Szia ismét. Ez a diák hackathon szervezéséről szóló cikk folytatása.
Ezúttal a közvetlenül a hackathon során felmerült problémákról és azok megoldási módjáról mesélek, a helyi eseményekről, amelyeket hozzáadtunk a szabványos „kódolj sokat és egyél pizzát”-hoz, és néhány tippet arról, hogy milyen alkalmazásokat használj a legegyszerűbben. ilyen léptékű rendezvényeket szervezni.
Az összes pénzügyi előkészület befejezése után kezdődik a legérdekesebb szakasz: a helyszín előkészítése. Itt találhatja meg a legtöbb olyan problémát és problémát, amelyre nem is gondol. Kezdjük azzal, hogy különféle harapnivalókat és felszereléseket rendelünk. Ez rögtön két fő problémához vezet: ki kapja meg őket, és hová tegye mindezt? Hadd emlékeztesselek még egyszer, hogy minden szervező diák, maga a hackathon pedig január 26-27-én zajlott, vagyis pont a trimeszter közepén. Megrendelésenként 4-5 főre volt szükségünk (a rendezvény nagyságrendjét figyelembe véve 20-30 doboz italt is könnyedén kaphattunk egyszerre), és egyetlen lehetőségünk az volt, hogy önkénteseket keressünk egyéb tanfolyamok között. Természetesen Facebook-csoportok segítségével is megtalálhatja őket, de a Slack a mi embereink jelöltje. Létrehozhat egy külön csatornát minden kézbesítéshez, integrálhatja őket a Trello-ba (egy műveleti listák létrehozására szolgáló alkalmazás), majd hozzáadhatja azokat, akik hozzájárultak a segítségnyújtáshoz, és rögzítheti mindazt, ami a Trellóban érkezett. Tehát minden megérkezett, még tegyük fel, hogy a szállítás a megfelelő egyetemi épületbe történt (néhányszor más épületekbe is szállították, és oké, az Imperial szinte teljes egészében Dél-Kensingtonban volt, el lehetett volna szállítani a Londoni Egyetem tévedésből) és hogy van elég emberünk és több kocsink különösen nehéz terhek szállítására, mi a következő lépés? Hová menjen ez a sok rakomány? Minden nagy egyetemi közösség saját kis raktárral rendelkezik az ilyen rendezvények számára. Sajnos valószínűleg nem fér el minden egy 2x3-as szobában. Itt egyetemi szponzorok jöttek a segítségünkre. Több tonna (!) italt és harapnivalót szállítottak partnerünknek a diákszövetségtől. Egy kis kitérő. Minden karnak megvan a maga szakszervezete: mérnöki, orvosi, tudományos és geológiai. Mérnöki részlegünknek van kb 2 szabad szobája (de pszt, nem tudom, hogy ez mennyire követi még az egyetemi szabályokat is) egy rendezvényre teljesen (!) raktársá alakítottuk. Következő lesz egy időzítés arról, hogyan hoztuk ki onnan ezeket a dolgokat. A hátam utána egyáltalán nem köszönte meg.
Nagyon nehéz megtalálni, hol tároljuk ezeket a dolgokat, és még nehezebb őket helyesen elosztani. Tájékoztatásul: összesen 3 zóna van, alsó és 2 felső hackathon. A méretek megközelítőleg azonosak, és általában nincs probléma az elosztással. Amíg meg nem jelennek a különleges táplálkozási preferenciákkal rendelkező emberek. Vegánok, vegetáriánusok és még sokan mások. Mindig előre kiküldünk egy kérdőívet, hogy tudjuk, mennyit kell rendelni. Természetesen az e-maileket elfelejtik és elveszik. Ezért mindig adunk 20%-ot a főrendeléshez tartalék speciális opciók formájában, mint például a gluténmentes tésztás margariták. Drága? Kétségtelenül. De az utolsó dolog, amire szükségünk van, az a harcos vegánok, akik nem tudnak betelni az állatmentes ételekkel. A modern problémák modern megoldásokat igényelnek.
Mondjuk csodával határos módon minden passzol. Varázslat, nem kevesebb. Még azt is, hogy egyik napról a másikra mindent a helyére vittek. Mi a következő lépés? Emlékszel, mit mondtam a „swag”-ról? Igen, és egyébként minden szponzornak van egy. És mindegyiket legalább 200 főre tervezték, a nagy szponzoroknak pedig általában 300-ra. Tárolni is kell, de nem ez a lényeg. Azt is mondtam, hogy van saját „szajrénk”. És itt van 500 ember számára. A probléma pedig a töredezettsége. Sok minden érkezett a hackathon előtti estén, és esély sem volt felkészülni rá. Sőt, ezeket a dolgokat gondosan zsákokba kell csomagolni. 500 darab. 500, Karl. Tehát rögtönzött szállítószalagot kellett szerveznünk: voltak alkoholos italutalványok a bárban, pólók, pasztával és ecsettel ellátott garnitúrák, bögrék, matricák és nem is emlékszem, mennyi minden más. És annak ellenére, hogy különböző beszállítóktól rendeltük meg ezt a szépséget, és mindegyik különböző időpontban érkezett. Keményen kellett dolgoznom, hogy a rendezvény megszervezésének bónuszaként részmunkaidőben is dolgoztam egy gyárban. Spoiler: hajnali 4-kor fejeztük be a felkészülést és 8:30-kor kezdtük. Csak éjfélig maradtam, hogy az éjszaka hátralévő részében szolgálatban legyek. Aztán jön a meglehetősen unalmas rész az asztalok elrendezéséről, a hosszabbítók elrendezéséről és a többi kötelező szemétről.
Eljött az X-óra, a szponzorok korán jönnek, letelepednek, taktikusan lefektetik a „szajréjukat”, hogy minél több diákot vonzanak. Emlékezetes: az egyik cég a megnyitón azt mondta, hogy kétféle munkáltató létezik. Azok, akik jól fizetnek, tisztelik alkalmazottaikat, és lehetővé teszik számukra, hogy kreatívan fejlődjenek. Például (cégnév). Utóbbiról pedig minden más szponzor tud mesélni a saját példáján. Ez a kifejezés a legjobb mém díjának jelöltje lett (a díjáról az utolsó cikk legvégén). A diákok a lehető legkorábban érkeznek, hogy minél több holmit ingyen elvigyenek. Íme néhány szó arról, hogyan engedtük be őket. A jegyeket az Eventbride-től vásárolják, és minden szervező rendelkezik szkennelő alkalmazással. A gondok ott kezdődnek, amikor a résztvevők nem olvassák el a feltételeket: az alsó korhatár például 18 év, vagy hozza magával az útlevelét, vagy a határidő lejárta után (három nappal a hackathon előtt) nem lehet jegyet átvinni. Sajnos sokakat vissza kell utasítani. De ahogy emlékszem: ketten, akik elfelejtették az útlevelüket Londonból, ezért csak hazamentek és magukkal vitték. Akinek a jegyet adták, azt hagytuk átmenni a többiek után, beszkennelték a jegyeket, nehogy később a tulajdonosuk bónuszokkal próbáljon átcsúszni.
Most egy kicsit magukkal a jegyekkel kapcsolatos problémákról: csak körülbelül 400. Plusz néhány a végzősöknek, búcsúajándékként. Kezdetben az egyetem honlapján tartottuk őket, de az értékesítés kezdete előtt 10 perccel a kezdés utáni 30 percig folyamatosan csökkent, és teljesen véletlenszerűen oszlottak el a résztvevők között. A versenykörülményekről már most hallgatok, ami miatt átlagosan 20-30-zal többet adtunk el, mint kellett volna. A megoldást az Eventbride weboldal jelentette. Tökéletesen kezeli a terhelést, a jegyek átlagosan 1-3 másodperc alatt repülnek el tételenként, és pontosan a menetrend szerint kerülnek kiadásra. De itt egy másik probléma is felmerül: a résztvevők őszintesége. A legelső Google linktől kezdve letöltheti és konfigurálhatja a botot, és ideális esetben megpróbáljuk megfélemlíteni az ilyen okos embereket, hogy lemondják a jegyeiket. A valóságban szinte lehetetlen bizonyítani, hogy nem használtál/használtál botot. A jegyek viszont birodalmi/összes többire vannak osztva, és (enyhe diszkrimináció) diákjaink számára valamivel több van belőlük. Ahhoz, hogy az osztály segítsen, ezek a szabályok.
Ezután következnek a konkrétabb előkészítési problémák. Az egyik rendezvény, amelyet éjfélhez közelebb tartunk, egy nyitott bár. Természetesen a hackathon kultúrában és az alváshiányban ez nem mindig jó ötlet. Ezért kevesen látogatják. De aki eljön, mindig boldog, az italok ingyenesek (5 GBP-ig), az utalványok meglehetősen nagy kínálata, ráadásul ez egy nagyszerű lehetőség a kikapcsolódásra egy egész napos non-stop hackathon után. A hátrányok inkább a szervezőket érintik: sokan a csendben, miközben a szervezők belefáradtak a nézegetésbe, eléggé berúgnak. Természetesen rajtunk múlik, hogy foglalkozzunk velük. De soha nem volt komoly probléma. Fontos megjegyezni, hogy a hackathonhoz hasonlóan az esti bárnak is van szponzora. Idén pedig nagyot csaptak, „jaeger bombákat” vásároltak minden jelenlévőnek. Nagyon nehéz volt megmagyarázni (amiért én vagyok, öntsön még többet), hogy a félholt résztvevők az egyetemen kicsit mások, mint azok, akiket be akarnak fogadni a cégükbe, és a 30. koktél körül megállítani ezt a káoszt. Utána következett a legendás Nandos csirkeszállítás.
Legendás, mert a helyi éttermek tulajdonosai jöttek a szállítóikkal, hogy megnézzék, kik döntöttek úgy, hogy több ezret költenek csirkére szombat este. Összesen 2 óránk és 30 önkéntesünkbe telt mindent kirakni és elosztani a zónák között. Fényképek mellékelve. Ne felejts el kiabálni, hogy „itt vegánok”, különben vegetáriánus ételeket esznek vegán ételek helyett, majd átkoznak. Egy másik emlékezetes esemény a karaoke volt. Ott már mindenki bulizott, mi is. Képzeld csak el: 200 ember foglal el egy előadótermet hajnali 2-kor, és teljesen véletlenszerű dalokat énekel (én énekeltem a Let It Go-t, büszke lenne a nővérem). Csodálatos, de ismét tipikus gondok voltak: felszerelés hozatala, beüzemelése, egyeztetés a biztonságiakkal és a könyvtárral (szombat este nagyon népszerű látogatási idő), hogy ne rúgjunk ki. A biztonságiakat felkérték, hogy énekeljenek, de nem voltak hajlandók.
Ez az egész persze szórakoztató. De. A hackathon két napig tart: jöhetnek-mennek a résztvevők. A szervezők nem. Összességében két nap alatt 3.5 órát, előző nap 5 órát aludtam. És ez azért van, mert más önkéntesek kényszerítették (és a bárba menés éreztette magát). Akár egy külön szobában, jógaszőnyeggel aludhattál, vagy ahol csak tudtál. Egy széken aludtam, nem tiltja a törvény, ott alszom, ahol akarok. A lényeg, hogy minden hackzone-hoz 3 ember legyen ébren. A másik feladat a projektor időszakos ellenőrzése volt, mert túlmelegedhet, és biztosan nem volt plusz pénzünk a javításra. A felhelyezéshez 6 emberre és 2 kocsira volt szükségünk. Általában a mandulák szinte mindig elfoglaltak voltak. Valamikor elkezdtük osztogatni a pattogatott kukoricát és a vattacukrot, megint mi csináltuk a főzést. Jelentősen leesett a tűzbiztonsági besorolás, amikor melegítés közben kivettem a pattogatott kukoricát, „mert most berepülnek, és nekem nem marad”.
Ez a rész számos szervezeti problémán és azok megoldásán ment keresztül. Végül is mérnökök. De rengeteg dolog maradt a kulisszák mögött: milyen problémák merültek fel maga a hackathon során, a díjak és díjak kiválasztása, hogyan működött az „okos” szavazás, a szponzorok véleménye, és hogyan kezeltük a helyiségek takarítását egy héttel azután az esemény. És egy kis flex: ez az első diákhackathon, amelyről a BBC tudósít. Erről is írok a hackathon saga következő epizódjában. Hamarosan elkezdek írni, de egyelőre itt van az email címem: [e-mail védett] és a projekt honlapja:
Forrás: will.com