlesztési részlegét jelöli.
Fontos, hogy a fejlesztési részleg, a projekt részleggel ellentétben, nem vesz részt minden projektben. Néha a rendszer beállítása nem igényel testreszabott megoldásokat.
Tehát, amikor a vezető a projektet a gyártásba átveszi, az értékesítési menedzser egy kattintással belép az Asanába (kép). Az amoCRM-ből a projekt automatikusan létrejön az Asanában.
A feladat (task) a projekt térképével, kereskedelmi ajánlataival automatikusan létrejön a közös ügyfélprojektek tábláján. Itt láthatók az összes ügyfél, akik jelenleg gyártás alatt állnak. Itt kijelölhető a felelős menedzser, határidőt lehet megadni, munkatípust lehet választani, és a feladatok státuszai módosíthatók.
A menedzser bármelyik javasolt automatikus üzleti folyamatot elindíthat a feladatban:
- Ügyfél projekt megtalálása/létrehozása + Feladat hozzáadása hozzá
- A feladat kitöltése az üzleti információkkal
- Üzlet létrehozása a jelenlegi feladatból
A projekt minden, az amoCRM-ben megadott adatokkal töltődik ki. A szolgáltatások típusa szerint azonnal létrejön egy készlet az alfeladatokból a releváns munkafázisok megvalósításához. A projekt menedzserének már csak a részletes feladatokat kell lebontania, kijelölnie a felelősöket és a határidőket.
Ez a tábla segít új projekteket átvenni. De nehézkes rajta nyomon követni a jelenlegi státuszokat és a kockázati zóna alatt álló projekteket.
Hogyan csoportosítjuk az ügyfélfeladatokat és projekteket
A közös tábláról a menedzser a projektet további 3 táblára is hozzáadja:
- az ügyfél személyes táblája;
- aktív ügyfélportfólió;
- menedzser portfóliója.
Nézzük meg, mire van szükségünk minden egyes entitásra.
A képernyőképen látja az ügyfél személyes tábláját.
Miért van szükség erre a táblára?
Korábban feladatokban gondolkodtunk. Megcsináltam egy feladatot, mentem a másikra. Úgy tűnt, hogy pontosan azt a munkamennyiséget végezzük el az ügyfél számára, amit kért. De hosszú távú kapcsolatokat akartunk építeni, ezért átálltunk a feladatok kezeléséről az ügyfelek kezelésére.
Kötelezően lejegyezzük az ügyfélnek szóló ötleteket a fejlesztésekről. Még akkor is, ha ez egy gondolat, amit az ügyfél véletlenül mondott, rögzítjük és megvalósítjuk. Így alakul ki a feladatok backlogja, a munka az ügyféllel nem ér véget.
Mi található ezen a táblán?
Az Asana összekapcsolódik több szolgáltatással:
- CRM-rendszer (az értékesítési osztállyal való kapcsolattartásra),
- TimeDoctor (időnyilvántartásra),
- ERP-rendszer (az összes adat aggregálására egyetlen felületen).
Az Asanába bevezettük a gyors erőforrás-ellenőrző panelt. Ráállít a feladatra és látja, ki mennyit dolgozott a feladaton, milyen prémiumot keresett.
A gyártási részleg munkáját órákban értékeljük, ezért fontos volt számunkra, hogy pontosan nyomon kövessük, mennyi időt töltött el minden munkatárs az ügyfél feladataival.
Milyen előnyökkel jár a tábla használata?
Végül az ERP-rendszerben látjuk Projektjelentés. Az üzlet státusza, a projek résztvevői, a költségvetés, a ledolgozott órák száma és a határidők.
Előre tudjuk jelezni a hasonló fejlesztési projektek költségeit, a KPI-k számítása teljesen átláthatóvá válik, és nincs helye az illúzióknak, hogy a fejlesztés csak pár órát jelent. Szükség esetén van egy felületünk, amelyet tálalhatunk az ügyfélnek a jelentéshez.
Asana portfóliók
Ez a funkció már régóta elérhető az Asanában. De nem értékeltük azonnal. Először egyszerűen összegyűjtöttük az összes projektet a menedzsereink portfóliójába. Kiderült, hogy a Denis Kiselev a cégünknél töltött idő alatt 61 ügyféllel dolgozott.
Jónak lenni tudni ezt, de nem elég ahhoz, hogy igazoljuk a gyűjtési időt. És lelaktuk a portfóliókat. Minden megváltozott, amikor az Asanában lévő projektet egy üzlethez hasonlítottuk a CRM-rendszerben.
Korábban a vezető minden projektet aláírt, és értesítést kapott minden változásról az Inboxban (értesítési hírfolyam). Minden státuszfrissítés, új megjegyzés a legfrissebbtől kezdődően jelent meg a hírfolyamban. Hétfőn a vezető leült, és sorban teljesítette az Inboxból származó feladatokat. A prioritásokról nem volt szó, néhány fontos feladathoz néha nem is jutott el.
Most van egy munkatársi portfólió és egy projektosztály portfóliója. Az elsőben a menedzser a saját projektjeit kezeli, a második pedig lehetővé teszi a vezető számára, hogy ellenőrizze az összes munkatárs aktuális terheltségét.
A projektosztály portfóliója
A képernyőképen a munkatársakra rendezett projektek láthatók.
Hetente egyszer a projektmenedzser frissíti minden projekt státuszát. Írja, hogy mi valósult meg az előző héten és mi tervezett a következőre. Az alábbi három címke egyikét állítja be: készül, kockázati zónában, vannak problémák.
A vezető gyorsan értékelheti:
- a projektosztályban jelenlegi ügyfélmennyiséget,
- a folyamatban lévő projektek számát, amelyeket minden menedzser irányít,
- a projektfeladatok közül hány késlekedik,
- a problémák meglétét és a projektekhez való bekapcsolódás szükségességét,
- a projektek határidejeit, eltöltött időt, értékesítési fázist és a projekt prioritását.
A portfóliók segítenek a jelentések elkészítésében is. A projekt státuszának frissítése után a végzett és tervezett munkáról készült jelentés automatikusan elküldésre kerül az ügyfélhez tartozó chatbe.
A munkatárs portfóliója
A projektosztály vezetőjének saját portfóliója is van. Ha, úgymond, leteszi a hatalmát, az új személy látni fogja az összes irányítása alá tartozó projektet, amelyet továbbra is nyomon kell követnie.
A vonali munkatársak is értékelték a terhelés tervezésének kényelmét a portfólióban. A ‘Terhelés’ fül alatt az Asana elemzi a feladatok mennyiségét a határidők figyelembevételével, és figyelmeztet, ha a munkatárs túl nagy terhelést tervezett. A határidők módosítása és a részletek kiigazítása ezen a lapon is elvégezhető.
Hibajavítás és egyedi fejlesztés
Nálunk egy külön csapat felel a fejlesztésért. Ügyfélfolyamat keretében két típusú feladatot kap:
- hiba,
- új fejlesztés.
A hibákat ellenőrzi, kritikus szempontból értékeli, és a technikai támogatás továbbítja azokat.
A fejlesztési feladatok a cég belső termékeinek backlogjából érkeznek, vagy a projektmenedzser kérésére, ha van a kliens részéről megfelelő besorolás.
A fejlesztési folyamat általában így néz ki.
A feladatok az Asana fejlesztési táblájára kerülnek. Íme.
A feladat kiírója kiválasztja a "Hiba" vagy a "Funkció" típust, meghatározza a kritikus szintet, megnevezi a megrendelőt, és azokat a belső osztályokat, amelyeket a feladat érint. Amikor a feladat megfelel az összes belső szabályzatnak, a kiíró rákattint a feladat feletti villám ikonra, és elindítja az automatikus üzleti folyamatot, a "Fejlesztési értékelést".
A fejlesztési osztály vezetője értesítést kap az új feladatról az értékeléshez, maga a feladat az értékelés idejére egy külön, azonos nevű táblára kerül.
Az értékelés után a vezető a feladatot a tervezett befejezési hónaphoz tartozó sprintra helyezi. A feladatok mindig több táblán találhatók egyszerre:
- a projektmenedzser személyes tábláján,
- a technikai támogatás tábláján,
- a fejlesztési táblán.
Minden érintett és a feladatot figyelő munkatárs látja a teljesítmény előrehaladását, értesítéseket kap, és közvetlenül a feladat megjegyzései között folytatja a beszélgetést. Amikor a feladat elkészül — a projektmenedzser vagy a technikai támogatásért felelős szakember "elviszi" a saját oldalára, hogy folytassa a munkát a projektben.
Mi történt, amikor a fejlesztési és gyártási osztályokat visszahozzuk egy közös környezetbe a csapattal?
Először is, az ügyfélprojektek hosszú távúak lettek. A folyamatosan bővülő backlog miatt nőtt az átlagos megrendelési érték.
Másodszor, a projektek minősége jelentősen javult, mivel a fejlesztési osztály bármikor kérdést tehetett fel a marketing, az értékesítés, a könyvelés stb. részlegének. Lehetőséget kaptunk arra, hogy időben bevonjuk a csapat szükséges kompetenciáit, és teljesen más szintű megoldásokat kínáljunk.
Harmadszor, és a munkatársak, valamint a vezetők és az ügyfelek teljes átláthatóságot kaptak a tervezett és végrehajtott feladatokkal kapcsolatban. Megtanultunk PROJEKTET IGAZGATNI, és megértettük, hogy ez egy teljesen technikai folyamat, amelyből szinte teljesen ki lehet iktatni az emberi tényezőt.
Negyedszer, a csapat összetartóbbá vált. Korábban a munkatársak alig tudták, mit csinálnak a mitikus fejlesztési és gyártási osztályok.
Most, hogy láthatják a rendszerek fejlesztési és technikai beállítási folyamatát:
- az értékesítési osztály ötleteket és inspirációt talál benne, hogy hogyan értékesítsen,
- a marketingesek rendszeresen merítenek hasznos tartalmat posztokhoz, cikkekhez, pozicionáláshoz és reklámszövegekhez,
- a vezetők elemzik az ügyfelek igényeit és viselkedését, korrigálva a stratégiát.
Egy win-win-win átalakulást hoztunk létre, ahol nyertünk mi, az ügyfelek és a partnereink is. Örülnék, ha megosztanád a véleményed a megjegyzésekben: volt-e valami hasznos az írásomban és milyen projektmenedzsment módszereket használsz a fejlesztésben!
Forrás: habr.com
