Egy nagy horderejű márka vagy egy magas pozíciójú előadó neve segít megtölteni a konferenciatermeket. Az emberek megkeresik a „sztárokat”, hogy a trendben maradjanak, és tanuljanak hibáikról és győzelmeikről. Csak a beszédek végén adnak a résztvevők olyan előadókat, akik messze nem a legmagasabbak.
A VisualMethod, egy prezentációs és infografikai stúdió megkérdezte vállalkozókat és vállalati alkalmazottakat, hogy mi okoz nekik legnagyobb csalódást a konferencia előadásaiban. Kiderült, hogy amikor a tapasztalt előadók figyelmen kívül hagyják a szervezeti csúszásokat, és egyenesen egy folyamat vagy eset leírásához kezdenek, elveszik a bizalom. Egyes válaszadók még arrogánsnak ("egyáltalán nem mutatkozott be") és figyelmetlennek ("egy a téma, de a szavak más") nevezték a felszólalók ezt a viselkedését. Részletesen beszélünk arról, hogy mely diákat fontos megjegyezni.
Miért fontos
Még ha 1000-szer beszélt is, ennek az 5 diának szerepelnie kell a prezentációban:
- beszéd témája
- bemutatni magadat
- beszédszerkezet
- napirend
- prezentáció eredményei és elérhetőségei
Ha a prezentáció tartalmaz egy kérdés-felelet részt, készítsen ehhez egy külön diát a közönség fókuszálásához, vagy használjon bemutató összefoglaló diát.
A beszédben szerzett tapasztalatok felhalmozásával az előadók jobban koncentrálnak az előadás lényegére, hisznek abban, hogy a hallgatóság számára csak az előadó eredményei és személyes tapasztalatai fontosak. Ez természetesen jelentős, de az Ön státuszától és munkája eredményétől függetlenül értékes, hogy a közönség megerősítést kapjon a történések fontosságában és a tulajdonostudatban. A szervezeti diák segítenek ráhangolódni, belemerülni a témába, és megérteni, miért kell a prezentációnak kihatnia közönsége szakmai életére. Még ha a beszéd monológ is, a szervezeti információk interakciót keltenek a beszélő és a teremben tartózkodó közönség között.
Ragaszkodjon a témához
Minden bemutató címlappal kezdődik. Általában valami általánosat mond, bár az első dia eredetileg azért készült, hogy elmagyarázza a téma relevanciáját a hallgatóságnak. Miért történik ez? Gyakran fellépő ügyfeleink bevallják, hogy a témát a szervezőtől kapják, vagy ha maguk fogalmazzák meg, akkor ez több hónappal a rendezvény előtt megtörténik, és idő hiányában megjelenik egy vázlatos téma. Idővel minden plakáton, banneren és levelezésen megjelenik, és ami az előkészületeket illeti, már későnek tűnik bármin is változtatni. A VisualMethod azt javasolja, hogy mindig fogalmazzunk meg egy témát úgy, hogy jelezzük, milyen előnyökkel jár a közönség számára. Még akkor is, ha kicsit más lesz, mint amit bejelentettek. Így már az első másodpercektől lekötheti az emberek figyelmét.
Használja az aktív hangot a téma megfogalmazásához, és legyen a lehető legpontosabb. Például a „Kereskedelmi ajánlat kidolgozása” megfogalmazás gyengébbnek hangzik, mint a „3 kereskedelmi ajánlatsablon, amelyek segítenek a tanácsadói szolgáltatások értékesítésében”.
Találja meg a közös érdeklődési kört a hallgatóval. A beszéd előtt egy jó előadó megkérdezi a szervezőket, hogy kik lesznek a teremben, és mik az eredmények a látogatók számára releváns témákban végzett felmérések során. Ez a beszélgetés öt percet vesz igénybe, de időt takarít meg az előkészületekben, mert pontosan tudni fogja, mire számítanak az emberek, és érdekes információkat fog kiválasztani számukra. Ha az év során egyetlen előadását tartja, egyetlen mondattal összekapcsolhatja témáját és a jelenlévők érdeklődését.
Még akkor is, ha nincs információ a teremben tartózkodókról, a beszéd kezdete előtt elegendő 2-3 tisztázó kérdést feltenni a hallgatók foglalkozásáról, és felhozni egy érvet, hogy miért lesz hasznos információja őket.
Támogassa szakértelmét
Miután megfogalmazott egy témát, az emberekben felmerül a következő kérdés: miért lehet Ön pontosan szakértő, és miért bízzanak benned? Ez a reakció automatikusan megtörténik, és anélkül, hogy választ kapna, a hallgató érdeklődéssel hallgathat mindent, de kétségei lesznek abban, hogy ebben az esetben az információ megbízható, és a hallottakat érdemes a gyakorlatban alkalmazni. Ezért azt javasoljuk, hogy még a „sztár” felszólalók is mondják el, miért van joguk ezt vagy azt az információt hangoztatni. Hogyan tegyük ezt természetesen, az „én” kiemelése nélkül?
Egyes rendezvényformátumok megkövetelik, hogy az előadót a szervező mutassa be. Ebben az esetben fontos, hogy az előadónak a megfelelő információkat adjon meg, és kapcsolja össze a beszéd témájával. Egy vállalkozói konferencián például azt tanácsoltuk egyik ügyfelünknek, hogy ne csak utolsó munkahelyéről, létszám szerint az ország legnagyobb cégénél beszéljen, hanem egy kis irodában szerzett korábbi tapasztalatairól is. A felszólalás után az előadó azt a megjegyzést kapta, hogy megérti a kisvállalkozások problémáit, bár korábban a kérdezz-felelek rovatban gyakran elhangzott a kérdés, hogy „na, ez a módszertan működik a nagyvállalatoknál, de mi van a kisvállalkozásokkal?” Ha világosan megérti, ki a közönsége, olyan példákat választhat tevékenységei közül, amelyek összecsengenek hallgatói érdeklődésével.
Ha bemutatkozik, szenteljen ennek egy külön diát. Így csak a tapasztalata és a téma közötti kapcsolatot tudja hangoztatni, és az emberek maguk olvassák el a többi tényt – és nem fog úgy nézni, mint aki kérkedik. Létezik olyan, hogy a „bizalom háromszöge”. A bizalom kiépítéséhez három dolgot kell összekapcsolnia: a tapasztalatait, a témáját és a közönség érdeklődését.
Ennek első módja a sztereotípia alkalmazása. így néz ki:
A nevem _______, _______ vagyok (Pozíció): sztereotípia _______________. Ha Ön kereskedelmi igazgató, az előadása így nézhet ki:
A nevem Peter Brodsky (név), tipikus kereskedelmi igazgató vagyok (pozíció), aki havonta több kereskedelmi ajánlatot is jóváhagy, és visszajelzést kap az ügyfelektől (sztereotípia). Ezzel megerősíti, hogy joga van üzleti ajánlatok írásáról beszélni, és megérti, mit csinálnak a teremben tartózkodók, ha Ön azonos pozíciójú emberek előtt beszél.
A második lehetőség a korábbi tapasztalat. Ha olyan fejlesztőkkel beszélne, akik például a kereskedelmi ajánlatok terjesztésének automatizálására hoznak létre szolgáltatásokat, akkor a következőket mondhatja:
A nevem Peter Brodsky (név), és minden nap az időm 30%-át a fejlesztőcsapatban töltöm, mert úgy gondolom, hogy a jövő a folyamatautomatizálásban rejlik. Ha van tapasztalatod a fejlesztésben, akkor még világosabban elmondhatod: fejlesztő vagyok és mindig is az voltam. A kód a véremben van. De úgy történt, hogy sikerült felépíteni egy algoritmust a kereskedelmi ajánlatokkal való munkavégzéshez, és 999%-kal növeltem az eladásokat, és most blokkmenedzserként dolgozom. Ez azért is jó, mert a folyamat mindkét oldalát látom.
Ha nincs releváns tapasztalatod, akkor átválthatsz az érzelmek nyelvére, és elmondhatod, miért fontos számodra a téma. Valahogy így fog hangzani: Jómagam nap mint nap vevő vagyok, és kész vagyok sírni a boldogságtól, ha az eladó meghallja, mire van szükségem, és nem egy sablon szerint próbál eladni. De ez a jó vállalati sablon lényege: megtanítani a dolgozókat arra, hogy kihasználják az emberséget és az ügyfél megértésének technológiáját.
Ami az élményt leíró diát illeti, a következő információkat teheti fel rá:
- Munkakör és azoknak a cégeknek a neve, amelyeknél dolgozott
- Az Ön oktatása vagy speciális tanfolyamai, amelyek a témához kapcsolódnak
- Oklevelek, díjak és oklevelek
- Kvantitatív eredmények. Például hány kereskedelmi ajánlatot tettél életed során?
- Néha helyénvaló megemlíteni az ügyfeleket vagy a nagyobb projekteket.
A legfontosabb dolog: emlékezzen időben arra, hogy a közönség nem azért jött, hogy meghallgassa az élettörténetét. Ezért az előadás célja egyszerűen az, hogy megindokolja, miért fontos, hogy az emberek hallják Önt erről a témáról.
Érdeklődjön a tartalom iránt
Most elmondtad, miért érdemel figyelmet a téma és a szaktudásod, most pedig a közönség szeretné tudni, hogyan adod át a tudást, mi lesz a folyamat. A prezentáció tartalmának a diára való felhelyezése és a megbeszélés napirendjének meghatározása fontos, hogy elkerülje az emberek csalódását a prezentáció után. Ha nem figyelmeztet a beszéd szerkezetére, az emberek saját elvárásaikat alakítják ki, és ez ritkán felel meg a valóságnak. Itt jelennek meg a megjegyzések az „egyáltalán nem úgy értettem” vagy „azt hittem jobb lenne” stílusban. Segíts a hallgatóknak vágyaikkal és elvárásaikkal – állíts fel szabályokat, és mondd el, mire számíthatnak.
Jó módja annak, hogy a napirendről beszéljünk anélkül, hogy a diát „napirend”-nek neveznénk. Ehelyett készíthet idővonalat vagy infografikát. Adja meg, hogy mennyi ideig tartanak az egyes részek: elméleti, gyakorlati, esettanulmány, kérdésekre adott válaszok, szünetek, ha vannak. Ha továbbít egy prezentációt, jobb, ha a tartalmat linkekkel ellátott menü formájában készíti el – így gondoskodik az olvasóról, és időt takarít meg a diák lapozásával.
A VisualMethod nem csak a beszéd tartalmának megadását javasolja, hanem a hallgatók számára nyújtott előnyök révén. Például a dián van egy pont, „hogyan jelöljük meg a költségvetési határokat egy kereskedelmi ajánlatban”. Amikor ezt hangoztatja, tegyen egy ígéretet: „Beszédem után tudni fogja, hogyan kell megjelölni a költségvetési határokat egy kereskedelmi ajánlatban.” Győződjön meg róla, hogy az emberek hasznosnak találják szavait.
Ahogy Alexander Mitta megjegyzi „Mozi a pokol és a menny között” című könyvében, a film első 20 perce felvillantja az érdeklődést az egész narratíva iránt. A szakemberek ezt felbujtó eseménynek vagy – durván fordítva – „bujtó eseménynek” nevezik. Hasonló megközelítés létezik a színházi klasszikusokban is. A bevezető diák megalapozza a terepet, és felkelti az érdeklődést az egész történet iránt.
Összesít
Emlékezzen a végkifejletre egy film vagy produkció végén: arra a pillanatra, amikor a néző megvilágosodik és egyetemes tudást kap. Előadásodnak ez a pillanata lesz az utolsó dia rövid következtetésekkel. Ez lehet egy összefoglaló, nagyban írva, ha valóban új felfedezésről beszél, vagy 3 fő szabály vagy következtetés a teljes beszéd összefoglalásához.
Miért érdemes külön dián összefoglalni? Először is segít levonni egy egyértelmű és helyes következtetést a beszéd eredményei alapján. Másodszor, felkészíti a hallgatóságot az előadás végére, és lehetőséget ad nekik, hogy kérdéseket készítsenek.
Harmadszor, értéket adhat a prezentációjához. Ehhez arra kell összpontosítania, hogy a beszédének köszönhetően a hallgatóság tanult, felismert és megértett valamit. Általában a többletérték hatását keltsd. Például felsorolja három sablon nevét, amelyek alapján egy kereskedelmi ajánlat készül, és azt mondja: ma megtanulta ezt a három modellt, és ezek használatával tisztábban tudja megmutatni ügyfelei számára az Önnel való együttműködés előnyeit, és felgyorsítja az értékesítést.
Az összefoglaló diának tömörnek és valóban meggyőzőnek kell lennie. Utána nem szabad tovább elmélyedni a témában, még akkor sem, ha emlékszel néhány részletre. Használja ki ezt a pillanatot szakértői státuszának megszilárdításához és végső következtetéséhez. Amire ezen az utolsó ponton továbbléphet, az egy kérdés-felelet rész, bár a legtöbb esetben jobb, ha egy kicsit korábban helyezi el, és a kívánt jegyzetre fejezi be az előadást.
Segítsen kapcsolatba lépni Önnel
Minden előadásnak van célja. Amikor fellép a színpadra, az előadó egy terméket, egy céget, a szakértelmét vagy valamilyen akciót ad el a közönségnek. Ma már ritkán látni prezentáción keresztül történő közvetlen értékesítést, kivéve talán a kozmetikumok vagy varázstabletták online piramisjátékait. A legtöbb esetben az előadó a hallgatóságtól gyűjti össze a kapcsolattartási információkat. Ez nem azt jelenti, hogy kérdőívvel járkál a teremben, hanem azt mondja, hol lehet folytatni a kommunikációt.
Ha nem áll készen a közvetlen elérhetőségek megadására, akkor a záródián tüntesse fel a cég e-mail címét. Például általános címet használunk [e-mail védett], vagy ami még jobb, adj meg egy linket egy közösségi hálózathoz, ahol kommunikálhatsz a közönségeddel, vagy ahol hasznos anyagok jelennek meg a témában.
Ha Ön független tanácsadó, megadhat egy általános, személyes címet is, vagy megjelölhet egy oldalt egy közösségi hálózaton, amelyen keresztül kapcsolatba léphet Önnel.
A közönség aktiválásához hozzon létre egy „cselekvésre ösztönzést”. Kérjen visszajelzést a prezentációjáról, osszon meg linkeket a témával kapcsolatban, vagy javasolja, hogyan lehetne továbbfejleszteni előadását. Amint azt a VisualMethod gyakorlata mutatja, a hallgatók körülbelül 10%-a mindig elég érzékeny és aktív ahhoz, hogy megjegyzést fűzzön hozzá, és körülbelül 30%-uk készen áll arra, hogy feliratkozzon a csoport híreire.
PS
Az „ősi” hagyomány szerint meg kellett volna említeni a „Köszönöm a figyelmet!” kifejezést! Elköszönni mindig nehéz, és a kínos szünetet hasonló hálával szeretnéd egy diával kitölteni, de arra biztatjuk, hogy állj meg a névjegyekkel teli csúszdánál. A „Köszönöm dia” azt jelzi a közönségnek, hogy kapcsolata véget ért, és minden vállalkozás célja a közönségével való kapcsolat bővítése és folyamatos fenntartása. A kapcsolattartói jobban megbirkóznak ezzel a feladattal.
Forrás: will.com