Többször írtunk arról, hogyan segítenek a technológiáink Kapcsolja össze saját domainjét feldolgozni az információkat bármilyen típusú dokumentumból és adatokat bevinni a nyilvántartási rendszerekbe. Ma elmeséljük, hogyan vezettük be be. – Moszkva legnagyobb hő- és melegvíz-szolgáltatójánál.
Képzeld el magad egy átlagos könyvelő helyében. Megértjük, hogy ez nem könnyű, de próbáld meg. Minden nap hatalmas mennyiségű papíralapú számla, szállítólevél, igazolás és hasonlók érkeznek. Különösen sok van belőlük a beszámoló leadása előtt. Minden adatot és összeget gyorsan és figyelmesen ellenőrizni kell, újra be kell gépelni és be kell vinni a nyilvántartási rendszerbe, manuálisan tranzakciókat kell lebonyolítani és az iratokat archívumba kell küldeni, hogy időben rendelkezésre álljanak a belső auditorok, az adóhivatal, a tarifárszabályozó hatóságok és mások ellenőrzésére. Nehéz? De ez egy több éves üzleti gyakorlat, ami sok cégnél létezik. A MOÉK-kal együtt leegyszerűsítettük ezt a fáradságos munkát és kényelmesebbé tettük. Ha érdekel, hogyan zajlott, üdvözlünk a részletek között.
A képen a moszkvai TÉC-21 látható, amely Európa legnagyobb hőenergiát termelő állomása. Az ezen az állomáson előállított hőt a MOÉK 3 millió északi moszkvai lakosnak szolgáltatja. .
A MOÉK-nak Moszkvában másfél tucat fiókja van. Ezek 15 811 km hővezeték rendszert, 94 hőállomást és kazánházat, 10 000 hőpontot és 24 szivattyúállomást szolgálnak ki, és emellett új hőszolgáltatási rendszerek építésén és üzembe helyezésén dolgoznak. A társaság számos berendezést és szolgáltatást vásárol a gazdasági tevékenységeihez: . A beszerzési kezdeményezéssel járó dokumentumokat minden egyes kezdeményező részlegben külön erre kijelölt munkatársak – a szerződéskezelők – intézik.
Hogyan működik a szerződések lebonyolítása egy nagyvállalatnál? Amikor a kurátorok szerződést kötnek, sok fontos papírdokumentumot kapnak a szerződő felektől: árutőzsdei nyilatkozatokat, szolgáltatási nyújtási aktákat, számlákat, igazolásokat stb. Általában a kurátor beszkeneli az üzleti papírokat, majd a beszkennelt másolatokat csatolja a megrendeléshez a vállalat erőforrás-menedzsment rendszerében. A pénzügyi ellenőr manuálisan ellenőrzi az összes adatot. Ezt követően a kurátor az iratokat az könyveléshez viszi. Vagy ezt a feladatot a futár végzi, és ilyenkor az iratok mozgatása több időt vehet igénybe - néhány órától akár pár napig is eltarthat.
És még lenne is semmi, de, mint sok más cégnél,
- A papírok több nappal a beszámoló leadása előtt érkezhetnek a könyveléshez. Ilyenkor a könyvelőknek napokat és éjszakákat kell a munkahelyükön tölteniük. Manuálisan ellenőrizniük kell, hogy minden számla, nyilatkozat és egyéb adat pontosan van-e kitöltve. Ezután, ha minden rendben van, a munkatárs átkonvertálja az adatokat a nyilvántartási rendszerbe, és elvégzi a könyveléseket. Ezzel a könyvelők 90%-ának az ideje az adatok átkonvertálásával telik — részletek, összegek, dátumok, tételszámok stb. Ebből adódóan fennáll a hibázás kockázata.
- A dokumentumok már hibákkal is érkezhetnek. Néha pedig bizonyos számlák vagy igazolások hiányoznak. Ezt néha az utolsó napokban derítik ki a beszámoló leadása előtt. Emiatt az iratok egyeztetése elhúzódhat.
- A könyvelések elvégzése után a könyvelők a nyilatkozatokat, számlákat és aktákat szétszórt papíralapú és elektronikus archívumokban tárolják. Miért okoz ez nehézségeket? Például a MOEK tarifák szerint működik, ezért rendszeresen beszámolnia kell kiadásairól a végrehajtó hatóságok előtt. Amikor egy újabb állami vagy adóellenőrzés érkezik a könyveléshez, a munkatársaknak sokáig kell keresgélniük a dokumentumokat.
Hogyan nézett ki régen a MOEK könyvelésének működési sémája:
A MOEK elsőként az energetikai iparban döntött a séma átalakításáról és egyszerűsítéséről, hogy gyorsabban tudjon tranzakciókat lebonyolítani és beszámolókat leadni, jobban tudja értékelni a piaci változásokat a beszerzések során és tervezni a pénzügyi stratégiáját. Önállóan, egyedül, nem volt könnyű megváltoztatni a hosszú évek alatt kialakult könyvelési sémát, ezért a vállalat úgy döntött, hogy azt együttműködve a partnerével, az ABBYY-vel alakítja át.
Mondva-cselekedve
Az ABBYY szakemberei egy univerzális platformot telepítettek a MOÉK-nál az intelligens információfeldolgozás számára. és beállították:
- rugalmas leírásokat (adatkinyerési sablonokat) a dokumentumok feldolgozásához. Arról, hogy ez pontosan mi és mire jó, részletesen beszéltünk a Habr-on. és . A MOÉK a megoldás segítségével több mint 30 különböző dokumentumot dolgoz fel (például a felszerelés telepítési jegyzőkönyve vagy az ügynöki jutalékjegyzék) és ezeken belül több mint 50 attribútumot nyer ki (dokumentum száma, végösszeg áfával, vevő, eladó, alvállalkozó neve, termék mennyisége stb.);
- kapcsolódó modult a ellenőrzések végrehajtásához és az adatok kiadásához, amely összekapcsolta az ABBYY FlexiCapture-t, a SAP-ot és az OpenText-et. Ennek a modulnak köszönhetően lehetővé vált a megrendelésből és a szerződésből származó adatok automatikus ellenőrzése különböző nyilvántartások szerint. Ezt alább részletesebben ismertetjük;
- dokumentumok exportálása elektronikus archívumba az OpenText alapjain. Mostantól minden dokumentummásolat egy helyen tárolódik;
- könyvelési tételek vázlatai a SAP ERP-ben, a dokumentumok másolataira való hivatkozásokkal.
Ezután az ABBYY és a MOÉK munkatársai kifejlesztettek egy keresőformát, hogy a könyvelő másodpercek alatt megtalálhassa a fontos számlákat bármely attribútum alapján az elektronikus archívumban és bemutathassa azokat az adóellenőrzések során.
A keresés 26 különböző kritérium alapján lehetséges (a képre kattintva):
Miután a MOÉK sikeresen tesztelte a teljes rendszert, üzembe állították. Az egész projekt, beleértve az egyeztetéseket, pontosításokat és módosításokat, 10 hónap alatt valósult meg.
A munka séma az ABBYY FlexiCapture bevezetése után:
Úgy tűnik, hogy semmi sem változott? Igen, az üzleti folyamatok ugyanazok maradtak, csak a funkciók nagyobb részét most a gép végzi.
Tétel, megtörtént!
Hogy állnak a dolgok most? Tegyük fel, hogy a szerződés koordinátora kapott egy készletet az elsődleges dokumentumokból a szivattyúk szállításáról a TSE-hez, vagy például a hőhálózatok építéséről. A szakembernek már nem kell ellenőriznie a dokumentumok teljességét és tartalmát, futárt hívni és a dokumentumok eredeti példányait a könyvelésbe küldeni. A koordinátor egyszerűen beszkennelheti az aláírt elsődleges dokumentumokat, és ezután a technológiák veszik át az irányítást.
A hálózati szkennelési rendszer segítségével a munkatárs TIFF vagy PDF formátumban küld scans a forró mappájába vagy e-mail címére. Ezután megnyitja az ABBYY FlexiCapture webes bevitel állomását, és kiválasztja a dokumentumok feldolgozásához szükséges csomagtípust. Például: "munkák/szolgáltatások vásárlása ügynöki díjjal", "anyag- és műszaki erőforrások (MTR) beérkezése" vagy "vagyonnyilvántartás".
A csomag típusa határozza meg a szükséges dokumentumok és adatok számát és típusait, amelyeket a rendszernek osztályoznia, azonosítania és ellenőriznie kell.
A kurátor feltölti a scans-t az azonosításhoz. A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy megvannak-e az összes dokumentum, a papírok tartalmát, és a szerveren azonosítja a részleteket – a szerződés dátumát, az összeget, a címet, az adószámot, a Kódot és más adatokat. Érdekesség, hogy az MOEK az első energiacég Oroszországban, amely ilyen megközelítést alkalmaz.
Ha a kurátor nem töltötte fel az összes dokumentumot, vagy valamelyik számlán nem szerepelnek az összes adat, a rendszer észleli ezt, és azonnal kéri a munkatársat, hogy javítson:
A rendszer figyelmeztet és kéri a hiányzó dokumentumok hozzáadását (a továbbiakban a képernyőképek kattinthatóak):
A rendszer észlelte, hogy a dokumentum lejárt:
Így a munkatársnak már nem kell meghatároznia, hogy a dokumentum helyesen van-e kitöltve. Ha minden rendben van, akkor a webes bevitel állomáson automatikusan végrehajtásra kerül a legtöbb adatellenőrzés. Elegendő megadni a SAP ERP-ben megadott rendelési számot. Ezt követően az azonosított adatokat a SAP-ban feldolgozott információkkal hasonlítják össze: az ellenfél adószáma, Kódja, a szerződés számok és összegek, az ÁFA, a termék vagy szolgáltatás nyilvántartásával. Egy dokumentum feldolgozása és ellenőrzése mindössze néhány percet vesz igénybe.
Az adatok – adószám és Kód – alapján a megfelelő vállalat kiválasztható a könyvtárból:
Ha a számlán vagy szállítólevélen hiba van, akkor a rendszer nem engedi a dokumentum archiválásra való exportálását. Például, ha a dokumentum helytelenül van elkészítve, vagy ha az egyik karakter tévesen lett azonosítva, a rendszer jelezni fogja ezt, és kérni fogja a munkatársat, hogy javítson ki minden pontatlanságot. Íme egy példa:
A rendszer észlelte, hogy a "Vasilok" ZRt. nem szerepel az MOEK beszállítói listájában.
Ez lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy az hibákat még azelőtt észleljék, hogy a dokumentum a könyveléshez került volna.
Ha az összes ellenőrzés sikeresen lezajlott, akkor egy kattintással a dokumentum szkennelt másolata elektronikusan az OpenText archívumba kerül, míg a SAP-ban megjelenik egy link és egy kártya a metaadataival. A könyvelő vagy a kurátor mindig megtekintheti az elektronikus archívumban a szükséges megrendeléshez tartozó dokumentumok listáját, valamint azt az információt, hogy ki, mikor és milyen eredménnyel dolgozta fel a dokumentumokat.
Péter Pál benézett az elektronikus archívumba,…
…hogy megnézze, ki töltötte fel a dokumentumokat a 1111-es számú megrendeléshez.
Az adatok és a szkennek ABBYY FlexiCapture-ból való exportálása után egy tervezet jelenik meg a SAP-ban, előre kitöltött adatokkal és a dokumentumok szkenképeivel való linkekkel.
A tervezet:
Ezután a könyvelő értesítést kap a postafiókjába a kész tervezetről és a szkennekről. A szakembernek már nincs szüksége arra, hogy a papírmunkával bajlódjon. Csak annyit kell tennie, hogy ellenőrzi a szkenneltekben a tranzakció végösszegét, a bélyegzők és aláírások meglétét, majd végrehajtja a könyvelést. Ez most kevesebb mint egy percet vesz igénybe.
A projekt eredményei
- Az ABBYY technológiájával az MOÉK nemcsak a könyvelési nyilvántartást, hanem a pénzügyi ellenőrzést is leegyszerűsítette és felgyorsította. Ahhoz, hogy könyvelést végezzenek, a munkatársaknak már nem kell várniuk a futárra az eredeti dokumentumokkal – elegendő egy kattintással megkapni a szkennelt, már ellenőrzött adatokat az elektronikus archívumból. Az igaz, hogy a papíralapú dokumentumra még szükség van. De most már később is el lehet küldeni a könyveléshez. Amikor megérkezik, a munkatárs a nyilvántartási rendszerben bejelöli az „Eredeti megérkezett” lehetőséget.
- A munkatársak azonnal megkapják az összes szükséges információt a tranzakcióról a szkenneltekből, időben könyvelik a tranzakciókat, és előre elkészítik az összes dokumentumot a beszámolókhoz. Most már nem kell félniük sem a belső, sem a külső ellenőrzésektől.
- A könyvelők a pénzügyi tranzakciókat háromszor gyorsabban végzik, és az MOÉK 10 nappal korábban zárja le a jelentési időszakot.
- Az MOÉK összes fiókja egy központi elektronikus archívumban tárolja a könyvelési dokumentumokat. Ennek köszönhetően bármely számlát, szerződést vagy elvégzett munka igazolását, valamint azok bármely attribútumát (összegek, ÁFA, áruk vagy szolgáltatások tételes felsorolása) négy szer gyorsabban lehet megtalálni, mint korábban.
- Évente a megoldás több mint 2,6 millió dokumentumoldalt dolgoz fel.
Összegzésként
Az MOÉK használja Már 2 éve, és ez idő alatt összegyűjtöttem a statisztikákat. Kiderült, hogy a könyvelők 95%-ban módosítás nélkül végzik a könyvelési tételeket. Ez azt jelenti, hogy az ilyen tételeket a jövőben teljesen automatikusan lehet majd kezelni. Így alakult, hogy ez a termék gyakorlatilag az első lépés a cég által a mesterséges intelligencia elemeinek integrálása felé: a МОЭК saját programot fejleszt.
Más orosz cégek is automatizálják a könyvelői munkát: egyszerűbbé és kényelmesebbé teszik azt. Például az ABBYY technológiáinak segítségével a "" kétszer gyorsabban kapja meg a fontos üzleti információkat, és 20%-kal kevesebb időt töltenek a szükséges számlák és szállítólevelek keresésével. Az intelligens információfeldolgozási technológiák segítik a "" cég könyvelő munkatársait abban, hogy azonnal megtalálják a szükséges pénzügyi dokumentumokat a tömeges adóellenőrzések során. A cég szakemberei 2019-ben körülbelül 10 millió oldal dokumentumot terveznek feldolgozni.
Szeretne többet megtudni a МОЭК és az ABBYY projektről? Április 3-án 11:00-kor a МОЭК Informatikai Központjának vezetőhelyettese, Vladimir Feoktistov részleteket oszt meg az esettanulmányról egy ingyenes . Csatlakozzon, ha kérdései vannak.
Jelizaveta Titarenko,
az ABBYY vállalati blogjának szerkesztője
Forrás: habr.com
